Circular 108 de 2010 MR

CIRCULAR 108 DE 2010

(junio 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

PARA: FUNCIONARIOS MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y FONDO ROTATORIO

Anexo: Formato Único de Inventario documental e instructivo para diligenciamiento del mismo.

ASUNTO:      FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL GD-FO-08

Con el propósito de controlar y conservar los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y dar cumplimiento a las normas vigentes: Acuerdo 038 de 2002, Ley 594 del 2000 artículos 14 y 15; Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, artículos 34 y 35, en los cuales se menciona la responsabilidad de los funcionarios sobre los documentos.

Debido a lo anteriormente expuesto, todo funcionario que sea vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá y entregará los documentos y archivos, derivados del ejercicio de sus funciones, debidamente inventariados en el Formato Único de Inventario Documental expedido por el Archivo General de la Nación, adaptado, codificado y aprobado por el Sistema Integral de Gestión MECI- Calidad del Ministerio.

Se anexa Formato Único de Inventarío Documental con el Instructivo para su diligenciamiento.

Cordialmente,

LILIANA PÉREZ URIBE

Secretaria General

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (GD-FO-08)

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Escriba el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de la cual dependa la Oficina Productora

OFICINA PRODUCTORA. Debe escribir el nombre de la dependencia que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones

OBJETO. Se registrará la finalidad del inventario que puede ser: Transferencias Primarias (del archivo de gestión al archivo central), Inventario del Archivo de Gestión, fusión y/o Supresión de Dependencias, Valoración Fondos Acumulados, y <sic> Inventario Individual por vinculación, traslado, desvinculación.

NT NÚMERO DE TRANSFERENCIA. Este dato se diligenciará solamente en las transferencias primarias, de los archivos de gestión al archivo central, teniendo en cuenta las remisiones o envíos de documentos realizados en los años anteriores.

REGISTRO DE ENTRADA. Corresponde a la fecha en que se realiza una transferencia del archivo de gestión al archivo central.

NÚMERO DE CAJA. Debe consignar el número consecutivo de cada caja para transferir del archivo de gestión al archivo central.

NÚMERO DE ORDEN (número de carpeta). Anotar en forma consecutiva el número correspondiente a cada una de las carpetas descritas. Este campo se debe diligenciar en transferencias primarias, inventarios de los archivos de gestión y para inventarios individuales.

CÓDIGO. Debe registrarse el código que identifica a cada serie, subserie o asuntos relacionados, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de documentos de contenido homogéneo emanados o recibidos como consecuencia del ejercicio de las funciones específicas, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados (archivo central), las series o asuntos deben registrarse, en orden alfabético.

FECHAS EXTREMAS. Se registrará la fecha inicial y final de cada unidad de conservación, en números arábigos. En el caso de una sola fecha se anotará una sola vez.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se debe diligenciar en el inventario de Fondos Acumulados, en los inventarios de los archivos de gestión y en los inventarios individuales. Las unidades de conservación pueden ser T para tomo, C para carpeta, O Otros como AZ.

NÚMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

SOPORTE. Esta columna se utilizará para anotar soportes diferentes al papel: microfilmes (M), Videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), fotografías (F), etc.

FRECUENCIA DE CONSULTA. Se indicará si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de la información.

NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores, existencia de anexos, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías etc.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información, especificando programas de sistematización de la información.

ENTREGADO POR. Se escribirá el nombre, apellido, cargo y firma de la persona responsable de los documentos o archivos, así como la fecha en que realiza la entrega

Vo.Bo. JEFE OFICINA PRODUCTORA. Firmará el Director, Jefe de la Oficina o Coordinador de la dependencia.

RECIBIDO POR. Se registrará el nombre, apellido, cargo y firma de la persona que recibe la transferencia o el inventario, y la fecha.

UNIDAD ADMINISTRATIVA:____________________________________________                NT_______________

OFICINA PRODUCTORA: _____________________________________________

OBJETO: __________________________________________________________  REGISTRO DE ENTRADA___ ___ ___

DD  MM AA

ENTREGADO POR______________________________________ RECIBIDO POR_________________________

CARGO______________________________________________ ____ CARGO_______________________________

FIRMA_______________________________________________ ___ FIRMA________________________________

FECHA______________________________________________ ___ FECHA________________________________

Vo Be JEFE DE LA OFICINA PRODUCTORA____________________________________