CIRCULAR 64 DE 2021
(mayo 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | EMBAJADAS Y DELEGACIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA |
| ASUNTO: | Descongestión de Archivos en Embajadas y Delegaciones |
En cumplimiento a la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos y con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en las Embajadas y Delegaciones, me permito dar a conocer los lineamientos para tener en cuenta en el proceso de eliminación y conservación total de documentos, según las Tablas de Retención Documental TRD.
Por lo anterior, solicito seguir las siguientes indicaciones:
1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión:
De acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión, según las Tablas de Retención Documental de las Embajadas y Delegaciones, y teniendo en cuenta que el trámite de los documentos haya culminado, se debe efectuar la eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y /o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan:
| Código Series y subseries para eliminar | Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2020 | |
| Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| 408.1.141 | Actas de asunción de funciones | Eliminar hasta el 2015 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en las historias laborales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
| 408.1.104 | Actas de eliminación de documentos | Eliminar hasta el 2017 (cuando aplique) | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
| 408.1.143 | Actas de recibo y entrega de bienes | Eliminar hasta el 2010 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
| 408.514 | Cuadros estadísticos de actuaciones consulares | Eliminar hasta el 2017 (cuando aplique) | N/A | Esta serie documental desaparece de la TRD, debido a que este tema es propio de los consulados y las secciones consulares. |
| 408.1054 | Legalización nóminas | Eliminar hasta el año 2017 (cuando aplique) | Para los documentos a partir de 2018, cambia la denominación por 34.263 Informes de Legalización de Nomina. Actualmente se encuentra en trámite el ajuste a la Tabla de Retención Documental, para que las planillas de nómina firmadas por los funcionarios no sean eliminadas y se conserven totalmente. | |
| 408.1055 | Legalización de alta y bajas | Eliminar hasta el año 2017 (cuando aplique) | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
| 408.137 | Contratos | Eliminar hasta el año 2000 | Los originales de estos documentos se deben conservar en el Consulado hasta la finalización del contrato, a partir del año 2018, los contratos pasan a ser una subserie denominada Contratos de las Embajadas y Delegaciones. Actualmente se encuentra en trámite el ajuste a la Tabla de Retención Documental. Por lo anterior no deben enviarse al archivo central. | |
| 538.875.151 | Cartas rogatorias | Eliminar hasta el año 2015 | N/A | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en los procesos judiciales a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Consulares, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.877 | Asuntos multilaterales | Eliminar hasta el año 2017 (cuando aplique) | Series documentales que se agrupan en la nueva TRD como 34.392 Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior y aplica para los documentos de 2018 en adelante. Actualmente se encuentra en trámite el ajuste a la Tabla de Retención Documental. Por lo anterior no deben enviarse al archivo central. | |
| 538.934 | Dirección geográfica correspondiente | |||
| 538.27 | Asuntos culturales | |||
| 538.935 | Protocolo | |||
| 538.935.152 | Visas diplomáticas | Eliminar hasta el año 2017 (cuando aplique) | N/A | Los originales de las solicitudes de visas diplomáticas deben ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección de Protocolo, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 540.208 | Documentos relacionados con la Organización de Cooperación de Desarrollo Económico OCDE | Eliminar hasta el año 2015 | N/A | A partir del 1 de enero de 2018 los documentos se archivarán bajo la subserie documental 34.392 Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior. Actualmente se encuentra en trámite el ajuste a la Tabla de Retención Documental. Por lo anterior no deben enviarse al archivo central. |
| 538.941.159 | Negociación de convenciones y declaraciones | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.941.160 | Presupuesto | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.941.161 | Candidaturas | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.941.162 | Cuotas | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Los originales de estos documentos deben ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.941.164 | Reuniones: Temas de agenda y de actividades del organismo | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Subseries documentales que se agrupan en la nueva TRD como 34.392 Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior y aplica para los documentos de 2018 en adelante. Actualmente se encuentra en trámite el ajuste a la Tabla de Retención Documental. Por lo anterior no deben enviarse al archivo central. |
| 538.186 | Organización de las Naciones Unidas ONU | N/A | Eliminar hasta el año 2015 | Cambia la denominación por 65.173 Solicitudes de Información y aplica para los documentos de 2018 en adelante. Corresponde a las comunicaciones y solicitudes de información de Misiones acreditadas en el país sede y de la Organización de las Naciones Unidas, que se archivan de manera independiente. |
| 538.186.166 | Secretaría General de la Organización de las Naciones Unidas ONU | |||
| 538.943 | Delegaciones y misiones acreditadas en el País sede | |||
| 408.546 | Escrituras inmuebles | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total, teniendo en cuenta que los originales se encuentran en la Dirección Administrativa y Financiera, es posible realizar la eliminación de estos documentos siempre y cuando la propiedad ya haya sido vendida, de no ser así se puede conservar las copias de las escrituras, identificadas como documentos de apoyo. |
| 408.565 | Hojas de vida de vehículo | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total. Es posible realizar la eliminación de estos documentos con fecha de 2017 hacia atrás, siempre y cuando el vehículo ya haya sido vendido o en caso de siniestro. Los documentos del año 2018 en adelante se deben archivar en la subserie 31.154 Historiales de Vehículos. |
| 22.741 | Contratos de Personal Local | N/A | N/A | Los documentos que pertenecen a esta subserie documental deben organizarse según lo establecido en la Circular C-DSG-GNM-20-000095 Digitalización documentos contratos laborales locales, los documentos en papel se deben conservar en carpetas independientes por local por 100 años como se indica en la Tabla de Retención Documental. |
Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014.
