RESOLUCIÓN 218 DE 2019

(enero 22)

Diario Oficial No. 50.875 de 22 de febrero 2019

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020>

Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se deroga la Resolución 9832 de 2018.

LA VICEMINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas por el numeral 3 del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2o del Decreto 20 de 1992, “por el cual se determina la naturaleza jurídica del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se asignan sus funciones” establece que las funciones del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, dentro de las cuales está la de proveer los recursos para la consecución de los bienes y servicios, que garanticen el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”, Capítulo 2 Disposiciones Especiales del Sistema de Compras y Contratación Pública, Sección 4 Aplicación de Acuerdos Comerciales, Incentivos, Contratación en el Exterior y con Organismos de Cooperación Subsección 3, “Contratos Ejecutados Fuera del Territorio Nacional”, artículo 2.2.1.2.4.3.1., es necesario que los procesos de contratación adelantados por las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior pueden acogerse a la normatividad del país receptor.

Que de acuerdo con lo señalado en los artículos 6o del Decreto 3357 de 2009 y en el artículo 8o del Decreto 2348 de 2014, los servidores que perciban gastos de representación presentarán un informe que incluya las actividades de representación desarrollados; así mismo, al finalizar cada vigencia reintegrarán los saldos no ejecutados.

Que de conformidad con los artículos 1o y 2o de la Resolución 5653 de 2018, “por la cual se deroga la Resolución número 9708 de 5 de diciembre de 2017 y se delegan otras funciones”, se faculta al Secretario General para la aprobación y firma de las resoluciones de asignación de partidas y al Director Administrativo y Financiero para ordenar el giro de las mismas.

Que de conformidad con el artículo 4o de la Resolución 5653 de 2018, “por la cual se deroga la Resolución número 9708 de 5 de diciembre de 2017 y se delegan otras funciones” se faculta a los Jefes de Misión Diplomática y Consular para ordenar el gasto, adelantar los procesos contractuales y supervisar contratos en representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Que todos los actos administrativos que afecten el presupuesto deberán contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo y Resolución de asignación, que garantice la existencia de apropiación para atender los gastos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible. El Jefe de Misión u Oficina Consular que incurra en esto, responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen.

Que mediante Resolución 7177 del 27 de agosto de 2018, se estableció un Comité de Inmuebles en el Exterior, con la finalidad de que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, puedan garantizar el uso eficiente y eficaz de los recursos asignados y dar aplicabilidad a las medidas de austeridad, en todo lo inherente a gastos por concepto de adquisición, alquiler y adecuación de inmuebles.

Que el Decreto 412 del 2 de marzo de 2018, estableció en su artículo 2o, que el Catálogo de Clasificación Presupuestal es el soporte de todos los sistemas de codificación de los diversos clasificadores presupuestales que se utilizan para definir todas las transacciones, inclusive las de gasto en los ciclos de programación, aprobación y ejecución del presupuesto.

Que mediante Resolución 0010 del 7 de marzo de 2018, emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se adoptó el nuevo Catálogo de Clasificación Presupuestal, toda vez que la anterior clasificación presupuestal requirió una actualización integral que la hiciera armónica con los estándares internacionales, respetando las necesidades actuales de información y mejorando la presentación del presupuesto.

Que se hace necesario derogar la Resolución 9832 de 2018, con el fin de garantizar que la ejecución de los recursos en las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior se lleve a cabo de conformidad con los principios presupuestales dictados por la normatividad vigente.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

PLANEACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PARTIDAS.

ARTÍCULO 1o. REGLAMENTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Reglaméntese la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior.

ARTÍCULO 2o. PLANEACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> La Dirección Administrativa y Financiera durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente y serán distribuidas de acuerdo con el Presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y conforme a las reducciones o modificaciones presupuestales que realice el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en los siguientes conceptos:

2.1 Activos fijos no clasificados como maquinaria y equipo

2.2 Maquinaria y equipo

2.3 Otros Activos fijos

2.4 Agricultura, silvicultura y productos de la pesca

2.5 Minerales, electricidad, gas y agua

2.6 Productos alimenticios, bebidas y textiles

2.7 Otros bienes transportables

2.8 Productos metálicos y paquetes de software

2.9 Servicios de alojamiento, servicios de suministro de comidas y bebidas; servicios de transporte; y servicios de distribución de electricidad, gas y agua

2.10 Servicios financieros y servicios conexos, servicios inmobiliarios y servicios de leasing

2.11 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción

2.12 Servicios para la comunidad, sociales y personales

2.13 Impuestos a favor de gobiernos extranjeros

Los insumos producto de lo dispuesto en el presente artículo servirán para la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano solicitará a las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente respecto de:

2.14 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción - Jurídica

2.15 Servicios para la comunidad, sociales y personales - Social

2.16 Fortalecimiento de la Oferta Institucional para la Vinculación y Atención de los Colombianos en el Exterior Nacional

2.17 Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores para la Atención de las Víctimas en el Exterior Nacional

2.18 Fondo Especial para las Migraciones

2.19 Implementación Ley 985 de 2005 sobre trata de Personas

La Dirección de Asuntos Culturales solicitará a las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior, su programación anual de actividades culturales para la siguiente vigencia respecto de:

2.20 Plan de Promoción de Colombia en el Exterior.

ARTÍCULO 3o. ASIGNACIÓN DE PARTIDAS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Las partidas se asignarán mediante resoluciones elaboradas por la Dirección Administrativa y Financiera y firmadas por la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores o a quien se le delegue la Representación Legal del Fondo Rotatorio. La responsabilidad frente a la ejecución de las partidas asignadas recae únicamente en los Jefes de Misión Diplomática u Oficina Consular, los cuales están delegados por el Ministro de Relaciones Exteriores para tal fin.

