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RESOLUCION 5344 DE 2007
(noviembre 19)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se deroga la Resolución No. 0205 del 23 de enero de 2004, se dictan nuevas disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se designa el representante de la dirección para la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD, se crea el equipo del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD y se establecen sus funciones.
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
En uso de sus atribuciones legales y en especial de las que le confieren la Constitución Política, las Leyes 87 de 1993, 489 de 1998, 872 de 2003 y los Decretos 1826 de 1994, 2145 de 1999, 2539 de 2000, 1599 de 2005, 110 de 2004 y 4110 de 2004 y,
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en su artículo 209 establece que la administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley";
Que la Ley 87 de 1993, por medio de la cual se establecieron normas para el ejercicio 'de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" estableció en su artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente...";
Que el artículo 4 de Decreto 1826 de 1994 facultó a los Ministerios y Departámentos Administrativos para organizar, mediante resolución del respectivo representante legal de la entidad, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Que a través del Decreto 1599 de 2005 se adopto el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, y se estableció la obligación de las entidades de adoptar dicho modelo, el cual establece la posibilidad de designar un representante de la dirección para garantizar la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del MECI.
Que a su turno, la Ley 872 de 2003 por medio de la cual se creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios estableció en el Parágrafo 1 de su artículo 2: "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. "
Así mismo dicha Ley estableció en su ARTÍCULO 3o. "Características del Sistema. El Sistema de Gestión de Calidad se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios. PARÁGRAFO. Este Sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998. El Sistema podrá integrarse al Sistema de Control Interno en cada uno de sus componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República."
Que en desarrollo de dicha ley, el Decreto 4110 de 2004, adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2004, la cual establece una alta dirección en materia de calidad, así como la necesidad de designar un representante de la alta dirección para la implementación, desarrollo, y mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.
Que la Circular No. 1000-002-07 de 2007 del Departamento Administrativo de la Función Pública, establece que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como máxima instancia decisoria podrá asumir las funciones que le corresponden a la alta dirección en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos.
Que en acta de la reunión ordinaria No.1 de fecha 8 de febrero de 2007, del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, aprobó que éste asumiera las funciones que le corresponden a la alta dirección en materia de calidad, así como que el equipo de apoyo para la implementación del MECI 100:2005, sirviera también de apoyo en la implementación de la de la Norma Técnica de Calidad NTCGP-1000:2004.
Que se hace necesario establecer las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, quien será el máximo órgano de coordinación y asesoría tanto para el Sistema de Control Interno basado en el MECI 1000:2005 como para el Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma Técnica de Calidad NTCGP-1000:2004, en adelante Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG).
Que de acuerdo con los requerimientos de las normas anteriormente transcritas es necesario también designar formalmente al representante de la dirección para el SIG quien actuara bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Que así mismo se hace necesario designar formalmente y establecer las funciones del equipo del Sistema Integral de Gestión CALIDAD - MECI, el cual servirá de apoyo continuo al representante de la dirección en la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI – CALIDAD (SIG).
Que por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1o. DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, será el máximo órgano de coordinación y asesoría en la definición y orientación de las políticas, objetivos y metas del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad, en adelante Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
a. El Ministro de Relaciones Exteriores, o su delegado.
b. El Viceministro de Relaciones Exteriores
c. El Viceministro de Asuntos Multilaterales
d. El Secretario General
e. Los Directores del Ministerio de Relaciones Exteriores
f. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
g. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
h. El Representante de la Dirección para el SIG.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Ministro de Relaciones Exteriores será el presidente del Comité, y como tal presidirá sus reuniones. En ausencia del Ministro de Relaciones Exteriores presidirá la reunión el Viceministro de Relaciones Exteriores o el funcionario de mayor rango en la reunión.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Jefe de la Oficina de Control Interno hará parte del Comité con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO TERCERO: Habrá quórum deliberatorio y decisorio con la asistencia de la mitad más uno de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 3o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> La secretaría técnica del Comité será ejercida por el Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG), quien convocará a las reuniones, elaborará y llevará el archivo de las actas de todas las reuniones que el Comité realice.
PARÁGRAFO: Cuando los temas tratados por el Comité estén relacionados exclusivamente con el Sistema de Control Interno, la secretaria técnica de la reunión será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno quien convocará a las reunión y elaborará el acta respectiva.
ARTÍCULO 4o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno celebrará dos clases de reuniones a saber:
1. Reuniones ordinarias cada dos meses
2. Reuniones extraordinarias cuando las circunstancias lo ameriten
PARÁGRAFO: El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrá invitar a las reuniones a todas aquellas personas que por su conocimiento y/o experiencia puedan aportar elementos de juicio sobre los temas que se vayan a tratar en la respectiva reunión.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Corresponden al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las funciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 1826 de 1994, así como las contempladas en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 adoptada mediante el Decreto 4110 de 2004:
a) Diseñar, formular y proponer políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) orientadas a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
b) Liderar la estrategia de gerencia de calidad, asegurando la infraestructura y recursos necesarios para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
c) Establecer la estrategia de comunicación para la divulgación y aplicación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
d) Verificar que todos los procesos y procedimientos diseñados en la Entidad estén de acuerdo con los propósitos y objetivos del Sistema Integral dé Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
e) Hacer seguimiento, así como estudiar y aprobar las propuestas de mejoramiento del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
f) Aprobar la documentación que surja en desarrollo de la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
g) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG), de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
h) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;
i) Asesorar al Ministro de Relaciones Exteriores en la definición de planes estratégicos y
en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;.
j) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
k) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistema de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
l) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes y metas que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad de acuerdo a sus funciones y en desarrollo del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG);
m) Coordinar con las dependencias del Ministerio el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;
n) Presentar a consideración del Ministro de Relaciones Exteriores propuestas de modificación a las normas sobre el control interno vigentes;
o) Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;
p) Comunicar a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales;
q) Promover el compromiso de la alta dirección del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el diseño, desarrollo y mejoramiento del Sistema integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG), evaluando permanentemente el sistema y los resultados de sus procesos para tomar las acciones correctivas y preventivas, qbe asegure su mejoramiento continuo.
r) Las demás que le sean asignadas por el Ministro de Relaciones Exteriores.
REPRESENTANTE DE LA DIRECION PARA EL SIG.
ARTÍCULO 6o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI . CALIDAD (SIG). <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Desígnese como Representante de la Dirección para el diseño, implementación y mejora continua para el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, a quien le corresponderá:
a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) y de cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.
PARÁGRAFO: La responsabilidad del representante de la alta dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de la calidad.
ARTÍCULO 7o. OBLIGACIONES DEL CUERPO DIRECTIVO.<Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Los directivos de la entidad deberán respaldar y acompañar el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
Así mismo y en todo caso deben asignar por lo menos un funcionario de cada dependencia como apoyo en las actividades relacionadas con la planificación, implementación, desarrollo, ejecución, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG), a quien le garantizaran la disponibilidad de tiempo para la ejecución de las actividades previstas en los cronogramas de tareas que se asignen.
ARTÍCULO 8o. OBLIGACIONES DE LOS JEFES DE DEPENDENCIAS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Serán funciones de los Jefes de Dependencias:
1. Dirigir y orientar la implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG)
2. Dirigir y orientar la elaboración y actualización de los procedimientos del área
3. Difundir y divulgar dentro de su respectiva dependencia la información relacionada con el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG)
EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI – CALIDAD (SIG).
ARTÍCULO 9o. EQUIPO. DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MEC1 –CALIDAD (SIG). <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El equipo del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG), que en la etapa inicial de diseño e implementación del mismo se denominará agentes de cambio, estará integrado por funcionarios de las diferentes dependencias designados por los Directores o Jefe de Oficina del área respectiva. En este se debe garantizar la representación de la totalidad de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI – CALIDAD (SIG). <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> De conformidad con el Decreto 4110 de 2004, por medio del cual se adoptó la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 y el Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, son funciones de éste equipo:
a) Servir de apoyo en las actividades relacionadas con la planificación, implementación, desarrollo, ejecución, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
b) Acompañar a la Alta Dirección en la identificación de las acciones preventivas y correctivas del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
c) Ejecutar las actividades y estrategias necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
d) Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD (SIG).
e) Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) en la entidad, y ejecutar estrategias propuestas para su divulgación y aplicación.
f) Someter a aprobación previa de los responsables de los procesos y procedimientos en cada área, la documentación a presentar al Comité de Coordinación de Control Interno.
g) Realizar las auditorias de calidad que le sean asignadas, sin que en ningún caso puedan auditar sus propios procesos.
ARTICULO 11. REUNIONES DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI CALIDAD (SIG). <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El equipo del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG), se reunirá de manera ordinaria una vez a la semana y de manera extraordinaria a solicitud del Representáte de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
PARÁGRAFO: Todo lo tratado en las reuniones constará en actas que serán levantadas por el secretario técnico del equipo, las cuales serán firmadas por este y por todos los asistentes a la respectiva reunión.
ARTÍCULO 12. SECRETARIA TÉCNICA DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI – CALIDAD (SIG). <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> El equipo del Sistema integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) tendrá un Secretario Técnico quien será designado por el Representante de la Dirección para el SIG, quien en todo caso debe hacer parte de la Oficina Asesora de Planeación, y tendrá las siguientes funciones.
1. Preparar el orden del día de los asuntos a tratar en las sesiones del equipo e integrar la documentación requerida para la realización de las mismas, asf como levantar y suscribir las actas correspondientes;
2. Convocar, por instrucciones del Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG), a las reuniones del equipo;
3. Hacer seguimiento a los compromisos del equipo del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) y demás instancias involucradas;
4. Llevar actualizado el cronograma de ejecución del proyecto y mantener informado al representante de la dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG);
5. Elaborar los boletines informativos que permitan socializar las actividades realizadas por el equipo.
ARTÍCULO 13. DEDICACION AL PROYECTO DE DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA SIG. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Durante las fases de diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG) los Agentes de Cambio deberán destinar hasta el 50% de su horario laboral a las actividades de planificación e implementación de dichos procesos.
ARTICULO 14. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo y por la supervisión continua de la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la permanente autoevaluación de los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
ARTICULO 15. OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> La Oficina de Control Interno con base en los artículos 3 numeral d), 9 y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública, así como de la evaluación independiente por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, para su puesta en marcha.
La ejecución de las Auditorias del Sistema de Gestión de Calidad estará a cargo del equipo del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG).
ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 2674 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución 0205 de 2004.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogota D. C a
FERNANDO ARAUJO PERDOMO
Ministro de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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