RESOLUCIÓN ORGANICA 5850 DE 2007

(mayo 3)

Diario Oficial No. 46.632 de 18 de mayo de 2007

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013>

Por la cual se adopta el sistema de control fiscal sobre los gastos reservados.

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en uso de las facultades otorgadas por el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política, numeral 7 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, y el artículo 4o de la Ley 1097 de 2 de noviembre de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 1o del artículo 267 de la Constitución Política, establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que el numeral 4 del artículo 268 de la Constitución Política, prescribe que es atribución del Contralor General de la República exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación.

Que conforme al numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política, le corresponde al Contralor General de la República “Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial”.

Que el artículo 95 del Decreto 111 de enero 15 de 1996, establece que la Contraloría General de la República ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los sujetos presupuestales.

Que según numeral 1 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, es atribución del Contralor General de la República, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley.

Que de acuerdo con el numeral 7 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, es función del Contralor General de la República dictar las normas tendientes a la armonización de los sistemas en materia de la vigilancia de la gestión fiscal y los controles y modalidades que corresponda.

Que mediante la Ley 1097 de 2 de noviembre de 2006, se regularon los gastos reservados, cuyo artículo 4o, inciso 2o, dispuso que “El Contralor General de la República expedirá las normas para armonizar el sistema de control fiscal sobre gastos reservados de conformidad con lo establecido en la presente ley, en un lapso no superior a seis (6) meses contados a partir de entrada en vigencia de la presente ley”. De igual manera la citada ley estableció para el Gobierno Nacional un plazo para expedir un procedimiento especial para las erogaciones con cargo a gastos reservados, la cual a la fecha no ha sido expedida.

Que por la anterior previsión legal se hace necesario reformular la reglamentación existente para el ejercicio de la vigilancia y control fiscal sobre los gastos reservados, establecida en la Resolución Orgánica 4844 de 1999.

Que el contenido de la presente Resolución Orgánica por la cual se adopta el sistema de control fiscal sobre los gastos reservados fue aprobado por el Comité Directivo de la Contraloría General de la República en sesión del 2 de mayo de 2007, conforme con lo dispuesto por el artículo 6o de la Resolución Orgánica 5706 de 2005.

RESUELVE:

CAPITULO I.

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y COMPETENCIA.

ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La presente resolución tiene por objeto establecer las normas para el ejercicio de la vigilancia fiscal y el control de resultados, así como prescribir la metodología y forma de rendir cuenta sobre los gastos reservados que ejecutan los organismos del Estado autorizados para la financiación de actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos e informantes y, en general, todas aquellas señaladas en el artículo 1o de la Ley 1097 de 2 de noviembre de 2006.

ARTÍCULO 2o. COMPETENCIA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados de los recursos asignados sobre los gastos reservados será ejercida por el Contralor General de la República, conforme con lo establecido en el artículo 4o de la Ley 1097 de 2006, el Decreto-ley 267 de 2000 y a lo dispuesto en la presente Resolución a través de la Contraloría Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

CAPITULO II.

LA CUENTA DE GASTOS RESERVADOS.

ARTÍCULO 3o. CUENTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Se entiende por cuenta la información que deben presentar a la Contraloría General de la República los respectivos responsables, sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión que hayan realizado en la administración y manejo de los recursos asignados a gastos reservados, por los organismos señalados en el artículo 2o de la Ley 1097 de 2006.

ARTÍCULO 4o. RENDICIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A GASTOS RESERVADOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Sin perjuicio de la cuenta consolidada que rinde cada entidad a la Contraloría General de la República, cada unidad ejecutora de manera separada conformará y rendirá la cuenta de manejo y gestión de los recursos asignados a gastos reservados para cada año fiscal, mediante un informe al final de la vigencia.

ARTÍCULO 5o. TÉRMINO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La cuenta de manejo de gestión anual de los gastos reservados de cada vigencia fiscal, comprendida entre enero 1o y diciembre 31 de cada año, se presentará a más tardar el 28 de febrero del año siguiente, directamente ante el Despacho de la Contralora Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad de la Contraloría General de la República.

ARTÍCULO 6o. PRÓRROGA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA CUENTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los responsables de rendir la cuenta de gastos reservados ante la imposibilidad de hacerlo en el término señalado en el artículo 5o de esta resolución podrán solicitar prórroga para su presentación, mediante escrito debidamente motivado ante el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad, solamente en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.

Dicha solicitud deberá presentarse con una anterioridad no inferior a cinco (5) días hábiles antes de su vencimiento.

El Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad, podrá otorgar la prórroga dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud y hasta por el término de diez (10) días hábiles. Si la solicitud no se resuelve dentro del término aquí establecido, se entenderá otorgada.

ARTÍCULO 7o. RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA DE MANEJO DE GASTOS RESERVADOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los jefes o representantes legales de las entidades ejecutoras de gastos reservados, son responsables de rendir la cuenta de manejo de gastos reservados consolidada por entidad, sobre su gestión financiera, administrativa y de resultados, la cual para su presentación deberá estar debidamente suscrita por aquellos.

