CIRCULAR 60 DE 2025
(julio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C., 24 de julio de 2025
| Para: | Planta Interna y Externa |
| De: | ELVIRA DE LAS MERCEDES SANABRIA SALAZAR Secretaría General Encargada |
| Asunto: | Tiempos para tener en cuenta para el trámite de Solicitud de Comisiones de Servicios y Desplazamientos nacionales e internacionales. |
Estimados(as) funcionarios(as),
En atención a las disposiciones vigentes para el trámite de comisiones de servicios y desplazamientos en el Sistema de Comisiones de Servicios - SICOS, en concordancia con la circular No. C-DSG-DITH-25-000049 y el procedimiento GH- PT-121, a continuación, señalamos los tiempos para tener en cuenta en la solicitud de reconocimiento de viáticos y transporte:
1. Al solicitar la comisión por primera (1ra) vez: Ingrese al SICOS desde la intranet del Ministerio con el usuario de red y contraseña de red.
2. Planee a más tardar el tercer (3er) día hábil del mes anterior a la realización de la comisión, requiriendo a su superior inmediato la consolidación de las comisiones de servicios y desplazamientos programados en el Plan Mensual a través de los formatos para planta interna, con el fin de remitirlo al correo solicitudcomisiones@cancilleria.qov.co
En el momento de no haber una planeación previa de la comisión, esta se denominará “extemporánea”, deberá justificarse la no presentación en el Plan Mensual y contará con revisión y visto bueno por las instancias directivas correspondientes.
3. Solicite con ocho (8) días hábiles antes de desplazarse al interior de Colombia su comisión programada y autorizada con anterioridad a su iniciación: A través del SICOS en el ¡cono de “Agregar solicitud / Comisión Nacional”, anexando la documentación requerida en formato PDF para llevar cabo el respectivo trámite.
4. Solicite con diez (10) días hábiles antes de desplazarse al exterior su comisión programada y autorizada con anterioridad a su iniciación: A través del SICOS en el ¡cono de “Agregar solicitud / Comisión Internacional”, anexando la certificación laboral, la invitación y agenda (en español) acorde al itinerario registrado en la solicitud.
5. Radique con antelación su solicitud de comisión de servicios y desplazamientos en el SICOS, en los tiempos señalados: Lo cual permitirá:
- Para solicitudes aprobadas en el plan mensual: A partir de la notificación enviada al comisionado(a) para que proceda a radicar la solicitud.
- Para solicitudes extemporáneas en los tiempos previstos en los numerales 3 y 4 a la fecha al inicio de la comisión de servicios, de lo contrario no se podrá tramitar ante las instancias requeridas.
6. Valide antes de salir a comisionar: Cuando solicite tiquetes aéreos, verifique que cumplan con las especificaciones requeridas por la comisión una vez sean expedidos, así como con el acto administrativo visualizado en la pestaña de anexos.
7. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al realizar su desplazamiento de la comisión de servicios: El comisionado deberá presentar la legalización de la comisión ante el GIT de Tiquetes y Viáticos, por medio del SICOS en la opción ''Agregar solicitud / Legalización de Comisión”, lo siguiente:
- Acto administrativo con el cual se le confirió la comisión de servicios y desplazamientos.
- Informe ejecutivo de la comisión de servicios realizada: Diligenciado la entrega de productos (si aplica), la relación de actividades realizadas, el detalle de los eventos a los que participo, sus compromisos establecidos y el minuto a minuto de la agenda desarrollada de acuerdo con lo presentado en la solicitud de comisión.
- Diligenciamiento del formato DP-FO-137, cuando la comisión o desplazamiento haya tenido como propósito la realización de un consulado móvil.
- Pasabordos o certificado de la aerolínea, en los casos que corresponda (aplica para contratistas, personal local y externos).
- Facturas o soporte de pago de transporte terrestre o marítimo: Debe contar con la información del comisionado y aplicar las normas tributarias adaptables en Colombia.
Para comisiones al interior de Colombia: debe presentarse factura electrónica a nombre del comisionado o contratista, con fecha, trayecto y valor.
Para comisiones al exterior: se debe aportar la factura con traducción simple al español, a nombre del comisionado, contratista o personal local, con fecha, trayecto y valor en dólares estadounidenses (USD).
- Información bancaria en el formato GF-FO-126 para pago en pesos colombianos, o el formato GF-FO-127 para pago en dólares.
Para planta interna, los pagos se realizarán directamente a la cuenta de nómina registrada; para contratistas, a la cuenta registrada para el pago de honorarios.
Tras la verificación, esto permitirá radicar la solicitud de pago ante la Dirección Administrativa y Financiera.
Se solicita cumplir estrictamente con la presente directriz, cuya inobservancia puede derivar en la no autorización de la novedad administrativa.
Atentamente,
ELVIRA DE LAS MERCEDES SANABRIA SALAZAR
Secretaría General Encargada.
