INSTRUCTIVO 3 DE 2015

(diciembre 9)

Diario Oficial No. 49.723 de 11 de diciembre de 2015

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial

Referencia: Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2015-2016, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable

Respetados señores:

Con el propósito de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan procedimientos referidos al debido reconocimiento de los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2015; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2016; así como que se tengan en cuenta otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este Despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP), así como del cumplimiento de la Resolución número 357 de 2008.

Las instrucciones impartidas aplican a las empresas que se encuentran bajo el ámbito de la Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en el marco normativo anexo al Decreto número 2784 de 2012 y sus modificaciones ni las políticas contables definidas por la entidad. Lo anterior, en razón a que el año 2015 es el primer periodo de aplicación de dicho marco normativo para estas entidades.

1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2015.

Las directivas de las entidades contables públicas adoptarán las estrategias administrativas necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable, así como todo el apoyo y logística necesarios para un adecuado cierre del período contable del año 2015.

1.1. Actividades administrativas

1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar

Las acciones que se adelantarán comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales; y las demás gestiones administrativas contempladas en la Resolución número 357 de 2008 sobre el control interno contable.

1.1.2. Flujo de información

La entidad definirá las acciones necesarias así como estrategias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable. Esto con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, los cuales deben estar debidamente soportados.

1.1.3. Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

Las entidades contables públicas garantizarán que a la fecha de reporte de la información, con corte a 31 de diciembre, la relativa a los responsables de la información contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la composición patrimonial cuando corresponda diligenciarla, se encuentre debidamente actualizada en el CHIP. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, a las opciones: Datos de la entidad/Datos básicos/Datos complementarios/Responsables y actualizará todos los campos que hayan tenido cambios. Además, se recomienda que la dirección, correos electrónicos y números telefónicos registrados sean los institucionales, ya que resultan indispensables para tener una comunicación fluida con la entidad. Asimismo se reitera a las entidades incorporar, en esta información, el código postal de la entidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto número 0852 de 2013 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Este procedimiento se adelantará de manera permanente, cuando se presenten modificaciones en la información registrada.

1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable

1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes

Antes de realizar el cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; y reconocimiento de pasivos pensionales, regulados en el Régimen de Contabilidad Pública. También, se garantizará la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.

Igualmente, se analizarán y verificarán los saldos de las subcuentas “otros” cuando estos superen el 5% del valor total de la cuenta respectiva y se revelará información adicional sobre el particular en las notas de carácter específico; también, se requiere determinar y efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparación de las notas a los estados contables.

1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable

Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8-Conciliaciones de información y 3.16-Cierre contable del procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución número 357 de 2008.

1.2.3. Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles

Durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes inmuebles, la entidad contable pública verificará que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que las acredite como propietarias de estos o, en el caso de las entidades de gobierno, que tengan suscrito convenio vigente de uso permanente sin contraprestación, como en el caso de los comodatos.

Asimismo, identificará si existen inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas a que haya lugar para la obtención de la titularidad de los mismos e indicará, en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año.

1.2.4. Consolidación de las prestaciones sociales

Con antelación a la realización del cierre contable del período, las entidades contables públicas efectuarán el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante el año 2015, como de pasivos estimados, con el propósito de reclasificar, ajustar y reconocer la obligación de las mismas, al final del período contable.

1.2.5. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación

Las entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan propiedades, planta y equipo a otras entidades contables públicas del gobierno general para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable de los mismos corresponde a un retiro del balance general de la entidad que los entrega afectando el patrimonio y que para tener control de los bienes entregados, deben registrarlos en cuentas de orden deudoras. A su vez, quien recibe dichos bienes debe incorporarlos en las subcuentas de bienes de uso permanente sin contraprestación de sus propiedades, planta y equipo afectando el patrimonio, según lo establecido en el Manual de Procedimientos del RCP.

En esta transacción, habrá comunicación directa entre la entidad que recibe y la que entrega los bienes para que se realicen los respectivos registros contables de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior, con el fin de evitar duplicidad en la información o, que los activos queden sin reconocer y revelar en las dos entidades.