CAPÍTULO II.

CONCEPTO DEL GASTO.

ARTÍCULO 4o. REGISTRO DE GASTO. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, efectuarán los gastos con cargo a las partidas asignadas y los registrarán en cada rubro presupuestal y afectarán el presupuesto teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo al mismo rubro se cubrirán los demás gastos inherentes o accesorios.

ARTÍCULO 5o. RUBROS DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los rubros del gasto son:

5.1 Activos fijos no clasificados como maquinaria y equipo

5.2 Maquinaria y equipo

5.3 Otros Activos fijos

5.4 Agricultura, silvicultura y productos de la pesca

5.5 Minerales, electricidad, gas y agua

5.6 Productos alimenticios, bebidas y textiles

5.7 Otros bienes transportables

5.8 Productos metálicos y paquetes de software

5.9 Servicios de alojamiento, servicios de suministro de comidas y bebidas; servicios de transporte; y servicios de distribución de electricidad, gas y agua

5.10 Servicios financieros y servicios conexos, servicios inmobiliarios y servicios de leasing

5.11 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción

5.12 Servicios para la comunidad, sociales y personales

5.13 Impuestos a favor de gobiernos extranjeros

5.14 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción - Jurídica

5.15 Servicios para la comunidad, sociales y personales - Social

5.16 Fortalecimiento de la Infraestructura del Ministerio de Relaciones Exteriores para el Desarrollo de los procesos Misionales Nacional

5.17 Fortalecimiento de la Oferta Institucional para la Vinculación y Atención de los Colombianos en el Exterior Nacional

5.18 Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores para la Atención de las Víctimas en el Exterior Nacional

5.19 Fondo Especial para las Migraciones

5.20 Implementación Ley 985/05 sobre trata de personas

5.21 Plan de Promoción de Colombia en el Exterior.

ARTÍCULO 6o ACTIVOS FIJOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones para la adquisición de bienes tangibles o intangibles, que deben inventariarse y son necesarios para el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, los cuales se describen a continuación:

6.1. Activos fijos no clasificados como maquinaria y equipo: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que pueden inventariarse, por lo cual sus características deben incluirse en el SISE; este concepto se desagrega en los siguientes:

6.1.1. Muebles, instrumentos musicales, artículos de deporte y antigüedades: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero, tales como somieres, colchones, mobiliario y enseres que pueden inventariarse, por lo cual sus características deben incluirse en el SISE.

6.2. Maquinaria y equipo: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que pueden inventariarse, por lo cual sus características deben incluirse en el SISE; este concepto se desagrega en los siguientes:

6.2.1. Maquinaria para uso general: Adquisición de estufas, hornos, hieleras y otras máquinas para usos generales, con sus partes y sus piezas.

6.2.2. Maquinaria para usos especiales: Adquisición de máquinas, herramientas con sus partes, piezas y accesorios; aparatos de uso doméstico con sus partes y sus piezas como cafeteras eléctricas, licuadoras, exprimidores eléctricos y otra maquinaria para usos especiales con sus partes y sus piezas.

6.2.3. Maquinaria de oficina, contabilidad e informática: Adquisición de máquinas para oficina con sus partes y accesorios; maquinaria de informática con sus partes, piezas y accesorios (equipos necesarios para el debido funcionamient tecnológico de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior); que por ser sujeto de inventariarse, sus características deben incluirse en el SISE.

6.2.4. Maquinaria y aparatos eléctricos: Adquisición de pilas y baterías primarias; lámparas eléctricas; bombillos y otros equipos eléctricos con sus partes y sus piezas; cables aislados y cable de fibra óptica.

6.2.5. Equipo y aparatos de radio, televisión y comunicaciones: Adquisición de equipo de comunicaciones, televisión, cámaras digitales, teléfonos.

6.2.6. Equipo de transporte: Adquisición o reposición de vehículos oficiales para el correcto funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior; otro equipo de transporte con sus partes y sus piezas; por ser sujeto de inventariarse deben incluirse las características del bien en el SISE.

6.3. Otros activos fijos: Adquisición de paquetes y licencias de software, que pueden inventariarse, por lo cual sus características deben incluirse en el SISE; este concepto se desagrega en los siguientes:

6.3.1. Licencias de Software: Adquisición de paquetes y licencias de software.

PARÁGRAFO 1o. Los recursos para adquisición de maquinaria de informática y licencias de software, serán asignados de acuerdo con los requerimientos de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, previamente validadas por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, a través de un concepto técnico.

PARÁGRAFO 2o. La adquisición de los bienes señalados en el presente artículo, debe contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera, la cual deberá ser incluida como uno de los documentos soporte al registrar el gasto en el SISE.

