El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia se permite compartir con los medios de comunicación, nacionales y extranjeros, el siguiente instructivo de acreditación de prensa para el cubrimiento de los actos públicos de la Conferencia Latinoamericana y del Caribe sobre drogas que se realizará en Cali entre el 7 y el 9 de septiembre de 2023.
Acreditación
- Es importante precisar que habrá un punto dispuesto para el cubrimiento periodístico de la Conferencia y este será el Centro de Eventos Valle del Pacífico.
- La jornada de acreditación para los medios de comunicación (radio, prensa escrita y televisión) interesados en cubrir la Conferencia, está abierta desde hoy, y hasta el próximo 1 de septiembre, o hasta completar el aforo máximo de la sala de prensa, lo que suceda primero.
- Para el caso de los equipos de prensa pertenecientes a las delegaciones que viajen con sus respectivos Jefes de Estado, o de Gobierno, deberá acreditarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, mediante nota verbal.
- Debido a las limitaciones del lugar, no se permitirá el ingreso de unidades móviles o antenas de transmisión. Los medios de comunicación podrán ingresar LiveU para realizar sus directos.
- Los medios de comunicación, nacionales e internacionales deberán acreditarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través del link https://forms.gle/oYMb4wfCziDHb1pW8 Les recomendamos seguir cuidadosamente las instrucciones.
- Posteriormente a la acreditación, los medios serán incluidos en un chat y se les compartirá el instructivo a medios con todas las recomendaciones de horarios, ingresos, entrega de acreditaciones e instrucciones para el desarrollo de la jornada.
- El grupo organizador de la Ceremonia de Posesión estará confirmando, vía correo electrónico o al número telefónico, que sus respectivas acreditaciones fueron aceptadas o si -por el contrario- presentan algún inconveniente.
- Completar el formulario en el link no supone acreditación inmediata.
- Las credenciales serán entregadas personalmente a cada periodista o técnico, o en su defecto a un representante autorizado por el medio de comunicación y/o delegación oficial, quien tendrá que presentar una carta de autorización, los días 5 y 6 de septiembre en Cali.
- Por medidas de seguridad no se harán cambios de acreditaciones ni se expedirán nuevas credenciales después de haber diligenciado el formulario.
- Los medios no podrán ingresar vehículos.
Pasos para completar el formulario
- Paso 1. Completar el formulario de acreditación en su totalidad y presentar una carta de acreditación del medio de comunicación. Los formularios incompletos no serán tenidos en cuenta.
- Paso 2. Verificación: El comité de acreditaciones de Prensa del evento verificará la documentación y aceptará o negará la acreditación de prensa del solicitante.
- Paso 3. Finalización: Una vez se cumplan con los requisitos antes anotados, los periodistas recibirán un correo electrónico donde se confirma su acreditación.
Cubrimiento
- La prensa oficial acreditada que acompaña a las delegaciones internacionales tendrá acceso al salón plenario de la Conferencia.
- Todos los medios acreditados podrán tener acceso al Centro de Prensa (IBC) en el Centro de Eventos Valle del Pacífico.
- El personal acreditado de prensa deberá llegar el 9 de septiembre a las 7:45am al Centro de Información para los Medios de Comunicación, ubicado en el Centro de Eventos Valle del Pacífico, con el fin de poder proporcionarles indicaciones y distribuirlos en orden al lugar de cubrimiento. Después de que inicie el evento, no se le permitirá el ingreso a ningún medio de comunicación.
- El desplazamiento a los salones de los encuentros desde la sala de prensa se hará de acuerdo con las instrucciones del equipo de prensa logístico.
- Por razones de espacio, les recordamos a los medios de comunicación que solo se permitirá el ingreso de un periodista, camarógrafo y/o fotógrafo por medio al Centro de Eventos.
- Es importante resaltar que además de la acreditación, los periodistas y en general todo el personal deben llevar su documento de identificación y carné institucional.
Centro de prensa (IBC)
- El Centro de Prensa IBC estará ubicado en el primer piso del Centro de Eventos Valle del Pacífico.
- Este lugar estará abierto a todos los periodistas que tengan acreditación el 9 de septiembre de 7:30am a 8:00pm
- Allí los periodistas contarán con los siguientes servicios: Puestos de trabajo, wifi, lunchbox.
Traslado al salón plenario
- Desde el IBC saldrán dos grupos de periodistas acreditados para estar en el salón plenario, de acuerdo con las indicaciones y en compañía del personal que conforma el equipo logístico de prensa.
- No podrán llegar por su cuenta al Salón Plenario.
Salón Plenario
- El ingreso será a las 8:00am de acuerdo a la organización de los grupos. Solo ingresan quienes están acreditados.
- Allí serán recibidos por personas del equipo de logística de prensa, quienes les proporcionarán el lugar de ubicación y prestará el apoyo correspondiente.
- En las tarimas disponibles para los periodistas encontrarán parlantes con sonido en directo del evento y pressbox
- Una vez ubicados en tarimas, no tendrán acceso a otros sitios ni podrán salir del salón.
- Solo la prensa oficial podrá moverse dentro del salón, con el acompañamiento de una persona del equipo logístico.
- Se recomienda a los fotógrafos llevar lentes largos, teniendo en cuenta que la distancia entre la tarima de prensa y la mesa principal es de aproximadamente 30 metros.
- Los medios acreditados podrán ingresar en dos momentos al salón plenario: Instalación (discursos de los Cancilleres de Colombia y México) y clausura (discursos de los presidentes de Colombia y México)
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Prensa oficial
La prensa oficial, es decir el equipo de asesores, periodistas, fotógrafos, productores, camarógrafos, CMs y técnicos, que trabaja en las oficinas de prensa y comunicaciones de Casas Reinantes, Gobiernos, Ministerios de Relaciones Exteriores y Embajadas, deberá acreditarse a través de nota verbal con las delegaciones de cada país, siguiendo el procedimiento entregado en el manual operativo. Sus acreditaciones se entregarán por medio del enlace diplomático asignado a cada país.
Como prensa oficial cada delegación podrá acreditar máximo tres (3) personas.
La prensa oficial que llegue en avanzada deberá contactar a Camila Mugno al teléfono 3152094827 para coordinar cualquier inquietud.
Los países que viajen con medios de comunicación privados deberán acreditarlos siguiendo el procedimiento establecido.
Medios de comunicación privados
La jornada de acreditación para los medios de comunicación privados (radio, prensa escrita, agencias internacionales y televisión) deberá realizarse tal como aparece en este instructivo.
El contacto de la oficina de prensa del Ministerio de Relaciones Exteriores Camila Mugno, celular 3152094827