1.2.6. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1- Depuración contable permanente y sostenible, 3.4-Individualización de bienes, derechos y obligaciones y 3.7-Soportes documentales del procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución número 357 de 2008.

1.2.7. Costos de producción

Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-Costos de producción realizarán, a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta “Traslado de costos (Cr)” y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción de la cuenta que corresponda.

1.2.8. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos

Con el fin de cumplir a cabalidad con el principio de devengo o causación, las entidades contables públicas emitirán, comunicarán y enviarán oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes para facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades públicas con las que haya realizado transacciones y operaciones.

1.2.9. Agregación de información

Las entidades contables que agregan información y las entidades agregadas cumplirán lo establecido en el procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable, contenido en el Manual de Procedimientos del RCP. Asimismo, cumplirán el plazo establecido en el artículo 2o PLAZOS PARA REPORTAR INFORMACIÓN QUE SERÁ AGREGADA EN LA DE OTRAS ENTIDADES de la Resolución número 375 de 2007, es decir, a más tardar, el 30 de enero del año siguiente al periodo contable cerrado.

1.3. Situaciones especiales del proceso contable

1.3.1. Reconocimiento de pasivos pensionales

Los fondos de reservas reconocerán los recursos para el pago de las obligaciones pensionales, las obligaciones pensionales exigibles, los ingresos y gastos, la garantía estatal y la emisión de bonos pensionales. Igualmente, registrarán el cálculo actuarial conforme a lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los fondos de reservas de pensiones del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad, regulado en la Resolución número 634 de 2014.

Las entidades responsables del pasivo pensional reconocerán, actualizarán y revelarán el cálculo actuarial de dicho pasivo y lo amortizarán según lo indicado en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional, regulado en la Resolución número 633 de 2014.

De acuerdo con el procedimiento señalado, el cálculo actuarial debe realizarse, por lo menos, una vez cada tres años considerando las variables e hipótesis relativas a la población que hace parte del mismo. En los años en que no deba realizarse el cálculo actuarial, el valor disponible del mismo se actualizará financieramente en la contabilidad de las entidades responsables del pasivo pensional, por lo menos al cierre del período contable, considerando las variables e hipótesis financieras que sustentan el cálculo actuarial. La metodología para la realización del cálculo actuarial así como para su actualización financiera observará los parámetros y bases técnicas establecidas por la autoridad competente.

Las entidades territoriales que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9o de la Ley 549 de 1999, deban realizar su cálculo actuarial a través de Pasivocol revelarán el cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de la página web: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET, el cual es la base para determinar el monto de la reserva financiera actuarial.

Las entidades del nivel nacional responsables del pasivo pensional que, de acuerdo con la normatividad vigente, deban observar el cálculo actuarial aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público revelarán la estimación de dicho cálculo. Cuando, por alguna circunstancia, el cálculo actuarial no haya sido aprobado por el Ministerio, podrán revelar la estimación del cálculo actuarial pendiente de aprobación, siempre que se atiendan los parámetros y bases técnicas establecidas por las disposiciones legales vigentes para su elaboración. Una vez se apruebe el cálculo actuarial por parte de dicho Ministerio, la entidad realizará la conciliación y los ajustes a que haya lugar.

Las entidades contables públicas responsables del pasivo pensional verificarán que el valor amortizado en el período contable (es decir, las afectaciones en el gasto) corresponda, como mínimo, al valor que resulta de dividir el saldo del cálculo actuarial pendiente de amortizar registrado a 31 de diciembre del año anterior, entre el número de años que faltan para culminar el plazo previsto para la amortización del cálculo actuarial. Lo anterior, según lo indicado en el numeral 3 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional, contenido en el Manual de Procedimientos del RCP.

Las entidades territoriales verificarán que en la subcuenta 190102-Recursos entregados en administración, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (Fonpet), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9o de la Ley 549 de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del FONPET: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMin hacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET.

Adicionalmente, las entidades contables públicas del nivel territorial revelarán en notas a los estados contables la reserva financiera actuarial, esto es, el valor de los recursos en el Fonpet, en los fondos territoriales de pensiones y en patrimonios autónomos; además, revelarán las reservas de las entidades descentralizadas constituidas conforme a la ley y demás normatividad relacionada.

