RESOLUCIÓN 1537 DE 2015

(mayo 11)

Diario Oficial No. 49.508 de 11 de mayo de 2015

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para la consulta en línea de forma masiva, de la fe de vida o supervivencia de las personas y el mecanismo de transferencia de los archivos.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6o del Decreto-ley 4107 de 2011, el artículo 4o del Decreto 1450 de 2012 y en desarrollo del artículo 21 del Decreto-ley 019 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la verificación de la supervivencia de una persona, a partir del 1o de julio de 2012, se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 21 del Decreto-ley 019 de 2012 y que en consecuencia a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida o supervivencia de una persona.

Que la mencionada norma ordena que las entidades deban verificar la fe de vida o supervivencia de las personas mediante consulta en línea y para tal efecto, la Registraduría Nacional del Estado Civil interoperará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información del Ministerio de Salud y Protección Social y con las que defina el Gobierno Nacional.

Que el Decreto 1450 de 2012 reguló el procedimiento y competencias establecidas en los artículos 21 y 22 del Decreto-ley 019 de 2012, para efectos de la acreditación de la supervivencia dentro del territorio nacional y la de los connacionales en el exterior.

Que en cumplimiento del literal g) del artículo 4o de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, deben adoptarse las medidas técnicas para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, restringiendo la entrega de datos de las personas no fallecidas conforme a la consulta de la información dispuesta por la Registraduría Nacional de Estado Civil a este Ministerio.

Que es necesario determinar las especificaciones técnicas a las que deberá supeditarse la consulta en línea del Sistema de Información de este Ministerio por parte de las diferentes entidades que en el marco de sus funciones deban verificar la supervivencia de las personas.

Que igualmente es necesario que se adopte la plataforma de integración de datos – Pisis del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro) como mecanismo de transferencia de archivos en forma segura.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto determinar las especificaciones técnicas para la consulta en línea, de forma masiva, de la fe de vida o supervivencia de las personas, de acuerdo con la información dispuesta por la Registraduría Nacional de Estado Civil y adoptar el mecanismo para la transferencia de los archivos especificados en los mismos a través de la plataforma de Integración de datos – Pisis del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro).

ARTÍCULO 2o. MODALIDADES DE CONSULTA EN LÍNEA. Las entidades podrán verificar la fe de vida o supervivencia de las personas de forma individual o masiva, así:

1. En forma individual, registro a registro, a través de la consulta en línea vía Internet, que dispondrá la Registraduría Nacional del Estado Civil en la página Web www.registraduria.gov.co;

2. En forma masiva, es decir, múltiples registros a la vez, a través del sistema de información de este Ministerio, teniendo en cuenta el anexo técnico a que se hace referencia el presente acto.

La información contenida en el archivo de respuesta a la consulta masiva que dispondrá el Sistema de Información del Ministerio de Salud y Protección Social, corresponderá a la información de las bases de datos del Registro Civil de Defunción y del Archivo Nacional de Identificación, dispuestas y administradas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

ARTÍCULO 3o. IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA CONSULTAR DE FORMA MASIVA LA FE DE VIDA O SUPERVIVENCIA DE LAS PERSONAS. El anexo técnico que forma parte integral de la presente resolución, será implementado a partir del 1o de julio de 2015.

PARÁGRAFO. En el evento en que el reportante no se haya registrado en la plataforma de Integración de datos – Pisis del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro), deberá efectuar el registro de su entidad y realizar la solicitud de los usuarios correspondientes, a partir del 15 de junio de 2015.

ARTÍCULO 4o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

ARTÍCULO 5o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1708 de 2012.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 11 de mayo de 2015.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO TÉCNICO PARA CONSULTAR DE FORMA MASIVA.

LA FE DE VIDA O SUPERVIVENCIA DE LAS PERSONAS

Las entidades consultantes de la fe de vida o supervivencia de las personas, deben enviar la información de las personas a consultar en el ARCHIVO DE CONSULTA DE SUPERVIVENCIA, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente se les dispondrá un ARCHIVO DE RESPUESTA DE SUPERVIVENCIA con este anexo técnico.

El anexo técnico tiene las siguientes secciones:

Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.

Sección 2. Características de los archivos planos.

Sección 3. Plataforma para el envío de archivos.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

1.1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

1.1.1. ARCHIVO DE CONSULTA DE SUPERVIVENCIA

Este archivo contiene los datos que las entidades deberán suministrar a este Ministerio para verificar la fe de vida o supervivencia de las personas.

La entidad deberá enviar el archivo de consulta de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:

NOMBRE DEL ARCHIVO DE CONSULTA DE SUPERVIVENCIA

1.1.2. ARCHIVO DE RESPUESTA DE SUPERVIVENCIA

El nombre del archivo de respuesta debe cumplir con el siguiente estándar:

NOMBRE DEL ARCHIVO DE RESPUESTA DE SUPERVIVENCIA

1.2. ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

1.2.1. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE CONSULTA DE SUPERVIVENCIA

El archivo de consulta de supervivencia estará compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de personas a consultar. Este archivo deberá ir firmado digitalmente por la entidad solicitante.

