CIRCULAR 118 DE 2021
(noviembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA MISIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO |
| ASUNTO: | ASPECTOS NOVEDADES DE TALENTO HUMANO CIERRE AÑO 2021. |
Respetados funcionarios:
El cierre fiscal y presupuestal 2021, hace necesaria la adopción de medidas que permitan garantizar que todas las acreencias laborales, prestaciones sociales, novedades de personal, seguridad social y parafiscal, sean tramitadas oportunamente antes del 31 de diciembre del presente año, por lo que se requiere su colaboración a fin que toda novedad que impacta la nómina, se reporte conforme a los lineamientos de obligatorio cumplimiento que se señalan a continuación:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE DE REPORTE Y/O SOLICITUD |
| 1. | Recepción de solicitudes de comisiones de servicios para funcionarios y contratistas ante el GIT de Tiquetes y Viáticos | Noviembre 30 |
| 2. | Radicación de legalizaciones de comisiones de servicios ante el GIT de Tiquetes y Viáticos | Diciembre 14 |
| 1. | Reporte adopción procedimiento 1 para efectos de retención en la fuente aplicar en el año 2022 | Diciembre 17 |
| 2. | Recepción de renuncias voluntarias presentadas por parte de los funcionarios en el mes de diciembre | Diciembre 10 |
| 3. | Solicitud para que se conceda licencias no remuneradas | Diciembre 10 |
| 4. | Reporte de incapacidades otorgadas hasta el 13 de diciembre | Diciembre 14 |
| 5. | Posesión por nombramientos nuevos | Diciembre 14 |
| 6. | Posesión por alternaciones | Diciembre 14 |
| 7. | Reporte de Horas extras laboradas entre el 1° y 13 de diciembre | Diciembre 14 |
| 8. | Solicitud de descuentos por nómina AFC/AVO por parte de los funcionarios | Diciembre 10 |
| 9. | Permisos remunerados | Diciembre 10 |
| 10. | Encargos y designaciones | Diciembre 10 |
| 11. | Solicitud extraordinaria de vacaciones | Diciembre 10 |
Los funcionarios que por motivos personales presenten renuncia a su cargo para retiro en diciembre del presente año, y su solicitud sea posterior al 10 de diciembre, la misma le será aceptada con fecha 3 de enero de 2022, a fin de evitar el pago de prestaciones sociales bajo el concepto de vigencias expiradas.
Se informa a todos los funcionarios que, bajo ningún motivo se interrumpirán, ni aplazarán vacaciones concedidas para su disfrute en el mes de diciembre de 2021 y enero de 2022, teniendo en cuenta que el pago les fue realizado anticipadamente en los meses de noviembre y diciembre de 2021, respectivamente.
Las medidas tomadas buscan permitir un cierre de año adecuado y ordenado en materia salarial y prestacional, mitigando traumatismos y desgastes administrativos, así como para que financieramente se constituyan las cuentas por pagar de forma oportuna, por cuanto la coordinación de nómina debe garantizar la entrega de la información a la Dirección Administrativa y Financiera, toda vez que aquellas novedades reportadas extemporáneamente ocasionan presupuestalmente su reconocimiento para pago bajo el concepto de vigencias expiradas en la vigencia del año 2022, circunstancia que genera investigaciones disciplinarias y fiscales para los funcionarios que omitan su reporte oportuno.
Las fechas límites señaladas para el reporte de las novedades que impactan la nómina, permitirá el reconocimiento oportuno y de pago, y con ello minimizando la generación de nóminas adicionales, excepto las que corresponde al reconocimiento de prestaciones sociales por funcionarios retirados del Ministerio al 31 de diciembre de la presente vigencia.
En relación con los encargos y designaciones que se generen como consecuencia de los turnos de fin de año, sin excepción, el 10 de diciembre o antes, deben ser informados los funcionarios que ejercerán las funciones mientras los titulares gozan del descanso
correspondiente, a fin de garantizar el pago de primas de coordinación a dichos encargados para el caso de la planta interna.
COMISIONES DE SERVICIOS
Con el fin de dar trámite oportuno a las Comisiones de Servicio del mes de diciembre de 2021, la fecha límite para radicar las solicitudes de comisión en la Dirección de Talento Humano será máximo hasta el 30 de noviembre de 2021.
El funcionario o contratista al que se le concede una comisión nacional o internacional deberá legalizarla ante el Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión.
En caso de que el funcionario o contratista tenga recursos sobrantes de comisiones nacionales debe realizar el reintegro antes de la vigencia a la siguiente cuenta:
| Banco: | GNB Sudameris |
| Beneficiario | Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores |
| Nit: | 860.511.071-6 |
| Cuenta No | 6009377 |
| Tipo de Cuenta | Corriente |
LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO
Secretario General