1.3.2. Notas a los estados contables básicos

Para la correcta y completa estructuración de las notas a los estados contables básicos dentro del proceso de cierre del período contable 2015, se considerarán las necesidades de información según lo dispuesto en el procedimiento relativo a los estados, informes y reportes contables, contenido en el Manual de Procedimientos del RCP y se explicarán las variaciones más representativas que surjan de la comparación con corte a diciembre del periodo anterior.

Para el efecto del reporte de las notas en el CHIP, se considerará lo referido en el numeral 2.2 de este instructivo.

1.3.3. Operaciones de crédito público y operaciones de financiamiento

Las entidades contables públicas tendrán en cuenta que en el grupo 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL se reconocen las obligaciones que exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, de que trata el Decreto número 2681 de 1993 que reglamenta la Ley 80 de 1993, mientras que las operaciones de financiamiento que se registran en el grupo 23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, no se encuentran sujetas a tales formalidades.

En tal sentido, se advierte que la cuenta 2309-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO EXTERNAS DE LARGO PLAZO es de uso exclusivo de las empresas que no se encuentran bajo el ámbito de la ley de contratación de la administración pública, por lo tanto, las entidades de gobierno general así como las empresas a las que les aplica el Estatuto General de Contratación deberán reconocer y revelar sus operaciones de financiamiento externas de largo plazo en la cuenta 2213-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO EXTERNAS DE LARGO PLAZO.

1.3.4. Impuestos, tasas y contribuciones por pagar

Las entidades contables públicas sujetas al pago de obligaciones tributarias por los impuestos de renta y de industria y comercio, para las cuales se realiza una provisión durante el período contable, deberán tener presente que en la cuenta 2440-IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR procede reconocer la obligación por tales conceptos, cuando la transacción se halle soportada en las liquidaciones privadas y sus correcciones, o en los actos administrativos en firme.

2. ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

2.1. Plazos y requisitos

La información con corte a 31 de diciembre de 2015 deberá trasmitirse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución número 248 de 2007 (modificada por la Resolución número 375 de 2007 <sic, es 2008>), es decir, a más tardar el 15 de febrero de 2016.

Para el corte del 31 de diciembre de 2015, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental únicamente a través del Sistema CHIP, según lo definido en el artículo 2o de la Resolución número 248 de 2007 e incluir, en dicho reporte, el informe anual de control interno contable de acuerdo con lo establecido en el artículo 2o del Decreto número 1027 de 2007, expedido por el Gobierno nacional.

Por su parte, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de la Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015) deberán tener en cuenta lo señalado en la Resolución número 185 del 29 de abril de 2015, “por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación (...)”.

Igualmente, para el reporte de información a marzo de 2016, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de la Resolución número 414 de 2014 deberán tener en cuenta lo dispuesto en la Resolución número 437 del 12 de agosto de 2015 “por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación (...)”.

2.2. Información a reportar a través del CHIP

Las entidades bajo el ámbito de aplicación del RCP deberán reportar, con fecha de corte 31 de diciembre de 2015, los formularios de las categorías: Información Contable Pública, Notas Generales y Control Interno Contable.

Para el reporte de las notas específicas en el sistema CHIP, dado que una subcuenta puede tener varios detalles asociados, en el campo “Detalle”, la entidad puede revelar hasta 20 detalles. Para esto debe enumerase cada uno, iniciando con el número 1 hasta el 9 y, si se requiere adicionar otros, se debe continuar con las letras de la A hasta la K. La longitud de cada detalle es de 2.000 caracteres, por lo cual, se dispone de un total de 40.000 caracteres para hacer revelaciones específicas de cada subcuenta.

Las entidades contables públicas no deben enviar anexos impresos o magnéticos de ningún tipo después de reportar la información a través del CHIP.

El soporte técnico para el envío de los formularios a través del CHIP será dado por la Mesa de Servicios Nivel 1 en el teléfono 4926400 Ext. 633 y las recomendaciones podrán consultarse en la página http://www.chip.gov.co.

