CIRCULAR 61 DE 2023
(noviembre 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C.,
| Para: | CANCILLERIA INTERNA-SUPERVISORES |
| De: | JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ |
| Asunto: | Lineamientos para los supervisores |
Respetados servidores,
Un cordial saludo, con el objetivo de recordar las obligaciones a cargo de los supervisores y en concordancia con la ley, el manual de contratación y la guía del supervisor del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se les solicita a todos los supervisores asignados que:
1. Para la liquidación de los contratos, en cumplimiento del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, deberán allegar al GIT de Licitaciones y Contratos, <el acta de liquidación de los contratos bajo su supervisión o actas de cierre, según el caso, con los vistos buenos de quien proyecta y revisa el documento en el área.
Los contratos celebrados en el año 2020 con plazo de ejecución diciembre del mismo año, debieron estar liquidados el 30 de junio del 2023. Como ya se cumplió el plazo máximo de liquidación se exhorta a todos los supervisores a que remitan la documentación al GIT de Licitaciones y contratos, recordando que, si no se cumple con lo anterior, se deberá reportar a la oficina de Control Interno Disciplinarlo.
2. De conformidad con el manual de contratación allegar los siguientes soportes, para realizar la respectiva revisión:
- El informe final del contratista (formato GC-FO-18).
- El informe final del supervisor o interventor (formato GC-FO-20),
acompañado de copia de las facturas.
- La certificación de estar al día en el Sistema de Segundad Social.
- La relación de pagos.
- Certificación de devolución o Inexistencia de rendimientos financieros.
- Certificación de devolución de saldos en caso de no ejecución de los recursos aportados.
- En caso de cambio de representación legal, deberá allegarse los documentos actualizados.
3. Enviar al GIT de Licitaciones y contratos la constancia de la publicación de los informes periódicos y finales en la plataforma del Secop II, de acuerdo con los plazos establecidos en el contrato firmado.
4. Es obligación del supervisor publicar y notificar al contratista las actas de cierre en la plataforma Secop II. También, deberá Informar y allegar los soportes del trámite al GIT de Licitaciones y contratos, para que repose en el expediente y se procederá al archivo de este.
Se recalca a los supervisores su deber de remitir a este GIT de Licitaciones y contratos las actas de liquidación de los Contratos o Convenios a su cargo, con los respectivos soportes dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización. Desde esta Coordinación esperamos se tomen las medidas necesarias para dar cumplimiento a los tiempos establecidos en la ley.
Atentamente,
JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMIREZ
Secretario General
