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ARTÍCULO 2.2.4.3.4.2. CONFORMACIÓN DEL ÓRGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN PARA EL 40% DEL FONDO DE COMPENSACIÓN REGIONAL DESTINADO A PROYECTOS DE IMPACTO LOCAL. Los proyectos de inversión que se financien con cargo al 40% del Fondo de Compensación Regional podrán ser definidos, evaluados, viabilizados, priorizados y aprobados por los órganos colegiados de administración y decisión municipales, cuya conformación será igual a la prevista para los OCAD de asignaciones directas municipales.

En el evento en que el alcalde municipal así lo decida, los proyectos de inversión podrán ser definidos, evaluados, viabilizados, priorizados y aprobados por los órganos colegiados de administración y decisión departamentales, cuya conformación será igual a la prevista para los OCAD de asignaciones directas departamentales.

(Decreto 1075 de 2012, artículo 14)

ARTÍCULO 2.2.4.3.4.3. PARTICIPACIÓN REGIONAL EN LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN. En desarrollo del artículo 159 de la Ley 1530 de 2012, los órganos colegiados de administración y decisión regionales de los Fondos de Compensación y Desarrollo Regional, deberán ser integrados por un mínimo de tres (3) departamentos o el Distrito Capital. Estos órganos colegiados corresponderán a la distribución regional propuesta por los departamentos a la Comisión Rectora, para su correspondiente análisis y estudio.

No obstante lo anterior, las entidades territoriales podrán asociarse entre sí y presentar proyectos de inversión de impacto regional a consideración de uno de los órganos colegiados de administración y decisión regional distinto de aquel que se conforme de acuerdo a lo previsto en el inciso anterior.

En el órgano colegiado de administración y decisión del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, se entenderá por instancias de planeación regional las asociaciones departamentales que se conformen para efectos de los órganos colegiados de administración y decisión a los que se refiere el primer inciso de este artículo.

(Decreto 1075 de 2012, artículo 17)

SECCIÓN 5.

ÓRGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN PARA ASIGNACIONES DIRECTAS.

ARTÍCULO 2.2.4.3.5.1. CONFORMACIÓN. En virtud de lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo segundo del artículo 361 de la Constitución Política y el artículo 42 de la Ley 1530 de 2012, la conformación de los órganos colegiados de administración y decisión de las asignaciones directas, es la siguiente:

1. Para los departamentos beneficiarios de asignaciones directas:

1.1. Dos (2) ministros o sus delegados.

1.2. El gobernador del departamento beneficiario de asignaciones directas, por su período de gobierno.

1.3. El número equivalente al diez (10) por ciento de los alcaldes del departamento, o sus delegados, elegidos por cuociente electoral. En aquellos departamentos donde existen menos de diez (10) distritos y municipios, el número representativo de sus alcaldes es dos (2). El período de estos alcaldes será anual.

La secretaría técnica de este órgano colegiado de administración y decisión, será ejercida por la secretaría de planeación del departamento beneficiario o la oficina que haga sus veces.

2. Para las compensaciones de las que son beneficiarias las corporaciones autónomas regionales:

2.1. Dos (2) ministros o sus delegados, uno de los cuales será el Ministro de Ambiente y Desarrollo Sostenible, o su delegado.

2.2. El gobernador del departamento en que la corporación autónoma regional tenga su jurisdicción o su delegado, por su período de gobierno. Si la corporación tiene más de un gobernador en su jurisdicción, los gobernadores elegirán entre ellos su representante.

2.3. El número equivalente al diez (10) por ciento de los alcaldes del departamento o de cada departamento en el que la corporación autónoma regional tenga su jurisdicción, o sus delegados. Su elección se hará por cuociente electoral. En aquellos departamentos donde existen menos de diez (10) distritos y municipios, el número representativo de sus alcaldes es dos (2). El período de estos alcaldes será anual.

La secretaría técnica de este órgano colegiado de administración y decisión, será ejercida por la corporación autónoma regional beneficiaria de asignaciones directas.

3. Para el caso de los municipios y distritos destinatarios de asignaciones directas con ingresos recibidos en el año inmediatamente anterior superiores a los 2.000 smmlv:

3.1. Un (1) delegado del Gobierno nacional.

3.2. El gobernador del departamento al que pertenezca el municipio o distrito beneficiario de asignaciones directas o su delegado, por su período de gobierno.