ARTÍCULO 8o. INFORMACIÓN ADICIONAL A LA CUENTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades o unidades ejecutoras de gastos reservados, la información adicional que se requiera para el cumplimiento de la Misión del Organismo de Vigilancia y Control Fiscal distinta a la cuenta. Para tal efecto, la Contraloría General de la República mediante comunicación escrita señalará la información requerida, el término y el lugar de presentación.

ARTÍCULO 9o. CONTENIDO DE LA CUENTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los organismos ejecutores de gastos reservados presentarán la cuenta de su manejo; la cual contendrá la siguiente información:

1. Estados contables básicos: Balance general, Estado actividad económica y financiera y Notas a los Estados Contables. Esta información debe ser presentada conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

2. Relación de los recursos asignados y ejecutados, discriminados por unidades, por conceptos del gasto y por fuentes de financiación.

3. Plan de Compras programado y ejecutado, según Formatos números 2 y 2A de la Resolución Orgánica número 5594 de 2004, o las que la aclaren, modifiquen o deroguen.

4. Relación de contratos, órdenes de suministro y de servicios, según Formato número 5 de la Resolución Orgánica número 5544 de 2003.

5. Informe de Gestión sobre los resultados obtenidos con los recursos asignados a gastos reservados.

6. Relación de reservas presupuestales y cuentas por pagar.

PARÁGRAFO. Los documentos que soporten la gestión fiscal reposarán en las correspondientes entidades a disposición de la Contraloría General de la República, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo. Esta información será consultada por los funcionarios de la Contraloría General de la República asignados conforme al artículo 11 de esta resolución, para adelantar el control fiscal a los recursos manejados por concepto de gastos reservados.

De igual forma llevarán los registros y archivos de los documentos que soportan los gastos realizados, así como los controles que de acuerdo con la ley y con los que la entidad ejecutora establezca para la ejecución y verificación de las actividades realizadas con estos recursos públicos.

ARTÍCULO 10. SANCIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La inobservancia en cuanto al cumplimiento de los términos y requisitos señalados en esta Resolución, dará lugar a la imposición de sanciones a los responsables de su rendición de conformidad a lo establecido en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, el Código Contencioso Administrativo, siguiendo el procedimiento señalado en las Resoluciones Orgánicas números 5554 de 2004 y 5707 de 2005, o las que las modifiquen, adicionen o deroguen.

CAPITULO III.

EL GRUPO PERMANENTE ESPECIAL DE AUDITORÍA.

ARTÍCULO 11. GRUPO PERMANENTE ESPECIAL DE AUDITORÍA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La vigilancia y el control fiscal a la ejecución de gastos reservados estará a cargo de un grupo permanente de auditores designados mediante resolución ordinaria por el Contralor General de la República, de acuerdo con la selección previa de auditores que haya efectuado el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

PARÁGRAFO. La anterior designación y conformación del grupo, se entenderá sin perjuicio de las demás funciones que recaigan en sus integrantes, conforme a las necesidades previamente establecidas por el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

ARTÍCULO 12. OBLIGACIONES DE LOS AUDITORES DEL GRUPO ESPECIAL. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Además de las consignadas en el respectivo manual de funciones, los auditores del Grupo Especial estarán sujetos a las siguientes obligaciones especiales:

- Adelantarán las auditorías especiales sobre los gastos reservados que se programen en el Plan General de Auditoría, así como, las denuncias que se presenten ante la Contraloría General de la República, canalizadas a través de la Contraloría Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad tanto en el Nivel Central como en el Nivel Desconcentrado.

- Se abstendrán de comunicar los resultados de sus auditorías a personas diferentes al Contralor General, Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad y/o a los funcionarios que intervengan en la administración del proceso auditor sobre los gastos reservados, e igualmente guardarán absoluta reserva respecto de la información a la que hayan tenido acceso.

- Las limitaciones y demás circunstancias que se presenten en el ejercicio del control fiscal serán tratadas con el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

PARÁGRAFO. La inobservancia de estas obligaciones será causal de mala conducta.

CAPITULO IV.

EL PROCESO AUDITOR PARA GASTOS RESERVADOS.

ARTÍCULO 13. MODALIDAD DE LA AUDITORÍA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La administración y ejecución del proceso auditor estará a cargo de la Contraloría Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad y se adelantará mediante la modalidad de auditoría especial para Gastos Reservados, de acuerdo con los procedimientos contemplados en la presente resolución.

PARÁGRAFO. En Los aspectos no contemplados en la presente Resolución, se aplicarán los procedimientos señalados para la modalidad de auditoría especial en la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. En relación con la presentación del informe de auditoría, se sujetará al modelo establecido en la Guía de Auditoría para los puntos de control.

ARTÍCULO 14. CARÁCTER CONFIDENCIAL DE LA INFORMACIÓN SOBRE GASTOS RESERVADOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Toda la información a la que acceda la Contraloría General de la República relacionada con gastos reservados del sujeto de control respectivo, estará sujeta a reserva por el término establecido en el artículo 5o de la Ley 1097 de 2006, o en las que la adicionen o modifiquen.

ARTÍCULO 15. ADMINISTRACIÓN, COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA AUDITORÍA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La administración, coordinación y supervisión sobre la función de vigilancia y control fiscal estará a cargo del Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad, quien para efectos del ejercicio del proceso auditor micro designará un funcionario de enlace con el equipo auditor y con la entidad.

