RESOLUCIÓN 2580 DE 2019
(agosto 29)
Diario Oficial No. 51.065 de 3 de septiembre 2019
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA
Por la cual se fija el costo de reproducción de documentos que expida la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.
EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 14 del artículo 10 del Decreto ley 4062 de 2011, en concordancia con el artículo 2.2.1.11.7.5 del Decreto 1067 de 2015 y el numeral 1 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 74 superior señala que “todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley”.
Que mediante el Decreto ley 4062 de 2011, se creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio nacional, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyo objetivo es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia, control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional.
Que el numeral 14 del artículo 10 ibídem, establece que es función del Director General de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia “Ordenar los gastos y los pagos de la entidad, expedir los actos administrativos, realizar las operaciones necesarias y celebrar los contratos, acuerdos y convenios que se requieran para asegurar el cumplimiento de sus objetivos y funciones de acuerdo con las normas vigentes”.
Que el artículo 3o de la Ley 1437 de 2011, establece que “(...) 9. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma”.
Que de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 5o y el artículo 36 ibídem, toda persona tiene derecho a solicitar ante las autoridades copia a su costa de los documentos que estas generen, custodien o administren, salvo aquellos que cuenten con reserva legal.
Que el artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, modificada por la Ley 1755 de 2015, dispone que “en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas”.
Que la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, en sus artículos 3o y 26 estipula que el acceso a la información pública es gratuito o no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.
Que el artículo 21 del Decreto 103 del 2015 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dicten otras disposiciones”, compilado en el Decreto 1081 de 2015, consagra la obligación por parte de las entidades públicas de determinar, según el régimen legal aplicable a cada una, los costos de reproducción de la información pública, individualizando los costos unitarios de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información a su cargo y teniendo como referencia los costos que se encuentren dentro de los parámetros del mercado.
Que para establecer el valor de la reproducción de documentos físicos en la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia se considera procedente tomar como referencia el precio unitario costeado por la entidad en la contratación del servicio de fotocopiadoras y papelería, para las necesidades institucionales de sus diferentes dependencias. La reproducción de información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten, o, en su defecto, el peticionario deberá suministrar el medio de almacenamiento en el que pretenda reproducir la información pública.
Que el artículo 2.2.1.11.7.5 del Decreto 1067 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores” dispuso que “la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia establecerá el valor de los derechos que se causen por concepto de sus actuaciones y procedimientos en general”.
Que dentro de los objetivos de Migración Colombia se encuentra la racionalización y simplificación de trámites, con el fin de mejorar los procesos administrativos, elevar su eficacia, pertinencia y propiciar una mejor relación entre la entidad y los particulares y con tal fin se suministrará una cuenta corriente a nivel nacional, con el fin de atender la necesidad que tienen todas las personas en el país de solicitar fotocopias de actos administrativos y demás documentos de esta Entidad, que sean de interés de los particulares y a los cuales puedan acceder dentro de los límites establecidos por la ley.
Que con de fin de dar cumplimiento a la normativa vigente, es necesario establecer el costo de reproducción de los documentos que requieran los peticionarios.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. VALOR DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS. <Artículo derogado por el artículo 1 de la Resolución 2637 de 2020>
ARTÍCULO 2o. TRÁMITE. El trámite correspondiente al cobro de las fotocopias de documentos públicos que no tengan el carácter de reservados o clasificados, será el siguiente:
a) Recibida la solicitud de reproducción de información o documentación, la dependencia en donde se encuentren los documentos o la que los tenga bajo su control o custodia deberá informar al peticionario, el número de folios y el valor de las copias, así como los datos del número de cuenta y entidad bancaria para que se proceda a la consignación;
b) El peticionario deberá realizar la consignación en el formato autorizado con destino a la Dirección del Tesoro Nacional, en la cuenta 263052904, del Banco de Occidente, código 280, y allegar a la dependencia correspondiente la constancia expedida por la entidad bancaria;
c) Copia de dicha constancia deberá ser remitida por la dependencia respectiva a la Subdirección Administrativa y Financiera para los efectos pertinentes;
d) Allegada la constancia de pago por el peticionario, y verificado el valor consignado frente al número de copias, deberá precederse a la reproducción del documento y su entrega, lo cual deberá hacerse en los términos previstos en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 3o. MEDIOS DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN. De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 21 del Decreto 103 de 2015, la información o documentación pública puede ser suministrada a través de los diferentes formatos o medios de almacenamiento, como fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan la reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.
PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de la reproducción de información o documentación contenida en formatos distintos al documento físico, no habrá lugar a cobrar ningún valor, siempre que los medios tecnológicos así lo permitan. En caso contrario, el peticionario deberá suministrar el medio de almacenamiento en el que pretenda reproducir la información pública.
PARÁGRAFO 2o. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y se tenga la dirección de correo electrónico del solicitante u otro mecanismo similar, se deberá enviar a través de este sin cobrarse costo alguno, a menos que no sea posible por restricciones técnicas de la plataforma o que el peticionario haya solicitado su envío por otro medio.
ARTÍCULO 4o. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias o mecanismo de reproducción.
a) En caso que los documentos a reproducir no excedan la cantidad establecida en el parágrafo del artículo primero de esta resolución;
b) Cuando se trate del requerimiento de copia de los antecedentes administrativos de actos demandados, en los términos del parágrafo primero del artículo 175 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;
c) Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación penal;
d) Cuando haya sido ordenada por una autoridad jurisdiccional o administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones;
e) Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución número 00164 del 7 de marzo de 2012.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de agosto de 2019.
El Director General,
Christian Kruger Sarmiento.
