Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998.
Preguntas Frecuentes
Bienvenido a la sección de Preguntas Frecuentes del Ministerio de Relaciones Exteriores. A continuación, usted podrá seleccionar el tema de su interés y consultar las inquietudes más comunes de los ciudadanos nacionales y extranjeros, respecto a los trámites y servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Apostilla y Legalización
¿Qué es la apostilla?
¿Qué es la legalización?
Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convencion de Viena de 1963 sobre relaciones consulares, de conformidad con el literal f del artículo 5 que regalmenta las actuaciones consulares en calidad de Notario.
¿Qué es apostilla y/o legalización en línea?
Es un servicio 100% en línea que le permite realizar el trámite sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, está disponible las 24 horas del día (todos los días de la semana – incluidos festivos) y se puede ingresar desde cualquier lugar del mundo, generando mayor facilidad y accesibilidad al servicio.
¿Cuántos documentos puedo apostillar o legalizar?
No hay límite de documentos para la expedición de apostilla y/o legalización. El usuario puede realizar el trámite cuantas veces desee. Sin embargo, puede generar una solicitud múltiple de hasta 10 documentos cargados en archivos PDF de manera independiente.
¿Qué características deben tener los documentos para apostillar o legalizar en línea?
Los documentos que serán objeto de apostilla y/o legalización deben contar con la firma, nombre y cargo del servidor público competente, debidamente registrado en la base de datos de la Cancillería. Los requisitos establecidos según el tipo de documento, se encuentran en el sitio web de la Cancillería en el vinculo https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/requisitos. Asimismo, cuando digitalice su documento en archivo PDF deberá verificar que no supere los 11MB de peso y diligenciar una solicitud por cada documento.
¿Qué vigencia tiene la apostilla o legalización?
La apostilla y/o legalización no tiene vigencia, ahora bien, cada Estado o Entidad es autónomo e independiente para solicitarle una nueva apostilla si así lo considera pertinente.
¿Qué costo tiene una apostilla y una legalización?
Costo y medios de pago en Colombia:
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Apostilla |
Legalización |
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En Colombia |
$31.000 |
$21.000 |
El pago se debe hacer el mismo día que se genera la referencia de pago, de lo contrario deberá liquidar una nueva referencia en la fecha en la que realizará el pago.
- Sucursales del Banco GNB Sudameris a nivel nacional. Para pago en el banco GNB Sudameris, se debe tener en cuenta la referencia única de pago (Código numérico) y NO generar el recibo de pago.
- Red de cajeros automáticos de Servibanca.
- Pago por PSE, para lo cual debe contar con una cuenta activa en Colombia, habilitada por la respectiva entidad financiera con el servicio para pagos electrónicos.
- Pago con Tarjeta de Crédito Visa y MasterCard, verifique el costo del trámite y la moneda, teniendo en cuenta que tiene un valor de comisión bancaria.
- Banco Agrario: Las únicas ciudades autorizadas son: Valledupar (Cesar), Sincelejo (Sucre), Riohacha (Guajira), San Andrés, Yopal (Casanare), Quibdó (Chocó), Mocoa (Putumayo), Arauca (Arauca), Leticia (Amazonas). Para lo anterior se debe generar e imprimir el recibo de pago.
Costos y medios de pago en el exterior:
Apostilla
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Costos |
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Territorio Euro y Cuba |
EUR €7 |
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Resto del Mundo |
USD $10 |
Lo anterior incluye impuesto de timbre
Legalización
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Costos |
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Territorio Euro y Cuba |
EUR €7 |
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Resto del Mundo |
USD $9 |
Lo anterior incluye impuesto de timbre
El pago se debe hacer el mismo día que se genera la referencia de pago, de lo contrario deberá generar una nueva referencia en la fecha en la que realizará el pago.
- El pago puede efectuarse directamente en la oficina del Consulado. Ver Directorio de Consulados en el siguiente link: https://tramites.cancilleria.gov.co/ApostillaLegalizacion/directorio/misionesExterior.aspx
- Pago por PSE, para lo cual debe contar con una cuenta activa en Colombia, habilitada por la respectiva entidad financiera con el servicio para pagos electrónicos.
- Pago con Tarjeta de Crédito Visa y MasterCard, verifique el costo del trámite y la moneda, teniendo en cuenta que tiene un valor de comisión bancaria.