A su vez, los documentos que se generen a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental aprobada con acta del 23 de noviembre de 2020 y publicada en https://www.cancilleria.gov.co/tablas-retencion-documental-convalidacion-2021
En cuanto al proceso de eliminación documental, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental e incluyendo los documentos de apoyo, deben ser eliminados previo diligenciamiento del Formato de Eliminación Documental GD-FO-26.
Recuerde descargar el formato del Sistema Maestro en su última versión, diligencie y envié para revisión del Grupo Interno de Trabajo de Archivo, una vez aprobado proceder con las firmas y envió de la imagen a través de correo electrónico al funcionario encargado. Adicionalmente el documento original deberá ser enviado a través de la valija diplomática. A partir de este momento se podrá proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora.
2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Embajadas y Delegaciones:
Con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería, la cual pretende reducir gradualmente los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, se aclara que, para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas.
| Código Series y subseries para conservar | Series y subseries para conservar | TRD 2014* | TRD 2020 |
| Conservación total en: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | ||
| Embajadas | Delegaciones | ||
| 408.750 | Consecutivo de comunicaciones externas | Conservación total (permanente) | Cambia la denominación por Consecutivo de Correspondencia Enviada, cambia el tiempo de retención y procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. |
3. Documentos que deben ser transferidos al Grupo Interno de Trabajo de Archivo:
Los documentos para transferir en la presente vigencia corresponden a 2020 y deben ser registrados por carpeta, con los códigos de la TRD de 23 de noviembre de 2020, en el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08) que encuentra publicado en el Sistema Maestro, el cual cuenta con instrucciones de diligenciamiento en la hoja dos (2). Fecha límite para el envío, 30 de septiembre de 2021.
| Código Series y subseries para transferir | Series y subseries para transferencia primaria | TRD Vigente | Observaciones |
| Años por transferir en: | |||
| Embajadas | Delegaciones | ||
| 34.224 | Informe de cuentas en el exterior | Transferir hasta el año 2020 | Facturas y/o soportes originales, organizados por concepto del gasto y extractos bancarios; tanto por moneda local como por moneda de giro. Estos documentos deben remitirse organizados por mes y por fecha. |
| 34.371 | Informe gastos de representación | Transferir hasta el año 2020 | Facturas y/o soportes originales. Estos documentos deben remitirse organizados por mes y por fecha. |
4. Inventario documental del archivo de gestión:
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, por tal razón, se solicita, ponerse al día con este compromiso y mantener actualizado en el enlace correspondiente a la Embajada y Delegación en Share Point, el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08) en archivo Excel, registrando el total de las carpetas que conforman el archivo de gestión, lo anterior atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.
Así mismo, el Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, de las funcionarias Fanny Margoth Torres Baquero, Natalia Muñoz Gómez e Hivon Maritza Sanabria.
Finalmente, es importante recordar que la documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental que corresponda y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, como se indica en la Circular No. C-DIAF-GACAF-20-000017 Lineamientos para la Administración de Documentos Electrónicos.
NOTA: Enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo “únicamente” los documentos físicos que se indican en el numeral 3 de esta Circular. Lo anterior, en observancia de las medidas de austeridad establecidas por el Gobierno Nacional. En caso de inquietudes u observaciones, al respecto; el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, brindará el apoyo a que haya lugar.
De otra parte, se aclara que, no deben transferirse fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, incluidas las facturas electrónicas; con excepción de los originales de las facturas mencionadas en el numeral 3, que fueron cargados en el aplicativo SISE.
Es de tener en cuenta que los documentos que no se encuentren en las series y/o subseries documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de valija y su eliminación es discrecional.
Cordialmente,
CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