El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo Pisis, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error. No debe enviarse en la estructura del archivo.

1.2.1.1. Registro tipo 1 – registro de control

1.2.1.2. Registro tipo 2 – registro de detalle

1.2.2. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE RESPUESTA DE SUPERVIVENCIA

El archivo de respuesta de supervivencia cuya extensión es .DAT, contiene un archivo .ZIP, en el cual encontrarán los siguientes archivos:

1. Un archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

2. Un archivo de respuesta de los registros no encontrados, cuando aplique.

3. Un archivo de Información de Control .INFO, el cual contendrá la información de control de los archivos de respuesta, firmado digitalmente por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

1.2.2.1. Archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC)

1.2.2.1.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

Ejemplo:

SMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDRNEC

1.2.2.1.2. Estructura del archivo de respuesta cuya fuente de información es la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC)

El archivo de respuesta está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo, un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2), cuyas respuestas provienen del registro civil de defunción y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 3), cuyas respuestas provienen del Archivo Nacional de Identificación (ANI).

1.2.2.1.2.1. Registro tipo 1 – registro de control

1.2.2.1.2.2. Registro Tipo 2 - respuesta dada a partir del Registro Civil de Defunciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Todas las personas que vayan con este tipo de registro son fallecidas, dado que fueron encontradas en el Registro Civil de Defunción. Por lo tanto no llevarán valor en el campo Estado en RCDefuncion.

1.2.2.1.2.3. Registro Tipo 3 - Respuesta a partir del Archivo Nacional de Identificaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

1.2.2.1.3. Archivo de respuesta de los registros no encontrados

En este archivo se incluyen los registros que no fueron encontrados en el Registro Civil de Defunción, ni en el Archivo Nacional de Identificación (ANI).

1.2.2.1.3.1. Nombre del archivo de respuesta de los registros no encontrados

Ejemplo:

SMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMSPSNO

1.2.2.1.3.2. Estructura del archivo de respuesta de los registros no encontrados

El archivo de respuesta de los registros no encontrados estará compuesto por un único registro de control (Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyos registros no fueron encontrados en la fuente, esto no implica que estén o no fallecidos. Este archivo irá firmado digitalmente por este Ministerio.

1.2.2.1.3.2.1. Registro tipo 1 – registro de control

1.2.2.1.3.2.2. Registro tipo 2 - respuesta de los registros no encontrados

1.2.2.1.4. Archivo de Información de Control firmado .INFO

Contiene la información de control de todos los archivos del proceso. Este archivo va firmado digitalmente por este Ministerio, por lo tanto aparece como .P7Z. La estructura se describe a continuación:

1.2.2.1.4.1. Estructura y especificación del nombre del archivo

1.2.2.1.4.2. Estructura del archivo

1.2.3. PUBLICACIÓN DEL ARCHIVO DE RESPUESTA DE SUPERVIVENCIA

El archivo de respuesta de supervivencia será publicado en el FTPS del Ministerio de Salud y Protección Social, máximo el quinto día calendario siguiente de la fecha de recibido el archivo de consulta.

Para tener acceso al FTPS y poder descargar el archivo a que refiere este numeral, las entidades deberán enviar un correo electrónico al especificado en el enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx

Para tal efecto deberán solicitar un usuario y la clave, indicando nombre de la entidad solicitante, tipo y número de identificación de la entidad, identificación y nombre del representante legal, número telefónico de contacto, dos correos electrónicos institucionales y la identificación y nombres de las personas a las que corresponden dichos correos, a los cuales les será enviada la correspondiente información.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha

b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt

c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

d) El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,).

e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos comas, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1,,dato3

f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.

h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.

k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.

l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el CR o LF como fin de registro.

m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE LOS ARCHIVOS.

Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades y personas estipuladas en el artículo 2o del Decreto 1450 de 2012 puedan validar y enviar el archivo de consulta de supervivencia desde sus instalaciones.

El envío del archivo de consulta a través de la plataforma Pisis, debe realizarse a partir del 1o de julio de 2015. Para esto, se deberá nombrar el archivo de consulta de acuerdo a lo estipulado en el numeral 1.1.1 ARCHIVO DE CONSULTA DE SUPERVIVENCIA del presente anexo técnico.

Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO, así:

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

La Plataforma Pisis recibe los archivos conformados según la estructura del Anexo Técnico determinados en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

-- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al consultante.

-- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo de supervivencia y se informa al consultante el resultado.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

MESA DE AYUDA

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de los archivos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx.

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma Pisis en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

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