2.2.1. Formularios de las categorías Información Contable Pública y Notas a los Estados Contables

Los formularios que deben reportarse, a más tardar, el 15 de febrero de 2016, teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 7o y 9o de la Resolución número 248 de 2007 son los siguientes:

CGN2005_001_SALDOS _Y_MOVIMIENTOS

CGN2005_002_0PERACIONES _RECÍPROCAS

CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECÍFICO

CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARACTER_GENERAL

2.2.2. Formularios de las Categorías Información Contable Pública y Notas a los Estados Contables-Convergencia

Adicionalmente y teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 14, 16 y 17 de la Resolución número 185 de 2015, las empresas bajo el ámbito de la Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones número 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015) reportarán, a más tardar el 15 de febrero de 2016, los siguientes formularios:

CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA CGN2015NE_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECÍFICO_CONVERGENCIA

CGN2015NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL_ CONVERGENCIA

2.2.3. Formulario de la categoría Control Interno Contable

El Formulario CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE debe reportarse antes del 28 de febrero de 2016, según lo definido en el artículo 2o del Decreto número 1027 de 2007, referido anteriormente.

2.2.4. Estados contables básicos comparativos

Los estados contables básicos son: Balance General; Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio. Estos estados deben elaborarse en forma comparativa, atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

Los estados contables básicos no son objeto de reporte a la Contaduría General de la Nación; no obstante, deben publicarse según lo establece la Resolución número 356 de 2007. Al efecto, se sugiere su publicación en la página web de la entidad contable junto con la respectiva certificación y, cuando a ello haya lugar, junto con el dictamen.

2.2.5. Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2015

El reporte y certificación de la información financiera, económica y social de la entidad, que se presenta a la Contaduría General de la Nación, a las autoridades de control y a los demás usuarios, le corresponderán al representante legal y al contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del CHIP, con independencia de que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo.

2.3. Reporte de operaciones recíprocas

Estas operaciones relacionan a dos o más entidades contables públicas por transacciones registradas entre sí, en cuentas del Balance General o del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, y constituyen un insumo para el proceso de consolidación; debido a esto, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas

Todas las entidades contables públicas, excepto los Fondos de Reserva Pensional, los Fondos Parafiscales y los Patrimonios Autónomos de Pensiones, reportarán los saldos de operaciones recíprocas y garantizarán que estos correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras entidades contables públicas.

Igualmente, para el reporte de las operaciones recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), debe tenerse en cuenta el Instructivo número 001 del 4 de agosto de 2011, expedido por la CGN, que desagrega el MHCP en tres unidades de negocio. Este instructivo se puede consultar en la página web de la CGN:

http://www.chip.gov.co/chiprt/?Mlval=/resultadoClas.htm&NUMREG=10&PAGINA=1&BLOQUE=0&IDCLAS=11

2.3.2. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas

Para realizar el análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, las entidades contables públicas pueden consultar las Reglas de Eliminación que se encuentran publicadas en la página web de la CGN, a través del link:

http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/internetes/home/internet/productos/reglas-deeliminacion/!ut/p/bl/04 Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOI NzPyDTEPdQoONTA1MDBwNTA0tT YL8jAwCTIAKlkEKcABHA0L6 Tzyc1P1C31jygHTUGxv/dl4/d5/L2dJQSEvUUt3QS80SmtFL1o2XzA2T1/1VUZVU0k3TDMwSVJQU0RRVTczQ0Q3/

2.3.3. Conciliación de operaciones recíprocas

Las entidades contables públicas efectuarán procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas en los cortes trimestrales intermedios con el fin de minimizar los saldos por conciliar generados al finalizar el periodo contable.

Es preciso advertir que algunas entidades vienen publicando, en su página web, los saldos de las operaciones recíprocas, con el fin de facilitar el proceso de conciliación con las entidades contables públicas que realizaron transacciones con ellas. Se recomienda consultar esta información y realizar las conciliaciones a que haya lugar antes de reportar a la CGN.