ARTÍCULO 16. HALLAZGOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los hallazgos que se detecten en el desarrollo de la auditoría se validarán en mesa de trabajo, para lo cual deberán surtir los pasos de validación establecidos por la Guía Audite. Los hallazgos así validados, se remitirán a la entidad con el informe preliminar, por el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

PARÁGRAFO. En desarrollo del proceso auditor se levantarán actas de contengan la relación de documentos analizados, las cuales se consideran prueba suficiente para la constitución de hallazgos.

ARTÍCULO 17. COMITÉ ESPECIAL DE EVALUACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Todos los aspectos relacionados con el proceso auditor, se determinarán en un Comité Especial de Evaluación que desarrollará las funciones contempladas en la Guía de Auditoría para los Comités de Evaluación Sectorial en lo que no sea incompatible con el carácter confidencial de los gastos reservados.

Dicho Comité estará integrado por el Contralor General o su delegado, el Contralor Delegado para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad, el funcionario de enlace de la auditoría y el equipo auditor y podrán asistir como invitados aquellas personas que a juicio del Contralor General o del Contralor Delegado Sectorial deban participar en este Comité, de acuerdo con el tema a discutir.

ARTÍCULO 18. INFORME DE AUDITORÍA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El resultado del proceso auditor de gastos reservados se presentará en el informe de auditoría, el cual contendrá un concepto sobre la gestión y opinión sobre los estados contables. El fenecimiento o no, sólo procede respecto a la cuenta consolidada de la respectiva entidad.

Conforme con lo establecido en el artículo 5o de la Ley 1097 de 2006, el informe de auditoría a los gastos reservados será presentado en forma separada al de la auditoría de la entidad, estará suscrito por el Contralor General de la República y tendrá carácter reservado. Sólo las autoridades en desarrollo de las investigaciones bajo su competencia, podrán acceder a los mismos y solicitar información que será entregada exclusivamente por el Contralor General o el Contralor Delegado del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

El concepto de la gestión y la opinión de los Estados Contables de los Gastos Reservados, se tomarán como insumo para el fenecimiento de la cuenta del sujeto de control.

ARTÍCULO 19. DETERMINACIÓN DENTRO DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍA, PGA, ATINENTE A GASTOS RESERVADOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El Contralor General y el Contralor Delegado Sectorial determinarán las directrices y lineamientos del control fiscal, con base en los cuales se programarán las auditorías a gastos reservados, que formarán parte integral del PGA de la Contraloría Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad.

ARTÍCULO 20. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El archivo de los papeles de trabajo y demás documentos e información producto de las auditorías sobre gastos reservados reposará en la Contraloría Delegada para la Vigilancia Fiscal del Sector Defensa, Justicia y Seguridad y los mismos no podrán ser consultados sino con la expresa autorización del Contralor Delegado Sectorial y por los auditores que deban hacer seguimiento a los respectivos planes de mejoramiento en la debida oportunidad.

ARTÍCULO 21. PLANES DE MEJORAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El Jefe o Representante Legal de la entidad o unidad ejecutora de gastos reservados, donde la Contraloría General de la República haya realizado un proceso de Auditoría Especial a los recursos de gastos reservados, deberá suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento, conforme a la metodología y a las normas vigentes expedidas por el Contralor General de la República que regulan la suscripción de planes de mejoramiento para los sujetos de control.

CAPITULO V.

CONCEPTOS DE GASTOS RESERVADOS.

ARTÍCULO 22. CONCEPTOS PARA EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para efectos de la ejecución y legalización de los recursos de gastos reservados, se establecen los siguientes conceptos del gasto:

Gastos Reservados: Conforme al artículo 1o de la Ley 1097 de 2006: “Los gastos reservados son aquellos que se realizan para la financiación de actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos e informantes.

Igualmente son gastos reservados, los que se realizan para expedir nuevos documentos de identificación para garantizar la identidad de cobertura de los servidores públicos que ejecuten actividades de inteligencia y contrainteligencia.

Se podrán realizar gastos reservados para la protección de servidores públicos vinculados a actividades de inteligencia, contrainteligencia y sus familias.

Los gastos reservados podrán realizarse dentro y fuera del país y se ejecutarán a través del presupuesto de funcionamiento o inversión. Se distinguen por su carácter de secreto y porque su programación, control y justificación son especializados”.

Operaciones de Inteligencia o Misiones de Trabajo: Manifestación expresa de la voluntad de la autoridad competente, mediante la cual los organismos de inteligencia y seguridad, ordenan la realización de manera abierta o encubierta de actividades de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal, tendientes a la conservación y restablecimiento del orden público o a la preservación y conservación de la seguridad nacional.

Gastos de Operación: Corresponden a todos los gastos o erogaciones necesarios para la realización de actividades de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal en el área de jurisdicción de la Regional, Unidad o Seccional, en el nivel Nacional e Internacional, en cumplimiento de las misiones u operaciones asignadas. Comprenden gastos de alquiler de vehículos, inmuebles, servicios de hoteles y restaurantes, pagos de transporte, combustibles, comunicaciones, compras de bienes o adquisición de servicios y demás gastos relacionados directamente con la realización de la misión de trabajo u operación asignada.