3.3. El alcalde del municipio o distrito beneficiario de asignaciones directas, por su período de gobierno.

La secretaría técnica de este órgano colegiado de administración y decisión, será ejercida por la secretaría de planeación o la entidad que haga sus veces del respectivo municipio o distrito.

4. Para los municipios y distritos con ingresos recibidos en el año inmediatamente anterior inferiores a los 2.000 smmlv, la Comisión Rectora será la encargada de dar los lineamientos para la conformación de estos órganos colegiados de administración y decisión.

(Decreto 1075 de 2012, artículo 15)

ARTÍCULO 2.2.4.3.5.2. PRESENTACIÓN DE PROYECTOS ANTE EL ÓRGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN DEPARTAMENTAL. En concordancia con el artículo 2.2.4.3.4.2 del presente decreto, los proyectos de inversión de impacto local podrán ser definidos, evaluados, viabilizados, priorizados y aprobados por los órganos colegiados de administración y decisión departamentales en caso que así lo considere la administración municipal.

(Decreto 1541 de 2012, artículo 6o)

SECCIÓN 6.

ÓRGANO COLEGIADO DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN PARA LOS MUNICIPIOS RIBEREÑOS DEL RÍO GRANDE DE LA MAGDALENA Y DEL CANAL DEL DIQUE.

ARTÍCULO 2.2.4.3.6.1. CONFORMACIÓN. En virtud de lo dispuesto en el artículo 154 de la Ley 1530 de 2012, para efectos de la aprobación de los proyectos de inversión de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena y del Canal del Dique, se establece la conformación del órgano colegiado de administración y decisión, así:

1. Dos (2) ministros o sus delegados.

2. Un (1) representante del Departamento Nacional de Planeación o su delegado.

3. Dos (2) gobernadores en representación de los trece (13) departamentos que agrupan los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena, por períodos anuales. Estos gobernadores serán elegidos, entre ellos, de acuerdo con el mecanismo que determinen para el efecto.

4. Dos (2) alcaldes en representación de los municipios ribereños del Río Grande de la Magdalena. En todo caso, estos representantes serán elegidos de los departamentos cuyos gobernadores no hayan sido elegidos en los términos del numeral anterior, por períodos anuales. Estos alcaldes serán elegidos, entre ellos, por mayoría absoluta.

La secretaría técnica será ejercida por la Corporación Autónoma del Río Grande de la Magdalena (Cormagdalena).

(Decreto 1075 de 2012, artículo 16)

CAPÍTULO 4.

PARTICIPACIÓN DE LOS DELEGADOS DEL GOBIERNO NACIONAL EN LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN EN CUYA CONFORMACIÓN PARTICIPAN DOS O MÁS MINISTROS Y/O DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS.

ARTÍCULO 2.2.4.4.1. OBJETO. El presente capítulo tiene por objeto reglamentar dentro de los órganos colegiados de administración y decisión (OCAD) departamentales, de los Fondos de Ciencia, Tecnología e Innovación, de Desarrollo Regional, y del 60% de Compensación Regional, de las corporaciones autónomas regionales y de los municipios ribereños del Río Grande de La Magdalena y del Canal del Dique, la figura del líder para el nivel de Gobierno nacional, así como dictar disposiciones relacionadas con las funciones de los miembros de los OCAD.

(Decreto 1252 de 2013, artículo 1o)

ARTÍCULO 2.2.4.4.2. DESIGNACIÓN DEL LÍDER Y FUNCIONES. <Artículo modificado por el artículo 6 del Decreto 1544 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El Presidente de la República, de conformidad con el artículo 2.2.4.3.1.3 del presente decreto, designará un líder para el nivel del Gobierno nacional en los órganos colegiados de administración y decisión, quien ejercerá bajo su responsabilidad las siguientes funciones:

1. Ser el único interlocutor, con los demás niveles de gobierno y las secretarías técnicas de los órganos colegiados de administración y decisión.

2. Coordinar y definir el sentido del voto del Gobierno nacional en todos los asuntos que son competencia de los órganos colegiados de administración y decisión y dirimir las diferencias que se presenten entre los Ministros y directores de departamentos administrativos o sus delegados.

