CONCEPTO 9582 DE 2017

(Mayo 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

MEMORANDO

Bogotá, D.C.,

Respetada Señora Jefe:

De manera atenta, remito para su conocimiento concepto de la Oficina Asesora Jurldica Interna en relación al proyecto de Resolución, “Por medio de la cual se establecen las disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”.

Anexo: lo enunciado en ocho (8) folios.

Consideraciones Jurldicas relativas al proyecto de Resolución “Por medio de la cual se establecen las disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurldica Interna
Grupo Interno de Asuntos Legales

Bogotá D.C., mayo de 2017

INTRODUCCIÓN:

Ei presente concepto jurldico, contiene un análisis de hecho y de derecho, sobre el proyecto de Resolución “Por medio de la cual se establecen fas disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”, para lo cual se desarrollará el siguiente marco metodológico: I. Análisis Jurldico; a) Epígrafe del Proyecto de Resolución; b) Definición de Competencias; c) Parte Considerativa o Motiva Resolución, d) Parte dispositiva II. Publicación, iil. Conclusiones. IV. Alcance del Concepto,

I. ANÁLISIS JURlDICO:

El proyecto de Resolución, plantea unificar la reglamentación referente a la Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, derogando las Resoluciones 2674 del 01 de julio de 2010, 5972 del 27 de agosto de 2014 y 6396 del 13 de octubre de 2015, para lo cual se propone una unificación de la misma la cual regule y actualice el tema.

Luego de hacer una revisión de la Técnica y vigencia normativa de la citada Resolución, esta Oficina Asesora Jurldica Interna, hace las siguientes observaciones referentes ai contenido normativo presentado en el proyecto de Resolución de acuerdo a los lineamientos establecidos para la técnica normativa del Decreto 1081 de 2015 modificado por el Decreto 1609 de 2015 “Por directrices generales de la técnica normativa de que trata el tltulo 2 de la parte 1 del libro 2 dei Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República”.

a) EPÍGRAFE DEL PROYECTO DE RESOLUCIÓN:

Mediante el proyecto de Resolución en estudio, se plantea unificar la reglamentación existente en relación a la constitución y funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, quién es el máximo órgano de coordinación y asesorla tanto para el Sistema de Control Interno basado en el MECI 2014 como para el Sistema Integrado de Gestión basado en la Norma Técnicas de Calidad Colombiana 1509001:2015 y la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública GP 1000:2009, para lo cual el proyecto de resolución dispuso el siguiente Epígrafe

“Por medio de la cual se establecen las disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”

Al respecto la Oficina Asesora Jurldica Interna observa que el Manual para la Elaboración de Textos Normativos Proyectos de Decreto y Resolución, que se encuentra ubicado en el decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 1609 de 2015 "Por el cual se modifican la directrices generales de técnica normativa de que trata el tltulo 2 de la parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República”, en el numeral 1.2 del anexo referente al eplgrafe, establece el procedimiento y la forma en que debe redactar el mismo, de la siguiente forma:

“1.2. Epígrafe: Constituye el titulo dei decreto o resolución. Sirve para indicar el contenido o tema. El eplgrafe cumplirá con la siguiente técnica normativa:

1.2.1. Indicar el objeto sobre el cual trata el contenido de la norma.

1.2.2. Corto y preciso, subsiguiente al encabezado del decreto o resolución.

1.2.3. Único para cada decreto o resolución, es decir, el tltulo dei acto debe ser diferente de los tltulos de otros actos vigentes.

1.2.4. No inducir a error sobre el contenido de la parte dispositiva. Debe dar una idea lo más clara posible dei contenido del acto” (subrayado fuera de texto).

Al respecto, se observa que el eplgrafe del proyecto de Resolución en estudio está redactado de manera correcta siguiendo los parámetros citados anteriormente del Manual para la elaboración de textos normativos de Proyectos de Decretos y Resolución, que se encuentra modificado por el Decreto 1609 de 2015.

b) DE LA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA PARA EXPEDIR LA RESOLUCIÓN:

El proyecto de Resolución en su acápite de la Competencia, debe hacer relación a las facultades constitucionales y legales conferidas a la señora Ministra de Relaciones Exteriores para expedir este tipo de Actos Administrativos, para lo cual en el Proyecto de Resolución objeto de estudio, se invoca en el acápite de las competencias del proyecto de Resolución, ei artículo 208 de la Constitución Polltica de Colombia en cuanto a la potestad del Ministro del ramo de formular pollticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la Ley, igualmente el articulo 209 en relación a la obligación de las autoridades administrativas de coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley, de igual manera ei articulo 269 en relación a la obligación de las autoridades correspondientes a diseñar y aplicar, según (a naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas; por lo anterior se encuentra ajustado a la norma técnica su inclusión.

