CIRCULAR 124 DE 2020

(octubre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna y sin ningún traumatismo, de la manera más atenta, me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:

1. GIROS

Solo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de recursos para el exterior hasta el 20 de noviembre de 2020.

2. COMISIONES DE VIAJE

Con el fin de dar trámite oportuno a las Comisiones de Servicio del mes de diciembre de 2020, y cierre definitivo de la Caja Menor de Viáticos la fecha límite para radicar las solicitudes de comisión en la Dirección Administrativa y Financiera será máximo hasta el 30 de noviembre de 2020

3. DISPOSICIONES VARIAS

Todas las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior a 31 de diciembre de 2020, deben:

- Identificar plenamente el origen de los recursos (Ministerio o Fondo Rotatorio) con el fin de registrar las transacciones a que haya lugar según corresponda, esto en razón a que se han girado recursos provenientes tanto del Fondo Rotatorio como del Ministerio.

- Tener incorporados en el SISE, todos los registros por movimientos financieros (facturas y demás documentos soporte de que trata la Resolución 0289 de 2020 para la legalización de gastos, reintegros en caso de haberse efectuado y movimientos bancarios a que haya lugar).

- Haber efectuado las conciliaciones bancarias, tanto en moneda de giro como en moneda local, hasta el mes de noviembre de 2020. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2020 se debe efectuar a más tardar el 12 de enero de 2021.

- Haber efectuado en el SISE la legalización de los gastos de representación del último cuatrimestre, y verificar que las relativas a los anteriores períodos se encuentren igualmente legalizadas.

- Haber efectuado la legalización de las comisiones de servicios.

- Verificar que se hayan pagado todas las facturas contraídas por todos los conceptos con ocasión de los gastos causados a 31 de diciembre de 2020, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el año 2020 con el presupuesto de la vigencia 2021, ya que se incurre en incumplimiento, de acuerdo con el Estatuto Orgánico del Presupuesto, y serian objeto de sanciones disciplinarias al solicitar vigencias futuras.

Nota: Se exceptúa de lo anterior el pago de facturas de servicios públicos, comunicaciones y transportes (correo) correspondientes al último bimestre del año 2020, atendiendo la práctica comercial de cada país, donde las Misiones tengan su sede.

Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estén clasificadas en el concepto correspondiente, de acuerdo al catálogo de clasificación presupuestal del Ministerio de Relaciones Exteriores vigente, (Resolución 0289 de 2020), puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema SISE no permitirá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto, en caso de clasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

En el caso de que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior tengan sobrantes (recursos no comprometidos) y soliciten autorización para realizar gastos con cargo a los conceptos conforme la Resolución 0289 del 24 de enero de 2020 que así lo indica, la Dirección Administrativa y Financiera analizará las solicitudes que lleguen hasta el 15 de diciembre de 2020.

En cuanto a los bienes que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior hayan pagado y no reciban físicamente el bien a 30 de diciembre de 2020, deberán enviar un correo informando a más tardar el viernes 8 de enero de 2021, indicando el bien y el número de la relación de gastos registrada en el SISE, esto con el fin de que quede contablemente como mercancía en tránsito.

4. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

- Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2020 en el SISE, deben verificar que se haya efectuado el pago de todas las relaciones de gastos en el menú “CONSULTAS Y REPORTES” en la opción “GASTOS POR PAGAR”.

- Todas las observaciones efectuadas por el Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior en el SISE correspondientes al mes de noviembre de 2020 deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2020.

- Para proceder con el cierre del mes de diciembre, las Embajadas, Delegaciones y Consulados Generales Centrales, deben tener en cuenta que todos los registros por concepto de gastos de representación del último cuatrimestre (septiembre a diciembre), estén registrados en el SISE con sus respectivos soportes.

- Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta en moneda de giro.

- Que el saldo de libro de bancos en moneda local sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta moneda local.

Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (Dólares Americanos o Euros) como en moneda local debe reflejar el valor de los sobrantes que deben ser reintegrados al Fondo Rotatorio o al Ministerio según sea el caso.

Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS - SUBMENU - AJUSTE POR DIFERENCIAL, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado. De esta forma, esto le da la opción a las misiones para que apliquen el ajuste por diferencial cambiario.

5. REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Los dineros sobrantes y no comprometidos y que se reflejen en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantía, a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el 12 de enero de 2021; siempre y cuando los recursos objeto de reintegro sean producto de partidas asignadas por el Fondo Rotatorio.

