Circular 2 de 2012 SNS

CIRCULAR 2 DE 2012

(junio 28)

<Fuente: Página de Internet entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011, “Código de Procedimiento Administrativo y de (os Contencioso Administrativo", de las instrucciones establecidas en la Directiva Presidencial 0004 de 2012, y en concordancia con el Decreto 0019 de 2012, simplificación de trámites, es obligación de las entidades iniciar programas de reducción en el uso de papel y utilización de medios electrónicos. Por lo tanto, se deben tener en cuenta las siguientes medidas institucionales para la racionalización del uso del papel y el manejo de los documentos.

1. La entidad inició el proceso de digitalización de los documentos que se reciben en cumplimiento de sus funciones, a través del Grupo de Archivo y Correspondencia: el cual se desarrollará escalonadamente dependencia por dependencia Iniciando por la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana, hasta cubrir todas las dependencias de la Entidad. Como consecuencia las dependencias que ingresen en el proceso de digitalización, no recibirán los documentos físicos que quedarán en custodia del Grupo de Archivo y Correspondencia.

2. Cuando una dependencia en desarrollo de un trámite necesite los documentos en medio físico, los solicitará al Grupo de Archivo y Correspondencia mediante correo electrónico indicando si es en calidad de préstamo o retiro de los documentos para traslados a otras Entidades por no competencia de la Superintendencia Nacional de Salud, anexando un archivo en formato Excel, especificando orden, numero de radicado (NURC), fecha radicación, estado, entidad y fecha de solicitud; en los demás casos, se regirá por lo dispuesto en la Resolución 200 de 2009 “Reglamento Interno de Administración Documental de la Superintendencia Nacional de Salud”.

3. Los traslados internos entre dependencias de documentos que se encuentran digitalizados no requiere la impresión de planillas de traslados (FI-GICO-540210) y sólo se utilizara para aquellos que se encuentren en medio físico.

4. Es obligación de cada funcionario responsable del recibo y monitoreo de los documentos al interior de cada dependencia; verificar su recibo, bien sea por traslados Internos (digitalizados o físicos) o por entregas del Grupo de Archivo y Correspondencia. Los documentos digitalizados se entenderán recibidos a partir de la fecha y hora de ingreso de los documentos a la bandeja de entrada del área.

5. Los funcionarios deben verificar diariamente su correo electrónico institucional, así como la agenda y la vista por responsable del Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR, donde podrán confirmar los documentos asignados e instrucciones a desarrollar en cumplimiento de sus funciones respectivas (Ver Anexo 1).

6. Cada funcionario o contratista se le asigna una clave de Ingreso al Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR por la Oficina de Tecnología de la Información, quien es el responsable de su custodia y uso adecuado.

7. Todas las comunicaciones internas se realizan a través de memorando, bien sea de superior a colaboradores, entre pares o de subalterno a superior. Los memorandos deben realizarse sólo a través del Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR y por lo tanto debe evitarse su impresión.

8. En caso de requerirse impresión de cualquier tipo de documento, ésta debe ser realizada por doble cara y en caso que se requiera por una sola cara, se deberá utilizar (En la medida de lo posible) papel reciclable.

9. La no competencia de los documentos asignados a una área solo la define el responsable de la dependencia (Superintendente(a) Delegado(a), Director(a), Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, Secretario(a) General o Coordinador de Grupo), manifestando específicamente la norma que le da la competencia a la dependencia donde se traslada el documento.

10. El horario de recibo de los documentos físicos al interior de la entidad por cada una de las dependencias es de 8:00 a.m a 5:00 p.m en los días laborales; en todo caso, cuando la cantidad de documentos sea superior a cinco unidades, se debe prever el tiempo para verificar el recibido por parte de la dependencia receptora, de tal manera que para la entrega no haya necesidad de extender horario de trabajo adicional, salvo casos excepcionales.

11. Es obligación de cada uno de los funcionarios y contratistas de utilizar las herramientas tecnológicas disponibles en la entidad para el manejo de los documentos como son las aplicaciones de ofimática y el Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR; para optimizar y racionalizar la impresión de documentos.

12. El Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR, es el sistema institucional para el manejo de las comunicaciones oficiales (recibidas o producidas por la Superintendencia Nacional de Salud,; por lo cual, todas las comunicaciones oficiales se deben tramitar en él mismo y remitir al Grupo de Archivo y Correspondencia copia de los oficios radicados para control, organización y custodia del consecutivo de los oficios producidos por la Entidad.

13. El Sistema Integrado de Gestión del Archivo y la Correspondencia - SUPERCOR, es la herramienta desarrollada

por la entidad para gestión de los documentos y es deber del operador o gestor (funcionario o contratista) la aprehensión de sus funcionalidades y controlar la trazabilidad de los documentos. Por lo anterior, se debe establecer siempre que sea posible, la relación entre los documentos vinculados con el número (NURC, más antiguo o con el número que inició la actuación del asunto.

La presente Circular Interna rige a partir del 9 de julio de 2012.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

VIRGINIA SUAREZ NIÑO

Secretaria General

ANEXO 1.

Ingreso al aplicativo SUPERCOR, y en la barra de funcionalidades, realice click en el botón “CONSULTAS”, donde se desplegarán diferentes opciones, donde podrá seleccionar la opción; ''Agenda + (Código dependencia)" y luego la opción "Todos por Responsable + (Código dependencia)":

En la pantalla "Agenda + (código dependencia)", de la dependencia, se pueden ver los documentos asignados al área, así:

En ésta vista, puede ver los documentos asignados a la dependencia y en la medida que los tramita. Cuando el documento es trasladado a otra dependencia o se emite respuesta al mismo, el documento se eliminará de forma automática de la agenda.

La vista, la puede configurar para ver por un día, dos días, semana o por mes.

Igualmente, en la pantalla "Todos por Responsable + (código de la dependencia)", se selecciona el nombre del funcionario o contratista respectivo, donde puede ver los documentos asignados a cada uno.

Lo anterior, lo debe realizar diariamente y de forma permanente, verificando los documentos que se encuentran a su cargo y en la medida que los tramita, se eliminarán automáticamente, una vez se haya enviado o finalizado manualmente.