De otra parte, se incluye el artículo 6o de la ley 87 de 1993,” por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, en relación a la obligación en este caso de la Señora Ministra como máxima autoridad administrativa de la entidad para el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en el Ministerio, por lo que se encuentra ajustado a la norma técnica su inclusión.

De igual manera se incluye, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, que faculta a los Ministerios a dictar normas en desarrollo de la Ley; es conducente observar que se citan los artículos 6 y 27 del Decreto 896 de 2016 “Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones”, al respecto se considera que el artículo 6o deber ser omitido toda vez que determina la estructura del Ministerio y no a la competencia de la Señora Ministra para expedir la Resolución objeto del presente estudio, igualmente el artículo 27 del mencionado Decreto, el cual designa a los órganos internos de dirección, asesorla y coordinación de la entidad, por So anterior se recomienda incluir únicamente en el acápite de competencia el numeral 9o del artículo 7o del Decreto 869 de 2016 el cual determina que “ es función de la Señora Ministra la implementación del Sistema de Control Interno y disponer el diseño de los métodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas fas actividades, asi como el ejercicio de las funciones a cargo de los servidores dei Ministerio se ciñan a los artículos 209 y 269 de la Constitución Polltica, a la Ley 87 de 1993 y demás normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular. ”

Por lo anterior, se recomienda reformar el acápite de competencias, siguiendo los parámetros de técnica normativa establecido en ei numeral 1.3 del Anexo del Manual para la Elaboración de Textos Normativos, por lo cual se sugiere la siguiente redacción:

“En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en particular las previstas en los artículos 208, 209 y 269 de la Constitución Polltica de Colombia, las previstas en el artículo 6o dé la Ley 87 de 1993, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 9o del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y”

c) Parte Considerativa o Motiva dei Proyecto de Resolución:

En este punto se denota que la descripción del fondo del asunto a tratar, corresponde a los antecedentes y necesidades que llevaron a la elaboración del Proyecto de Resolución objeto de estudio, en consideración a que el acto administrativo objeto de estudio, plantea la derogatoria de las Resoluciones 2674 del 01 de julio de 2010, 5972 del 27 de agosto de 2014 y 6396 del 13 de octubre de 2015, indicando que se hace necesario actualizar las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, quién es el máximo órgano de coordinación y asesorla tanto para el Sistema de Control Interno basado en el MECI 2014, como para el Sistema Integrado de Gestión basado en la Norma Técnicas de Calidad Colombiana ISO9001:2015 y la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública GP 1000:2009.

Que de acuerdo con los requerimientos de las normas anteriormente transcritas es necesario también designar formalmente al representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, quién actuará bajo las pollticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que asl mismo se hace necesario designar formalmente y establecer las funciones del equipo del Sistema Integrado de Gestión, el cual servirá de apoyo continuo al representante de la dirección en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

Que con el fin de adoptar la Actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009 se hace necesario proferir una nueva Resolución para modificar los artículos en los cuales se menciona la versión 2004 de dicha norma,

Por lo cual considera esta Oficina Jurldica que el acápite objeto de análisis se ajusta a tos parámetros de una explicación razonada de la necesidad de la derogatoria que se plantea efectuar, tal como lo establecen los parámetros para la elaboración de textos normativos que se encuentran en el Decreto 1081 de 2015, que para el efecto establece lo siguiente:

“El acápite de ios considerandos contiene la motivación del acto administrativo y se ubica entre ia competencia y la parte dispositiva. La motivación consistirá en una breve explicación de los antecedentes y /as necesidades que llevaron a la elaboración del proyecto de decreto o resolución a efectos de justificar su expedición, cuando a ello haya lugar.

1.4.1. Si bien no existen fórmulas sacramentales que indiquen el contenido de la parte motiva, es recomendable que se incluyan, cuando a ello haya lugar, al menos, los siguientes puntos:

1.4.1.1. Exposición concisa de ios elementos de hecho y de derecho que se han tomado en consideración;

1.4.1.2. Si resultare necesario recordar el contexto histórico del acto, el relato seguirá el orden cronológico de los hechos;

1.4.1.3. La justificación del contenido material del proyecto, que corresponde al conjunto de argumentos pollticos, económicos, jurldicos o de cualquier orden que sirvan de soporte a la iniciativa.;

1.4.1.4. Los objetivos que pretenden lograrse;

1.4.1.5. La indicación de que se cumplió con ei requisito de la consulta, cuando el ordenamiento jurldico lo exija;

1.4.1.6. Los considerandos deben guardar relación con la parte dispositiva; su orden debe corresponder en la medida de lo posible ai de las decisiones que motivan;

1.4.1.7 No es necesario justificar individualmente cada disposición. De ser posible, se recomienda motivar ia derogatoria o la supresión;

1.4.1.8. La conclusión de que, por lo tanto, es necesario u oportuno adoptar las medidas contempladas en la parte dispositiva.”

d) Parte Dispositiva:

Al respecto esta oficina Asesora Jurldica, hará las siguientes observaciones de forma y redacción, de acuerdo a tos parámetros del Manual para la elaboración de textos normativos de Proyectos de Decretos y Resolución, que se encuentra en el Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 1609 de 2015.