3. Solicitar pronunciamiento al Ministerio o departamento administrativo que encabeza el sector del proyecto de inversión sometido a consideración del órgano colegiado de administración y decisión, cuando se estime pertinente.

PARÁGRAFO. El pronunciamiento a que se refiere el numeral 3 del presente artículo debe ser integral, es decir, incluir los componentes jurídico, técnico y financiero. El pronunciamiento debe remitirse al Ministerio líder dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud del mismo y por lo menos un (1) día hábil antes de la sesión del OCAD. La definición del voto del Gobierno nacional no está condicionado a la expedición de dicho pronunciamiento.

ARTÍCULO 2.2.4.4.3. SOPORTE DE LAS POSICIONES DE LOS MINISTERIOS Y DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DIFERENTES AL LÍDER. Los ministerios y departamentos administrativos, cuya posición sea distinta de la coordinada por el líder, deberán motivar por escrito, como mínimo un día antes del inicio de la sesión del órgano colegiado de administración y decisión, lo siguiente:

1. Las razones por las cuales se considera que el proyecto de inversión no es relevante para la entidad territorial o beneficiario.

2. Las razones por las cuales se considera que el proyecto de inversión no es pertinente para la entidad territorial o beneficiario.

3. Las razones por las cuales se considera que el proyecto de inversión no implica un impacto favorable para la entidad territorial o beneficiario.

4. Las razones por las cuales se considera que el proyecto de inversión no se encuentra en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo o con los planes de desarrollo de las entidades territoriales.

(Decreto 1252 de 2013, artículo 3o)

ARTÍCULO 2.2.4.4.4. RESPONSABILIDAD DE LOS MIEMBROS DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE ADMINISTRACIÓN Y DECISIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 1744 de 2014, los miembros de los órganos colegiados de administración y decisión solamente son responsables de viabilizar, priorizar y aprobar los proyectos de inversión teniendo en cuenta su pertinencia, relevancia, impacto y coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo o los planes de desarrollo de las entidades territoriales. En ningún caso son responsables por la ejecución de los proyectos de inversión.

La correcta ejecución de los proyectos de inversión es exclusiva responsabilidad de las entidades públicas designadas como ejecutoras por los órganos colegiados de administración y decisión.

(Decreto 1252 de 2013, artículo 4o)

CAPÍTULO 5.

CRITERIOS Y CONDICIONES DE DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL 10% DEL FONDO DE COMPENSACIÓN REGIONAL, DEL AHORRO PENSIONAL TERRITORIAL Y DE LOS QUE TRATA EL INCISO SEGUNDO DEL PARÁGRAFO 2o TRANSITORIO DEL ARTÍCULO 361 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA.

ARTÍCULO 2.2.4.5.1. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN DEL 10% DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE COMPENSACIÓN REGIONAL. El 10% de los recursos del Fondo de Compensación Regional serán distribuidos entre los municipios de categorías cuarta, quinta y sexta cuyo indicador de necesidades básicas insatisfechas sea inferior o igual a 35%, para cada año, atendiendo los criterios que se señalan a continuación:

1. El 60% de acuerdo a la participación del municipio en la población total de los municipios de categorías cuarta, quinta y sexta cuyo indicador de necesidades básicas insatisfechas sea inferior o igual a 35%, para lo cual se tomarán las proyecciones de población municipales certificadas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) para cada vigencia en que se realiza la distribución.

2. El 40% según la pobreza relativa, para lo cual se tomará el grado de pobreza de cada municipio, medido con el Índice de Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI), dividido por el NBI nacional. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística certificará los valores del NBI a que se refiere este numeral para cada vigencia en que se realiza la distribución.

Los criterios señalados en los numerales 1 y 2 de este artículo se aplicarán de la siguiente manera:

i. La participación de cada municipio en la población total de los municipios de categorías cuarta, quinta y sexta cuyo indicador de necesidades básicas insatisfechas sea inferior o igual a 35% del país, se elevará al exponente 60%, obteniéndose el factor de población.

ii. El NBI de cada municipio dividido por el NBI nacional se elevará al exponente 40% para tener una medida del factor de pobreza.

iii. Se multiplicarán para cada municipio el factor de población y el factor de pobreza. El porcentaje del 10% del Fondo de Compensación Regional que le corresponderá a cada municipio será igual al producto de su factor de población y su factor de pobreza, dividido por la suma de estos productos para todos los municipios de categorías cuarta, quinta y sexta cuyo indicador de necesidades básicas insatisfechas sea inferior o igual a 35%.

