RESOLUCION 4844 DE 1999

(11 Junio)

<Fuente: Documento Contraloría General de la Nación>

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Por la cual se reglamenta el control fiscal para los gastos reservados

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

En uso de sus facultades constitucionales conferidas en el numeral 4º del artículo 268 y

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de Colombia señala que la Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos y/o bienes de la Nación; dicho control se realizará de manera posterior y selectiva.

Que para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del sistema de control interno.

Que la revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

Que del Presupuesto General de la Nación asignado a Entidades que por su naturaleza le corresponde manejar y ejecutar Gastos Reservados, se distribuyen partidas por Resolución Interna.

RESUELVE:

 
ARTICULO 1o. COMPETENCIA. El control fiscal de los Gastos Reservados de la Federación Nacional de Cafeteros, la Aduana Nacional, el Ministerio de Defensa, el Comando General de tas Fuerzas Militares, el Ejercito Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea, el Departamento Administrativo de Seguridad, la Policía Nacional, La Fiscalía General de la Nación, la Presidencia de la República, el Fondo de Seguridad de la Rama Judicial, y las que por ley se establezcan, será ejercido por el Contralor General, o por quien éste delegue, de conformidad con las normas vigentes.

ARTÍCULO 2o. El ordenador del gasto legalmente designado para la ejecución y manejo de gastos reservados, deberá amparar, mediante póliza de seguros, los fondos y bienes administrados.

ARTÍCULO 3o. RENDICION DE CUENTAS. Sin perjuicio de la cuenta consolidada que debe rendir cada organismo o entidad, de las transferencias y erogaciones efectuadas con cargo a los gastos reservados, cada unidad ejecutora conformará la cuenta de manejo y gestión entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año. El plazo máximo para la rendición de esta cuenta es el primer día hábil del mes de marzo del año siguiente, en la forma y condiciones establecidas en la presente Resolución.

PARAGRAFO: En el Ministerio de Defensa, cada unidad ejecutora de Gastos Reservados, deberá rendir separadamente a la Contraloría General de la República la cuenta de que trata este artículo.

ARTÍCULO 4o. EXAMEN DE LA CUENTA. El estudio se efectuará aplicando técnicas y procedimientos de auditoria gubernamental prescritos por la Contraloría General de la República, en aplicación de los sistemas de control fiscal establecidos en las normas vigentes, tales como: Financiero, de Legalidad, Físico, de Gestión, de Resultados, la Evaluación del Sistema de Control Interno y la Auditoria de Sistemas. En la revisión se verificará, entre otros, el cumplimiento de las normas generales, procedimientos internos y registro de las operaciones fiscales realizadas.

Las entidades y unidades deberán mantener Planes y Programas para el manejo de los recursos, libros de contabilidad: auxiliares, diario, mayor y balances; libro de presupuesto y de ejecución presupuestal, movimiento de reservas, tarjetas de kárdex de bienes en depósito y en servicio debidamente diligenciados y actualizados de tal forma que presenten información completa de las operaciones registradas.

Los libros auxiliares deben contener el código contable, detalle del saldo inicial, movimiento débito y crédito y saldo final por cada subcuenta y cuenta que conforma el balance general.

Los responsables de rendir la cuenta deben presentar los estados financieros consolidados con corte a 31 de diciembre de cada año fiscal, con las notas y los anexos que los soportan.

PARÁGRAFO: DOCUMENTACION ADICIONAL REQUERIDA PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL: Para el adecuado ejercicio del control fiscal, las entidades fiscalizadas deberán remitir a la Contraloría General de la República, la siguiente documentación adicional, con la cuenta del año anterior en el mes de marzo:

a) Manual de firmas para ordenaciones y autorizaciones, debidamente clasificadas por competencias de carácter fiscal, entre otras, las de ordenación del gasto, presupuesto, tesorería, contabilidad y bienes en depósito, etc.

b) Procedimientos para el manejo y toma física de bienes en depósito.

c) Procedimientos para el manejo y toma físico de activos fijos.

d) Relación detallada de los activos en servicio, especificando ubicación, fecha y costo de adquisición, número de la escritura, notaría, avalúo comercial, destinación y modalidad de propiedad en administración directa, arriendo, comodato, fiducia, procesos litigiosos, etc.

e) Presupuesto general para la vigencia.

f) Relación de la contabilización de las reservas presupuestales.

g) Manuales de procedimientos administrativos y de control interno.

h) Relación detallada de la toma física de bienes en depósito al finalizar el año fiscal, con indicación de su descripción, cantidad, costo unitario y valor total.

i) Relación de la cancelación de oficio de las reservas.

