CIRCULAR 166 DE 2010
(Septiembre 1)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| PARA: | Funcionarios Ministerio de Relaciones Exteriores y Fondo rotatorio. |
| ASUNTO: | Información Proyectos gestion documental / Actualización tablas de retencion documental |
El Ministerio de Relaciones Exteriores en avances del Plan de Modernización para el Manejo y Administración Documental, iniciará a partir de septiembre de 2010 el desarrollo de los proyectos de Diseño de Modelo para el Programa de Gestión Documental y Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Ajuste de Tablas de Retención Documental.
Estos proyectos están justificados entre otras razones por:
- Cumplimiento a las Normas y legislación inherente a la administración de información y archivos en el país.
- Ingreso y aplicación de tecnologías: Archivos digitales y electrónicos.
- Aseguramiento de la conservación, recuperación y localización de la información.
- Apoyo en la implementación del Programa de Gestión Documental para la certificación al Sistema Integral de Gestión Meci-Calidad.
El objetivo del desarrollo de estos proyectos, conllevará a la propuesta de modernización y buen manejo de información en el Ministerio, con estándares y sistemas acordes a las necesidades de la entidad y en cumplimiento de las especificaciones definidas para la materia.
Para el desarrollo de estos proyectos, un grupo de expertos en Gestión Documental, realizará visitas de reconocimiento a cada una de las dependencias del Ministerio con el fin de desarrollar los análisis, estudios y validaciones que se requieran de acuerdo con la información producida en cada dependencia. Posteriormente, y de acuerdo con las primeras validaciones, se desarrollaran las mesas de trabajo con los responsables de la producción documental (Jefes o Coordinadores de Área) en las que se aprobará el contenido y ajuste de las Tablas de Retención Documental.
Por lo anterior les solicito cordialmente la atención de los expertos en Gestión Documental y el apoyo en el desarrollo de estos proyectos, suministrando la información requerida, considerando que el éxito de los mismos están condicionados al acatamiento riguroso de un cronograma, por lo cual se manifiesta y se pide total colaboración, con carácter obligatorio, en el cumplimiento de la agenda definida.
Anexo el cronograma de mesas de trabajo por dependencias.
Cordialmente,
MARÍA MARGARITA SALAS MEJÍA
Secretaria General
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES – MESAS DE TRABAJO
VICEMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| MESAS DE TRABAJO | ||
| Grupo Interno de Trabajo Ecuador | 8:30 am-10:30 am | Sep. 13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Territorio insular Colombiano | 10:30 am-12:30m | Sep. 13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Estados Unidos, Cañada y Cumbre de las Américas | 2 pm - 4 pm | Sep. 13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Especialización para la facilitación de Migraciones | 2 pm- 4 pm | Sep. 13 |
| Dirección de América - Primera Dirección Geográfica | 4:00 pm - 5:45 pm | Sep. 13 |
| Grupo Interno de Trabajo de América Latina y el Caribe | 8:30 am-10:30 am | Sep.14 |
| Grupo Interno de Trabajo para Mecanismos de Concertación Regional | 10:30 am-12:30m | Sep.14 |
| Dirección de Europa - Segunda Dirección Geográfica | 2 pm- 4 pm | Sep. 14 |
| Dirección de Asia, África y Oceanía - Tercera Dirección Geográfica | 2 pm-4 pm | Sep.14 |
| Dirección de soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo - Cuarta Dirección Geográfica | 4:00 pm - 5:45 pm | Sep.14 |
| Grupo de Trabajo comisión intersectorial de integración y desarrollo fronterizo | 8:30 am-10:30 am | Sep.15 |
| Grupo Interno de Trabajo de Integración Fronteriza | 10:30 am - 12:30m | Sep.15 |