Dentro de estos gastos, se puede incluir la adquisición de bienes que tengan relación directa con las operaciones de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal asignadas, siempre que por la necesidad que se tiene de operar en secreto y para garantizar la reserva, no se puedan adquirir por los canales administrativos normales. En todo caso, estas adquisiciones deben tener vínculo de conexidad y causalidad con la operación o misión asignada.

De igual forma, con estos gastos se podrá realizar el mantenimiento y gastos menores de bienes y vehículos, que estando asignados para el desarrollo de una operación de inteligencia, contrainteligencia, protección de víctimas y testigos y de investigación criminal, sufran daños que requieran ser reparados inmediatamente para garantizar el cumplimiento de la misión o labor asignada.

Servicios especializados: Comprende la contratación de servicios especializados de expertos analistas por el tiempo estrictamente necesario, para asesoramiento temporal en aspectos directamente relacionados con el campo técnico de inteligencia, contrainteligencia, e investigación criminal.

Mantenimiento de bienes de inteligencia: Comprende las reparaciones y mantenimiento de vehículos y bienes de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal y protección de víctimas y testigos, que tengan relación directa con el logro de la misión y que por su necesidad de operar en secreto y garantizar su reserva, no puedan surtir los canales administrativos normales. Este concepto sólo aplica siempre que se certifique que los vehículos hacen parte del parque automotor de inteligencia y que para preservar la seguridad del bien y de los agentes que los operan, no se pueden realizar con recursos ordinarios.

Pago de información, informantes o fuentes humanas: Es la retribución en dinero que se entrega por el ejecutor a una o varias personas naturales por el suministro de información de interés para los organismos de seguridad y de inteligencia, en las actividades de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal, sobre la ubicación y realización de actividades delictivas por parte de personas o grupos al margen de la ley, que sirvan para la realización de análisis de inteligencia, para el planeamiento o posterior desarrollo de operaciones.

Pago de Recompensas: Es la retribución en dinero, de la cuantía previamente establecida por el ejecutor a la persona o personas que por el suministro de información oportuna y veraz, que conduce a la realización de operaciones de inteligencia, contrainteligencia, e investigación criminal con resultados positivos consistentes en capturas, neutralizaciones y abatimientos en combate, de miembros de organizaciones al margen de la ley, aprehensiones, recuperaciones, incautaciones, e inmovilizaciones, entre otros, previa definición de las entidades ejecutoras competentes para ello. Para el caso de capturas de cabecillas de grupos al margen de la ley y de redes de narcotráfico, la cuantía de la recompensa se establece de conformidad con la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional para tal fin.

Para la aprobación del pago de las recompensas, las entidades ejecutoras reglamentarán los procedimientos de evaluación, verificación, valoración y validación de la información y sus resultados, así como la asignación de las cuantías de las recompensas, de acuerdo con los criterios técnicos definidos para cada caso y la definición de quienes participan en el establecimiento de la cuantía.

Gastos de Funcionamiento de dependencias, de redes de informantes y fachadas: Comprenden los gastos de funcionamiento de las dependencias responsables de la ejecución de gastos reservados, redes de informantes y fachadas, que por su especificidad, relación con la inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal, así como por la reserva que requieren, no pueden realizarse a través de los canales administrativos normales y que les permitan dar credibilidad a la actividad simulada, como arrendamientos, dotación de sedes, medicamentos y servicio médico, cuotas de manutención, servicios públicos, educación, transporte, entre otros.

Protección a Víctimas y Testigos: Es la protección integral y asistencia social que se le otorga a los testigos, víctimas o intervinientes en un proceso penal y sus familias, cuando se encuentren en riesgo de sufrir agresión o que sus vidas corran peligro por causa o con ocasión de la intervención en un proceso penal, consistentes en cambio de residencia, protección, traslados, medios de subsistencia, salud, etc.

CAPITULO VI.

CRITERIOS GENERALES PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL A LOS GASTOS RESERVADOS.

ARTÍCULO 23. CRITERIOS DE EVALUACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para el ejercicio del control fiscal, se tendrán como criterios de evaluación las normas que le son aplicables a las unidades y los conceptos y procedimientos de ejecución definidos en los manuales de gastos reservados de las entidades ejecutoras de gastos reservados y las demás disposiciones que regulen la materia, así como los contemplados en el Capítulo anterior de la presente resolución.

ARTÍCULO 24. CRITERIOS TÉCNICOS DE EVALUACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> En la evaluación a través del ejercicio auditor se tendrán como criterios técnicos la legalidad, conexidad, causalidad y proporcionalidad de los recursos ejecutados en relación con las actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal y protección de testigos e informantes, para las actividades autorizadas a desarrollar con los recursos de gastos reservados; conforme a los siguientes parámetros:

Legalidad: Se verificará que las entidades ejecutoras de gastos reservados den aplicación a las normas, manuales y demás disposiciones que establezcan los organismos o unidades ejecutoras, relacionadas con las prohibiciones y restricciones en materia del gasto, uso y destinación de los bienes y recursos asignados para gastos reservados.

