RESOLUCIÓN 6261 DE 2008
(diciembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se adoptan los Procedimientos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 489 de 1998 y el Decreto 110 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 2o del artículo 209 de la Constitución Política establece: "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."
Que, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (...)”.
Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, establece con respecto a la responsabilidad del Control Interno "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos."
Que el inciso primero del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 establece: "Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias."
Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deber de todo Servidor Público: "31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen."
Que mediante la Ley 872 de 2003 se crea el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que: "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta."
Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2004 para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los Organismos, Entidades y Agentes Obligados.
Que el artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 se establece: "Adóptese el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5o de la Ley 87 de 1993."
Que el literal a) del artículo 6 de la Resolución No. 5344 del 19 de noviembre de 2007 expedida por el ministro de Relaciones Exteriores establece que al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI CALIDAD (SIG) le corresponde: "a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG)."
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1.- DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS VERSIÓN 1.
Adoptar la versión No. 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos del proceso de direccionamiento estratégico del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señala y que hace parte integrante de la presente resolución, así:
| PROCESO CO-PR-03 | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE DEL DOCUMENTO |
| Direccionamiento Estratégico | Procedimiento | DE-PT-22 | ELABORACION DE PLANES SEMESTRALES DE COMISIONES |
| Direccionamiento Estratégico | Guía | DE-GS-02 | GUIA DE PARTICIPACION CIUDADANA |
ARTÍCULO 2.- DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MISIONALES VERSIÓN 1.
Adoptar la versión No. 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos del proceso Misionales Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:
| PROCESO SC-PT-08 | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE DEL DOCUMENTO |
| Servicio al Ciudadano | Procedimiento | SC-PT-31 | EVALUACIÓN DE SATISFACCION AL USUARIO |
| Servicio al Ciudadano | Procedimiento | SC-PT-51 | RESPUESTA A DERECHOS DE PETICIÓN SOLICITADOS A LA CANCILLERIA |
ARTÍCULO 3.- DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE APOYO VERSIÓN 1.
Adoptar la versión No. 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos del proceso de Apoyo de Gestión de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:
| PROCESO GR-PR-13 | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE DEL DOCUMENTO |
| Gestión de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones | Procedimiento | GR-PT-11 | CONTROL DE LICENCIAS DE SOFTWARE |
| Gestión de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones | Procedimiento | GR-PT-18 | EJECUCION DE PROYECTOS DE TIC's |
ARTÍCULO 4.- DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS VERSIÓN 2.
Adoptar la versión No. 2 de la documentación correspondiente a los procedimientos del proceso de comunicaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:
| PROCESO CO-PR-03 | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE DEL DOCUMENTO |
| Comunicaciones | Procedimiento | CO-PT-06 | COMITÉS Y REUNIONES |
| Comunicaciones | Procedimiento | CO-PT-07 | NOTICIERO SAN CARLOS |
| Comunicaciones | Procedimiento | CO-PT-08 | ELABORACIÓN DE BOLETINES |
| Comunicaciones | Procedimiento | CO-PT-09 | ADMINISTRACIÓN DE CARTELERAS INSTITUCIONALES |
ARTÍCULO 5.- DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMUNICACIONES VERSIÓN 2.
Adoptar la versión No. 2 de la caracterización correspondiente al proceso de comunicaciones CO- PR-03 del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio de| Ministerio de Relaciones Exteriores, que hace parte integrante de la presente resolución.
ARTÍCULO 6.- DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE APOYO VERSIÓN 2.
Adoptar la versión No. 2 de la documentación correspondiente a la guía Elaboración de Documentos GD-GS-01 del proceso de Apoyo de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que hace parte integrante de la presente resolución.
ARTICULO 7. DIVULGACIÓN: La Oficina Asesora de Planeación, dispondrá lo necesario para que los documentos, de la presente resolución sean publicados y dados a conocer en las dependencias del MINISTERIO y su FONDO ROTATORIO planta interna y externa.
ARTICULO 8. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO. La Oficina Asesora de Planeación coordinará la puesta en marcha de la estrategia institucional encaminada a coordinar con la demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, la implementación, seguimiento y evaluación permanente de las acciones que se pongan en marcha para su ejecución.
ARTÍCULO 9. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga las normas que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 04 DIC. 2008
JAIME BERMÚDEZ MERIZALDE
MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
