CIRCULAR 35 DE 2013
(diciembre 12)
<Fuente: Página de Internet entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| PARA: | FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y JUDICANTES |
| DE: | SECRETARIO GENERAL |
| ASUNTO: | PROTOCOLO PARA EL ENVIO DE CORRESPONDENCIA Y LA RADICACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS POR LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN OFICIALES |
Objetivo: Definir lineamientos para estandarizar las siguientes actividades:
- Envío de la correspondencia (Salidas).
- Radicación de comunicaciones que ingresan a través del correo electrónico a los funcionarios, contratistas y judicantes.
- Comunicaciones recibidas a través de fax.
- El proceso de envió de correspondencia por Certimail.
- Envío masivo de comunicaciones.
- Devolución de correspondencia y solicitud de guías o pruebas de entrega.
- El préstamo de documentos y/o expedientes en medio físico y/o digital.
- Errores en el direccionamiento de radicados.
Este protocolo aplica para todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud y será el Grupo de Archivo y Correspondencia el responsable de coordinar los asuntos citados en la presente circular interna.
1. MARCO LEGAL
- Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
- Ley 527 de 1999, reglamenta el uso y acceso a mensajes de datos.
- Resolución 276 de 2004, define la política institucional para el uso de Internet, del sistema automatizado de correo y de los demás recursos informáticos de la Superintendencia Nacional de Salud.
- Resolución 200 de 2009, "Adopta el Reglamento Interno de Administración Documental de la Superintendencia Nacional de Salud”.
- Resolución 310 de 2011, “Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental”.
2. PROTOCOLOS
2.1. Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico
Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Archivo y Correspondencia. Por tanto, ningún funcionario de la entidad está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas, a través de otras oficinas o dependencias diferentes al grupo mencionado, el cual debe garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
Las comunicaciones oficiales recibidas a través de correo electrónico con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, deben direccionarse al buzón de correo del Grupo de Archivo y Correspondencia correolnternosns@supersalud.gov.co para que se realice el proceso de radicación.
- Comunicaciones Oficiales: Son aquellas recibidas o producidas en la Superintendencia Nacional de Salud, que deben ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad. Por tanto ningún funcionarlo de la entidad está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas, a través de otras oficinas o dependencias diferentes al Grupo mencionado, el cual debe garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
2.2. Comunicaciones recibidas a través de Fax
En lo que respecta a la recepción de documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Si el documento se recibe por alguno de los fax de la Entidad, se debe entregar el documento al grupo de archivo y correspondencia para su radicación, digitalización y direccionamiento, previa revisión y verificación de la integridad de la documentación recibida (legible y completa).
- El encargado de radicar, debe revisar y verificar que los documentos entregados no hayan sido remitidos y radicados previamente por otro medio de envío, si esto ocurre no se debe Incluir el fax en el sistema y anotar el número de radicado asignado anteriormente, indicando la fecha, hora y número telefónico de origen del fax.
2.3. Envío de correspondencia.
Para la correcta administración de la correspondencia que genera la Superintendencia Nacional de Salud, los funcionarlos, contratistas y judicantes deben tener en cuenta el Manual de Imagen Corporativa adoptado en la Resolución 310 de 2011. El siguiente protocolo se debe seguir para la elaboración de las comunicaciones oficiales:
- Titulo: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Ingeniero
- Nombre destinatario: Diligencie nombre completo de la persona.
- Cargo destinatario externo: Diligencie el nombre del cargo, cuando aplique.
- Nombre Entidad destinataria: Diligencie el nombre completo de la empresa destinataria, cuando aplique.
- Dirección destinatario: Diligencie este campo utilizando las abreviaturas sin puntos y guiones de acuerdo con el siguiente cuadro:
| DESCRIPCIÓN 1 | ABREVIATURA | DESCRIPCIÓN 1 | ABREVIATURA |
| Agrupación Apartamento Avenida Barrio Bloque Bodega Calle Carrera Centro Comercial Conjunto Departamento Diagonal Edificio Esquina | Agr Ap Av Brr B Bdg Cl kr CC Conj Depto Dg Edif Esq | Este Etapa Local Manzana Norte Occidente Oeste Oficina Piso Sur Teléfono Torre Transversal Urbanización | E Et l Manz N Occ Oe Of P S Tel Trr Tv Urb |
2.4. Envío de correspondencia por Certimail.
Este servicio de correo electrónico cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío postal certificado en medio físico. Emite un registro verificable que es retornado al remitente original del mensaje generando evidencia digital y prueba de:
- Envío
- Entrega
- Contenido Transmitido
- Fecha y hora oficial del envío y recepción del correo electrónico
- Trazabilidad y auditoría de ruta de entrega de la transacción.
Para cada mensaje de correspondencia electrónica de Certimail enviado se obtiene:
- E-mail de Acuse de envío, equivalente a la guía de entrega suministrada por nuestro servicio de correo físico.
- E-mail de Acuse de recibo certificado, equivalente a la guía de entrega suministrada por nuestro servicio de correo físico.
- Certimail garantiza 99.9% de disponibilidad 24 horas x 7 días a la semana.