ARTÍCULO 7o. MATERIALES Y SUMINISTROS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones para la adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungibles que no se deban inventariar y no sean objeto de devolución, los cuales se describen a continuación:

7.1. Agricultura, silvicultura y productos de la pesca: Adquisición de insumos agrícolas, necesario para el mantenimiento de los jardines en oficinas y Residencias Oficiales; este concepto se desagrega en los siguientes:

7.1.1. Productos de la agricultura y la horticultura: Adquisición de semillas, matas y tierra.

7.2. Minerales; electricidad, gas y agua: Adquisición de minerales; este concepto se desagrega en los siguientes:

7.2.1. Otros minerales: Adquisición de sal para derretir la nieve.

7.3. Productos alimenticios, bebidas y textiles: Adquisición de insumos de cafetería y elementos protocolarios; este concepto se desagrega en los siguientes:

7.3.1. Productos lácteos: Adquisición de crema para café.

7.3.2. Productos de molinería, almidones y productos derivados del almidón; otros productos alimenticios: Adquisición de azúcar, café, té y aromáticas.

7.3.3. Bebidas: Adquisición de agua mineral embotellada.

7.3.4. Artículos textiles: Adquisición de mantelería y servilletas para actos protocolarios.

Se prohíbe la adquisición de lencería con cargo a este concepto.

7.4. Otros bienes transportables: Adquisición de insumos y elementos para el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior; este concepto se desagrega en los siguientes:

7.4.1. Pasta o pulpa, papel y productos de papel; impresos y artículos relacionados:

Pago por suscripciones a diarios, revistas y publicaciones periódicas, sellos, libros de registros, cuadernos de notas, bloques para cartas, agendas, y otro artículos de escritorio, de papel o cartón; no incluye suscripciones a contenidos digitales.

7.4.2. Productos de hornos de coque, productos de refinación de petróleo y combustible nuclear: Adquisición de combustibles y lubricantes para el funcionamiento de las sedes y para los vehículos oficiales de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o por los cuales sea legalmente responsable.

El Embajador debe fijar el tope del consumo mensual de combustible para los vehículos oficiales de los Consulados en cada país, con excepción de los Consulados Generales Centrales.

7.4.3. Químicos básicos: Adquisición de abono, fertilizantes, fungicidas y pesticidas.

7.4.4. Otros productos químicos y fibras artificiales: Adquisición de desinfectante,suero fisiológico, material de curación (gasas, tiritas, vendas, esparadrapo), suero oral, productos farmacéuticos que correspondan con la legislación médica de cada país; jabón y productos para limpieza. Se excluye la adquisición de elementos de uso personal.

7.4.5. Productos de caucho y plástico: Adquisición de llantas de caucho y neumáticos para los vehículos oficiales o por los cuales sea legalmente responsable, y otros productos plásticos como mangueras y regaderas.

7.4.6. Vidrio y productos de vidrio y otros productos no metálicos: Adquisición de vidrios y productos de vidrio como vasos, vajillas, materas y cal para derretir la nieve. En caso de que por sus características y su valor las vajillas, se enmarquen

como bienes suntuarios y onerosos para las Misiones Diplomáticas, estas deberán ser objeto de inventario.

7.4.7. Otros bienes transportables: Adquisición de elementos de cafetería como filtros para cafetera.

7.5. Productos metálicos y paquetes de software: Adquisición de productos especiales para el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior; este concepto se desagrega en los siguientes:

7.5.1. Productos metálicos elaborados: Adquisición de cubiertos y bandejas. En caso de que por sus características y su valor, se enmarquen como bienes suntuarios y onerosos para las Misiones Diplomáticas, estos deberán ser objeto de inventario.

7.5.2. Maquinaria para usos especiales: Adquisición de tarjetas con bandas magnéticas o chip y dispositivos de almacenamiento.

7.5.3. Aparatos médicos, instrumentos ópticos y de precisión: Adquisición de jeringas, agujas y termómetro.

PARÁGRAFO 1o. Los gastos no especificados en el presente artículo deberán contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARÁGRAFO 2o. La adquisición de los productos metálicos elaborados, las vajillas y la maquinaria para usos especiales, señalados en el presente artículo, deberá contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera, la cual deberá ser incluida como uno de los documentos soporte al registrar el gasto en el SISE.

ARTÍCULO 8o. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones por concepto de prestación y suministro de servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, las cuales se describen a continuación:

8.1. Servicios de alojamiento, servicios de suministro de comidas y bebidas; servicios de transporte; y servicios de distribución de electricidad, gas y agua:

Este concepto se desagrega en los siguientes:

8.1.1. Alojamiento, servicios de suministros de comidas y bebidas: Pago del servicio de cafetería para la atención de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

Se prohíben los gastos por servicios de preparación de alimentos.

8.1.2. Servicios de transporte de carga: Pago del servicio de acarreo de elementos.

8.1.3. Servicios de apoyo al transporte: Pago del servicio de embalaje, parqueo de vehículos oficiales ocasionales y prestación del servicio de conductor para el Embajador, Jefe de Delegación, Cónsul General Central.

8.1.4. Servicios postales y de mensajería: Pago del servicio de mensajería y correo.

8.2. Servicios financieros y servicios conexos, servicios inmobiliarios y servicios de leasing: Este concepto se desagrega en los siguientes:

8.2.1. Servicios financieros y servicios conexos: Pago de servicios bancarios tales como: chequera, cuotas de manejo e intermediación bancaria y demás servicios bancarios que presenten costo; servicios de seguros de vehículos, servicios de seguros contra incendio, terremoto o sustracción, seguros equipos eléctricos, servicios de seguros generales de responsabilidad civil y servicios de leasing (arrendamiento financiero).

