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RESOLUCION 9761 DE 2018
(noviembre 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se modifica el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la resolución 4264 de 2017
LA VICEMINISTRA DE ASUNTOS MULTILATERALES ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL SEÑOR MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en particular las previstas en los artículos 208, 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, las previstas en el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998 y los numerales 9o y 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y,
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política en su artículo 209 establece que "la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley".
Que la ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones" instauró en su artículo 6o, que se hace necesario establecer y desarrollar un sistema de control interno en las entidades públicas siendo responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.
Que en concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015 dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del más alto nivel jerárquico como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.
Que el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El control interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
Que se hace necesario actualizar la normativa interna relativa a la constitución del Comité Institucional de Control Interno acorde con los parámetros del Decreto 1499 de 2017, el cual modifico los Títulos 22 y 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1083 de 2015, en cuanto a los Sistemas de Gestión y articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno de las Entidades Estatales.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. OBJETO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, tiene como objeto constituirse en el máximo órgano asesor e instancia decisoria en lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, está conformado por los siguientes miembros permanentes, quiénes concurren con derecho a voz y voto:
1. El Ministro de Relaciones Exteriores quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Jefe de Gabinete.
4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.
5. El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
6. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna.
7. El Director de Talento Humano.
8. El Director de Gestión de Información y Tecnología.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces del Ministerio de Relaciones Exteriores participará en el Comité con voz, pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio las siguientes:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normativa vigente; de los informes presentados por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces, de los organismos de control y de las recomendaciones de otras instancias institucionales, como el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.
2. Aprobar el Programa Anual de Auditoría del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio presentado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del programa, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.
3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
4. Revisar la información contenida en los estados financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y hacer las recomendaciones a que haya lugar, en coordinación con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna, siempre que se haya surtido el conducto regular ante el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión, de manera previa a la entrega del informe final de auditoría.
6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
7. Someter a aprobación del Ministro de Relaciones Exteriores y el Representante Legal del Fondo Rotatorio, la política de administración del riesgo previamente estructurada por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, como segunda línea de defensa en la entidad; hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional. Se deberá hacer especial énfasis en la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Proporcionar información para conocer si el Sistema de Control Interno se encuentra presente y funcionando efectivamente.
9. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
10. Impartir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
11. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, conforme a las directrices dadas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
12. Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión.
13. Analizar los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones que presente el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión de la entidad o quien haga sus veces, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad.
14. Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización, información que deberá ser suministrada al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su incorporación.
15. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.
16. Fijar o modificar su propio reglamento.
17. Las demás asignadas por el Representante Legal del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 4o. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio tendrán las siguientes obligaciones:
1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.
2. Suscribir las actas de cada sesión.
3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité es ejercida por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, las siguientes:
1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.
2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.
3. Redactar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.
5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.
6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 7o. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES O CONFLICTOS DE INTERÉS. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 y el artículo 40 de Ley 734 de 2002.
Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al representante legal, quien deberá decidir el impedimento, y en caso de ser aceptado designará su remplazo.
Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias al representante legal, para decidir la recusación.
Cuando el impedimento recaiga en quien dirija el Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 8o. REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos dos veces al año de manera ordinaria y podrá realizar sesiones extraordinarias por solicitud de los integrantes y previa citación de la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán solicitadas por el Representante Legal del Ministerio de Relaciones Exteriores o por el Representante Legal del Fondo Rotatorio a través de la Secretaría Técnica. En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos en materia de telecomunicaciones, tales como: fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, correo electrónico, internet, conferencia virtual o vía chat y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del comité.
ARTÍCULO 9o. CITACIÓN A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por su secretaría con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles.
La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión, con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de los cual se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.
ARTÍCULO 10. INVITADOS A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces, actuando como secretario técnico o el Representante Legal de la Entidad, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.
ARTÍCULO 11. DESARROLLO LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio serán instaladas por el Ministro de Relaciones Exteriores.
En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el pleno del Comité.
Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 12. QUÓRUM Y MAYORÍAS. El quorum deliberatorio y decisorio se conforma con la asistencia de la mayoría absoluta (mitad más uno) de los miembros del Comité y sus decisiones se toman por el voto de la mayoría de los miembros asistentes a la respectiva reunión. En caso de empate en la votación, está será decidida por el Ministro de Relaciones Exteriores. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia de quórum para deliberar.
ARTÍCULO 13. DECISIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se fijarán mediante acta suscrita por la totalidad de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 14. ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por el Presidente y el Secretario del Comité.
ARTÍCULO 15. REUNIONES VIRTUALES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.
2. El Secretario Técnico deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y remitir al Secretario Técnico y a los demás miembros del Comité su decisión. Está remisión la podrá realizar por correo electrónico dentro del plazo establecido por el Secretario Técnico. Vencido este término sin que el miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.
4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden, el Secretario enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.
5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.
6. Las actas de las reuniones virtuales serán suscritas por el Presidente y el Secretario del Comité.
PARÁGRAFO. La Secretaría del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados
y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 4264 de 2017.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
ADRIANA MEJÍA HERNÁNDEZ
Viceministra de Asuntos Multilaterales
Encargada de las funciones del Despacho del señor Ministro de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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