Lista de consulados que reciben Money Order para realizar el pago:
- Atlanta, Estados Unidos
- Boston, Estados Unidos
- Calgary, Canadá
- Chicago, Estados Unidos
- Houston, Estados Unidos
- Los Ángeles, Estados Unidos
- Miami, Estados Unidos
- Newark, Estados Unidos
- Nueva York, Estados Unidos
- Orlando, Estados Unidos
- San Francisco, Estados Unidos
- Washington, Estados Unidos
Nota: cuando vaya a realizar su trámite, verifique con el Consulado más cercano los medios de pago disponibles.
¿Cómo puedo hacer la apostilla o legalización del Certificado de Antecedentes Judiciales?
A través del aplicativo en línea del Sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores, ingresando al siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx. Debe tener a mano cédula y pasaporte.
¿Cómo puedo apostillar o legalizar un pasaporte colombiano?
Pasaporte Convencional (sin lectura mecánica): para Apostillar o Legalizar el pasaporte convencional bastará aportar la copia legible del mismo.
Pasaporte con zona de lectura mecánica o electrónico: Este tipo de pasaporte solo se puede Apostillar o Legalizar en línea, para lo cual debe ingresar al siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx
¿Qué debo hacer si el documento a apostillar o legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano?
Antes de realizar la solicitud de apostilla y/o legalización de un documento traducido, se debe efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor oficial ante Notario Público.
El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará y/o legalizará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido de la traducción oficial o firma del traductor oficial.
¿Qué debo hacer para que un documento que se haya expedido en un país diferente a Colombia tenga validez en el territorio colombiano?
- Si el documento fue expedido en un país que hace parte del Convenio de La Haya, debe presentar el documento apostillado desde el país que emitió el documento. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que hacen parte del Convenio de La Haya:
http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_apostilla
- Si el documento fue expedido en un país que NO hace parte del Convenio de La Haya, debe cumplir con cualquiera de las siguientes Cadenas de legalización, según sea el caso. En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que NO hacen parte del Convenio de La Haya:
http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion
Cadena de legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia. El procedimiento para el trámite será el siguiente:
1. Con el documento, el usuario deberá dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano en el país de origen, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
3. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.
Cadena de legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo. El procedimiento para el trámite será el siguiente:
1. Con el documento, el usuario debe dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, el usuario debe dirigirse al Consulado del país amigo, que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
3. Presentar el documento debidamente legalizado, ante la entidad extranjera designada para los trámites de legalización del país amigo.
4. Presentar el documento ante el Consulado colombiano en el país amigo, para validar la firma del servidor público de la entidad extranjera designada para los trámites de legalización.
5. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.
Cadena de legalización de documentos extranjeros mediante la figura de circunscripción. El procedimiento para el trámite será el siguiente:
1. Con el documento, el usuario debe dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano que tenga la circunscripción del país emisor del documento, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
3. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.
¿Qué debo hacer si en el país donde se emitió el documento no hay un consulado de Colombia?
Si no hay consulado de Colombia en el país que emitió el documento usted tiene dos opciones:
Mediante la figura de país amigo. (Entiéndase por país amigo aquel que mantiene relaciones con un tercero, en el cual nuestra Nación no posee Cuerpo Diplomático o Consular acreditado). El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo será el siguiente:
1. Con el documento, el usuario debe dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, el usuario debe dirigirse al Consulado del país amigo, que tenga relaciones diplomáticas con Colombia, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
3. Presentar el documento debidamente legalizado, ante la entidad extranjera designada para los trámites de legalización del país amigo.
4. Presentar el documento ante el Consulado colombiano en el país amigo, para validar la firma del servidor público de la entidad extranjera designada para los trámites de legalización.
5. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.
Mediante la figura de circunscripción. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de circunscripción será el siguiente:
1. Con el documento, el usuario debe dirigirse a la entidad extranjera designada para los trámites de legalización en ese país, cumpliendo con los requisitos y procedimientos por ellos establecidos.
2. Con el documento debidamente legalizado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, dirigirse al Consulado colombiano que tenga la circunscripción del país emisor del documento, para validar la firma del servidor público encargado de la legalización del documento extranjero.
3. Realizar la solicitud del trámite de legalización en línea, cumpliendo con el procedimiento establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores, haciendo uso de los medios dispuestos para tal fin, donde se verificará la firma del Cónsul colombiano y la cadena de legalización del documento.
¿Qué debo hacer si al momento de solicitar los antecedentes judiciales me aparece la leyenda: Su solicitud de consulta de base de datos de antecedentes judiciales no pudo ser procesada, acérquese a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial?
Acercarse a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial - DIJIN - o a la Seccional de Investigación Judicial - SIJIN - de la Policía Nacional de Colombia con su cédula de ciudadanía colombiana, realizar la inscripción y efectuar nuevamente el trámite a través del Sitio web de la Cancillería.