Así mismo, se verificará el cumplimiento de los manuales de funciones y procedimientos de que trata el inciso 2o del artículo 6o de la Ley 1097 de 2006, que las entidades ejecutoras de gastos reservados hayan adoptado o adopten con el fin de garantizar su óptima ejecución.

Conexidad: Se verificará que los recursos utilizados guarden relación directa con las acciones ejecutadas y se sujeten a la definición presupuestal del concepto de gastos reservados.

Causalidad: Se verificará que la necesidad de realizar las actividades de inteligencia que dan lugar al gasto, tengan relación con la misión o actividades asignadas, dentro del período determinado y que no se puedan ejecutar por canales administrativos ordinarios.

Proporcionalidad: Se verificará que los recursos asignados en los diferentes conceptos del gasto, para el desarrollo de las operaciones y/o misiones de trabajo se hayan ejecutado en relación directa con las actividades encomendadas y bajo los principios de economía y eficiencia.

PARÁGRAFO. En los casos previstos en el artículo 6o de la Ley 1097 de 2006, el control fiscal se hará mediante el examen de la relación detallada de gastos e informes de resultados, avalada por el responsable u ordenador del gasto, por el comandante de la unidad táctica u operativa y/o sus equivalentes.

ARTÍCULO 25. SISTEMAS DE CONTROL FISCAL APLICABLES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> En el ejercicio del proceso auditor a los gastos reservados, se aplicarán controles de legalidad, que incluyen la legalización de los gastos y la contratación; de gestión y resultados; evaluación financiera y de control interno.

El control de cumplimiento o de legalidad se hará mediante la verificación del cumplimiento de las normas que le son aplicables a los recursos de gastos reservados, en las diferentes áreas que sean objeto de la evaluación.

El control a los procesos de contratación se hará teniendo en cuenta el régimen jurídico aplicable al respectivo proceso de contratación. Para los contratos celebrados con sujeción a la Ley 80 de 1993, se aplicará el artículo 65 de dicho estatuto, o las normas que la modifiquen o sustituyan. Los contratos que se celebren mediante el régimen especial establecido en el artículo 3o de la Ley 1097 de 2006 se someterán a la reglamentación que para el efecto se expida.

Terminados o liquidados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal incluirá un control financiero, de legalidad o cumplimiento y de gestión y resultados.

El control de cumplimiento de la contratación sometida a régimen especial se hará con fundamento en el procedimiento especial que adopte el Gobierno Nacional mediante decreto reglamentario. En todo caso, en los soportes del respectivo contrato debe figurar la certificación expedida por el ordenador del gasto, de que trata el artículo 3o de la Ley 1097 de 2006.

El control financiero incluirá una evaluación sobre la razonabilidad de las cuentas que se reflejan en los estados contables, verificando que en su conformación se dé cumplimiento a la normatividad de Contabilidad Pública prescrita por la Contaduría General de la Nación y comprenderá el examen de registros contables, de soportes, del proceso de consolidación, del manejo de tesorería y de la ejecución presupuestal.

El control de gestión y resultados, incluirá la evaluación de los planes, indicadores, informes de gestión de las entidades ejecutoras de gastos reservados, que den cuenta del cumplimiento de los objetivos, metas, y resultados obtenidos con los recursos asignados.

La evaluación de los mecanismos de control interno, conforme lo establece el numeral 6 del artículo 268 de la Constitución Política, en el ejercicio del control fiscal a los gastos reservados, comprenderá una evaluación a los controles establecidos para la administración y manejo de los recursos de gastos reservados.

Los organismos autorizados para el manejo de gastos reservados, deberán contar con unos efectivos mecanismos de control interno para registrar y monitorear las diferentes actividades desarrolladas, así como las operaciones y transacciones que se deriven de la administración y manejo de estos recursos.

En el ejercicio del control fiscal se verificará que en la reglamentación que expidan los organismos ejecutores para el manejo de los gastos reservados, se definan claramente los responsables de las tareas, los procesos, procedimientos y los controles, con el fin de garantizar la confiabilidad de la información y de los resultados obtenidos, la conservación y administración de los bienes adquiridos o donados a las entidades autorizadas y ejecutoras de gastos reservados.

ARTÍCULO 26. HERRAMIENTAS DE VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para estos efectos se tendrán en cuenta las normas, la reglamentación interna, instructivos, manuales y demás documentos que consideren necesarios los organismos ejecutores con el fin de establecer directrices, ordenación, ejecución, control y orientación, de los recursos de gastos reservados. El examen en el ejercicio del control fiscal tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes documentos o reglamentos:

- Manual de procedimientos para la ejecución de gastos reservados.

- Manual de contratación.

- Manual de funciones.

- Manuales de procedimientos de inteligencia y los que las entidades establezcan según la especialidad

-- Planes de acción.

-- Informes de gestión.

-- Resoluciones de delegación del gasto.

-- Resolución de asignación presupuesto.

-- Plan de compras.

-- Directivas Ministeriales.

-- Instructivos.

-- Circulares y demás disposiciones que las entidades establezcan para la ejecución y control de los recursos de gastos reservados.

