Circular 68 de 2019 MRE

CIRCULAR 68 DE 2019

(julio 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Respetados servidores públicos:

En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 12^[1] de la Ley 1581 de 2012, es oportuno indicar que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como responsables del tratamiento de los datos personales de sus servidores públicos, pueden:

- Acceder, consultar, validar o corroborar los datos personales que reposan o están contenidos en bases de datos o archivos de otros empleadores o cualquier entidad pública o privada ya sea nacional o internacional.

- Recolectar y tratar los datos personales para fines laborales, cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y misionales, así como, para dar cumplimiento a las leyes en materia de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) y, en general, con la legislación tributaria colombiana.

- Acatar las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes e implementar las políticas y estrategias por el tiempo que sea necesario o el máximo legal permitido para alcanzar dicha finalidad.

Los servidores públicos, como titulares de los datos personales, podrán ejercer los derechos que le otorga la ley, a través de correo electrónico:

contactenos@cancilleria.gov.co.

Por otro lado, y en cumplimiento del literal h) del Artículo 4^[2] y el literal d) del Artículo 17^[3] de la Ley 1581 de 2012, los servidores públicos deben respetar y aplicar todos los lineamientos que, en materia de Protección de Datos Personales^[4], emita el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en especial en lo referente a la confidencialidad y seguridad de la información.

Cordialmente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. ARTÍCULO 12. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) Los derechos que le asisten como Titular;

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

PARÁGRAFO. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

2. ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

3. ARTÍCULO 17. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4. Disponible en www.cancilleria.gov.co y en normatividad y documentos del Sistema Maestro.