CIRCULAR 49 DE 2023
(octubre 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| PARA: | Embajadores Jefes de Misión Cónsules |
| DE: | JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ Secretario General |
ASUNTO: Responsabilidad de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en los procesos contractuales en el exterior.
Respetados funcionarios,
De manera atenta me permito recordarles que conforme a lo establecido en el segundo párrafo del artículo 26 de la Resolución 1134 de 2022 “Por la cual se reglamenta la planeación, asignación, y ejecución de recursos, así como la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la Resolución 0289 de 2020":
“Los jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Delegaciones Permanentes, y Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el exterior son los Ordenadores del gasto y responsables de solicitar las partidas a la Dirección Administrativa y Financiera, así como ejecutarlos recursos para la consecución de bienes y servicios que garanticen el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior. También son los encargados de adelantar los procesos contractuales (celebrar, terminar, adicionar o prorrogar) y supervisar los contratos en representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, observando en todo momento los requerimientos normativos propios de la Legislación de cada país." (negrita y subrayado fuera de texto).
Por lo anterior, y a fin de evitar un daño antijurídico, agradecemos verificar que, en los contratos que hayan suscrito las dependencias a su cargo, la supervisión de los mismos esté únicamente en cabeza de los “jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Delegaciones Permanentes, y Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el exterior", dado que la misma no puede estar en cabeza de ninguna otra dependencia de esta entidad, conforme a la mencionada norma. De no ser así, agradecemos adelantar las acciones correspondientes para corregir esta situación en los contratos ya suscritos y tener presente lo anterior en los contratos que vayan a suscribir.
Es de anotar que, dado que la responsabilidad contractual recae en los jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Delegaciones Permanentes, y Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, en casos como los contratos de los Multiplicadores de Colombia Nos Une, son dichos Jefes quienes están llamados a tomar la decisión sobre la celebración, terminación, adición o prorroga sobre los mismos.
Finalmente, y atendiendo un concepto de la Oficina Asesora Jurídica Interna sobre el tema, en los contratos que se celebren se deben identificar o nombrar, de forma correcta, a la entidad contratante. Lo anterior dada la diversidad identificada por el G.I.T. de Control Interno, respecto de la forma en que se identifica la misión diplomática o la oficina consular en el contrato. Por lo anterior, el encabezado estándar que debe seguirse es:
(NOMBRE DEL(A) JEFE), (CARGO - describe la calidad en que lo suscribe), (MENCIÓN AL ACTA DE POSESIÓN), (DOMICILIO), en nombre y representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
_______________ , Embajador/Cónsul de Colombia en _____________, posesionado mediante acta No.________ , domiciliado en __________ en nombre y representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Agradezco de antemano dar cumplimiento a la mencionada normativa y a las solicitudes contenida en la presente circular.
Atentamente,
JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ
Secretario General