| Grupo Interno de Trabajo de Fronteras y Cartografía | 2 pm- 4 pm | Sep.15 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Marítimos, Aéreos y Regionales Fronterizos | 2 pm - 4 pm | Sep.15 |
| Viceministro de Relaciones Exteriores | 4:00 pm - 5:45 pm | Sep.15 |
VICEMINISTERIO DE ASUNTOS MULTILATERALES
| MESAS DE TRABAJO | ||
| Grupo Interno de Trabajo UNESCO | 8:30 am-10:30 am | Oct.1 |
| Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales - Primera Dirección Multilateral | 10:30 am-12:30m | Oct.1 |
| Grupo interno de Trabajo de Asuntos de Prevención del Delito y Justicia Penal | 2 pm- 4 pm | Oct.1 |
| Grupo Interno de Trabajo de Drogas | 2 pm- 4 pm | Oct.1 |
| Grupo Interno de Trabajo de Desarme | 4:00 pm - 5:45 pm | Oct.1 |
| Dirección de Asuntos, Económicos, Sociales, Ambientales Multilaterales - Segunda Dirección Multilateral | 8:30 am-10:30 am | Oct.4 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Económicos | 10:30 am - 12:30m | Oct.4 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Sociales | 2 pm- 4 pm | Oct.4 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Ambientales | 2 pm- 4 pm | Oct.4 |
| Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario - Tercera Dirección Multilateral | 4:00 pm - 5:45 pm | Oct.4 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos de Protección e Información sobre Derechos Humanos | 8:30 am-10:30 am | Oct.5 |
| Grupo Interno de Trabajo Operativo Interinstitucional | 10:30 am - 12:30m | Oct.5 |
| Dirección de Cooperación Internacional - Cuarta Dirección Multilateral | 2 pm- 4 pm | Oct.5 |
| Grupo Interno de Trabajo Ayuda oficial al Desarrollo | 2 pm- 4 pm | Oct.5 |
| Grupo Interno de Trabajo Asuntos de Cooperación Técnica para el Desarrollo | 4:00 pm - 5:45 pm | Oct.5 |
| Grupo Interno de Trabajo Asuntos Multilaterales y de Política | 8:30 am -10:30 am | Oct.6 |
| Dirección de Asuntos Culturales - QUINTA Dirección Multilateral | 10:30 am - 12:30m | Oct.6 |
| Viceministro de Asuntos Multilaterales | 2 pm- 4 pm | Oct.6 |
SECRETARIA GENERAL
| MESAS DE TRABAJO | ||
| Grupo Interno de Trabajo de Viáticos | 8:30 am -10:30 am | Nov.10 |
| Dirección de Talento Humano | 10:30 am - 12:30m | Nov.10 |
| Grupo Interno de Trabajo Administración de Personal | 2 pm- 4 pm | Nov.10 |
| Grupo Interno de Trabajo Personal de Carrera Diplomática | 2 pm- 4 pm | Nov.10 |
| Grupo Interno de Trabajo de Bienestar y Capacitación | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.10 |
| Grupo Interno de Trabajo de Nomina y Prestaciones | 8:30 am -10:30 am | Nov.11 |
VICEMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| Grupo Interno de Trabajo Prestaciones y Vacaciones | 10:30 am - 12:30m | Nov.11 |
| Grupo Interno de Trabajo Nomina Externa | 2 pm- 4 pm | Nov.11 |
| Grupo Interno de Trabajo Nomina Interna | 2 pm- 4 pm | Nov.11 |
| Grupo Interno de Trabajo Personal de Carrera Administrativa | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.11 |
| Grupo Interno de Trabajo Archivo y Custodia de Hoja de Vida | 8:30 am-10:30 am | Nov.12 |
| Dirección Administrativa y Financiera | 10:30 am - 12:30m | Nov.12 |
| Grupo de Trabajo Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | 2 pm- 4 pm | Nov.12 |
| Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto Fondo Rotatorio | 2 pm- 4 pm | Nov.12 |
| Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar Fondo Rotatorio | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.12 |
| Grupo Interno de Trabajo de Tesorería Fondo Rotatorio | 8:30 am-10:30 am | Nov.16 |
| Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad Fondo Rotatorio | 10:30 am-12:30m | Nov.16 |
| Grupo Interno de Trabajo de Almacén Fondo Rotatorio | 2 pm- 4 pm | Nov.16 |
| Grupo Interno de Trabajo Servicios al Exterior Fondo Rotatorio | 2 pm- 4 pm | Nov.16 |
| Grupo Interno de Trabajo Financiero | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.16 |