(Decreto 1073 de 2012, artículo 1o).

ARTÍCULO 2.2.4.5.2. CRITERIOS DE DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS DESTINADOS AL AHORRO PENSIONAL TERRITORIAL. El porcentaje de los recursos del Sistema General de Regalías destinados al ahorro pensional territorial se distribuirá anualmente entre las entidades territoriales que en el año inmediatamente anterior a la vigencia en la cual se hace la distribución, tengan pasivo pensional, según certificación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, conforme a los siguientes criterios:

1. Se determinará la participación porcentual de cada grupo de entidades territoriales en el monto total de los pasivos pensionales no cubiertos que se encuentren registrados en el sistema de información del Fondo de Pensiones Territoriales (Fonpet), así: i) un grupo correspondiente a los departamentos y al Distrito Capital, el cual se denominará el Grupo 1 y ii) un grupo correspondiente a los municipios y demás distritos, el cual se denominará el Grupo 2.

2. Al interior de cada uno de estos grupos, se distribuirán los recursos entre las entidades territoriales, atendiendo los siguientes criterios:

2.1. El 40% de acuerdo a la participación de la entidad territorial en la población total del grupo respectivo, para lo cual se tomarán las proyecciones de población de las entidades territoriales certificadas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística para cada vigencia en que se realiza la distribución.

2.2. El 60% según la pobreza relativa, para lo cual se tomará el grado de pobreza de cada entidad territorial del respectivo grupo, medido con el Índice de Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI), dividido por el NBI nacional. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística certificará los valores del NBI a que se refiere este numeral para cada vigencia en que se realiza la distribución.

Los criterios señalados en los numerales 1 y 2 de este artículo se aplicarán de la siguiente manera, para cada Grupo por separado:

1. La participación de cada entidad territorial en la población total de las entidades que conforman el respectivo Grupo, se elevará al exponente 40%, obteniéndose el factor de población.

2. El Índice de Necesidades Básicas Insatisfechas (NBI) de cada entidad territorial en cada Grupo respectivo dividido por el NBI nacional se elevará al exponente 60% para tener una medida del factor de pobreza.

3. Se multiplicarán para cada entidad territorial en cada grupo respectivo el factor de población y el factor de pobreza. El porcentaje de los recursos del Sistema General de Regalías destinados al ahorro pensional territorial que le corresponderá a cada entidad territorial en cada grupo, será igual al producto de su factor de población y su factor de pobreza, dividido por la suma de estos productos para todas las entidades territoriales que conforman cada Grupo.

(Decreto 1073 de 2012, artículo 2o).

ARTÍCULO 2.2.4.5.3. RECURSOS DEL FONDO DE DESARROLLO REGIONAL. Los recursos del Fondo de Desarrollo Regional que las entidades territoriales podrán destinar para alcanzar los porcentajes señalados en el inciso segundo del parágrafo 2 transitorio del Acto Legislativo 05 de 2011, se distribuirán en proporción al faltante que cada entidad territorial tenga con respecto al faltante consolidado de los municipios y departamento en el respectivo departamento, de la siguiente manera:

1. Se calculará el monto faltante que cada municipio y cada departamento tiene para alcanzar los porcentajes señalados en el parágrafo 2o transitorio del Acto Legislativo 05 de 2011.

2. Se consolidarán por departamento los montos faltantes calculados en el punto anterior.

3. Se obtendrá la proporción del faltante de cada municipio y cada departamento en el consolidado del respectivo departamento y esta proporción será el porcentaje que cada entidad territorial podrá destinar del Fondo de Desarrollo Regional asignada al respectivo departamento, para alcanzar los porcentajes señalados en el inciso segundo del parágrafo 2o transitorio del Acto Legislativo 05 de 2011.

(Decreto 1073 de 2012, artículo 3o).

CAPÍTULO 6.

CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES DE LOS ÓRGANOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS.

