CIRCULAR 102 DE 2013
(Noviembre 22)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Coordinadores Directivas Viceministerios |
| De: | Maria Margarita Salas Mejia |
| Asunto: | Cierre de Vigencia Fiscal 2013 |
Con el ánimo de atender las actividades para realizar el cierre de vigencia presupuestal y contable en forma oportuna y sin ningún traumatismo, me permito informar las fechas límites para el desarrollo de diferente procesos administrativos y financieros así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos. Pedidos recibidos después de esta fecha serán atendidos a partir del 8 de enero del 2014 | Diciembre 12 / 2013 |
| 2 | Expedición de Certificaciones de Bienes, Servicios y Obra publica | Diciembre 19 / 2013 |
| 3 | Recepción de solicitudes para Expedición de Certificados de disponibilidad presupuestal | Diciembre 20 / 2013 |
| 4 | Registro Presupuestal o compromisos presupuestales definitivos en SIIF II de actos administrativos (contratos, convenios, decretos, resoluciones de asignación de partidas al exterior y viáticos | Diciembre 27 / 2013 |
| 5 | Requerimiento de recursos para ser atendidos por Cajas Menores | Diciembre 19 / 2013 |
| 6 | Legalización definitiva de Cajas Menores | Diciembre 23 / 2013 |
| 7 | Pagos de las obligaciones de la vigencia 2013 tramitadas por la Coordinación de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC | Diciembre 26 / 2013 |
| 8 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos y ejecución del PAC de diciembre de 2013 | Diciembre 18/2013 |
| 9 | Negociación de moneda extranjera por parte de la Tesorería de Coordinación Financiera y de Servicio Exterior para atender pagos de: Viáticos, Menaje, Pasajes, Comisiones y Giros al Exterior | Diciembre 20/2013 |
PROCEDIMIENTOS VARIOS.
1. Legalización definitiva de Cajas Menores.
El Responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”
Se debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”
Presentar ante la Tesorería del Grupo Financiero y de Servicio Exterior, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.
Presentar ante la Coordinación de Cuenta por Pagar, la comunicación de la legalización, acompañada de los recibos de caja menor, el comprobante de ingreso, copia de la consignación a Fondos Comunes y cuadro resumen.
2. Liberación de saldos no ejecutados.
En caso de contratos o actos administrativos que presenten saldos no ejecutados, se debe anexar a más tardar el día 18 de diciembre de 2013, Certificado expedido por el interventor o el Acta de Liquidación del Acto Administrativo, donde se indique el monto del saldo a liberar.
Agradezco su compromiso con las fechas programadas, para de esta manera disponer del tiempo suficiente a fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2013.
Cordialmente,
MARIA MARGARITA SALAS MEJIA
Secretaria General
MARTHA INES MEJIA CAMPO/ ARAMINTA BELTRAN URREGO / 0240.0590.0000 - Instrucciones - instrucciones administrativas
