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CONCEPTO 23 DE 2010
(Julio 3)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
BOGOTÁ, D.C.,
CONCEPTO SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE BIENES MUEBLES Ó INMUEBLES.
Sobre el particular, la Oficina Asesora Jurídica, formula las siguientes observaciones jurídicas al procedimiento propuesto:
- La Resolución No. 1657 del 20 de abril de 2005 que adoptó el Manual de Control de Bienes del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, establece las normas y procedimientos para el manejo, registro y responsabilidades de los elementos de consumo y de propiedad, planta y equipo.
- En el procedimiento se encuentra descrita la información específica del procedimiento con respecto a los bienes recibidos en donaciones nacionales e internacionales. Todo lo anterior tiene desarrollo conforme el plan operativo que tiene establecida la Agencia Presidencial de Acción Social mediante un Reglamento Operativo de Donaciones.
- Tomando en cuenta el título del anexo y la denominación del mismo consignada en el memorando, el documento corresponde al “Procedimiento para Gestionar recepción de donaciones de bienes muebles e inmuebles, para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”.
- El objetivo es: “Gestionar la recepción de donaciones de bienes muebles e inmuebles, para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”.
- El alcance: “Se inicia con la expedición del acto administrativo que acepta la donación de bienes muebles e inmuebles y culmina con el registro contable de los bienes donados que ingresaron; aplica apara la recepción de las donaciones de entidades externas al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, bien sea nacionales o extranjeras desde el exterior o acreditadas en el territorio nacional”.
- La definición de donación: “Es la entrega irrevocable del dominio y propiedad de los bienes muebles e inmuebles, que el donante hace al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de forma gratuita aceptada a través de una Resolución de aceptación de la donación”.
- Si lo considera viable al documento propuesto le correspondería el respectivo Flujo grama en que se haga gráfica la actividad básica de las dependencias responsables de la aceptación e ingreso de la donación, con la información básica como sigue:
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | DEPENDENCIA RESPONSABLE | REGISTROS |
| 1 | Expedir Resolución De aceptación | Se expide la Resolución de aceptación de la donación de los elementos donados por la entidad externa en la que se describe quien es el donante, los elementos donados, su valor, beneficiario, la persona responsable del elemento al momento de ingresar al inventario de la institución. Después se envía para la firma del representante legal, que para el caso es el funcionario de la dependencia que tiene la delegación según la estructura de la entidad que recibe la donación. | Dirección Administrativa y Financiera | Resolución de aceptación |
| 2 | Recibir elemento donado | Después de que se firma la Resolución de aceptación de la donación de los elementos donados por la entidad externa, se recibe el elemento y se revisa en presencia del responsable al momento de ingresar al inventario de la entidad que recibe la donación, teniendo en cuenta los documentos que soportan su ingreso. | Almacén | Documentos |
| 3 | Elaborar registro de entrada al Almacén | Se asigna el código de acuerdo al listado de elementos, se registra en el Sistema de Información respectivo la descripción del elemento, referencia, modelo, serie y sus atributos; se revisa por el Almacén. | Almacén | Entrada al Almacén |
| 4 | Registrar donación | Una vez se revisa el registro de entrada, se da el visto bueno y se firma. Después, se preparan los documentos soporte, Resolución de aprobación de la donación, documentos de nacionalización si fuere necesario y liquidación necesaria si es necesaria. | Almacén | Entrada al Almacén |
| 5 | Entregar elemento donado a responsable | Una vez los documentos están en orden, se entrega el bien al responsable de la donación. Se genera la salida | Almacén | Salida de Bienes |
| 6 | Realizar registro contable | Se realiza un informe el cual se envía con los demás documentos a Contabilidad para que se realice el registro contable del bien donado. | Contabilidad | Informe de donaciones |
En los anteriores términos se emite el concepto solicitado, haciendo claridad que este Ministerio por medio del Programa Colombia nos Une, hace parte de la Alianza Estratégica establecida con la Agencia Presidencia para la Acción Social y la Cooperación Internacional, para facilitar el proceso de donaciones en especie en Colombia y desde el exterior que ha adoptado una Guía de Donaciones en especie, en que intervienen nuestros Consulados para la legalización de los documentos respectivos.
