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¿Qué es legalización?

Tenga en cuenta que:

  • El Ministerio de Relaciones Exteriores no se hace responsable de la calidad de los trabajos de traducción o de la tarifa cobrada por los mismos, ni exige cantidad de hojas, tipos de letras, ni espacios entre líneas y párrafos, teniendo en cuenta que de acuerdo con la Resolución No. 10547 del 14 de diciembre de 2018, artículo 6°, todas las traducciones deben ser presentadas ante notario público para reconocimiento de firma, señalando que el tratamiento del documento corresponde a una traducción.

¿Qué es legalización?

La legalización consiste en certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

 

 

Documentos legalizados que van a surtir efectos en Colombia:

Para que un documento emitido por un país que no hace parte de la  “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe cumplir con la cadena de legalización de documentos.

 

Cadena de legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos en el exterior. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos en el exterior será:

  1. Verificar que el documento a legalizar cumpla con los requisitos indicados en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores y que contenga la firma manuscrita y/o la firma digital de un servidor público en ejercicio de sus funciones, impuesta en el documento acompañada del nombre y cargo por él desempeñados y la firma registrada en la base de datos de este Ministerio.
  2. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores, sección Apostilla y Legalizaciones, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, según lo descrito en el artículo 8° de la presente resolución.
  3. Con el documento debidamente legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, el usuario deberá dirigirse al Consulado del país en el cual el documento surtirá efectos, con el fin de validar la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
  4. Con la validación de la firma del servidor público del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, por parte del Cónsul del país en el cual el documento surtirá efectos, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera que realiza los trámites de legalizaciones en ese país, con el fin de completar la cadena de legalización del documento.

Cadena de legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia será:

  1. Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
  2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano en el país de origen, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
  3. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

Cadena de legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo será:

  1. Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
  2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, el usuario deberá dirigirse al Consulado del país amigo, que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
  3. Presentar el documento debidamente legalizado, ante la entidad extranjera designada para los trámites de legalización del país amigo.
  4. Presentar el documento ante el Consulado colombiano en el país amigo, para validar la firma del servidor público de la entidad extranjera designada para los trámites de legalización.
  5. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

Cadena de legalización de documentos extranjeros mediante la figura de circunscripción. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de circunscripción será:

  1. Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
  2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano que tenga la circunscripción del país emisor del documento, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
  3. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.

¿Cuándo se requiere una Legalización?

Un documento se debe legalizar, cuando el país en el cual surtirá efectos hace parte de la Convención de Viene de 1963, sobre las relaciones consulares, articulo 5, literal f que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

 

 

Normatividad

 

Convención de Viena de 1963: Artículo 5 sobre asuntos consulares, literal
Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso)
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones
Decreto 2348 del 3 de diciembre de 2015
DECRETO 19 DE 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018
Resolución 9713 del 05 de diciembre 2017 por la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 4 DE 2012, EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Descripción del trámite: Legalización de documentos que van a surtir efectos en Colombia en el Portal Oficial de Información de Trámites del Estado Colombiano
Descripción del trámite: Legalización de documentos que van a surtir efectos en el exterior en el Portal Oficial de Información de Trámites del Estado Colombiano
Ley 1212 de 2008 (Artículo 7) “Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de los servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”
Decreto 2092 de 2010 “Por el cual se modifica el artículo 3° del decreto 1024 de 1982”, relacionado con la certificación del ejercicio del cargo de Notario, para los documentos que deban presentarse en el exterior de los Estados no partes de la Convención de la Haya”
Resolución 8318 del 16 de diciembre de 2014, por la cual se autoriza la reposición de apostillas y legalizaciones
Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”  Aplica Toda la Ley
Decreto 1074 de 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo” Capítulos 25 y 26

 

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