Los servicios de seguros corresponden al costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes, muebles e inmuebles, del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio y alquilados que así lo requieran. Estas pólizas deberán contemplar todos los riesgos y tener en cuenta las normas legales del país. Los Jefes de Misión Diplomática o de Oficina Consular de Colombia en el exterior deberán adoptar las medidas que estimen convenientes para garantizar que en caso de siniestro se reconozca la indemnizació pertinente.

Es responsabilidad del Jefe de Misión y Oficina Consular mantener en todo momento debidamente asegurados los bienes de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio o aquellos alquilados que así lo requieran. Se deberá adjuntar en el registro del gasto del SISE la póliza con su traducción simple al castellano en los casos que sea necesario. El pago de otros seguros no contemplados en las descripciones anteriores, debe contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

El gasto por servicio de datafono, deberá ser cubierto con cargo a los recursos provenientes de los recaudos consulares.

8.2.2. Servicios inmobiliarios: Pago de servicios de alquiler o arrendamiento con o sin opción de compra de bienes inmuebles (Oficinas, Residencia, Bodegas y Parqueaderos) y servicios de administración de inmuebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o aquellos alquilados que así lo requieran para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

No se contempla el pago de parqueaderos de visitantes o de vehículos de propiedad de personas jurídicas o naturales que presten sus servicios en las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

El Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular de Colombia en el exterior, deberá informar a la Dirección Administrativa y Financiera sobre los vencimientos de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, así como la intención de su prórroga, el incremento del canon de arrendamiento, renovación, novedades o suscripción de nuevo contrato, con una antelación de sesenta (60) días previos a la ocurrencia del hecho, mediante el diligenciamiento y envío del formato GF-FO 135, con el fin de ser presentado ante el Comité para Asuntos de Inmuebles en el Exterior.

8.2.3. Servicios de arrendamiento o alquiler sin operario: Pago de servicios de arrendamiento o alquiler de maquinaria y equipo sin operario y servicios de arrendamiento sin opción de compra de otros bienes para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

Así como el pago de alquiler de vehículo para las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, donde no se cuenta con vehículo oficial de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

El pago de otros arrendamientos de bienes muebles no contemplados en las descripciones anteriores, debe contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

El pago del alquiler de los vehículos utilizados en las visitas oficiales del Ministro de Relaciones Exteriores, Viceministros de Relaciones Exteriores, Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, Directores, Jefes de Oficina del Ministerio de Relaciones Exteriores y personalidades nacionales o internacionales, deberá contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

8.3. Servicios prestados a las empresas y servicios de producción: Este concepto se desagrega en los siguientes:

8.3.1. Servicios jurídicos: Pago de servicios jurídicos, asesoría jurídica y gastos notariales.

8.3.2. Otros servicios profesionales: Pago de servicios de consultoría en administración y servicios de gestión; servicios de tecnología de la información y otros servicios profesionales y técnicos (servicio de traducción escrita o simultánea, consecutiva o whisper) y correo electrónico.

8.3.3. Servicios de telecomunicaciones, transmisión y suministro de información:

Pago de servicios de telefonía y otras telecomunicaciones (alquiler de líneas, servicios de transmisión de información), servicios de telecomunicaciones a través de internet y servicios de agencias de noticias.

En el caso de la telefonía celular, asignada mediante resolución, el Embajador, Jefe de Delegación y Cónsul General Central debe fijar el tope de consumo mensual y a su vez el Embajador debe fijar el tope de consumo mensual para los consulados de cada país.

8.3.4. Servicios de soporte: Pago de servicios de vigilancia (seguridad y monitoreo de alarmas), servicios de aseo que se requiera para la conservación de los bienes muebles e inmuebles al servicio de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares (lavado de vidrios y fachadas), fumigación y servicios de mantenimiento, cuidado del paisaje (mantenimiento de piscinas, mantenimiento y cuidado de los jardines).

Bajo este concepto podrán pagarse el servicio de apoyo administrativo, en caso que el servicio no pueda ser prestado por personal de planta del Ministerio de Relaciones Exteriores o que se requieran conocimientos especializados; este gasto deberá contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

El personal que preste el servicio de vigilancia, debe desempeñar única y exclusivamente las funciones propias de este servicio.

8.3.5. Servicios de apoyo a la agricultura, la caza, la silvicultura, la pesca, la minería y los servicios públicos: Pago de servicios de distribución de electricidad, gas y agua.

8.3.6. Servicios de mantenimiento, reparación e instalación (excepto servicios de construcción): Pago de servicios de mantenimiento de maquinaria y equipo, servicios de mantenimiento y reparación de computadores y equipo periférico, servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo de transporte, servicios de mantenimiento y reparación de otra maquinaria y otro equipo (recarga de cartuchos, revisión y recarga de extintores), mantenimiento de equipos de comunicación), servicios de reparación de muebles y servicios de mantenimiento y reparación de otros bienes. Podrán incluirse bajo este concepto, el mantenimiento de sistemas de calefacción y aire acondicionado.

8.3.7. Otros servicios de fabricación; servicios de edición, impresión y reproducción, servicios de recuperación de materiales: Pago de servicios de impresión y escaneado.

Las erogaciones con cargo a este concepto quedan sujetas a las medidas de austeridad en el gasto, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

8.4. Servicios para la comunidad, sociales y personales: Este concepto se desagrega en los siguientes:

8.4.1. Servicios para el cuidado de la salud humana y servicios sociales: Pago de servicio de asesoría social.

8.4.2. Servicios de alcantarillado, recolección, tratamiento y disposición de desechos y otros servicios de saneamiento ambiental: Pago de servicios de alcantarillado, servicios de, tratamiento de aguas residuales y tanques sépticos, servicios de recolección tratamiento y disposición de desechos.