ARTÍCULO 5o. OBJETIVOS DE LA REVISÍON. Efectuar un análisis al cumplimiento del objeto de los gastos reservados, a fin de evaluar la economía, eficiencia y efectividad en el manejo de los mismos. Igualmente verificar el nexo de causalidad de la transacción, operación o gasto realizado.

ARTÍCULO 6o. CONTENIDO DE LA CUENTA. La cuenta deberá contener:

§ Relación de todos los gastos efectuados en el respectivo periodo.

§ Estado de tesorería, donde se consignen todos los movimientos y el saldo del rubro.

§ Comprobantes de gastos en original.

§ Relación de conexidad entre los gastos efectuados, el concepto y las partidas asignadas en las normas presupuestales como gastos reservados.

ATÍCULO 7o. RESULTADO DE LA REVISION. El Contralor, con base en el resultado del estudio de las cuentas, proferirá informe con las correspondientes observaciones del caso. Si como resultado del proceso de revisión de la cuenta, se determina detrimento al patrimonio público, de inmediato iniciará el correspondiente proceso de responsabilidad fiscal.

PARÁGRAFO. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Efectuado el análisis y evaluación de los documentos del ente objeto de control, estos serán devueltos y será responsabilidad de la administración su archivo y conservación en los términos que establece la ley.

ARTÍCULO 8o. NORMAS INTERNAS. Es obligación de las entidades que manejen rubro de gastos reservados, establecer un reglamento o instructivo de procedimientos de delegación, ejecución, control y registro, tanto de operaciones como de bienes, que aseguren el cumplimiento del objetivo del rubro, su destinación y la correspondiente guarda de bienes y elementos públicos.

ARTÍCULO 9o. DEFINICIONES. Para efectos de ejecución y control del rubro de gastos reservados, se entiende por:

GASTOS RESERVADOS: Son erogaciones destinadas al cubrimiento de actividades de inteligencia e investigación para la conservación y el restablecimiento del Orden Público y la represión del delito, incluye operaciones y funcionamiento de redes de inteligencia, pagos por información, material técnico y de analistas.

Las operaciones de inteligencia incluyen el alquiler de vehículos, inmuebles, servicios de hoteles y restaurantes, pago de pasajes aéreos y terrestres, pago de peajes y teléfonos privados y pago de propinas especiales y material técnico necesarios para desarrollarlas.

Por otra parte, involucra los gastos de operación y funcionamiento de redes de inteligencia, que son aquellas erogaciones que estando definidas en otros conceptos del gasto, no pueden ser efectuadas a través de canales administrativos normales en razón de la necesidad que tienen estas dependencias de operar en secreto, así como los gastos de operación de los departamentos y direcciones de inteligencia del Comando General, Comandos de Fuerza, Dirección General de la Policía Nacional y Departamento Administrativo de Seguridad.

También podrán atenderse gastos de informantes y operativos de inteligencia tendientes a la represión del contrabando.

OPERACIONES DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA: Son aquellas que ejecutan los organismos de seguridad del Estado, tendientes a la conservación y restablecimiento del orden público, que pueden ser abiertas o a cubierto.

Incluye vigilancias, seguimientos, penetraciones, infiltraciones y operaciones especiales ejecutadas, tanto dentro como fuera del país y que generan gastos como: el alquiler de todo tipo de vehículos, inmuebles, servicio de hoteles, restaurante, pago de transporte, pago de peajes, teléfonos, fletes, propinas y demás relacionados directamente con las operaciones de inteligencia.

PAGO DE INFORMANTES: Es la retribución en dinero o en especie, brindada a cualquier persona por datos especiales suministrados a los servicios de inteligencia sobre ubicación de antisociales o conocimiento de sus actividades delictivas en un lugar determinado, estos datos pueden provenir de elementos confiables ocasionales y que a pesar de que sus informaciones se registren, analicen, comparen y evalúen no siempre generan resultados positivos. En ocasiones estos datos son la continuación de datos suministrados con anterioridad y que darán resultados positivos posteriores.