En el artículo 5 del presente proyecto de resolución, se establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, estableciendo en el numeral 21 del artículo en estudio, la obligación del Comité en relación a la revisión de los resultados de la auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que se realiza una vez al año conforme al plan de trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, determinando las siguientes actividades:

- Verificar el cumplimiento de la polltica del Sistema Integrado de Gestión,

- Verificar el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,

- Revisar ei cumplimiento y desarrollo del Plan de Trabajo Anual,

- Revisar los recursos asignados para la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,

- Revisar y aprobar cambios en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en ei Trabajo,

- Verificar los resultados de los indicadores y objetivos planteados. ”

Al respecto cabe indicar que según ei artículo 1.5.2.2. del anexo del Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 1609 de 2015, en relación a la redacción de listas que contengan subdivisiones, se debe indicar con decimales para facilitar su identificación, al respecto dicta la norma:

"En los artículos que contengan listas, conviene diferenciar cada elemento de la lista con números (numerales). Tales subdivisiones, en el caso de ser necesario, iniciarán con cardinales arábigos (”1., 2., 3 y, excepcionalmente, cuando sea necesaria una nueva subdivisión, se identificarán tantos decimales como sea necesario ("1.1., 1.2., 1.3. (...) 1.1.1., 1.1.2., etc.".

Por lo anterior, se recomienda que el numeral 21 del artículo 5 del proyecto de Resolución objeto del presente estudio quede redactado de la siguiente manera:

(...)

21. Asl mismo, ei Comité tendrá como responsabilidad, la revisión de ios resultados de ia auditoria ai Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en ei Trabajo que se realiza una vez ai año conforme ai plan de trabajo anuai del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en ei Trabajo, en ei cual se adelanta las siguientes actividades:

21.1 Verificar el cumplimiento de ia polltica del Sistema integrado de Gestión,

21.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,

21.3 Revisar el cumplimiento y desarrollo del Plan de Trabajo Anual,

21.4 Revisar ios recursos asignados para la implementación dei Sistema de Seguridad y Saiud en el Trabajo,

21.5 Revisar y aprobar cambios en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en ei Trabajo,

21.6 Verificar ios resultados de ios indicadores y objetivos planteados. ”

De igual manera, se observa que en el texto dispositivo objeto del presente estudio, se encuentra escrita la palabra “resolución”, cuando lo recomendado en cuanto a redacción es que se coloque mayúscula al inicio, por lo anterior de recomienda escribir "Resolución”

Es importante indicar que en la parte final da la Resolución, en el acápite de la firma de la Señora Ministra, aparece mal escrito el nombre, el cual debe quedar MARlA ÁNGELA HOLGUlN CUÉLLAR,

II. PUBLICACION

Se recomienda dar cumplimiento a lo establecido en la Circular No. C-DSG-OAJ 1-17-000023 del 4 de abril de 2017, firmada por la señora Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores, que en ei numeral 7o de la misma establece ios criterios de publicación de proyectos de regulación que no lleven la firma del Señor Presidente, como es ei caso bajo el presente estudio, al respecto establece el numeral citado:

(...)

1. Los plazos de publicación de los proyectos de regulación expedidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, que no lleven la firma dél Presidente de la República, deberán publicarse entre cinco (5) a diez (10) dlas hábiles, atendiendo a criterios como el interés general, la naturaleza del asunto, la complejidad de la materia a regular y el número de artículos del proyecto.

(...)

III. CONCLUSIONES:

Efectuado el estudio correspondiente de Viabilidad Jurldica, muy respetuosamente esta Oficina Asesora Jurldica Interna, recomienda realizar las modificaciones de forma sugeridas en desarrollo del presente concepto jurldico, en especial en las observaciones efectuadas en el Acápite de las Competencias y Considerativas del Proyecto de Resolución, ajustando y corrigiendo los posibles errores a los parámetros claramente fijados para la elaboración de textos normativos que se encuentran en el Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 1609 de 2015 “Por el cual se establecen directrices de técnica normativa”

IV. ALCANCE AL CONCEPTO.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurldica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Polltica.

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe de Oficina Asesora Jurldica Interna

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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