8.4.3. Otros servicios: Pago de servicios de lavado (alfombras, tapetes, banderas, manteles, servilletas protocolarias, cortinas y muebles), que se requieran para la conservación de los bienes muebles.

PARÁGRAFO 1o. El Pago de servicios no contemplados en las descripciones anteriores debe contar con previa autorización escrita por la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARÁGRAFO 2o. Los gastos señalados en el presente artículo que se constituyan como servicios recurrentes, deberán ser contratados a través de personas jurídicas.

PARÁGRAFO 3o. El servicio de horas extras para el personal contratado con cargo a los rubros señalados en la presente resolución; deberá contar con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera; lo cual estará sujeto a disponibilidad presupuestal.

ARTÍCULO 9o. IMPUESTOS A FAVOR DE GOBIERNOS EXTRANJEROS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones por concepto de impuestos o cualquier clase de tributos o contribuciones a que estén sujetas las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior, de acuerdo con la normatividad vigente de cada país.

ARTÍCULO 10. SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN - JURÍDICA Y SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD, SOCIALES Y PERSONALES - SOCIAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Las Oficinas Consulares de la República en cuya jurisdicción la comunidad colombiana existente estimada sea superior a diez mil (10.000) personas, deberán contratar profesionales especializados para prestar orientación y asistencia jurídica y/o social, a los connacionales que se encuentren en la respectiva circunscripción consular.

Cuando la comunidad colombiana existente estimada sea menor a diez mil (10.000) personas, y cuando las circunstancias lo requieran, y a solicitud del Cónsul respectivo y previo concepto favorable de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, se podrá contratar profesionales especializados para prestar orientación y asistencia jurídica y/o social, a los connacionales que se encuentren en la respectiva circunscripción consular.

Las solicitudes de las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior relacionadas con los contratos de asistencia jurídica y social, deberán efectuarse a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, quien lo someterá para aprobación del Comité creado para tal fin.

PARÁGRAFO. El registro de las partidas en el SISE por concepto de los servicios contenidos en el presente artículo, debe llevarse a cabo por los rubros “Servicios prestados a las empresas y servicios de producción - Jurídica”, cuando se trate de asesoría jurídica y “Servicios para la comunidad, sociales y personales - Social”, en el caso de asistencia social.

ARTÍCULO 11. FONDO ESPECIAL PARA LAS MIGRACIONES. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones destinadas a la atención y asistencia de los colombianos en el exterior en casos especiales de vulnerabilidad y por razones humanitarias. Así mismo, cuando se requiera protección inmediata a los connacionales, en casos como desastres naturales; catástrofes provocadas por el hombre en situaciones excepcionales en el estado receptor; ocasionada por acciones directas o indirectas de los gobiernos receptores, grupos políticos o terceros, entre ellos, guerras, desastres industriales, revueltas populares. Adicionalmente, las acciones encaminadas a la repatriación, búsqueda o localización de connacionales.

ARTÍCULO 12. IMPLEMENTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Ley 985 de 2005 Sobre trata de personas. Son las erogaciones para la protección y asistencia necesaria, con el fin de garantizar los Derechos Humanos de las víctimas y posibles víctimas de la trata de personas; en el caso de los colombianos en el exterior, salvaguardando su dignidad e integridad personal y con el fin de apoyar gestiones que se deban adelantar ante las autoridades del país extranjero.

ARTÍCULO 13. PLAN DE PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El Plan de Promoción de Colombia en el exterior, tiene como objeto desarrollar los convenios culturales y científicos vigentes; así como difundir y promocionar la imagen integral del país en el exterior en los aspectos políticos, económicos y socioculturales.

Las solicitudes de las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior, referentes al presente rubro, deberán efectuarse a la Dirección de Asuntos Culturales, quien lo someterá para aprobación del Comité creado para tal fin.

ARTÍCULO 14. FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA INSTITUCIONAL PARA LA VINCULACIÓN Y ATENCIÓN DE LOS COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones para vincular y hacer sujetos de políticas públicas a los colombianos en el exterior, a través de la consolidación y conformación de redes sociales transnacionales; la adecuación de servicios que respondan a sus necesidades, la interacción con la sociedad civil organizada; el apoyo institucional, tanto público como privado y la promoción de fortalecimiento de las asociaciones de colombianos en el exterior. Además de la construcción y seguimiento de la implementación de una política integral migratoria.

ARTÍCULO 15. FORTALECIMIENTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES PARA LA ATENCIÓN DE LAS VÍCTIMAS EN EL EXTERIOR NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones para desarrollar estrategias de socialización y sensibilización de la Ley de Víctimas. Así como realizar jornadas especiales; actividades para la difusión de la Ley de Víctimas; recibir las declaraciones en el exterior, fortalecer e implementar mecanismos de formación en las competencias para el desarrollo de las funciones consulares en lo relativo a la Ley 1448 de 2011.