En los casos de pagos a informantes y cuando por razones de lugar, seguridad y medios en que se actúa, así como de la reserva convenida con los beneficiarios, estos no acepten consignar los datos personales y de identificación, se elaborará un acta certificada de los gastos, en que conste el hecho con las firmas de las autoridades ordenadoras.

PAGO DE RECOMPENSAS: Esta cancelación se hace para recompensar las informaciones oportunas y veraces que permiten planear operaciones con resultados positivos basados en los datos suministrados por un informante, su cuantía está autorizada y reglamentada por el Gobierno Nacional por captura de cabecillas de grupos subversivos y redes del narcotráfico, su cancelación se efectuará en todo caso buscando la seguridad física del informante y su familia, accediendo a las condiciones que él considere convenientes. Conservando en todo caso las constancias y soportes que respalden el pago de las mismas.

MATERIAL TECNICO PARA INTELIGENCIA: Corresponden a este rubro los elementos de carácter devolutivo (equipos de oficina, muebles, estantes, electrodomésticos, vehículos) y de consumo (papelería, útiles de escritorio, mercancías), relacionados directamente con las actividades de inteligencia.

EQUIPO TECNICO DE SONIDO Y VIDEO: Cámaras de video, fotográficas, de filmación, circuitos cerrados de televisión, sistemas especiales de alarmas, intercepción, monitoría, laboratorios fotográficos, protección, escucha, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

ARMAMENTO Y EQUIPO CRIPTOGRÁFICO: Toda clase de armas, municiones, explosivos, maquinas cifradas y de levantamiento de claves, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación. Siempre y cuando se demuestre nexo de causalidad directo con operaciones de inteligencia.

EQUIPO TECNICO DE SEGURIDAD MILITAR: Cajas Fuertes, bóvedas de seguridad, detectores de explosivos y armas, destructores de documentos, accesorios y elementos indispensables para su operación.

EQUIPO DE SEGURIDAD DE COMUNICACIONES: Seguridad de voz, fax, interceptores, estaciones y equipos de monitoreo y todos aquellos materiales y accesorios indispensables para su mantenimiento y conservación.

EQUIPO TECNICO DE COMUNICACIONES: Radiogoniometría, receptores, transmisores, radares, antenas, scanner, beeper, radios, portátiles, grabadoras, accesorios y elementos indispensables para su mantenimiento y conservación.

EQUIPO DIDACTICO: Material indispensable para el planeamiento y desarrollo de conferencias bilaterales de inteligencia, cursos, seminarios, entrenamientos especiales para capacitación y especialización de miembros de inteligencia militar, misiones de contrainteligencia y contraespionaje en el ámbito nacional e internacional.

EQUIPO TECNICO DE SISTEMAS: Computadores, impresoras, plotters, terminales y demás elementos indispensables para su empleo, mantenimiento y conservación.

PAGO DE INFORMACION ESPECIALIZADA: Edición y publicación de revistas, folletos, boletines, suscripciones en revistas, periódicos, libros y obras especiales. Estudios de seguridad de personas e instalaciones, pago de especialistas y analistas para asesoramiento temporal en aspectos directamente relacionados con el campo técnico de inteligencia, así como en los aspectos jurídico, social, económico y laboral, los cuales afectan en alguna medida la labor de inteligencia.

PAGO DE POLIZAS: Seguro de fondos y bienes muebles e inmuebles oficiales al servicio de la inteligencia.

MANTENIMIENTO MATERIAL TECNICO: Gastos por concepto de mano de obra y suministro de repuestos, que demanda la conservación de los diferentes equipos al servicio de la inteligencia militar.

ARTÍCULO 10. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL. El Proceso de Responsabilidad Fiscal se adelantará y concluirá conforme a las normas vigentes.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las demás que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Santafé de Bogotá, D.C. a los 11 JUN. 1999

CARLOS OSSA ESCOBAR

Contralor General

MARIA STELLA VASQUEZ BARACALDO

Secretaria General

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019

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