Circular 1 de 2019 SNS

CIRCULAR 1 DE 2019

(enero 11)

<Fuente: Página de Internet entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

La Secretaría General, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 del 2000 "Ley General de Archivos" y los Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación que establecen la responsabilidad de los servidores públicos en "la organización, conservación, uso y manejo de los documentos”, señala las siguientes pautas para la adecuada organización de los Archivos de Gestión y las transferencias documentales primarias:

1. RESPONSABILIDAD.

Es responsabilidad de cada uno de los jefes de las dependencias de la entidad, designar al funcionario responsable por la organización, manejo y custodia del Archivo de Gestión y del trámite ante el Grupo de Gestión Documental, para efectuar los traslados y transferencias que la Dependencia requiera.

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Una adecuada administración y organización de los Archivos de Gestión_; documental, implica clasificar, ordenar, organizar cronológicamente, realizar la respectiva foliación, retirar material abrasivo, alinear y perforar a tamaño oficio, cada uno de los documentos que deban ser entregados para Archivo Central.

Para llevar a cabo esa entrega, el Grupo de Gestión Documental ha establecido en el subsistema de Gestión de Calidad, la Guía de Transferencias Documentales (GDGU02) que describe el paso a paso del procedimiento que se debe seguir para su respectiva aplicación.

3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS.

La transferencia primaria es la remisión de los documentos y expedientes que están en custodia y son responsabilidad de cada una de las Dependencias del Archivo de Gestión, una vez se haga efectiva la transferencia documental primaria, la custodia y administración de dichos documentos y expediente son responsabilidad del Archivo Central que es administrado por el Grupo de Gestión Documental de la Entidad.

Para hacer efectiva la transferencia, se ha diseñado el cronograma (adjunto) que determina los tiempos de

las fases de alistamiento y entrega de la documentación.

Para este proceso se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Los documentos/expedientes a transferir deben haber cumplido como mínimo el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental (en adelante TRD versión 1, 2 o 3), una vez haya finalizado su trámite administrativo.

- La totalidad de los documentos debe estar relacionada en la respectiva TRD versión 1, 2 o 3 aprobada para cada período que se pretenda trasferir.

- La documentación por transferir debe estar totalmente organizada acorde con la Guía de Transferencias Documentales (GDGU02).

4. TRASLADOS DOCUMENTALES

Los traslados documentales corresponden a los documentos y expedientes que están en custodia en el Archivo de Gestión de las Dependencias y que por falta de espacio en los archivadores asignados necesitan ser enviados a las bodegas de Archivo de la Entidad.

El traslado a la bodega de archivo de la entidad aplica para los siguientes casos:

- Los documentos y/o expedientes que no han terminado de cumplir con el tiempo de retención en el Archivo de Gestión establecido en las TRD versión 1, 2 o 3 aprobadas para cada período, que estén finalizados, y que, según previa revisión del Grupo de Gestión Documental con la dependencia solicitante, contribuyan a liberar espacio en la sede central de la Entidad.

- Los documentos y/o expedientes que fueron creados después de la entrada en vigencia del Decreto 2462 de 2013, teniendo en cuenta que los tiempos de retención de los mismos, están definidos en las TRD versión 4, que actualmente se encuentra en proceso de convalidación por el Archivo General de la Nación. Por lo anterior, estos documentos y/o expedientes no pueden ser entregados como transferencia documental.

Para todos los casos anteriores:

- Los documentos y/o expedientes que sean objeto de traslado, continúan siendo del Archivo de Gestión de las dependencias. Por tanto, la administración, organización y custodia de los mismos es responsabilidad de cada una de las dependencias de origen.

- Una vez cumplido el tiempo de retención definido en la TRD se deberá formalizar la transferencia documental primaria de acuerdo con el periodo al que corresponda, y en este momento la administración y custodia de los documentos será realizada por el Grupo de Gestión Documental.

Para hacer efectivo el traslado de documentos y/o expedientes a las bodegas de archivo, se ha diseñado el cronograma (adjunto) que determina los tiempos de las fases de alistamiento y entrega de la documentación.

Para los procesos de transferencias primarias o traslados documentales se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones generales:

- La relación de los documentos a transferir o a trasladar debe ser consignada en el Formato Único de Inventario Documental - FUID (GDFT11), el cual debe ser entregado, en formato físico y electrónico, y se debe realizar una comunicación interna, formalizando la transferencia o traslado al Grupo de Gestión Documental.

- Se deben reemplazar las carpetas deterioradas, (rasgadas o remendadas o tachadas).

- Los documentos y/o expedientes deben ubicarse en cajas de archivo, referencia X200, las cuales sólo podrán pertenecer a una misma dependencia; se recomienda no mezclar expedientes de diferentes oficinas. (No se aceptan AZs, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales)

- La caja y la carpeta se deben marcar con lápiz; sugerimos prescindir de la utilización de marcadores, resaltadores, plumones o cintas adhesivas.

- Las cajas deben ser rotuladas con un nombre que permita determinar fácilmente su contenido, de conformidad con lo establecido por las directrices del AGN.

- Se estableció dentro del cronograma un plazo de un mes para que las dependencias realicen las actividades de: control, revisión y ajustes de los documentos a ser transferidos o trasladados.

- Durante la fase de control, el Grupo de Gestión Documental y las Dependencias, trabajarán juntamente con el fin de determinar si la documentación está lista para ser transferida o trasladada.

- Cualquier inconsistencia será informada a la jefatura del área para que se realicen los ajustes pertinentes en el tiempo estipulado.

- Se deben respetar las fechas establecidas en el cronograma; no se recibirán documentos para ser transferidos o trasladados fuera de los tiempos señalados en el cronograma. Para los casos excepcionales se recibirá con la debida justificación.

Por lo anterior, el Grupo de Gestión Documental tiene dispuesto a su equipo de trabajo en caso de requerirse apoyo para tal efecto, informar a los funcionarios que lideran esta actividad Edgar Romero Tautiva (eromero@supersalud.gov.co) con copia Lina Isabel Centeno Dávila (lcenteno@supersalud.gov.co) Coordinadora del Grupo de Gestión Documental.

Las políticas y procedimientos establecidos para las transferencias primarias o traslados documentales son de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de todas las Dependencias de la Entidad.

Cordialmente

GINNA FERNANDA ROJAS PUERTAS

Secretaria General

ANEXO.

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y TRANSLADOS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL 2019