ARTÍCULO 16. FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS MISIONALES NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Son las erogaciones por concepto de adquisición (compra de bienes inmuebles en el exterior para el funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el exterior. Para llevar a cabo la adquisición de los inmuebles debe cumplirse la normatividad y el procedimiento establecido para tal fin, en el Sistema Integrado de Gestión), adecuación, mantenimiento (Pago por obras, operaciones y cuidados necesarios para la conservación de un inmueble en buen estado o en una situación determinada para evitar su degradación) y dotación (Compra de bienes muebles para el buen funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior. Por ser sujeto de inventariarse debe incluirse las características de cada bien en el registro del gasto).

PARÁGRAFO. Las erogaciones de que trata el presente artículo serán asignadas de acuerdo con los requerimientos significativos de mantenimiento y dotación, teniendo en cuenta las necesidades de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República.

CAPÍTULO III.

REINTEGROS.

ARTÍCULO 17. RENDIMIENTO DEPÓSITOS BANCARIOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Rendimientos generados en las cuentas bancarias, cuando así se prevé en la normatividad vigente de cada país. Estos nuevos recursos no están incorporados al presupuesto nacional y en consecuencia es improcedente hacer uso de ellos, razón por la cual deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia respectiva.

ARTÍCULO 18. RECUPERACIÓN DE IMPUESTOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Debido a la condición diplomática y principio de la extraterritorialidad de la Misión u Oficina Consular de la República, en algunos países se devuelven los impuestos en diferentes periodos de tiempo. Cuando dichos periodos de tiempo no permiten la devolución dentro de la misma vigencia fiscal, estos recursos deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o al Ministerio de Relaciones Exteriores en el momento de su devolución.

Cuando el periodo de devolución de los impuestos este dentro de la misma vigencia fiscal de los gastos que los originaron, estos recursos deberán ser adicionados al rubro presupuestal que los originó, con el fin de ser utilizados por parte de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior.

De la recuperación de los impuestos será únicamente responsable el Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular de Colombia en el exterior.

ARTÍCULO 19. DEPÓSITO DE GARANTÍA. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> De acuerdo con la normatividad de cada país los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles prevén un depósito de garantía para los arreglos de los inmuebles ocasionados por el uso. En algunos casos no existirá la necesidad de utilizarlo o se presenta un sobrante una vez efectuados los arreglos al bien. En caso de existir sobrantes o no ser utilizado el depósito de garantía, deberá ser reintegrado al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en el momento de su devolución.

ARTÍCULO 20. SOBRANTES DE RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Cuando al finalizar la vigencia fiscal los recursos asignados y girados no fueron comprometidos, deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, en cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación y sus normas reglamentarias.

CAPÍTULO IV.

RENDICIÓN DE CUENTAS.

ARTÍCULO 21. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE SERVICIO AL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El Sistema de Información de Servicio al Exterior (en adelante SISE) es la herramienta oficial de rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

ARTÍCULO 22. RESOLUCIONES DE ASIGNACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Corresponde al acto administrativo que se emite, con el fin de asignar las partidas presupuestales. Los valores asignados mediante resolución serán registrados en el Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE). Las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior, no podrán comprometer partida alguna, sin resolución de asignación.

ARTÍCULO 23. EJECUCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Una vez incluida en el SISE la resolución de asignación, las Misiones Diplomáticas y Consulares, podrán registrar los gastos correspondientes a cada uno de los conceptos presupuestales, en cumplimiento de lo establecido en la presente resolución.

La información que se incluya en el campo de observaciones, con ocasión del registro de los gastos en el SISE, deberá proporcionar datos relevantes y precisos sobre el gasto, precisando objeto del gasto, proveedor y periodo facturado.

Los gastos podrán pagarse mediante: cheque, transferencia bancaria, débito automático o haciendo uso de tarjetas débito que estén a nombre de la Embajada o Consulado, y en casos excepcionales en efectivo. No deberán girarse cheques al portador ni realizar pagos con tarjetas de crédito personales.

Todos los contratos suscritos por las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior deberán estar vigentes, escanearlos y subirlos al SISE con el registro del primer gasto. Cada contrato deberá estar acompañado de su traducción simple al castellano, dentro de la traducción debe incluirse el objeto, vigencia, fecha de suscripción, duración y forma de pago del contrato.

ARTÍCULO 24. CONCILIACIÓN BANCARIA. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El libro de bancos del SISE se genera automáticamente tanto en moneda local como en la moneda de giro, de acuerdo con el tipo de movimiento que se seleccione y si existe diferencia con respecto al extracto bancario se deberá explicar la diferencia en la conciliación bancaria, la cual deberá ser elaborada de manera mensual tanto en moneda local como moneda de giro.

ARTÍCULO 25. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Es responsabilidad del Jefe de Misión Diplomática o Consular, elevarla solicitud de partidas y ejecutarlos recursos, que sean asignados. La Dirección Administrativa y Financiera será responsable de elaborar las resoluciones de asignación y ordenar el giro. El Secretario General será responsable de la firma de las resoluciones de asignación.

ARTÍCULO 26. OPORTUNIDAD. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Todas las operaciones deben estar registradas en el Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE), en forma diaria el mismo día de su facturación, lo que permitirá una información real e inmediata, así como el cierre oportuno del Informe de rendición de cuentas.

ARTÍCULO 27. CIERRES. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, deberán efectuar el cierre de su rendición de cuentas de manera mensual, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del mes. Una vez se lleve a cabo el cierre mensual de fin de vigencia, no es viable variar o ajustar algún dato de la rendición de cuentas. El cierre de vigencia fiscal estará sujeto a las disposiciones establecidas en la circular de cierre de vigencia fiscal.