ARTÍCULO 2.2.4.6.1. DEL CAMPO DE APLICACIÓN. Quedan sujetos a las disposiciones del presente decreto el Departamento Nacional de Planeación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Minas y Energía, así como sus entidades adscritas y vinculadas que cumplan funciones en el ciclo de las regalías, el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), la Contraloría General de la República, así como los órganos encargados de la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos, el conocimiento y cartografía geológica del subsuelo, del funcionamiento del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación y del Sistema General de Regalías.

(Decreto 146 de 2013, artículo 1o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.2. DE LA CONSTITUCIÓN. Las cajas menores se constituirán para cada bienio, mediante resolución suscrita por el jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la cuantía de cada rubro presupuestal.

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada órgano, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichos órganos el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

(Decreto 146 de 2013, artículo 2o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.3. DEL NÚMERO DE CAJAS MENORES. El jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, de acuerdo con los requerimientos, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas. La justificación técnica y económica deberá quedar anexa a la respectiva resolución de constitución de caja menor.

(Decreto 146 de 2013, artículo 3o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.4. CUANTÍA. La cuantía destinada para las cajas menores de cada entidad no podrá exceder el 0.5% del presupuesto asignado al respectivo órgano dentro de cada bienio.

Los órganos que requieran una mayor cuantía deberán justificarlo mediante escrito motivado por el jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, el cual deberá quedar anexo a la resolución.

(Decreto 146 de 2013, artículo 4o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.5. DESTINACIÓN. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos previstos en Gastos Generales del Plan de Cuentas del Sistema General de Regalías que tengan carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán autorización del Jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo.

PARÁGRAFO. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los diez (10) días siguientes a la realización del gasto y, en todo caso, antes del 29 de diciembre del final del bienio.

(Decreto 146 de 2013, artículo 5o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.6. FIANZAS Y GARANTÍAS. El jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Sistema General de Regalías con cargo a los cuales se constituye la caja menor.

(Decreto 146 de 2013, artículo 6o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.7. LEGALIZACIÓN DE GASTO. La legalización de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los diez (10) días siguientes a su realización.

No se podrán entregar nuevos recursos, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

(Decreto 146 de 2013, artículo 7o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.8. DE LAS PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Pública y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

(Decreto 146 de 2013, artículo 8o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.9. DEL MANEJO DEL DINERO. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo un monto equivalente de hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.

(Decreto 146 de 2013, artículo 9o)

ARTÍCULO 2.2.4.6.10. REGISTRO EN LIBROS. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la caja menor, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas, en el libro que para tal fin se establezca.

(Decreto 146 de 2013, artículo 10)

ARTÍCULO 2.2.4.6.11. DEL PRIMER GIRO. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente decreto.

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.

(Decreto 146 de 2013, artículo 11)

ARTÍCULO 2.2.4.6.12. DE LA APERTURA DE LOS LIBROS. Los órganos procederán a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los distintos órganos y de las oficinas de auditoría.

(Decreto 146 de 2013, artículo 12)

ARTÍCULO 2.2.4.6.13. PAGOS DE CAJA MENOR. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la Caja Menor, el titular registra: a) el rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la cuenta contable respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas "concepto y monto", d) el monto líquido pagado, e) la fecha del pago, f) el número del documento de identidad o el NIT del beneficiario, y g) los demás datos que se consideren necesarios.

(Decreto 146 de 2013, artículo 13)

ARTÍCULO 2.2.4.6.14. DE LA LEGALIZACIÓN PARA EL REEMBOLSO. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al bienio que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto.

La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 29 de diciembre del último año del bienio, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

(Decreto 146 de 2013, artículo 14)

ARTÍCULO 2.2.4.6.15. DEL REEMBOLSO. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales, a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

(Decreto 146 de 2013, artículo 15)

ARTÍCULO 2.2.4.6.16. CAMBIO DE RESPONSABLE. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

(Decreto 146 de 2013, artículo 16)

ARTÍCULO 2.2.4.6.17. CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.

(Decreto 146 de 2013, artículo 17)

ARTÍCULO 2.2.4.6.18. RESPONSABILIDAD. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Sistema General de Regalías, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.

Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno.

(Decreto 146 de 2013, artículo 18)

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