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RESOLUCIÓN 2674 DE 2010

(Julio 1)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por medio de la cual se deroga la resolución 5344 del 19 de noviembre de 2007

EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de las atribuciones legales y constitucionales y en especial las conferidas por el artículo 209 y 269 de la Constitución política, artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, artículo 6o de la Ley 87 de 1993 y numeral 8o del decreto 3355 de 2009 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209 establece que "la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley";

Que la ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones" estableció en su artículo 6o que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente...";

Que el artículo 4o del Decreto 1826 de 1994 facultó a los Ministerios y Departamentos Administrativos para organizar, mediante resolución del respectivo representante legal de la entidad, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que a través del Decreto 1599 de 2005 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, y se estableció la obligación de las entidades de adoptar dicho modelo, el cual establece la posibilidad de designar un representante de la Dirección para garantizar la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo del MECI.

Que a su turno, la Ley 872 de 2003 por medio de la cual se creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios estableció en el parágrafo 1o de su artículo 2: "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley."

Así mismo dicha ley estableció en su artículo 3o. "Características del Sistema. El Sistema de Gestión de Calidad se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios. PARAGRAFO. Este sistema es complementario al sistema de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998. El sistema podrá integrarse al Sistema de Control Interno en cada uno de sus componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Presidente de la República".

Que a través de Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009 se adoptó la actualización de la Norma Técnica de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. La cual establece una alta dirección en materia de calidad, así como la necesidad de designar un representante de la alta dirección para la implementación, desarrollo, y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

Que la Circular No. 1000-002-07 de 2007 del Departamento Administrativo de la Función Pública, establece que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como máxima instancia decisoria podrá asumir las funciones que le corresponden a la alta dirección en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos.

Que en acta de la reunión ordinaria No.1 de fecha 8 de febrero de 2007 del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, aprobó que éste asumiera las funciones que le corresponden a la alta dirección en materia de calidad, así como que el equipo de apoyo para la implementación del MECI 1000:2005, sirviera también de apoyo en la implementación de la de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004.

Que se hace necesario actualizar las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, quién será el máximo órgano de coordinación y asesoría tanto para el Sistema de Control Interno basado en el MECI 1000:2005 como para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) basado en la Norma Técnica de Calidad NTCGP- 1000:2009.

Que de acuerdo con los requerimientos de las normas anteriormente transcritas es necesario también designar formalmente al representante de la dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que así mismo se hace necesario designar formalmente y establecer las funciones del equipo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), el cual servirá de apoyo continuo al representante de la dirección en la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

Que con el fin de adoptar la Actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009 se hace necesario proferir una nueva Resolución para modificar los artículos en los cuales se menciona la versión 2004 de dicha norma.

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I.

COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

ARTÍCULO 1o. DEL COMITÉ. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, será el máximo órgano de coordinación y asesoría en la definición y orientación de las políticas, objetivos y metas del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad, en adelante Sistema Integral de Gestión MECI- CALIDAD (SIG).

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ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estará conformado por los siguientes miembros, quiénes concurrirán con derecho a voz y voto y serán miembros permanentes:

a. El Ministro de Relaciones Exteriores, o su delegado.

b. El Viceministro de Relaciones Exteriores,

c. El Viceministro de Asuntos Multilaterales,

d. El Secretario General,

e. Los Directores del Ministerio de Relaciones Exteriores,

f. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional,

g. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna,

h. El Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI- CALIDAD (SIG) y

i. El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario

PARÁGRAFO PRIMERO: El Ministro de Relaciones Exteriores será el presidente del Comité, y como tal presidirá sus reuniones. En ausencia del Ministro de Relaciones Exteriores presidirá la reunión el Viceministro de Relaciones Exteriores o el funcionario de mayor rango en la reunión.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión o su delegado hará parte del Comité con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO TERCERO: El quórum deliberatorio y decisorio se conformará con la asistencia de la mayoría absoluta (mitad más uno) de los miembros del Comité y sus decisiones se tomarán por el voto de la mayoría de los miembros asistentes a la respectiva reunión; exceptuando la participación del funcionario designado del grupo interno de trabajo de Control Interno de Gestión. En caso de empate en la votación, está será decidida por quién preside el Comité.

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ARTÍCULO 3o. SECRETARÍA TÉCNICA. La secretaría técnica del Comité será ejercida por el Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), quién llevará el archivo de las actas de todas las reuniones que el Comité realice.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando los temas tratados por el Comité estén relacionados exclusivamente con el Sistema de Control Interno, la secretaría técnica de la reunión será ejercida por el funcionario designado por el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión quién elaborará el acta respectiva.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La custodia de las actas estará a cargo del representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

PARÁGRAFO TERCERO: Las actas del Comité serán firmadas por quién presida el Comité y el Secretario Técnico correspondiente.

ARTÍCULO 4o. REUNIONES. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno celebrará dos clases de reuniones a saber:

1. Reuniones ordinarias cada dos meses

2. Reuniones extraordinarias cuando las circunstancias lo ameriten

PARÁGRAFO: El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrá invitar a las reuniones a todas aquellas personas que por su conocimiento y/o experiencia puedan aportar elementos de juicio sobre los temas que se vayan a tratar en la respectiva reunión.

