Circular 62 de 2023 MRE

CIRCULAR 62 DE 2023

(noviembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C., 16 de noviembre de 2023

Respetados funcionarios;

El cierre fiscal y presupuestal 2023, hace necesaria la adopción de medidas que permitan garantizar que todas las acreencias laborales, prestaciones sociales, novedades de personal, seguridad social y parafiscal, viáticos y pasajes sean tramitados oportunamente antes del 31 de diciembre del presente año, por lo que se requiere su colaboración a fin que toda novedad que impacta la nómina, como el proceso financiero y contable tanto del Ministerio como del Fondo Rotatorio, se reporten conforme a los lineamientos de obligatorio cumplimiento que se señalan a continuación:

Los funcionarios que por motivos personales presenten renuncia a su cargo y lo hagan posterior al 7 de diciembre, la misma le será aceptada con fecha 2 de enero de 2024, a fin de evitar el pago de prestaciones sociales bajo el concepto de vigencias expiradas.

Se informa a todos los funcionarios que bajo ningún motivo se interrumpirán, ni aplazarán vacaciones concedidas para su disfrute en el mes de diciembre de 2023 y enero de 2024, teniendo en cuenta que el pago les fue realizado anticipadamente en los meses de noviembre y diciembre de 2023, respectivamente.

Las medidas adoptadas de carácter obligatorio buscan permitir un cierre adecuado y ordenado en materia salarial y prestacional, mitigando traumatismos y desgastes administrativos, así como para que financieramente se constituyan las cuentas por pagar de forma oportuna, por cuanto la coordinación de nómina debe garantizar la entrega de la información a la Dirección Administrativa y Financiera, así como la Coordinación de Viáticos, como de Prestaciones Sociales puedan generar los actos administrativos que por competencia les corresponde, por cuanto aquellas novedades reportadas extemporáneamente, ocasionan presupuestalmente su reconocimiento para pago bajo el concepto de vigencias expiradas en fa vigencia del año 2024, circunstancia que genera investigaciones disciplinarias y fiscales para los funcionarios que omitan su reporte oportuno.

Las fechas límites señaladas para el reporte de las novedades que impactan la nómina, generará el reconocimiento oportuno como de su pago, y con ello minimizando la generación de nóminas adicionales, excepto las que corresponde al reconocimiento de prestaciones sociales por funcionarios retirados del Ministerio al 31 de diciembre.

En relación con los encargos y designaciones que se generen como consecuencia de los turnos de fin de año, sin excepción el 7 de diciembre deben ser informados los funcionarios que ejercerán las funciones mientras los titulares gozan del descanso correspondiente, sobre lo cual, al tratarse de asignación de funciones mientras se da el turno respectivo, dichos encargos no generan reconocimiento económico alguno.

Se recomienda a todos los funcionarios que están en proceso de retiro del Ministerio, que una vez se produzca dicha circunstancia, a sus correos personales que hayan informado, les será notificadas sus prestaciones sociales para posterior pago.

HORAS EXTRAS

Con el fin de garantizar el reconocimiento y pago dentro de la vigencia 2024, de todas las horas extras, como de tiempo compensatorio encaso que el gobierno nacional autorice su pago, se solicita a todos los jefes y coordinadores, reportar las planillas de horas extras generadas durante el periodo comprendido del 1 al 12 de diciembre, reportar el día 13 de diciembre las mismas.

Así mismo, ningún funcionario distinto a personal de conductores y secretarias del señor Ministro, Viceministros, como Secretario General, Jefe de Gabinete, no podrán generar horas extras a partir del 13 de diciembre, hasta que se produzca la autorización que corresponda en 2024.

COMISIONES DE SERVICIOS

Con el fin de dar trámite oportuno a las Comisiones de Servicio del mes de diciembre de 2023, la fecha límite para radicar las solicitudes de comisión en la Dirección de Talento Humano será máximo hasta el 30 de noviembre de 2023, en donde se debe informar los funcionarios que deben ser encargados mientras se surte dichas comisiones, sobre las cuales en apego a la austeridad del gasto, cada jefe que las solicite debe en apego a dicha austeridad asumir la responsabilidad de velar que las mismas son estrictamente necesarias, para lo cual se debe en el caso de comisiones internacionales verificar que en la Misión de destino se pueda suplir con funcionarios destacados en dicha Misión, o hacer uso de las herramientas tecnológicas a fin de evitar desplazamientos.

Durante diciembre soto serán aprobadas comisiones a llevarse a cabo únicamente en el periodo del 1 al 11 de dicho mes, tas cuales se deben legalizar máximo el 13 del mismo mes ante el GIT de Tiquetes y Viáticos. Por lo tanto, entre el 12 al 31 de diciembre no se tramitarán ningún tipo de comisiones.

En caso que el funcionario o contratista tenga recursos sobrantes de comisiones nacionales debe realizar el reintegro a la siguiente cuenta:

Cordialmente,

JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ
Secretario General