ARTÍCULO 28. REVISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior de la Dirección Administrativa y Financiera, confrontará cada uno de los gastos, a través del Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE), validando u observando, con el fin de efectuar la corrección a que haya lugar. La Misión Diplomática o Consular, tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para dar respuesta a las observaciones, sin perjuicio del control posterior que efectúen las entidades de control y fiscalización.

La revisión de los gastos por concepto de Plan Promoción de Colombia en el Exterior, Fondo Especial para las Migraciones, Implementación de Trata de Personas, Fortalecimiento de la Oferta Institucional para la Vinculación y Atención de los Colombianos en el Exterior Nacional y Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores para la Atención de las Víctimas en el Exterior Nacional, estará a cargo de la Dirección que solicita los recursos para que las Misiones Diplomáticas y Consulares lleven a cabo los gastos.

ARTÍCULO 29. FIRMA DIGITAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El Jefe de Misión Diplomática o Consular, certificará el cierre mensual mediante firma digital en los informes de rendición de cuentas correspondientes, como responsable de la ejecución presupuestal en la Misión Diplomática u Oficina Consular a su cargo.

PARÁGRAFO. La Dirección de Gestión de Información y Tecnología suministrará el certificado de firma digital incluido en un toquen, para lo cual impartirá las instrucciones pertinentes.

ARTÍCULO 30. SOPORTES. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los soportes de los gastos serán (facturas de venta, tiquete de máquina registradora, factura electrónica, recibos y comprobantes de pago). Estos documentos deben ser legibles, sin enmendaduras ni recortes y debe contener: apellido y nombre o razón social y NIT o su equivalente del vendedor o de quien presta el servicio, razón social del adquiriente de los bienes o servicios, en este caso la Embajada o el Consulado de Colombia, junto con la discriminación de impuesto pagado, llevar número de la factura, fecha de expedición e indicar la calidad de retenedor, y deberán ser traducidos al idioma castellano en el cuerpo de la factura o documento soporte, escaneados y digitalizados dentro del Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE), indicando el número de relación de gastos que asigna el mismo sistema, para su posterior confrontación.

CAPÍTULO V.

GASTOS DE REPRESENTACIÓN.

ARTÍCULO 31. GASTOS DE REPRESENTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los Gastos de Representación para atender actividades diplomáticas en el exterior, no constituyen factor salarial para ningún efecto legal, ni constituyen base para cotización al Sistema Integral de Seguridad Social, ni factor de liquidación de dicho sistema.

ARTÍCULO 32. SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> La Dirección Administrativa y Financiera, a través del - Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior, efectuará la revisión de los gastos de representación dentro del Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE). Cada Jefe de Misión Diplomática y Cónsul General Central reportará en el SISE la ejecución de los gastos de representación digitalizando los respectivos soportes.

PARÁGRAFO 1o. Al cierre de la vigencia o al finalizar sus funciones, si existen recursos sobrantes, el Jefe de Misión Diplomática o Cónsul General Central, deberá devolverlos al Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARÁGRAFO 2o. En caso de que los gastos efectuados superen el valor asignado, tanto al finalizar la vigencia como al culminar sus funciones, el Ministerio de Relaciones Exteriores no reintegrará el valor faltante al Jefe de Misión Diplomática o Cónsul General Central.

ARTÍCULO 33. FIRMA DIGITAL. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> El Jefe de Misión Diplomática o el Cónsul General Central certificará la utilización de los gastos de representación mediante firma digital como responsable de dichos gastos.

ARTÍCULO 34. SOPORTES. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los soportes de los Gastos de Representación serán las facturas, tiquetes de máquina registradora o electrónica, recibos y/o comprobantes de pago. Estos documentos deben estar sin enmendaduras ni recortes y contener su traducción simple al castellano; el nombre de la empresa o proveedor del bien o servicio; valor a pagar; fecha de la prestación del servicio o compra de bien y ser emitidos a nombre del Jefe de Misión Diplomática o Cónsul General Central y ser escaneados y digitalizados dentro del Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE), indicando el número de relación de gastos que asigna el mismo sistema, para su posterior revisión y confrontación del gasto.

Cuando se trate de un gasto para una reunión en la Residencia o en la Embajada, se registrará una sola relación de gasto que incluya todos los soportes del mismo, los cuales deben ser traducidos al idioma castellano. Igualmente, en el campo de observaciones de la relación de gastos deberá incluirse su descripción.

ARTÍCULO 35. UTILIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los gastos de representación deberán ser utilizados para representar a la Republica de Colombia, así:

43.1 Almuerzos, desayunos, cenas y todas aquellas recepciones y reuniones que sean requeridas para la representación de la República de Colombia (incluidos los licores necesarios), ya sea en la Residencia Oficial o por fuera de ella.

43.2 Regalos tales como arreglos florales, ofrendas florales, libros y demás obsequios que se requieran para representar a la República de Colombia.

43.3 Tarjetas de presentación y papelería protocolaria adquiridas en Colombia o en el exterior.

43.4 Gastos necesarios para el traslado de los Embajadores, Jefes de Misión Permanente, Cónsules Generales Centrales y los Encargados de Negocios, con carácter de Jefe de Misión, en los que se requiere la Representación de la República de Colombia. Para la legalización de estos gastos se debe adjuntar a la relación de gastos la resolución de comisión de servicios, donde se indique que no causa erogación al Tesoro Nacional.

CAPÍTULO VI.

