CIRCULAR 67 DE 2016
(noviembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Cancilleria Interna Personal Interno Coordinadores Directivo Viceministerios |
| De: | Araminta del Rosario Beltran Urrego |
| Asunto: | Cierre de Vigencia Fiscal 2016 |
Con el ánimo de atender las actividades para realizar el cierre de vigencia financiera y contable en forma oportuna y sin ningún traumatismo, me permito informar las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos. Pedidos recibidos después de esta fecha serán atendidos a partir del 12 de enero del 2017 | Diciembre 20 / 2016 |
| 2 | Recepción de solicitudes para Expedición de Certificados de disponibilidad presupuestal | Diciembre 16 / 2016 |
| 3 | Legalización definitiva de Cajas Menores | Diciembre 16 / 2016 |
| 4 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos y ejecución del PAC de diciembre de 2016 | Diciembre 16 / 2016 |
| 5 | Negociación de moneda extranjera por parte de la Tesorería de Coordinación Financiera y de Servicio Exterior para atender pagos de: Viáticos, Menaje, Pasajes, Comisiones y Giros al Exterior | Diciembre 19 / 2016 |
| 6 | Registro Presupuestal de compromisos presupuestales | Diciembre 23 / 2016 |
| 7 | Pagos de las obligaciones de la vigencia 2016 tramitadas por la Coordinación de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC | Diciembre 28 / 2016 |
PROCEDIMIENTOS VARIOS.
1. Pago a Contratistas
Para proceder al pago del mes de diciembre los contratistas que prestan sus servicios en el Ministerio deben anexar además de los documentos exigidos para el pago, la presentación del inventario físico a su cargo previo visto bueno de la Coordinación del Almacén General.
2. Legalización definitiva de Cajas Menores.
a. El Responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”
b. Se debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente “Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019”
c. Presentar ante la Tesorería del Grupo Financiero y de Servicio Exterior, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.
d. Presentar ante la Coordinación de Cuenta por Pagar, la comunicación de la legalización, acompañada de los recibos de caja menor, el comprobante de ingreso, copia de la consignación a Fondos Comunes y cuadro resumen.
3. Liberación de saldos no ejecutados.
En caso de contratos o actos administrativos que presenten saldos no ejecutados, se debe anexar a más tardar el día 23 de diciembre de 2016, el certificado expedido por el interventor o el Acta de Liquidación del Acto Administrativo, donde se indique el monto del saldo a liberar Agradezco su compromiso con las fechas programadas, para de esta manera disponer del tiempo suficiente a fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2016
Cordialmente,
ARAMINTA DEL ROSARIO BELTRAN URREGO
Secretaria General Encargada
