CIRCULAR 25 DE 2016
(marzo 15)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Cancilleria Interna |
| De: | Luis Fernando Criales Gutierrez |
| Asunto: | Sistema de Videoconferencia |
El Ministerio de Relaciones Exteriores, bajo la coordinación de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, ha implementado una solución de Videoconferencia que permite a los funcionarios de la entidad realizar reuniones virtuales y procesos de capacitación continua, optimizando costos de desplazamiento y tiempo, ya que permite de forma concurrente, múltiples asistentes a una o diferentes reuniones.
Este sistema está compuesto por 3 salas de videoconferencia, ubicadas en el salón Indalecio Lievano, Salón Anexo López de Mesa y en la sede de la casa del Marques de Valdehoyos en Cartagena y una sala de Telepresencia, ubicada en el primer piso del Palacio de San Carlos.
Para el correcto uso de estas salas se deben tener en cuenta las siguientes directrices:
- La sala de Telepresencia será de uso exclusivo para reuniones de videoconferencias; esta sala tiene capacidad para dieciocho (18) asistentes y la administración de la misma está a cargo de la Coordinación de Servicios Tecnológicos.
- La reserva de la sala de Telepresencia y de la sala de videoconferencia del salón Anexo López de Mesa, deberá realizarse en la Intranet por el sistema de reservas de salas ingresando al siguiente link: http://reservasalon/default.aspx,indicando fecha, hora y cantidad de participantes a conectarse en la videoconferencia.
La reserva del salón Indalecio Lievano debe realizarse directamente con la secretaria del Despacho; una vez aprobada la reserva de la sala, se deberá registrar el caso en la Mesa de Ayuda solicitando el servicio de videoconferencia a través del siguiente link de la Intranet http://intranet.cancilleria.gov.co/Pages/Mesa-de-Ayuda1223-7129.aspx, informando la sala, fecha, hora y cantidad de participantes a conectarse en la videoconferencia.
- Le solicitamos realizar la reserva del servicio de videoconferencia tres (3) días hábiles antes de la reunión.
- Se recomienda no realizar videoconferencias que superen (20) conexiones simultáneas.
- Las videoconferencias deberán ser realizadas a través de esta solución, para garantizar la seguridad de la información transmitida en las mismas.
- Es importante hacer buen uso de los elementos y equipos de videoconferencia instalados en las salas.
Cordialmente,
LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ
Secretario General