Si realizo la solicitud de los antecedentes judiciales y solo me llega la apostilla y/o legalización del mismo ¿en dónde puedo encontrar el certificado de antecedentes judiciales?
El certificado de Antecedentes judiciales se encuentra adjunto, en el clip del PDF de la apostilla y/o legalización, para lo cual debe descargarlo.
¿Cómo puedo consultar la referencia única de pago desde la página de la Cancillería?
Ingresando al Sitio web de la Cancillería www.cancilleria.gov.co sección trámites y servicios, seleccionando la opción apostilla y/o legalización en línea, dirigiéndose al vínculo “Consulte su trámite” o en el siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx
¿Qué vigencia tiene la referencia única de pago?
Tiene vigencia del mismo día en el que se generó. De lo contrario debe realizar nuevamente la liquidación del trámite, a través del correo electrónico registrado para la solicitud, en caso de no tenerlo, debe ingresar el número de su solicitud en el siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx
Si no me llegó la apostilla o legalización ¿Cómo puedo descargarla?
Ingresando al Sitio web de la Cancillería www.cancilleria.gov.co sección trámites y servicios, seleccionando la opción apostilla y/o legalización en línea, dirigiéndose al vínculo “Consulte su trámite” o en el siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx
En la pantalla que se despliega, digite el número de su apostilla y/o legalización y la fecha de expedición.
Al momento de realizar nuevamente la solicitud de apostilla o legalización, no me deja adjuntar el mismo PDF ¿Qué debo hacer?
Debe digitalizar nuevamente su documento en archivo PDF y volver a realizar el trámite en el Sitio Web de la Cancillería, en el siguiente enlace: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx
¿Puedo solicitar mi corrección de apostilla y legalización en línea antes de pagar?
Sí puede. En el correo electrónico de aprobación encontrará un enlace o consultando su solicitud en el siguiente vínculo: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx, podrá solicitar la corrección de la apostilla o legalización, indicando cuál fue el error cometido.
¿Las apostillas y/o legalizaciones expedidas en línea tienen correcciones?
No tiene. De acuerdo con la resolución del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, 1959 de 2020 “por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018” en el parágrafo del Artículo 14, se indica a la letra:
En el evento que se presente algún error en el texto de la apostilla o de la legalización tramitada en línea, después de haber efectuado el pago del trámite, el usuario no podrá reclamar corrección de la misma ni devolución del dinero.
Lo anterior teniendo en cuenta que una vez aprobada la solicitud, se le indicará al usuario abstenerse de realizar el pago, exigiéndole que primero debe verificar y aceptar que todos los datos con los cuales se le expedirá la apostilla o la legalización, estén correctos. Para el efecto, al usuario se le informará: “Antes de continuar, verifique que los datos sean correctos; si realiza el pago y sus datos son incorrectos, EL DOCUMENTO EXPEDIDO NO PODRÁ SER CORREGIDO Y NO HABRÁ LUGAR A DEVOLUCIÓN DEL DINERO”.
¿Tiempo de respuesta del envió de apostilla?
El tiempo máximo de respuesta al usuario es de tres días hábiles, incluidos casos fortuitos.
¿Colombia puede apostillar documentos de otros países?
No, solamente se Apostillan documentos públicos colombianos que han de sutir efectos legales en el exterior.
¿Cómo se Apostilla un documento extranjero traducido en Colombia?
De acuerdo con la Resolución 1959 de 2020 en el artículo 6 establece lo que a la letra indica: “Artículo 6. Apostilla o legalización de traducciones oficiales. Antes de solicitar la apostilla o la legalización de un documento que contiene una traducción oficial, se deberá efectuar el reconocimiento o autenticación de la firma del traductor oficial ante Notario público.
Parágrafo. El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará o legalizará la firma del Notario Público, dada su condición de particular en ejercicio de funciones públicas y en ningún caso podrá apostillar o legalizar la firma del traductor oficial o sobre el contenido de la traducción oficial. Esta circunstancia no exime de presentar ante la Entidad que así lo requiera, el documento base o fuente debidamente apostillado o legalizado desde el Estado origen”.
¿Hay alguna excepción para apostilla de documentos provenientes de Venezuela?
Sobre el particular, la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones, aclara que dentro de sus funciones no está el validar documentos o apostillas provenientes desde el exterior, en la medida en que esta Dependencia solo se encarga de apostillar o legalizar documentos colombianos que habrán de surtir efectos legales en el exterior. Asimismo, se indica que es autonomía de cada entidad en Colombia exigir la calidad o formalidades de los documentos provenientes del extranjero.
