Circular 13 de 2018 SNS

CIRCULAR 13 DE 2018

(noviembre 13)

<Fuente: Página de Internet entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

De conformidad con el Decreto 2462 de 2013, por medio del cual “Se modifica la estructura de la superintendencia nacional de salud" determinó en su “artículo 31. Funciones de la Secretaría General...

2. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables, gestión del talento humano, contratación pública, servicios administrativos, gestión documental, correspondencia y notificaciones de la Entidad."

En virtud de la competencia funcional, mediante la presente circular la Secretaría General imparte orientaciones dirigidas a fortalecer la administración eficiente de los recursos a cargo de las coordinaciones de la Subdirección Administrativa, atendiendo a los principios de austeridad en el gasto de conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial No. 04 del 2012 y Resolución SNS 10171 de 2018

CONTROL Y SEGUIMIENTO A COMUNICACIONES OFICIALES

Conforme con lo establecido la Resolución SNS 10171 de 2018, ''Capitulo II Pautas para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas", artículo 20 control de comunicaciones oficiales, a través de la presente se brindarán lineamientos para la gestión eficiente de las comunicaciones oficiales, de la siguiente manera:

1. Los funcionarios que tengan comunicaciones asignadas a través del Sistema de Gestión de Correspondencia deberán realizar el trámite de las mismas conforme a los términos y tiempos^[1] establecidos para tal fin, así como la clasificación y la naturaleza de estos (Tablas de Retención Documental). En concordancia con los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión del control interno (Séptima dimensión del MIPG).

2. Para todos los casos, las comunicaciones radicadas a través del Sistema de Gestión de Correspondencia - SUPERCOR o el que lo reemplace, deberán ser asignadas a cada servidor público (funcionario y/o contratista) a través de este sistema de información, con el fin de tener la trazabilidad de las mismas para los reportes con información centralizada.

3. Se debe considerar que todos los documentos asignados para trámite antes de la última semana del inicio del disfrute de vacaciones, licencias y comisiones de servicio o cualquier situación administrativa deberán ser atendidos de fondo, salvo casos de fuerza mayor.

4. La gestión de las comunicaciones radicadas y asignadas a cada funcionario, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Único disciplinario, hará parte de los factores a ser tenidos en cuenta para las evaluaciones de desempeño; asi mismo, para aspectos relacionados con las diferentes situaciones administrativas, por ejemplo: encargos, ascensos, comisión de servicios, traslados, permisos, y posibilidades de disfrute de días por compensatorios.

5. La Secretaria General por intermedio del Grupo de Correspondencia, como mecanismo de control y seguimiento a lo dispuesto, presentará informes trimestrales relacionados con el número de asuntos o documentos pendientes de trámite y su antigüedad, a los líderes de procesos, y en caso de ser necesario al Comité Directivo y demás comités.

SERVICIO DE CORRESPONDENCIA

1. Las comunicaciones oficiales de salida se deben enviar haciendo uso de un solo medio; ya sea, correo certificado, correo físico certificado o correo electrónico certificado, siendo este último más efectivo en la entrega, con acuses de envío, recibo y apertura en un tiempo óptimo.

2. De preferencia, se debe hacer el uso del correo electrónico certificado para el envío de comunicaciones oficiales con el fin de dar cumplimiento a la política de austeridad en el gasto y a la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y lineamientos de la politica cero papel en la administración pública".

3. Las comunicaciones oficiales se deben entregar al Grupo de Correspondencia así: un (1) original y una (1) copia si van a ser enviados por correo físico o por el servicio de motorizado; un (1) original y dos (2) copias si el destino es Juzgados Penales de Bogotá, la primera copia con todos los soportes y la segunda sin estos.

4. Si la comunicación oficial se envía por correo electrónico certificado no se debe remitir copias al Grupo de Correspondencia, por cuanto el documento queda incluido o integrado en el expediente híbrido del “Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas''.

5. La Secretaria General como mecanismo de control y seguimiento a lo dispuesto, presentará informes bimensuales relacionados con las novedades del uso incorrecto del servicio de correo por cada dependencia, a los líderes de procesos, y en caso de ser necesario al Comité Directivo y demás comités.

PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL

La publicación de actos administrativos en el Diario Oficial depende directamente de la ejecución de las tareas misionales de la entidad, pues se trata básicamente de la divulgación de las decisiones que toma la Superintendencia Nacional de Salud en las funciones de Inspección, Vigilancia y Control del Sector Salud.

Así mismo, atendiendo a lo establecido en el literal C del artículo 95 del Decreto No. 2150 de 1995, solo se publicarán en el Diario Oficial los siguientes actos administrativos:

1. Los actos legislativos y los proyectos de reforma constitucional aprobados en primera vuelta.

2. Las leyes y los proyectos de Ley objetados por el Gobierno.

3. Los Decretos y resoluciones ejecutivas expedidos por el Gobierno Nacional, cuya vigencia se determinará en el mismo acto de su expedición, y los demás actos administrativos de carácter general expedidos por las entidades u órganos del orden Nacional, cualesquiera que sean las ramas u organizaciones a las que pertenezcan.

4. Los actos de disposición, enajenación, uso o concesión de bienes Nacionales.

5. La parte resolutiva de los actos administrativos que afecten de forma directa o inmediata, a terceros que no hayan intervenido en una actuación administrativa, a menos que se disponga su publicación en otro medio oficial destinado para estos efectos o en un periódico de amplia circulación en el territorio donde sea competente quien expidió las decisiones.

6. Las decisiones de los organismos Internacionales a los cuáles pertenezca la República de Colombia y que, conforme a las normas de los correspondientes tratados o convenios constitutivos, deban ser publicados en el Diario Oficial.

7. Los actos administrativos de carácter particular serán notificados de manera personal, por lo cual no será necesaria su publicación (honorarios contralores, remoción contralores, entre otros).

De otro lado, los actos administrativos que contengan disposiciones para el funcionamiento interno de la Entidad (lineamientos de procesos que no afecten al usuario externo, creación de comités, entre otros) serán publicados en la intranet o página web de la Superintendencia Nacional de Salud y no en el Diario Oficial

SERVICIO DE FOTOCOPIADO

1. Al momento de requerir el servicio de fotocopiado, según corresponda, cada Superintendente Delegado, Director, Subdirector de la Secretaría General, Jefe de oficina o Coordinador debe enviar un correo electrónico a fotocopias@supersalud.gov.co relacionando el documento a fotocopiar, la cantidad de copias a generar, lo cual funcionará como requisito para que el operario de fotocopiado proceda a generar las copias.

1. Si se requiere generar más de 50 copias se debe solicitar autorización en el Grupo de Recursos Físicos.

2. Sólo es permitido fotocopiar documentación estrictamente institucional, relacionada con los objetivos de la Entidad, en consecuencia, no está permitido fotocopiar documentos personales, ni libros, revistas, recibos, cuentas de cobro, entre otros que no correspondan a misionalidad de la Supersalud

3. Los contratistas no pueden utilizar la fotocopiadora de la Entidad para generar copias de las cuentas de cobro, solo es permitido el servicio de fotocopiado para funcionarios para lo cual es necesario presentar el carné de la Entidad.

4. La Secretaria General como mecanismo de control y seguimiento a lo dispuesto, presentará informes mensuales de los consumos de fotocopias de cada dependencia, a los líderes de los procesos y en caso de ser necesario al Comité Directivo y demás comités.

5. Cada dependencia deberá revisar y ajustar sus procedimientos para reducir el consumo de papel y aumentar el uso de las tecnologías, apoyando con ello las políticas del Subsistema de Gestión Ambiental.

A partir de la publicación de la presente circular serán aplicados los lineamientos y criterios mencionados, razón por la cual se solicita ajustar sus actuaciones y procedimientos de acuerdo con los criterios establecidos.

GINNA FERNANDA ROJAS PUERTAS

Secretaria General

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. los trámites se deberán atender de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 000321 de 2016, mediante la cual se "se reglamenta el trámite interno del derecho de petición en la Superintendencia Nacional de Salud", en su Artículo Tercero "Modalidades y Términos para Resolver Peticiones", establece los tiempos para dar respuesta a las peticiones radicadas ante la entidad; salvo caso de fuerza mayor, el cual tendrá que ser notificado al Jefe inmediato para lo pertinente