RESOLUCIÓN 8934 DE 2025
(julio 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se expide el nuevo reglamento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, para el período 2025-2027.
EL DIRECTOR DE TALENTO HUMANO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTECRIORES
en uso de sus facultades legales y en especial de la que le confiere el literal i) del artículo 78 del Decreto Ley 274 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el literal i) del artículo 78 del Decreto Ley 274 de 2000, establece que la Dirección dé Talento Humano, como órgano de la Carrera Diplomática y Consular, debe expedir el reglamento para llevar a cabo la elección de los representantes de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática.
Que de conformidad con lo dispuesto en el literal d) del artículo 75 del Decreto Ley 274 de 2000, el representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática deberá estar escalafonado en la categoría de Ministro Consejero o Superior y ejercerá sus funciones durante un período de dos (2) años, contados a partir de la fecha de la elección.
Que mediante Resolución No. 1680 del 27 de febrero de 2023, se expidió el reglamento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, para el período 2023 - 2025.
Que los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular elegidos como representantes ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática culminaron su período en el 2025.
Que por consiguiente, se debió realizar una convocatoria para la elección de un nuevo representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo de la Academia Diplomática Augusto Ramírez Ocampo para el período 2025-2027.
Que a través de la Resolución 3826 del 1 de abril de 2025, se expidió el Reglamento para la elección de Representante ante el Consejo Académico para el período 2025-2027.
Que una vez vencidos los plazos de la inscripción de candidatos mencionados en el literal E. de la Resolución 3826 del 1 de abril de 2025, se pudo determinar que no se inscribió el número mínimo de participantes para poder realizar las elecciones en las fechas mencionadas.
Que en consecuencia de lo anterior, se hace necesario expedir el nuevo reglamento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, para el período 2025 - 2027.
Que en mérito de lo expuesto:
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. EXPEDICIÓN DEL REGLAMENTO. Expídase el nuevo reglamento que establece las etapas y el procedimiento para la elección de los representantes de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular en el Consejo Académico de la Academia Diplomática, para el período 2025 - 2027, en los siguientes términos:
A. REQUISITOS: Los funcionarios que aspiren a postularse como candidatos deberán acreditar los siguientes requisitos:
I. Ser funcionario inscrito en el escalafón de Carrera Diplomática y Consular, en la categoría de Ministro Consejero o superior.
II. Estar en servicio activo prestando sus servicios en la Planta Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores.
III. No estar comisionado en otra entidad.
IV. No haber sido sancionado disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a la inscripción.
V. No haber sido representante de los funcionarios titular o suplente, ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, durante el período inmediatamente anterior.
B. INSCRIPCIONES: Los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular interesados en ser candidatos a Representante de los funcionarios ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, deberán inscribirse virtualmente en la Dirección de Talento Humano, diligenciando el formato de inscripción, a partir del viernes 1 de agosto de 2025 a las 8:00 a.m. y hasta el viernes 8 de agosto de 2025 a las 5:00 p.m.
Si para el viernes 8 de agosto de 2025, no se han inscrito por lo menos dos candidatos que cumplan los requisitos, el plazo sé extenderá hasta las 5:00 p.m. del viernes 15 de agosto de 2025. De no completarse el mínimo de candidatos, se expedirá un nuevo reglamento convocando a otra elección.
C. DIVULGACIÓN DE CANDIDATOS: El listado de los candidatos hábiles inscritos se divulgará el lunes 18 de agosto de 2025 a través del correo institucional.
D. VOTANTES: Podrán participar en la elección, los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, que estén inscritos en el escalafón de Carrera Diplomática y Consular, tanto de Planta Interna como Externa, salvo aquellos que se encuentren en licencia ordinaria, suspensión en el ejercicio de sus funciones o en disponibilidad.
E. FECHA DE LA ELECCIÓN: La elección de los Representantes de los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, se realizará virtualmente a partir del jueves 21 de agosto desde las 8:00 a.m. hasta las 2:00 p.m. del 22 de agosto de 2025.
F. PROCEDIMIENTO: El método de votación para la elección de los Representantes de los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, se realizará virtualmente mediante voto electrónico, para ello, se utilizará la plataforma FORMS que permita garantizar la apertura, el acceso, votación en las fechas y horarios establecidos en el literal precedente, así como el cierre y el escrutinio de la jornada.
Para lo anterior, se dispondrán las siguientes condiciones:
1. Solo deberán acceder a la plataforma, los funcionarios inscritos en el escalafón de la Carrera Diplomática y Consular.
2. El acceso a la plataforma de votación se realizará mediante un enlace que se informará oportunamente a través de los medios de divulgación establecidos por la Entidad.
3. El acceso a la plataforma de votación podrá realizarse desde cualquier dispositivo, siempre y cuando se acceda desde el correo institucional de cada funcionario o votante habilitado. No se tendrán en cuenta las votaciones realizadas mediante correos electrónicos de los consulados o misiones en el exterior.
4. En caso de presentar problemas al ejercer su derecho al voto, los funcionarios inscritos podrán ejercer su voto a través del siguiente correo comisiondepersonaldiplomaticos@cancilleria.qov.co indicando su nombre completo, cédula y candidato a elegir.
5. Las planchas de votación presentarán el nombre completo, cargo, dependencia y foto de los candidatos inscritos.
6. Las planchas de votación deberán tener la opción de voto en blanco.
7. El votante solo podrá marcar una opción de voto, en caso contrario esté será anulado.
8. El votante solo podrá votar una vez. En caso de registrar más de un voto solo será tenido en cuenta el primero de ellos y los demás serán sujetos de anulación.
9. Una vez realizada la votación, se generará un correo electrónico automático como constancia de voto, el cual será remitido a la dirección de correo electrónico del votante para la confirmación de su participación en el proceso electoral.