CAPITULO VII.

LEGALIZACIÓN DE GASTOS RESERVADOS.

ARTÍCULO 27. LEGALIZACIÓN DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para efectos del control fiscal, la legalización del gasto es el proceso mediante el cual los responsables de la realización de actividades de inteligencia, contrainteligencia, investigación criminal, protección de testigos e informantes justifican la ejecución de los recursos que les fueron entregados para el desarrollo de las labores asignadas, para lo cual deberán allegar todos los soportes correspondientes a los gastos efectuados, así como los informes de los resultados obtenidos y demás documentos que establezca cada organismo ejecutor de gastos reservados.

La legalización de los gastos reservados con fundamento en una relación detallada de los mismos e informes respectivos de resultados, se hará conforme lo dispone el inciso 1o del artículo 6o de la Ley 1097 de 2006, que expresamente señala: “En aquellos casos en que por circunstancias de tiempo, modo y lugar o atendiendo a condiciones de seguridad, no sea posible la obtención de todo o parte de los soportes; los gastos podrán ser respaldados, para efectos de su legalización, solamente en aquellos casos de infiltración y penetración a grupos al margen de la ley, con una relación detallada de gastos e informes respectivos de resultados, avalada por el responsable del mismo, por el comandante de la unidad táctica u operativa y sus equivalentes”.

Todas las operaciones de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal, contarán con un informe de resultados y es responsabilidad de cada entidad implementar los controles para preservar la seguridad y reserva de los mismos. Para efectos del trámite administrativo de legalización de los recursos, podrán establecer un informe de resultados que no vulnere la seguridad de las personas que intervienen en las actividades de inteligencia desarrolladas.

No obstante, para efectos del control fiscal, los informes de resultados que entregan sobre las actividades adelantadas, podrán ser requeridos por la auditoría, cuando se considere necesario, para el ejercicio del control.

ARTÍCULO 28. RELACIÓN DE GASTOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Es un documento que suscriben los participantes de la misión con el aval del Comandante de la Unidad táctica u operativa y/o sus equivalentes, para justificar los gastos realizados, solamente para aquellos casos de infiltración y penetración en que por circunstancias de tiempo, modo y lugar, no sea posible la obtención de todos o parte de los soportes requeridos para legalizar los recursos, de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1097 de 2006.

ARTÍCULO 29. SOPORTES DE LEGALIZACIÓN DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para el ejercicio del control fiscal a los gastos reservados se tendrán como tales todos los documentos, facturas, recibos, comprobantes, informes, así como los formatos y actas, que diseñe el organismo ejecutor, para legalizar los gastos realizados con los recursos asignados para el desarrollo de las actividades de inteligencia, contrainteligencia, pagos de información y de recompensas, protección de víctimas y testigos e investigación criminal.

ARTÍCULO 30. SOPORTES DE OPERACIONES DE INTELIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal a los gastos reservados incluirá un examen a los documentos y soportes que comprenden la legalización de las actividades de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal y protección de testigos, que además hacen parte de la información necesaria para los registros contables. Para efectos de la presente Resolución, la legalización de las actividades de inteligencia deberá incluir, por lo menos, los siguientes aspectos:

-- Orden de operación o misión de trabajo expedida por los funcionarios facultados de acuerdo con la organización de la Entidad, donde se debe establecer como requisitos mínimos el número de participantes, lugar geográfico, apoyo logístico y de transporte, responsable de la misión, objetivo, misión y demás conceptos que la entidad considere necesarios, para el desarrollo de las actividades propuestas, de acuerdo con la misión y objetivos institucionales.

-- Solicitudes o requerimientos de recursos para operaciones, firmada por los funcionarios designados para el trámite de los recursos.

-- Autorización de recursos expedida por el ordenador del gasto.

-- Informes o reportes de resultados de operación, que serán firmados por el responsable de la misión y avalada por el jefe inmediato o a quien la entidad designe esta labor.

-- Comprobante de gastos: Es el documento mediante el cual se respalda el desembolso de los recursos asignados para la actividad encomendada, que debe contar con las firmas de los funcionarios que la entidad designe.

-- Facturas, recibos, tiquetes y demás documentos que sirvan de soporte para acreditar los gastos realizados en el desarrollo de las actividades de inteligencia, contrainteligencia, e investigación criminal.

-- Relación de gastos: Es el informe de los gastos, incurridos en operaciones por infiltraciones y o penetraciones, cuyos soportes por circunstancias de tiempo, modo y lugar, no pudieron ser obtenidos, la cual deberá ser avalada por los funcionarios designados por la entidad y conforme lo dispone el inciso 1o del artículo 6o de la Ley 1097 de 2006. Las entidades diseñarán los formatos correspondientes a fin de legalizar y justificar los recursos asignados en desarrollo de las actividades encomendadas.

PARÁGRAFO. Los bienes y elementos que en desarrollo de las operaciones se adquieran, una vez culminada la actividad deberán entregarse al área responsable de la incorporación en los inventarios para su respectivo registro contable, ingreso a almacén y control posterior administrativo y fiscal.