GENERALIDADES.

ARTÍCULO 36. CUENTAS BANCARIAS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Cada Misión Diplomática y Consular, de Colombia en el exterior, deberá manejar en cuentas bancarias, los dineros oficiales por concepto de gastos, recaudos consulares y nómina, para lo cual deberá solicitud autorización a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, para su apertura o cancelación.

PARÁGRAFO. Las cuentas bancarias deben abrirse a nombre de cada Misión Diplomática y Consular, indicando el concepto de los recursos a manejar en cada una de ellas, para lo cual la firma registrada y autorizada deberá ser la del Jefe de la Misión u Oficina Consular.

Durante el periodo de vacaciones o ausencia del titular se podrá registrar una segunda firma. El Jefe de la Misión u oficina consular, podrá solicitar Tarjeta Debito a nombre de la misión y oficina consular para el manejo de los recursos.

ARTÍCULO 37. DEL ARCHIVO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> De acuerdo con la Ley 594 de 2000, por la cual se dictan las normas sobre archivo, para las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior, el procedimiento está conformado por carpetas físicas o electrónicas identificándolas con los lineamientos de las tablas de retención documental; cumpliendo los tiempos de retención (años de permanencia en archivo de gestión) y el producto final es la conservación Total o eliminación, para el caso de eliminación se deberá diligenciar el formato GD-FO-26 y deberá ser enviado al Grupo Interno de Trabajo de Archivo.

ARTÍCULO 38. DE LA VALIJA DIPLOMÁTICA. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Para efecto del envío de valijas diplomáticas, las embajadas, delegaciones y consulados deben tener en cuenta la preparación de la guía aérea, la cual debe consignar expresamente el término “VALIJA DIPLOMÁTICA” o “DIPLOMATIC MAIL”, esto con el fin de evitar la retención del correo en la aduana de Bogotá D. C., y el posible pago de impuestos para su retiro, gastos que no corresponden al presupuesto de la entidad.

ARTÍCULO 39. DE LOS INVENTARIOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> La elaboración de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe efectuarse a través del sistema SIGUEME “Sistema de Información para la Gestión y Ubicación de Elementos en el Exterior” en la intranet, el cual servirá de base para la confrontación contable y facilitará la impresión de los códigos de barra para la identificación de los bienes.

Las Misiones Diplomáticas y Oficinas consulares se encuentran en la obligación de efectuar el levantamiento anual de inventarios exigido por ley, a través de SIGUEME, para tener actualizado los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 40. DE LAS BAJAS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Para dar de baja elementos en estado de obsolescencia, se debe diligenciar el formato establecido para tal fin en el Sistema Integrado de Gestión y acreditar cualquiera de las siguientes destinaciones:

1. Venta, o

2. Permuta, o

3. Destrucción.

De acuerdo con la Resolución 213F de 2013 “por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones”, se debe enviar solicitud por escrito en el cual debe especificar: el número del inventario, descripción del elemento con el concepto técnico respectivo, para la aprobación por parte del Comité de Bienes, una vez aprobada se enviará la resolución con el fin de que se proceda a la baja de los bienes, seguidamente el Jefe de Misión Diplomática o Cónsul debe enviar un acta suscrita a la Dirección Administrativa y Financiera - Almacén General, para la actualización de los inventarios.

ARTÍCULO 41. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Los contratos de prestación de servicios requeridos por la Misión Diplomática u Oficina Consular de la República deberán observar en todo momento los requerimientos normativos propios de la legislación de cada país y ser suscritos con personas jurídicas. En todo caso y de acuerdo con la normatividad de cada país, deberá prescindirse de vinculación laboral.

PARÁGRAFO 1o. Excepcionalmente se podrá contratar con persona natural solo para servicios ocasionales por obra o labor cumplida.

PARÁGRAFO 2o. Cuando no existan empresas jurídicas dedicadas a la prestación de servicios, se podrá contratar con persona natural los servicios de carácter recurrente, previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera, dicha autorización deberá ser renovada anualmente.

PARÁGRAFO 3o. Será responsabilidad del Jefe de Misión Diplomática y Consular los litigios originados con ocasión de la suscripción de contratos de prestación de servicios.

ARTÍCULO 42. PRELACIÓN DE LOS PAGOS. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> De forma preferencial y antes de proceder con los demás gastos requeridos, los Jefes de Misión Diplomática y Oficina Consular de la República deberán realizar los pagos por concepto de arrendamiento bienes inmuebles, los servicios públicos y los contratos suscritos por los Jefes de Misión Diplomática y Consular.

ARTÍCULO 43. PROHIBICIONES. <Resolución derogada por el artículo 45 de la Resolución 289 de 2020> Queda expresamente prohibido a los jefes de Misión Diplomática o Jefes de Oficina Consular, las siguientes actuaciones:

51.1 Comprometer recursos del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio sin la resolución de asignación de recursos, según lo establece el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 “por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto”.

51.2 Comprar bienes y/o contratar o pagar servicios para suplir fines personales o que no se enmarquen dentro de las funciones y objetivos misionales de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el Exterior.

51.3 Efectuar y registrar gastos, que afecten el presupuesto, sin los requisitos legales o correspondan a hechos cumplidos.

ARTÍCULO 44. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 9832 del 23 de noviembre de 2018 y aquellas normas que la modifiquen.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de enero de 2019.

La Viceministra de Relaciones Exteriores encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,

Luz Stella Jara Portilla.