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ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. Corresponden al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las funciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 1826 de 1994.

a) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Integral de Gestión MECI- CALIDAD (SIG) de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;

b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;

c) Asesorar al Ministro de Relaciones Exteriores en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

d) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por procesos;

e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores;

f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Ministerio;

g) Coordinar con las dependencias del Ministerio el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

h) Presentar a consideración del Ministro de Relaciones Exteriores propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes;

i) Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;

j) Comunicar a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales;

k) Promover el compromiso de la alta dirección del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el diseño, desarrollo y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), evaluando permanentemente el sistema y los resultados de sus procesos para tomar las acciones correctivas y preventivas, que asegure su mejoramiento continuo;

l) Liderar la estrategia de gerencia de calidad, asegurando la infraestructura y recursos necesarios para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG);

m)  Establecer la estrategia de comunicación para la divulgación y aplicación del Sistema Integral de Gestión MECI -CALIDAD (SIG);

n) Verificar que todos los procesos y procedimientos diseñados en la Entidad estén de acuerdo con los propósitos y objetivos del Sistema Integral de Gestión MECI- CALIDAD (SIG);

o)  Hacer seguimiento, así como estudiar y aprobar las propuestas de mejoramiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG);

p)  Las demás que le sean asignadas por el Ministro de Relaciones Exteriores.

CAPITULO II.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG).

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ARTÍCULO 6o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG). Desígnese como Representante de la Dirección para el diseño, implementación y mejora continua para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, a quién le corresponderá:

a) Asegurar que se establezcan, se implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI –CALIDAD (SIG).

b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) y de cualquier necesidad de mejora.

c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

PARÁGRAFO: La responsabilidad del representante de la alta dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.

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ARTÍCULO 7o. OBLIGACIONES DEL CUERPO DIRECTIVO. Los directivos de la Entidad deberán respaldar y acompañar el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG). Así mismo y en todo caso deben asignar por lo menos un funcionario de cada dependencia como apoyo en las actividades relacionadas con la planificación, implementación, desarrollo, ejecución, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), a quién le garantizarán la disponibilidad de tiempo para la ejecución de las actividades previstas en los cronogramas de tareas que se asignen.

ARTÍCULO 8o. OBLIGACIONES DE LOS JEFES DE DEPENDENCIAS. Los directivos y jefes de la entidad también deberán:

a) Formular y proponer políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

b) Dirigir, orientar la elaboración y actualización de los documentos del área.

c) Difundir y divulgar dentro de su respectiva dirección o dependencia la información relacionada con el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

CAPITULO III.

EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI-CALIDAD (SIG).

ARTÍCULO 9o. EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION MECI-CALIDAD (SIG).

El equipo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), en la etapa inicial de diseño e implementación del mismo se denominará Gestores de Cambio y estará integrado por funcionarios de las diferentes dependencias designados por los Directores o Jefes de Oficina. En este equipo se debe garantizar la representación de la totalidad de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

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ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG). De conformidad con el Decreto 4485 de 2009, por medio del cual se adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 y el Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, son funciones de éste equipo:

a) Servir de apoyo en las actividades relacionadas con la planificación, desarrollo, ejecución, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

b) Acompañar a la Alta Dirección en la identificación de las acciones preventivas y correctivas del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

c) Ejecutar las actividades y estrategias necesarias para la planificación, desarrollo, ejecución, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

d) Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño, planificación, desarrollo, ejecución, implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

e) Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) en la entidad, y ejecutar estrategias propuestas para su divulgación y aplicación.

f) Realizar las auditorias de calidad que le sean asignadas, sin que en ningún caso puedan auditar sus propios procesos.

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ARTÍCULO 11. REUNIONES DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG). El equipo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), se reunirá a solicitud del Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

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ARTÍCULO 12. SECRETARÍA TÉCNICA DEL EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG). El equipo del Sistema Integral de Gestión MECI- CALIDAD (SIG) tendrá un Secretario Técnico quién será designado por el Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), quién en todo caso debe hacer parte de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, y tendrá las siguientes funciones.

1. Preparar el orden del día de los asuntos a tratar en las sesiones del equipo e integrar la documentación requerida para la realización de las mismas;

2. Convocar, por instrucciones del Representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG), a las reuniones del equipo;

3. Hacer seguimiento a los compromisos del equipo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) y demás instancias involucradas;

4. Mantener informado al representante de la dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

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ARTÍCULO 13. DEDICACIÓN AL PROYECTO DE DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD (SIG). Durante las fases de diseño, implementación del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG) los Gestores de Cambio deberán destinar hasta el 50% de su horario laboral a las actividades de planificación e implementación de dichos procesos.

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ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo y por la supervisión continua de la eficacia de los controles integrados, así como, por desarrollar la permanente autoevaluación de los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

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ARTÍCULO 15. GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN. El Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión con base en los artículos 3o numeral d), 9o y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la Entidad Pública, así como de la evaluación independiente por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional y por procesos, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, para su puesta en marcha.

La ejecución de las Auditorías del Sistema de Gestión de Calidad estará a cargo del equipo del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD (SIG).

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ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 5344 del 19 de noviembre de 2007.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C. a 1 JUL. 2010

JAIME BERMÚDEZ MERIZALDE

MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633]
Última actualización: 9 de julio de 2014