De igual manera, se recomienda a las entidades que realizan la publicación mencionada en el párrafo anterior que efectúen la divulgación correspondiente con la debida anticipación y les permitan, a las entidades partícipes en la operación recíproca, disponer del tiempo necesario para interactuar y retroalimentar el proceso, así como para realizar los ajustes a que haya lugar.

A continuación, se relacionan las entidades que publican en su página web los saldos de operaciones recíprocas y la dirección en la que pueden ser consultados:

-- Sistema General de Regalías

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SistGralRegalias/giros

-- Ministerio de Hacienda y Crédito Público

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable/InformacionContableAdmin/2015/

-- Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable/Info.ContableTesoroNal/2015

-- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-Función Pagadora

http://www.dian.gov.co/dian/14cifrasgestion.nsf./f3b4ce6f9a41a48c05257030006f50e2/df138 e9b07b583db05257e3d0077e9c4?OpenDocument

-- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-Función Recaudadora

http://www.dian.gov.co/dian/14cifrasgestion.nsf/f3b4ce6f9a41a48c05257030006f50e2/cea42669b91be588052577280073e5f6?OpenDocument

-- Ministerio de Educación Nacional

http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue-48973.html

-- Ministerio de Salud y Protección Social

https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/RCuentas/Informacin%20Contable%20Ministerio/Forms/AIlltems.aspx

-- Dirección Administración de Fondos de la Protección Social

Las operaciones recíprocas que registra la Dirección Administración de Fondos de la Protección Social pueden corresponder a gastos de participación para salud o a Fosyga-solidaridad. A continuación se discriminan los valores que se reportan en cada caso.

1. Los valores reportados por la Dirección de Administración de Fondos como gasto de participación para salud en la cuenta contable 540817, corresponden a la causación del gasto por los diferentes giros efectuados con cargo al Sistema General de Participaciones en sus diferentes componentes como son:

a) Aporte Patronal en Salud. La causación de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. La programación correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/sistema-general- aportes-patronales-2015.aspx

b) Salud Pública. La causación de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. El giro correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/sgp-salud- publica.aspx

c) Prestación del servicio de salud a la población pobre no asegurada y actividades no cubiertas con subsidios a la demanda. La causación de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/Sistema-General- de-Participaciones---Prestacion-de-servicios.aspx

d) Aporte del Sistema General de Participaciones a la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA). La causación de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/resumen-liquidacion-mensual-afiliados-subsidiado.aspx .

Asimismo, los pagos realizados de la LMA, así como la discriminación de sus fuentes pueden ser consultados por las diferentes entidades utilizando el usuario y clave asignados por el Consorcio SAYP a todas las entidades involucradas en el proceso. Los instructivos e información sobre el sistema y modo de consulta se encuentran disponibles en la página del Fosyga www.fosyga.gov.co siguiendo la ruta: Trámites/Procesos y Procedimientos/Solidaridad/Asistencia Técnica o en el link:

http://www.fosyga.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=htjh21bw3yl%3d&tabid=301

2. Los valores reportados por la Dirección de Administración de Fondos como gasto de la cuenta 542101-FOSYGA - SOLIDARIDAD corresponden a la causación del gasto por las diferentes transferencias realizadas por la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social - Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), Subcuenta de Solidaridad, a entes territoriales, destinados a financiar la prestación de servicios de salud a través del subsidio a la oferta, régimen subsidiado y acciones de salud pública.

a) Aporte del Fosyga a la LMA. La causación de esta partida se realiza de manera simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/resumen- liquidacion-mensual-afiliados-subsidiado.aspx

Asimismo, los pagos realizados de la LMA y la discriminación de sus fuentes pueden ser consultados por las diferentes entidades utilizando el usuario y clave asignados por el Consorcio SAYP a todas las entidades involucradas en el proceso. Los instructivos e información sobre el sistema y modo de consulta se encuentra dispuesta en la página del Fosyga: www.fosyga.gov.co siguiendo la ruta: Trámites/Procesos y Procedimientos/Solidaridad / Asistencia Técnica o en el link:

http://www.fosyga.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=htjh2lbw3yl%3d&tabid=301

b) Recursos de Inspección, Vigilancia y Control - Tasa 0.4% SUPERSALUD (Art. 119 Ley 1438 de 2011). La causación de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede consultar en el link:

