CIRCULAR 16 DE 2023
(marzo 27)
<Fuente de Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C.,
| PARA: | CANCILLERÍA INTERNA CANCILLERÍA EXTERNA DELEGACIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | JOSÉ ANTONIO SALAZAR SECRETARIO GENERAL |
| ASUNTO: | Políticas de uso para las conexiones a través de VPN (Virtual Prívate NetWork). |
Respetadas(os) servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Cordial saludo. Atendiendo la circular No. C-DSG-GBCSST-20-00006 con asunto presencialidad laboral, expedida el 28 de septiembre de 2022, en donde se establece que:
"...Los funcionarios tanto de planta interna y externa deberán desempeñar sus funciones de manera presencial en las instalaciones del Ministerio y de las Misiones en el exterior, durante ¡a totalidad de la jornada laboral, en el horario previsto en la resolución 3580 del 7 de mayo de 2018.
Sobre este punto, se exceptúa los funcionarios a quienes la Dirección de Talento Humano íes ha formalizado el teletrabajo a través de acto administrativo...”
La Dirección de Gestión de Información y Tecnología comunica que, actualmente el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dispone de las siguientes herramientas tecnológicas que permiten teletrabajar de forma remota:
A. HERRAMIENTAS COLABORATIVAS
Aplica para todos los funcionarios de Cancillería interna y Externa, se dispone de! servicio de Microsoft 365 a través de la web https://portal.office.com
En estos servicios se encuentran, entre otras, las siguientes herramientas:
1. Teams.
Permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.
Funcionalidades como:
- Chat
- Trabajar documentos en línea de forma colaborativa
- Opciones de guardar y compartir archivos
- Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo
- Videollamadas
- Compartir escritorio
Para uso y apropiación de esta herramienta puede consultar el siguiente Link: https://intranet.cancilieria.gov.co/tutoriaies
2. Correo electrónico (Outlook).
3. OneDrive.
A través de esta herramienta se puede almacenar la información en la nube, garantizando su disponibilidad y seguridad. La(s) carpeta(s) de los documentos del computador de uso institucional, deben estar cargados en OneDrive, que es el repositorio personal en la nube de cada funcionario, para poder acceder a ellos.
En caso de no contar con la información institucional en su OneDrive, solicite apoyo a mesa de ayuda en el siguiente link: https://mesadeayuda.cancílleria.qov,co/usdkv8/#j/login/ o consulte el tutoría! OneDrive, disponible en https://intranet.cancilieria.gov.co/tutoriales
B. SERVICIO DE VPN
El servicio de acceso remoto por VPN permite a los usuarios conectarse al equipo de la oficina, desde un sitio remoto a través de internet y posibilita la conexión a recursos informáticos disponibles sólo desde la red interna de la Cancillería.
Este servicio de VPN únicamente aplicará para aquellos funcionarios que requieran acceder a los sistemas de información que se encuentran conectados a la red interna de Cancillería, como los siguientes:
- Biblioteca Virtual de Tratados Internacionales
- Candidaturas, Cuotas y Contribuciones - C3
- Sistema de Gestión de Archivo
Por lo anterior, las conexiones VPN actualmente configuradas serán deshabilitadas a partir del 14 de abril de 2023.
De requerir este servicio deberá solicitarlo a través de un caso en Mesa de Ayuda adjuntando el formato IT-FO-Oll, el cual debe ser diligenciado y firmado por las partes que índica el mismo, y su aprobación dependerá de la evaluación que realice la Dirección de Gestión de Información y Tecnología.
Cordialmente,
JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ
Secretario General