ARTÍCULO 31. PAGO DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal a los gastos reservados incluirá un examen a los documentos y soportes que comprenden la legalización de pago de información, que además son necesarios para los registros contables. Para efectos de la presente Resolución, la legalización de pago de información deberá incluir, por lo menos, los siguientes aspectos:

-- Solicitudes o requerimientos de recursos para pago de información.

-- Comprobante de egreso.

-- Reporte de la información recibida y del análisis efectuado.

-- Autorización del superior o del funcionario competente sobre la conveniencia y cuantía del pago.

-- Reporte de la utilización o traslado de la información a otro organismo o instancia.

-- Acta o Soporte del pago de información.

ARTÍCULO 32. PAGO DE RECOMPENSAS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal a los gastos reservados incluirá un examen a los documentos y soportes que comprenden la legalización de pago de recompensas, que además son necesarios para los registros contables. Para efectos de la presente Resolución, la legalización de pago de recompensas deberá incluir, por lo menos, los siguientes aspectos:

-- Solicitud o requerimiento de recursos para pago de recompensa.

-- Acta o Soporte del análisis de la evaluación de la información y aprobación de la cuantía a pagar.

-- Autorización del pago por parte del funcionario competente que el organismo designe.

-- Comprobante de egreso.

-- Informe de resultados obtenidos con la información recibida o certificación del ejecutor sobre el resultado obtenido.

-- Acta o soporte del pago de la recompensa.

ARTÍCULO 33. LEGALIZACIÓN DE PAGOS POR PROTECCIÓN A VÍCTIMAS Y TESTIGOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal a la legalización por pagos de recursos de protección, comprende los documentos que soportan el pago de arrendamientos, dotación de sedes, medicamentos y servicio médico, cuotas de manutención, servicios públicos, educación, transporte, apoyos económicos por reubicación definitiva y demás gastos que se requieran para mantener el bienestar y las condiciones dignas de vida de los testigos, víctimas y sus familiares.

ARTÍCULO 34. CAJAS MENORES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Las entidades ejecutoras de gastos reservados, que constituyan cajas menores para el manejo de estos recursos, deberán establecer los conceptos de gasto y las erogaciones que se pueden realizar a través de este medio de ejecución, así como los términos y requisitos de legalización, de conformidad con la normatividad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que rige sobre la materia.

ARTÍCULO 35. CONTROLES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Las entidades ejecutoras, a través de las Oficinas de Control Interno, establecerán los mecanismos de control y puntos de control tendientes a garantizar la aplicación efectiva de los recursos para las actividades previstas con gastos reservados y el adecuado uso de los recursos públicos.

CAPITULO VIII.

CONTROL FISCAL A LA CONTRATACIÓN.

ARTÍCULO 36. CONTROL DE LEGALIDAD DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> En desarrollo del proceso Auditor, la Contraloría General de la República verificará que los recursos destinados a gastos reservados se hayan ejecutado para el financiamiento de actividades de Inteligencia, Contrainteligencia, Investigación Criminal, Protección de Testigos e Informantes, expedición de nuevos documentos de identificación para servidores públicos que ejecuten actividades de Inteligencia y Contrainteligencia, y protección de servidores públicos y sus familias, vinculados a la misma actividad.

ARTÍCULO 37. EVALUACIÓN DEL RÉGIMEN CONTRACTUAL A APLICAR. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> En los contratos a evaluar, deberá verificarse que aquellos que no se encuentren sometidos a los procedimientos establecidos en el Estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993), cuenten con el concepto previo del ordenador del gasto, que certifique que no pueden ser celebrados y ejecutados por los canales ordinarios, de conformidad con lo previsto en el artículo 3o de la Ley 1097 de 2006.

ARTÍCULO 38. REQUISITOS MÍNIMOS DE LA CERTIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El concepto que emita el ordenador del gasto, conforme lo previsto en el artículo 3o de la Ley 1097 de 2006, deberá incluir las razones expresas que impiden celebrar estos contratos por los canales administrativos ordinarios.

ARTÍCULO 39. CONTROL A PROCESOS CON RÉGIMEN ORDINARIO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los procesos de contratación con recursos de gastos reservados, que no cuenten con el concepto previo del ordenador del gasto, se les evaluará el cumplimiento de los requisitos previstos por el Estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios).

ARTÍCULO 40. APLICACIÓN DE PRINCIPIOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Con el objeto de garantizar los fines perseguidos por el Estado mediante la celebración de contratos, el examen de la contratación especial deberá constatar la aplicación de los principios que regulan la función administrativa como son moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad.

ARTÍCULO 41. CONTROL A PROCESOS DE RÉGIMEN ESPECIAL. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los contratos con cargo al rubro de gastos reservados, que se celebren bajo el régimen especial de contratación previsto en el artículo 3o de la Ley 1097 de 2006, deberán informar como mínimo lo siguiente:

a) Disponibilidad presupuestal previa al compromiso, y registro presupuestal que garantice la destinación de los recursos, conforme a lo dispuesto por el Estatuto Orgánico de Presupuesto;

b) Existencia de los elementos esenciales del acuerdo de voluntades (capacidad, consentimiento, objeto y causas lícitos);

c) Cumplimiento de las formalidades exigidas por la reglamentación especial, dependiendo el tipo de contrato;

d) Cuando proceda, que la adquisición del bien o servicio se encuentre incluida en el Plan de compras del organismo ejecutor de gastos reservados;

e) Evaluación de ofertas y/o estudio de precios del mercado, cuando las circunstancias concretas lo permitan;

f) Responsable del control de ejecución del contrato;

g) Recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados;

h) Actas de ingreso y salida de almacén;

i) Constitución de garantías exigidas para cada tipo de contrato, de acuerdo con las exigencias de la reglamentación especial;

j) Acta o constancia de liquidación del contrato en los casos que lo amerite.

