CIRCULAR 36 DE 2018
(Enero 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | EMBAJADAS EN EL EXTERIOR |
| DE: | ADRIANA MENDOZA AGUDELO |
| ASUNTO: | Plan de Promoción de Colombia en el Exterior 2018 |
Estimados Embajadores:
Con el fin de hacer más eficientes los procesos de asignación y reasignación de recursos para la ejecución de los Planes de Acción Cultural 2018 de las Embajadas de Colombia en el exterior se han establecido tres periodos de ejecución de recursos:
PERIODO 1: Entre el 01 de enero y el 30 de junio
PERIODO 2: Entre el 01 de julio y el 30 de septiembre
PERIODO 3: Entre 01 de octubre y el 31 de diciembre
El Comité del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior asignó los recursos necesarios para la ejecución de las actividades del PERIODO 1 mediante el Acta 12 del 29 de diciembre de 2017 y el Acta 1 del 10 de enero de 2018.
Las modificaciones, asignaciones y reasignaciones de recursos para la ejecución de los Planes de Acción Cultural en el 2018 se realizarán bajo el siguiente cronograma:
| PERIODO DE EJECUCIÓN | PLAZO RECEPCIÓN DE SOLICITUDES | FECHA DE REUNIÓN DEL COMITÉ |
| PERIODO 2 | 18 de mayo | Cuarta semana de mayo |
| PERIODO 3 | 24 de agosto | Quinta semana de agosto |
Para someter a consideración del Comité del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior las modificaciones, asignaciones y reasignaciones para los periodos previamente anunciados es necesario que las Embajadas hayan cumplido los siguientes requisitos:
1. Boletines de las actividades ejecutadas en el periodo anterior publicados en la página de la Embajada.
2. Informes trimestrales remitidos oportunamente a la Dirección de Asuntos Culturales con el reporte de actividades ejecutadas en el periodo anterior, así como de las actividades pendientes por realizar en el periodo siguiente con toda la información de realización confirmada.
3. Relaciones de gastos de las actividades ejecutadas en el periodo anterior debidamente legalizados en el Sistema de información de Servicios al Exterior (SISE).
4. Reintegros efectuados de los recursos sobrantes de la realización de las actividades del periodo anterior y memorando informando a la Dirección de Asuntos Culturales al respecto o memorando de solicitud de reasignación de recursos sobrantes remitido con la debida justificación de la modificación, así como los formatos DP-FO-151 y DP-FO-121 actualizados.
Al respecto, me permito aclarar que las modificaciones, asignaciones y reasignaciones de recursos a los que hace referencia la presente circular corresponde a los recursos asignados para la ejecución de las actividades de Acción Cultural dado que los recursos sobrantes de la ejecución de acciones relacionadas con la iniciativa de Diplomacia Deportiva y Cultural y con la promoción cultural de Colombia a través de la enseñanza del español deben ser reintegrados.
Finalmente, deseo poner a su entera disposición el acompañamiento y la asesoría permanentes de la Dirección de Asuntos Culturales -Coordinación de Acción Cultural- y reiterar la importancia de hacer del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior una herramienta fundamental para el logro de los objetivos de la política exterior del Estado colombiano.
ADRIANA MENDOZA AGUDELO
Viceministra de Asuntos Multilaterales