Para las misiones que tengan manejo de efectivo, antes del cierre deben verificar que el libro de Efectivo no refleje saldos, para lo cual deben ingresar al SISE y en el menú “BANCOS” en la opción “TRANSACCIONES”, realizando el tipo de movimiento “Ingresos” y movimiento “Devolución de Caja”, para cada uno de los conceptos y registrar el valor en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en libro de Efectivo sea CERO (0).

Los reintegros de dineros no comprometidos, producto de giros con recursos del Fondo Rotatorio se deben hacer únicamente a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria con la información allí solicitada los siguientes cuadros: (todos los campos son obligatorios).

El mencionado cuadro y copia de la transferencia bancaria, debe ser remitido de manera inmediata a la Dirección Administrativa y Financiera o vía correo electrónico a las siguientes direcciones: [email protected] [email protected], [email protected], [email protected] y a sus respectivos asesores de cuenta para su respectivo registro contable y de tesorería.

Los montos efectivamente reintegrados al cierre de la vigencia 2020 se deben registrar en el SISE, siempre y cuando estos se hayan realizado en el banco, de lo contrario debe dejarse como saldo en el libro diario de banco SISE igual que en el banco hasta tanto se haga el respectivo reintegro a Cancillería.

Los montos que se reintegren en enero de 2021 se deben registrar en el SISE, en el MENU BANCOS SUBMENU TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso como reintegro a MRE VIGENCIA ANTERIOR Cancillería, incluyendo el valor correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de verificar esta operación, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado coincida con el saldo en el extracto bancario.

Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2020, y firmar digitalmente el informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local, a más tardar el día 12 de enero de 2021.

6. DEVOLUCIONES Y/O REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Si se generan devoluciones y/o reintegros por conceptos de nómina, personal local, gastos de representación y partidas asignadas con recursos provenientes del Ministerio de Relaciones Exteriores, estas deben ser reintegradas a más tardar el 12 de enero de 2021.

Una vez realizada la transferencia bancaria de los sobrantes por recursos no utilizados, para el caso de los Jefes de Misión Diplomática, Cónsul General Central o el Encargado de Negocios a.i. con carácter de Jefe de Misión que legalizan Gastos de Representación en el Sistema SISE, deben ingresar al menú “GASTOS DE REPRESENTACION” en la opción “REINTEGRO GASTOS DE REPRESENTACION” y registrar el valor del reintegro en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que en el Informe Gastos de Representación sea CERO (0).

La respectiva devolución y/o reintegro de los recursos girados en dólares debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con las instrucciones que se relacionan a continuación:

Para el caso de devolución y/o reintegro en divisas diferentes al dólar, debe efectuarse a la cuenta anteriormente informada, dando la indicación a su banco local de utilizar como banco corresponsal de acuerdo con la divisa, así:

Realizada la transferencia de fondos, deberá informarse vía correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Ministerio de Relaciones exteriores, detallando el concepto y el monto por cada rubro presupuestal, a las siguientes direcciones: [email protected], [email protected] [email protected] y a sus respectivos asesores de cuenta.

7. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que el Gobierno Nacional mediante Decreto No 417 del 17 de marzo de 2020, declaró el Estado de Emergencia Económica Social y Ecológica en todo el territorio nacional, teniendo como elementos fundamentales la salud pública y los aspectos económicos a nivel nacional e internacional, en virtud de ello, se adoptaron medidas tendientes amitigarlos efectos económicos derivados de la pandemia COVID-19, y como consecuencia de esto, el Ministerio de Relaciones Exteriores en pro de brindar apoyo al personal de connacionales que se encuentra en los diferentes países donde tienen presencia las Misiones de Colombia, determinó la pertinencia de fortalecer la atención al citado personal por lo cual desde la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores suspenderá el levantamiento de inventario físico y una vez superada las medidas adoptadas para el trabajo presencial por el COVID 19, se realiza dicha labor.

8. RECAUDOS CONSULARES

Se solicita el cumplimiento de la resolución No 9713 del 5 de diciembre de 2017 “Por medio de la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores, con destino a su Fondo Rotatorio, y se deroga la Resolución 5370 del 24 de agosto de 2015” y 0213 del 16 de enero de 2018 “Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015”.

