CIRCULAR 8 DE 2016
(enero 22)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Delegaciones en el Exterior Consulados en el Exterior Embajadas en el Exterior |
| De: | Luis Fernando Criales Gutierrez |
| Asunto: | Descongestión y Protección Archivos Embajadas, Delegaciones y Consulados. |
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos - y con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores en las Embajadas, Delegaciones y Consulados, de manera atenta se solicita la entrega de la siguiente información al Grupo Interno de Trabajo Archivo:
Acta de Eliminación Documental (Formato GD-FO-26), según la Tabla de Retención Documental, debidamente firmada por el jefe responsable de cada Misión Diplomática u Oficina Consular, en la fecha establecida en el cronograma anexo, el cual contiene el mes y la semana para cada caso.
Facturas originales y extractos bancarios correspondientes a la legalización de gastos de la vigencia 2015, relacionados en el Formato Único de Inventario Documental (Formato GD-FO-08), los cuales deben ser enviados a más tardar el 30 de abril de 2016.
La Dirección Administrativa y Financiera a través del Grupo Interno de Trabajo Archivo brindará la orientación necesaria para llevar a cabo el envío de la información. Para tal fin puede elevar sus consultas en los siguientes correos electrónicos:
adriana.guzman@cancilería.gov.co,
haydee.landinez@cancilleria.gov.co,
brayan.wilches@cancilleria.gov.co,
luis.rivera@cancilleria.gov.co,
hivon.sanabria@cancilleria.gov.co o las extensiones telefónicas 1635, 1269, 4181,4180 y 4055.
Es importante recordar que la documentación que se genera en el día a día debe estar clasificada de acuerdo a la Tabla de Retención Documental de Embajadas, Delegaciones y Consulados.
LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ
Secretario General
