CIRCULAR C-DSG-DIAF-25-000065 DE 2025
(agosto 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá
| Para: | Supervisores de contratos |
| De: | Elvira de las Mercedes Sanabria Salazar |
| Asunto: | Recordatorio de las obligaciones y responsabilidades en la supervisión de contratos y la validación de cuentas de cobro |
En atención a la normativa vigente en materia de gestión contractual y con el propósito de fortalecer las buenas prácticas institucionales, se recuerda a todos los supervisores de contratos que, en su calidad de servidores públicos, tienen el deber legal y ético de ejercer una supervisión integral sobre la ejecución del objeto contractual, abarcando los aspectos técnicos, administrativos, financieros y jurídicos.
Durante el proceso de validación y certificación de cuentas de cobro, el supervisor debe:
- Verificar que las actividades, productos o entregables hayan sido ejecutados conforme a las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad pactadas contractualmente.
- Constatar que los informes presentados reflejen de manera fidedigna el estado de avance del contrato.
- Corroborar que la cuenta de cobro esté debidamente soportada con la documentación técnica, administrativa y financiera exigida.
- Confirmar que los pagos solicitados correspondan a lo efectivamente ejecutado y que se encuentren cumplidas las obligaciones parafiscales y de seguridad social, cuando aplique.
Se enfatiza que la firma de la constancia de cumplimiento no constituye un mero trámite administrativo, sino una manifestación expresa de que el supervisor ha ejercido su función de verificación con la debida diligencia. El incumplimiento de estas responsabilidades puede acarrear consecuencias disciplinarias, administrativas y fiscales. En particular, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) tipifica como falta gravísima la certificación de cumplimiento de una obligación contractual no ejecutada a cabalidad, lo cual puede conllevar sanciones que incluyen la destitución e inhabilidad para ejercer cargos públicos. Asimismo, la omisión de funciones que genere detrimento al patrimonio público puede dar lugar a procesos de responsabilidad fiscal.
En consecuencia, se exhorta a todos los supervisores a ejercer sus funciones con rigor técnico, transparencia y responsabilidad, garantizando la correcta ejecución de los contratos bajo su supervisión.
Atentamente,
ELVIRA DE LAS MERCEDES SANABRIA SALAZAR
Secretaría General