10. Una vez finalizado el proceso electoral, la plataforma generará un reporte que permita ser exportado a un medio de almacenamiento digital, que contenga la totalidad de la información del proceso de votación, el cual será parte integral del archivo de la convocatoria y que representa el resumen de la votación, para efectos de consulta y verificación por parte de los Jurados de votación, del Director de Talento Humano y del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Carreras Diplomática y Administrativa.
La plataforma solo se habilitará a partir de las 8:00 a.m. del jueves 21 de agosto hasta las 2:00 p.m. del 22 de agosto de 2025.
G. JURADOS DE VOTACIÓN: La Dirección de Talento Humano designará 2 funcionarios como los jurados de votación, quienes actuaran como Presidente y Vicepresidente respectivamente.
Los jurados de votación deberán conectarse en pro la plataforma TEAMS, a las 8:30 a.m., el jueves 21 de agosto de 2025, para realizar el seguimiento a las actividades previas a la apertura de las votaciones; y realizar el correspondiente cierre a las 4:00 p.m. del siguiente día.
Son funciones de los jurados de votación:
- Verificar que el correo al cual se informara los resultados de la votación no contiene información con votos al momento de la apertura.
- Verificar el cumplimiento del proceso.
- Verificar que el inicio de la votación se realice de acuerdo con lo previsto en la presente Resolución.
- Vigilar el proceso de votación.
- Realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en el acta de escrutinio.
- Verificar que el cierre de la votación se realice de acuerdo con lo dispuesto en la presente Resolución.
- Verificar los resultados de la votación y su comunicación.
H. APERTURA Y CIERRE DE LA VOTACIÓN. Siempre que los medios tecnológicos así lo permitan, la apertura, cierre y escrutinio del proceso electoral, se difundirá a través de correo electrónico institucional o Intranet.
I. VOTACIONES. El acto de votación será único, directo y secreto; en consecuencia, el derecho a votar es indelegable, ni los electores pueden hacerse representar.
J. ESCRUTINIO GENERAL Y DECLARACIÓN DE RESULTADOS. El proceso de escrutinio y declaración de resultados se desarrollará de acuerdo con las siguientes reglas:
1. Fungirá como garante del proceso la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Carrera Diplomática y Administrativa o a quien delegue, y los jurados de votación designados, quienes servirán de veedores del proceso.
2. La Dirección de Talento Humanó procederá a realizar el cierre de la votación el viernes 22 de agosto de 2025 a las 2:00 p.m., con la participación virtual de los jurados de votación, un representante de la Dirección de Talento Humano y un delegado del Grupo Interno de Trabajo de Carrera Diplomática y Administrativa.
3. Los jurados de votación, el delegado del Grupo Interno de Trabajó de Carrera Diplomática y Administrativa, y el delegado de la Dirección de Talento Humano, descargarán un reporte de la plataforma electoral con la totalidad de la información del proceso de votación, para revisar y confrontar con la lista general de votantes, de esta manera, se logrará identificar novedades o situaciones que se dejarán plasmadas mediante el acta correspondiente.
4. Los jurados de votación procederán a realizar el escrutinio y las anotaciones en la correspondiente acta del número de votos emitidos en favor de cada candidato, así como el registro de votos en blanco. Los votos nulos no serán computados.
5. El Director del Talento Humano o su delegado cederá la palabra a los jurados de votación para que se lea en voz alta el resultado de las votaciones.
6. Los candidatos podrán presentar reclamaciones, las cuales serán resueltas por la Dirección de Talento Humano.
7. Una vez resueltas las reclamaciones, la Dirección de Talento Humano publicará los resultados de las votaciones a través de correo electrónico institucional o Intranet.
K. FUNCIONARIOS ELEGIDOS: Quien obtenga el mayor número de votos será elegido Representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, y quien ocupe el segundo lugar tendrá el carácter de Suplente.
En caso de haber empate, se hará una elección por sorteo asignando un número a los aspirantes empatados, con el fin de que el representante actual de los funcionarios ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática o uno de los jurados delegados seleccione un número al azar, y el aspirante con el numero seleccionado será el nuevo representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática.
En el evento en que, por virtud de la alternación, el Representante Principal de los funcionarios en el Consejo Académico de la Academia Diplomática, sea trasladado al exterior, sin que se haya vencido el período para el cual fue elegido, el Suplente asumirá las funciones hasta terminar dicho período, Si el suplente, a su vez, se encontrare en la circunstancia anteriormente descrita, se convocará a una nueva elección dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a que se genere la ausencia.
Igualmente, de presentarse alguna situación administrativa que afecte de manera definitiva la representación de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, se convocará a una nueva elección dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación del hecho.
L. DIVULGACIÓN DE GANADORES: Los nombres de los Representantes titular y suplente de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática, para el período 2025 - 2027, se divulgarán el día hábil siguiente a las elecciones, o una vez resueltos los recursos que se lleguen a presentar, a través del correo institucional.
M. RECLAMACIÓN: Se recibirán las reclamaciones a través de correo electrónico que haya lugar sobre estas elecciones el día siguiente hábil a la divulgación.
PARÁGRAFO: Cualquier reclamación recibida al cierre de estas elecciones será revisada por los funcionarios delegados como jurados y garantes por parte de la Dirección de Talento Humano, una vez sean resueltas, podrán publicarse los resultados oficiales del representante titular y suplente ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática.
N. INICIO DEL PERÍODO DE LOS NUEVOS REPRESENTANTES: El período del nuevo Representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante el Consejo Académico de la Academia Diplomática y del Suplente iniciará a partir de la fecha de elección.
ARTICULO 2o. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a julio 30 de 2025
CARLOS ARLEY OROZCO GÓMEZ
Director de Talento Humano
