CIRCULAR 92 DE 2019
(Octubre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
PARA: XXXXXXXXXXXXXXX
DE: XXXXXXXXXXXXXXX
ASUNTO: CIERRE FINANCIERO DE VIGENCIA FISCAL 2019; MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna y sin ningún traumatismo, de la manera más atenta, me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción de solicitudes de comisiones de servicios funcionarios y contratistas en la Coordinación de Viáticos | Noviembre 29/2019 |
| 2 | Notificación de actos administrativos de comisión | Diciembre 13/2019 |
| 3 | Legalización comisiones de servicios | Diciembre 19/2019 |
| 4 | Pago de comisiones por parte de Tesorería a funcionarios | Diciembre 13/2019 |
| 5 | Recepción de solicitudes para expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal | Diciembre 10/2019 |
| 6 | Registro Presupuestal de Compromisos | Diciembre 16/2019 |
| 7 | Legalización definitiva de Cajas Menores | Diciembre 13/2019 |
| 8 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos del mes de diciembre de 2019 (las facturas o cuentas de cobro presentadas después de esta fecha quedaran en cuentas por pagar y su pago se efectuará en la vigencia de 2020) | Diciembre 13/2019 |
| 9 | Negociación de moneda extranjera por parte de la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio para atender pagos de: Viáticos, Menaje, Pasajes, Comisiones y Giros al Exterior | Diciembre 18/2019 |
| 10 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos. Pedidos recibidos después del 20 de diciembre de 2019 serán atendidos a partir del 10 de enero del 2020 | Diciembre 20/2019 |
| 11 | Pagos de las obligaciones de la vigencia 2019 tramitadas 11 por el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC | Diciembre 26/2019 |
PROCEDIMIENTOS VARIOS.
1. Pago a Contratistas
Para proceder al pago del mes de diciembre, los contratistas deben anexar, además de los documentos exigidos para el pago, el formato GA-FO-04 Solicitud de traslado o devolución de elementos (Aplica cuando el contratista termina labores con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Debe tener visto bueno del Coordinador de Almacén).
2. Legalización definitiva de Cajas Menores.
a. La Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar hará llegar vía correo electrónico los documentos que se deben presentar para la respectiva legalización y cierre definitivo de la caja menor.
b. El responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la Cuenta corriente asignada a su caja a la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No.XXXXX “
c. Debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. XXXXX”
d. Presentar ante la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.
e. Presentar ante el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar la comunicación de la legalización, acompañada de los documentos soportes de acuerdo con el procedimiento GF-PT-14 Creación legalización y reembolso de cajas menores.
3. Liberación de saldos no ejecutados
En caso de actos administrativos que presenten recursos que no van a ser ejecutados, se debe solicitar a más tardar el día 6 de diciembre de 2019 su liberación, esto mediante comunicación expedida por el supervisor/interventor donde se indique el monto del saldo a liberar. En caso de existir sobrantes y no sean informados, se ocasionará devolución de recursos a la Dirección Nacional del Tesoro y los mismos valores serán reducidos de las necesidades del área en la siguiente vigencia.
4. Legalización de avance viáticos.
El funcionario o contratista al que se le concede una comisión nacional o internacional deberá legalizarla ante la Coordinación de Tiquetes y Viáticos si es comisión nacional o en la Tesorería del Grupo interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio si es comisión internacional, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión.
En caso de que el funcionario o contratista tenga recursos sobrantes de comisiones nacionales debe realizar el reintegro antes de la vigencia a las siguientes coordenadas:
| Banco: | XXXXX |
| Beneficiario | XXXXX |
| Nit: | XXXXX |
| Cuenta No | XXXXX |
| Tipo de Cuenta | XXXXX |
Es pertinente anotar que los cumplimientos de los plazos indicados en la presente circular son imperativos, razón por la cual agradecemos su compromiso con las fechas aquí estipuladas, ya que el incumplimiento a las fechas dará lugar a:
- No pago de obligaciones y compromisos dentro de la vigencia 2019.
- Imposibilidad de cierre presupuestal de las cajas menores y la aplicación de reintegros y deducciones.
- Solicitud de vigencias expiradas.
- Procesos administrativos de control interno y/o disciplinario
CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
