CIRCULAR 116 DE 2021
(octubre 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA CONSULADOS EN EL EXTERIOR EMBAJADAS EN EL EXTERIOR MISIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO |
| ASUNTO: | Alcance a Circular No. C-DM-DSG-21-000103 del 13 de septiembre de 2021 |
Respetados Funcionarios:
En desarrollo de las funciones asignadas al Ministerio de Relaciones Exteriores se debe propender por la eficiencia y productividad en todos los casos concretos derivados de nuestra labor. En ese orden de ideas debemos estar atentos a la utilización de las herramientas tecnológicas que nos faciliten procesos y coadyuven en la comunicación expedita de resultados.
El pasado 13 de septiembre fue expedida la circular No. C-DM-DSG-21-000103, a través de la cual se definieron unos lineamientos en el uso de aplicaciones oficiales de carácter virtual. Con el fin de puntualizar los referidos lineamientos, en la presente circular nos permitimos aclarar:
Para la remisión de documentos oficiales de forma electrónica, debe propenderse por el uso del programa Microsoft 365 institucional, a través del correo electrónico o la aplicación Teams, buscando la mayor seguridad en el manejo de la información. Lo anterior sin perjuicio de enviar también por WhatsApp, aquello que no tenga riesgo de confidencialidad
• En lo relacionado con el uso de herramientas como WhatsApp y otras semejantes de mensajería electrónica, estas se pueden continuar usando, teniendo en cuenta la celeridad con la que las mismas permiten la intercomunicación entre los diferentes equipos de trabajo, prestando especial atención al lineamiento definido en el inciso anterior.
• En el relacionamiento que adelanten las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores a través de herramientas de mensajería instantánea, al igual que a través de correo electrónico, se permitirá que el funcionario pueda disfrutar de su descanso; para lo cual se entenderá que los mensajes recibidos por fuera de la jornada laboral se atenderán a partir de la reanudación de esta, teniendo en cuenta el tiempo personal de los funcionarios, guardando el debido respeto durante las horas no laborables por parte de todas las áreas y misiones.
Cordialmente,
LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO
Secretario General