Los informes sobre actuaciones y recaudos consulares deben enviarse a más tardar el 8 de enero de 2021, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos: [email protected] y [email protected], en los formatos manuales de su conocimiento relacionados a continuación:

- GF-FO-10 - Conciliación Bancaria con sus extractos bancarios.

- GF-FO-72 - Otros actos notariales - Escrituras públicas.

- GF-FO-78 - Sobrantes y devoluciones.

Y en los siguientes formatos a través del Sistema Integral de Tramites al Ciudadano (SITAC) firmados digitalmente.

- GF-FO-104 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Pasaportes).

- GF-FO-105 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Cuadro de Visas y Estudios).

- GF-FO-106 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos Valor).

- GF-FO-107 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones, Reconocimientos, Certificaciones).

- GF-FO-108 - Informe sobre actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento General).

- GF-FO-109 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con Derechos a Pagar en Consulados).

- GF-FO-116 - Informe sobre actuaciones y Recaudos Consulares (Nacionalidad).

Se debe enviar copia de las transferencias bancarias, indicando el valor del giro inicial, el valor cobrado por la comisión bancaria y finalmente el valor neto girado.

La transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Los Jefes de Oficina Consular o Encargados de Funciones Consulares que hayan acumulado sumas sobrantes por derechos consulares, pendientes de devolver al usuario, deben transferirlo a las cuentas relacionadas anteriormente, a más tardar el 8 de enero de 2021, de forma separada e indicando que corresponden a remanentes de actuaciones consulares.

9. IMPUESTO DE TIMBRE

El Decreto 2200 del 30 de diciembre de 2016 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se reglamentan los Artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario con respecto a las tarifas del Impuesto de Timbre en el exterior, igualmente, el Decreto 747 de 1996 “Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior”, en su artículo 3. establece que: “el impuesto de timbre que se cause en el exterior será recaudado por los agentes consulares y los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares, quienes deberán efectuar los giros correspondientes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de cada mes”.

Los valores recaudados por concepto de impuesto de timbre se deben transferir a más tardar el 8 de enero de 2021, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Efectuada la transferencia deberán enviar copia de la operación realizada a los siguientes correos electrónicos [email protected], y [email protected].

10. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTO DE ACTIVIDADES NOTARIALES A LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

A 31 de diciembre de 2020, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales deberán enviar el total del recaudo a más tardar el 8 de enero de 2021, teniendo en cuenta el monto a girar así:

- Cuando el monto a girar sea inferior a cien dólares americanos (US$100) o su equivalente en la moneda de recaudo deberán girar un cheque a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro - Dirección Financiera - Grupo de Tesorería, y enviarlo a la Calle 26 No.13-49 Interior 201, teléfono 3282121 Ext.121, 164, 161, Bogotá.

- Cuando el monto a girar supere los cien dólares americanos (US$100) o su equivalente a este valor en otra moneda, deben realizar una transferencia teniendo en cuenta la moneda de giro a una de las cuentas relacionadas a continuación:

Luego de girar el cheque o efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada al correo electrónico: [email protected].

11. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTOS DE ACTIVIDADES A LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

A 31 de diciembre de 2020, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades relacionadas con documentos de identificación ciudadana correspondientes a la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán enviar el total del recaudo teniendo en cuenta la moneda de recaudo a más tardar el 8 de enero de 2021 a una de las cuentas relacionadas a continuación:

INSTRUCCIÓN DE GIRO EN DÓLARES -MIAMI

INSTRUCCÓN DE GIRO EN EUROS - MIAMI

Luego de efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada al correo electrónico: [email protected]. e igualmente enviar el formato de reporte tramites de servicios de identificación y recaudos consulares, Registraduría Nacional del Estado Civil.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo para disponer del tiempo suficiente a fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2020, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio y del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2020, lo anterior para cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Es importante resaltar lo estipulado en el artículo 8 - SANCIONES, del Decreto 747 del 24 de abril de 1996, “por el cual se reglamente el recaudo de impuesto de timbre en el exterior” que señala “A los agentes consulares, a los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares y a los funcionarios del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores les son aplicables las normas contenidas en el régimen sancionatorio que se consagran en el Libro Quinto del Estatuto Tributario, en caso de no efectuar los giros respectivos, efectuarlos tardíamente y, en general, en caso de incumplir las obligaciones a su cargo"

Cordialmente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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