Bogotá, (ene. 5/16). El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia es pionero a nivel internacional de la apostilla electrónica en línea, así lo reconoció el Foro Internacional sobre Apostilla.

De los 107 países que actualmente hacen parte de la Convención de La Haya, sobre el Convenio de Apostilla, solo 23 de ellos cuentan con Registro Electrónico, y el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia ha sido el único que es referenciado como una experiencia exitosa en Apostilla electrónica en línea.

Es tal el reconocimiento de nuestro país, que la Cancillería ha compartido su experiencia, y ha capacitado con el uso e implementación de los lineamientos técnicos a países aspirantes a ingresar al Convenio como Chile y  Guatemala en el 2015; además de apoyar en el proceso a Ecuador, Perú, Paraguay y Uruguay.

La solicitud de apostilla y Legalización en línea, se puede realizar desde cualquier lugar del mundo durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana incluidos festivos.  Este sistema permite que los usuarios ahorren tiempo y dinero al no tener que desplazarse, pues ya no es necesario acudir a la  oficina de Apostilla y Legalizaciones o a las Gobernaciones que prestan el servicio, por cuanto simplemente se solicita ingresando a la página web de Cancillería www.cancilleria.gov.co  buscando el servicio en la sección de trámites.

Este desarrollo hace parte de un gran esfuerzo e inversión de la Cancillería en infraestructura y tecnología para el desarrollo y avance de la Oficina de Apostilla y Legalizaciones.

Entre el 1 de enero y el 30 de noviembre del 2015, la Oficina de Apostilla de la Cancillería ha generado 630.057 documentos, de los cuales 481.233 corresponden a apostillas y 148.824 a legalizaciones. 

La apostilla es un certificado que entrega la Cancillería, en el que constata que las firmas del documento expedido en Colombia coinciden con las registradas en la base de datos y por lo tanto el documento es válido en el exterior.

Si bien Colombia ya es pionera en apostilla en línea, se encuentra avanzando en otro camino. En la próxima reunión del Foro Internacional sobre Apostilla Electrónica, que se realizará finales del año 2016, nuestro país presentará a los demás países firmantes, los avances en Apostilla automática electrónica en línea.

Con este nuevo desarrollo Colombia presentará cómo logró el avance en la expedición de documentos impolutos lo que quiere decir que no requieren intervención humana para su expedición como por ejemplo el Certificado de Antecedentes Judiciales de la Policía Nacional, cuya solicitud va directamente al archivo de esa entidad, la cual regresa la información y expide la apostilla sobre el documento de manera automática, lo que evita el riesgo de corrupción y de error humano, pues no intervienen personas en este proceso.

Dentro de los avances de esta nueva modalidad se han implementado otros documentos automáticos electrónicos en línea como: el Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación; los certificados del Instituto Nacional de Medicamentos y Alimentos (INVIMA), de venta libre y el de notificación sanitaria obligatoria. Además del pasaporte colombiano.

La Oficina de Apostilla de la Cancillería continúa evolucionando para ofrecer un servicio descentralizado a los usuarios. Luego de hacer un estudio juicioso en el análisis de la expedición de apostillas en las Gobernaciones, se llegó a la conclusión de que se puede prescindir de las oficinas presenciales y ofrecer este servicio de manera virtual. Ya en la Gobernación de Risaralda no se presta este servicio, y paulatinamente se irá migrando el servicio de manera presencial a virtual, en las otras gobernaciones.

Este tipo de decisiones se toman debido a que la Oficina de Apostilla y legalizaciones, con el apoyo de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología del Ministerio de Relaciones Exteriores, tiene la capacidad y la competencia necesaria para ofrecer el servicio las 24 horas del día los 7 días de la semana.