Circular 41 de 2019 MRE

CIRCULAR 41 DE 2019

(abril 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Teniendo en cuenta lo señalado en:

- El artículo 15 de la Ley 594 de 2000 en donde se establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades,

- El artículo cuarto del Acuerdo 038 de 2002 en el que se aclara que el Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo;

- y los artículos 38 y 39 de la Ley 1952 de 2019 deberes y prohibiciones del servidor público.

Todos los funcionarios que sean vinculados, trasladados o desvinculados de su cargo deberán recibir de su antecesor y entregar a su sucesor o en su defecto, al jefe inmediato, los documentos y archivos derivados del ejercicio de sus funciones, debidamente inventariados en el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-08, el cual se encuentra publicado en el Sistema Maestro. Este contiene en la hoja dos del mismo formato, un instructivo de diligenciamiento.

El Grupo Interno de Trabajo de Archivo, de conformidad con el numeral uno del artículo cuarto del Acuerdo 038 de 2002, realizará la verificación de la entrega a través del numeral 3 del formato GH-FO-55.

Finalmente, y más allá del cumplimiento normativo se debe tener en cuenta que los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio constituyen parte importante del patrimonio documental del país y que todos los funcionarios somos responsables de velar por su conservación.

Queda derogada la Circular No. C-DSG-GACAF-17-000019 de 31 de marzo de 2017.

Cordialmente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL