CIRCULAR 123 DE 2018
(Noviembre 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | CONSULADOS EN EL EXTERIOR EMBAJADAS EN EL EXTERIOR |
| DE: | XXXXXXXXXXXXXXX |
| ASUNTO: | reporte formato GF-FO-106 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares |
Respetados Cónsules,
Teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 3o de la Resolución 213 de 2017(1), me permito reiterar la información sobre la responsabilidad que tienen los funcionarios consulares, de revisar, firmar digitalmente y notificar al Ministerio de Relaciones Exteriores los Informes sobre Actuaciones y Recaudos Consulares a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAc, en el formato GF-FO-106 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos de Valor)) dentro de los 5 primeros días calendario de cada mes.
Asimismo, cabe recordar que de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 y el artículo 18 de la Resolución No. 10077 de 2017(2) los funcionarios consulares deben mensualmente enviar al Grupo Interno de Trabajo de Almacén del Ministerio de Relaciones Exteriores con oficio remisorio los pasaportes y visas anuladas por vencimiento de plazo o reposición, de la siguiente manera:
- las etiquetas de visas anuladas, debidamente marcadas con sello de Anulado, para su correspondiente destrucción después de realizar en el Aplicativo SITAC el proceso de cancelar documento, anular elemento y enviar elemento.
- Los pasaportes debidamente marcados en cada hoja con sello de Anulado y perforada la caratula para su correspondiente destrucción después de realizar en el Aplicativo SITAC el proceso de cancelar documento, anular elemento y enviar elemento.
Es importante recordar que el informe GF-FO-70 (Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimientos de Documentos Valor)) se encuentra anulado en el sistema maestro de la entidad, por tal motivo no es documento válido para determinar el procedimiento mencionado anteriormente.
Por último, es importante tener en cuenta que el retardo del cumplimiento de las obligaciones previstas o que injustificadamente desatiendan las observaciones realizadas a los informes, serán comunicadas a la Oficina de Control Interno Disciplinario para su trámite pertinente.
Cordialmente,
CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
1. "Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015"
2. Por la cual se regulan las disposiciones referentes a los pasaportes y se deroga la Resolución número 8327 de 2017.