Para este servicio, la dependencia envía la solicitud al Grupo de Archivo y Correspondencia al buzón: correosinternosns@supersalud.gov.co; para lo cual, debe anexar los documentos debidamente firmados y digitalizados en formato PDF, entre 200 y 300 dpi, blanco y negro; nombrando el archivo con el número de NURC de salida y adjuntando un cuadro en formato HTML o archivo en excel que contenga los siguientes campos;
| ORD. | NURC | NOMBRE DESTINATARIO | ASUNTO | CORREO ELECTRÓNICO DESTINATARIO |
2.5. Manejo de envíos masivos
Los envíos masivos físicos se consideran como tal a partir de 50 oficios, y se informan a través de planilla, incluyendo la relación de NURC y destinos con la dirección correcta de acuerdo al cuadro de abreviaturas (numeral 2.3), la cual debe ser enviada al Grupo de Archivo y Correspondencia con antelación de cinco (5) dias hábiles, con el fin de verificar las direcciones y evitar devoluciones.
Si el contenido del oficio es el mismo pero con diferentes destinatarios, se debe anexar el primer oficio firmado y adjuntar un cuadro con la relación de los destinatarios y las direcciones correspondientes, asi;
| ORD. | NURC | NOMBRE DESTINATARIO | DIRECCIÓN | CIUDAD/ MUNICIPIO | DEPARTAMENTO |
2.6. Solicitud de Guías
Cuando el Grupo de Archivo y Correspondencia, o alguna dependencia requiera Información sobre las gulas entregadas, puede consultar en la página del operador postal contratado, para este caso www.4-72.com.co, y en la parte derecha inferior de la pagina seleccionar la opción "Consultar guía".
En caso de no ubicar la guía requerida, debe dirigirse a correointernosns@supersalud.gov.co y solicitar las pruebas de entrega, para lo cual debe Indicar los siguientes datos para su trámite:
| ORD. | NURC | NOMBRE DESTINATARIO | DIRECCION DESTINO | FECHA DE ENVÍO | NÚMERO DE GUÍA |
NOTA: El cuadro lo puede copiar en formato HTML o anexar archivo en excel.
2.7. Devolución Correspondencia.
Cuando se presenten devoluciones de correspondencia, la dependencia responsable del documento, debe verificar la causal de devolución, y en el caso de considerar motivo no válido, el funcionarlo puede solicitar al Grupo Archivo y Correspondencia verificación mediante memorando, justificando la Invalidez de devolución.
Los envíos se entregan exactamente en la dirección y/o nomenclatura que la comunicación Indique a persona mayor de 18 años, con excepción de los casos que a continuación se relaciona:
- Cuando no esté la placa del predio en un lugar visible.
- Cuando la dirección consignada en al placa no coincida con la de la gula del envío.
- Cuando la dirección consignada en la placa sea antigua y en el envío este consignada la dirección nueva o viceversa.
- Cuando el destinatario y/o persona mayor de edad que atiende en la dirección de destino se rehúse a firmar la planilla y/o gula de entrega.
Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación se presentan los motivos de devolución de correspondencia por parte del operador postal:
| ABREVIATURA | MOTIVO |
| NE | No existe dirección |
| RE | Rehusado |
| DR | Dirección deficiente (Le faltan datos como: Apto, torre, piso, oficina, bloque, interior, casa, etc) |
| FA | Fallecido |
| C1 | Cerrado en el primer intento de entrega |
| C2 | Cerrado en el segundo intento de entrega |
| NS | No reside en el lugar indicado por el remitente |
| NR | No reclamado (aplica para publicación de lista de correo) |
| AP | Apartado clausurado |
| N1 | No contactado por primera vez |
| ABREVIATURA | MOTIVO |
| N2 | Segundo intento de entrega y no contactado |
| DE | Desconocido (existe la dirección, pero informan que el destinatario del envío no lo conocen en la dirección destino) |
| FM | Fuerza mayor (Cuando la devolución es generada por un factor externo a 472; derrumbes, manifestaciones, paro armado, etc). |
Igualmente, se puede verificar si la dirección es correcta, ingresando a la página web de Servicios Postales Nacional, en el siguiente enlace: http://www.mapas.com.co/ServiciosPostalesNacionales/. En este enlace se encuentran las principales ciudades capitales por departamento y algunas intermedias, donde podrán consultar la dirección; si ésta es correcta aparecerá el código postal: en caso contrario aparecerán varias direcciones.
2.8. Préstamo de Documentos.
Todos los documentos y/o expedientes que requieran los funcionarios en calidad de préstamo en medio físico y/o digital, deben solicitarse al buzón correointernosns@supersalud.qov.co, teniendo en cuenta el diligenciamiento del formato aprobado para tal fin.
2.9. Errores en enrutamiento de correspondencia recibida.
Cuando el error en el enrutamiento de los documentos se produzca en el Grupo de Archivo y Correspondencia, el servidor público receptor, debe informar al Coordinador del Grupo, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al cargue de la bandeja de entrada.
Pasado el termino estipulado en el párrafo anterior, el servidor público deberá remitir a la dependencia competente el documento respectivo, argumentando las razones por la cuales no informó al Grupo de Archivo y Correspondencia dicha anomalía y asumiendo la responsabilidad, que de su omisión se genere.
Cordialmente
CHAID FRANCO GOMEZ
Secretario General