ARTÍCULO 42. INMEDIATEZ EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> En los eventos en los que sea necesaria la adquisición de bienes y servicios indispensables para el desarrollo de una operación de inteligencia, contrainteligencia e investigación criminal y protección de testigos e informantes y que no haya sido posible su programación con anterioridad, se requerirá como mínimo, para efectos de control de legalidad, la siguiente información:

a) Comprobante que contenga por lo menos fecha, lugar de expedición, descripción del bien o servicio adquirido y valor;

b) Informe suscrito por el responsable de la operación con la aprobación del responsable de ejecutar el gasto, donde se exponga la justificación de la adquisición no programada.

CAPITULO IX.

CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS.

ARTÍCULO 43. PRINCIPIOS APLICABLES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para el ejercicio del control de gestión y resultados se tendrán en cuenta los principios de eficiencia, eficacia y economía.

El principio de eficiencia permite determinar, que en un período determinado, que la asignación de los recursos sea la más conveniente, para maximizar sus resultados.

Mediante el principio de eficacia se determina que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.

En virtud del principio de economía, se verificará la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades de los recursos humanos, físicos y técnicos, efectuada por las entidades en los diferentes procesos, para el cumplimiento de los fines propuestos.

La evaluación de la gestión se realizará con base en los diferentes planes de acción y programas que cada una de las entidades o unidades ejecutoras de gastos reservados elaboren para el cumplimiento de los objetivos que les son asignados, así como sobre las instrucciones y directrices que tengan para la ejecución de estos recursos.

ARTÍCULO 44. CERTIFICACIÓN DE RESULTADOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Para efectos de la evaluación de la gestión de los gastos reservados, el ordenador del gasto deberá solicitar a los respectivos comandantes responsables del operativo o sus equivalentes, una certificación en la que se haga constar que este se realizó con base en las labores de inteligencia y el resultado del mismo.

ARTÍCULO 45. INDICADORES DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La Contraloría dentro de los criterios de evaluación de la gestión de las Entidades o Unidades que ejecuten gastos reservados, verificará los indicadores de gestión y de resultados diseñados para gastos reservados por las entidades ejecutoras. Así mismo evaluará la gestión administrativa en la ejecución de los gastos reservados, con el fin de verificar su cumplimiento con las normas.

CAPITULO X.

EVALUACIÓN FINANCIERA.

ARTÍCULO 46. APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTABILIDAD PÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Las dependencias responsables de la ejecución de gastos reservados, para el manejo contable, presupuestal y de tesorería, aplicarán las normas y procedimientos establecidas por la Contaduría General de la Nación, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la reglamentación interna que regulen estos aspectos.

ARTÍCULO 47. DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Las entidades implementarán la gestión administrativa, necesaria para la depuración de la información contable de acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pública, en cuanto a la identificación y manejo de los inventarios, saneamiento contable, compra de material técnico, baja de elementos, saldos pendientes por depurar, identificación del material técnico, traslado entre almacenes, donaciones y bienes en bodega.

ARTÍCULO 48. PROCEDIMIENTOS. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal al manejo financiero y contable se efectuará sobre los documentos y soportes establecidos para el registro, administración y custodia de los bienes y recursos, inventarios, presentación de informes, presentación y consolidación de los estados financieros, de conformidad con la normatividad contable expedida por la Contaduría General de la Nación y la reglamentación interna definida para este fin.

En el manejo de Tesorería se verificará, entre otros, el cumplimiento de las normas generales, procedimientos internos, registro y documentación para el pago correspondiente, de conformidad con las disposiciones de cada entidad y las normas legales vigentes que le son aplicables.

ARTÍCULO 49. APLICACIÓN DE NORMAS PRESUPUESTALES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> El control fiscal en materia Presupuestal, se ejercerá verificando el cumplimiento de las normas presupuestales que conforman el Estatuto Presupuestal y las establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para las entidades del Estado, para garantizar el cumplimiento de la normatividad externa e interna relacionada con el manejo presupuestal.

ARTÍCULO 50. TRANSITORIO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> Los procesos auditores que se hayan iniciado antes de la entrada en vigencia de la presente Resolución, continuarán sometiéndose hasta su culminación, al procedimiento de auditoría previsto en la Resolución Orgánica 4844 de 1999 y la Guía de Auditoría Audite 3.0|, adoptada mediante Resolución Orgánica 5774 de 2006.

ARTÍCULO 51. DEROGATORIA Y VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 7253 de 2013> La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución Orgánica 4844 y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de mayo de 2007.

El Contralor General de la República,

JULIO CÉSAR TURBAY QUINTERO.