| Grupo Interno de Trabajo Presupuesto | 8:30 am -10:30 am | Nov.17 |
| Grupo Interno de Trabajo Pagaduría | 10:30 am-12:30m | Nov.17 |
| Grupo Interno de Trabajo Contabilidad | 2 pm- 4 pm | Ncv.17 |
| Grupo Interno de Trabajo Servicios Generales | 2 pm- 4 pm | Ncv.17 |
| Grupo Interno de Trabajo Mantenimiento | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.17 |
| Grupo Interno de Trabajo Seguridad | 8:30 am-10:30 am | Nov.18 |
| Grupo Interno de Trabajo Transportes | 10:30 am - 12:30m | Nov.18 |
| Grupo Interno de Trabajo Fotocopiado | 2 pm- 4 pm | Nov.18 |
| Grupo Interno de Trabajo Aseo y Cafetería | 2 pm- 4 pm | Ncv.18 |
| Grupo Interno de Trabajo Cafetería del Despacho | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.18 |
| Grupo Interno de Trabajo Archivo | 8:30 am -10:30 am | Nov.19 |
| Grupo Interno de Trabajo Comunicaciones | 10:30 am - 12:30m | Ncv.19 |
| Grupo Interno de Trabajo Compras | 2 pm-4 pm | Nov.19 |
| Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano | 2 pm - 4 pm | Nov.19 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Consulares | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.19 |
| Grupo Interno de Trabajo de Asistencia a Connacionales en el Exterior | 8:30 am -10:30 am | Nov.22 |
| Grupo Interno Trabajo Vinculación de Colombianos en el Exterior | 10:30 am - 12:30m | Nov.22 |
| Grupo Interno de Trabajo Pasaportes Calle 100 | 2 pm- 4 pm | Nov.22 |
| Grupo Interno de Trabajo Pasaportes Centro Internacional | 2 pm- 4 pm | Nov.22 |
| Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.22 |
| Grupo Interno de Trabajo servicio Descentralizado de Legalizaciones y Apostilla | 8:30 am -10:30 am | Nov.23 |
| Grupo Interno de Control y Estadística | 10:30 am - 12:30m | Nov.23 |
| Grupo de Trabajo sustanciaron de visas | 2 pm- 4 pm | Nov.23 |
| Dirección de Gestión de Información y Tecnología | 2 pm- 4 pm | Nov.23 |
| Oficina Asesora jurídica Interna | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.23 |
| Grupo Interno de Trabajo Procesos | 8:30 am-10:30 am | Nov.24 |
| Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos | 10:30 am-12:30m | Nov.24 |
| Oficina de Control Disciplinario Interno | 2 pm- 4 pm | Nov.24 |
| Grupo interno de trabajo de Quejas y reclamos | 2 pm- 4 pm | Nov.24 |
| Secretaría General | 4:00 pm - 5:45 pm | Nov.24 |
DESPACHO DEL MINISTRO
| MESAS DE TRABAJO | ||
| Grupo Interno de trabajo de Jefatura de Gabinete | 8:30 am -10:30 am | Dic.13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Comunicaciones Internas y Externas | 10:30 am-12:30m | Dic.13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Prensa del Despacho | 2 pm- 4 pm | Dic.13 |
VICEMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión | 2 pm - 4 pm | Dic.13 |
| Dirección General del Protocolo | 4:00 pm - 5:45 pm | Dic.13 |
| Grupo Interno de Trabajo de Ceremonial Diplomático | 8:30 am -10:30 am | Dic.14 |
| Grupo Interno de Trabajo Privilegios e Inmunidades | 10:30 am - 12:30m | Dic.14 |
| Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales | 2 pm- 4 pm | Dic.14 |
| Grupo Interno de trabajo de Tratados | 2 pm- 4 pm | Dic.14 |
| Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad | 4:00 pm - 5:45 pm | Dic.14 |
| Grupo Interno de trabajo de conceptos | 8:30 am -10:30 am | Dic.15 |
| Dirección de la Academia Diplomática | 10:30 am - 12:30m | Dic.15 |
| Grupo Interno de trabajo de Gestión de Formación Diplomática | 2 pm- 4 pm | Dic.15 |
| Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Convenios | 2 pm- 4 pm | Dic.15 |
| Grupo Interno de Trabajo Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación | 4:00 pm - 5:45 pm | Dic.15 |
| Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional | 8:30 am -10:30 am | Dic.16 |
| Despacho del Ministro | 10:30 am-12:30m | Dic.16 |