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Financiamiento/Paginas/Recursos-Inspecci%c3%b3n-Vigilancia-y-Control.aspx

-- Ministerio de Trabajo

Utilizando Internet explorer:

http://www.mintrabajo.gov.co/el-ministerio/institucional/informacion-financiera-y- contable/estados-contables.html

-- Superintendencia Financiera de Colombia

https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/loader.jsf?IServicio=Publicaciones&ITipo=publicaciones&IFuncion=loadContenidoPublicacion&id=20491

-- Municipio de Medellín

http://www.medellin.gov.co/irj/servlet/prt/portal/prteventname/HtmlbEvent/prtroot/pcd!3ap ortalcontent!2fMunicipioMedellin!2fPCM!2fservicioPCM!2fhacienda!2fOperacionesReciprocas!2fiViews!2fivConsultaAnonimaOperacionesReciprocas/AlcaldiaMedellin/SecretariaHacienda/SubFinanciera/OPERACIONES RECIPROCAS/OTRAS%20ENTIDADES

Adicionalmente, la Contaduría General de la Nación, para brindar mayor calidad en la información que suministra al Gobierno Central, Organismos de Control y la ciudadanía en general, desarrolló una herramienta en la web llamada Operaciones Recíprocas que tiene como fin, mostrar los saldos pendientes por conciliar de la entidad reportante, con las demás entidades públicas. La ruta de acceso al documento que contiene las instrucciones de uso de esta herramienta es la siguiente:

http://www.chip.gov.co/descarga/Manual de instrucciones funcionalidad operaciones reciprocas.pdf

2.3.4 Reporte de operaciones a través de encargos fiduciarios

En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas se realizará entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el derecho o la obligación y no con la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las entidades adoptarán las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades contables públicas intervinientes en las operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el reporte.

Los derechos registrados en las subcuentas 142402-En administración y 142003-Anticipo sobre convenios y acuerdos, con el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex), no se reportarán como operaciones recíprocas, teniendo en cuenta que el Icetex utiliza cuentas de orden para el registro de las operaciones.

2.3.5 Cuota de fiscalización y auditaje

Por el reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje, las entidades del nivel nacional reportarán como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, en las subcuentas 512002 o 522002-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda; 244014-Cuota de fiscalización y auditaje; y 472203-Cuota de fiscalización y auditaje para operaciones sin flujo de efectivo. Asimismo, reportarán a la Dirección del Tesoro Nacional en la subcuenta 472080-Recaudos en el caso de operaciones con flujo de efectivo.

Por su parte, la Contraloría General de la República reportará las subcuentas utilizadas para reconocer esta operación, así: 140161-Cuota de fiscalización y auditaje, 411062-Cuota de fiscalización y auditaje, 572080-Recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento y revelación de las Operaciones Interinstitucionales contenido en el RCP.

Para el caso de las entidades del nivel territorial, el reporte de la operación recíproca por este concepto, se efectúa directamente con la respectiva entidad territorial, ya que esta es quien agrega la información contable de las contralorías territoriales.

2.3.6 Impuestos

Las entidades contables públicas contribuyentes de impuestos nacionales reportarán las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora, identificada con el código institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación recíproca se reportará con la entidad beneficiaria de la cesión.

El valor de la sobretasa ambiental, o porcentaje que se factura con el impuesto predial, se reportará como operación recíproca con las autoridades ambientales.

Cuando se trate de impuestos territoriales, la operación recíproca se reportará con el respectivo municipio, distrito o departamento que lo administra y recauda.

En todos los casos, las operaciones recíprocas relacionadas con impuestos se reportarán entre la entidad administradora de los mismos y la entidad pública que los reconoce y paga.

2.3.7 Recursos del Sistema General de Participaciones (SGP)

La entidad territorial reportará la operación recíproca de derechos e ingresos por las participaciones de la siguiente manera: para propósito general, con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público utilizando el código 11500000; para educación, con el Ministerio de Educación Nacional utilizando el código 11300000; para salud, con la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social utilizando el código 923272429; y para agua potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio utilizando el código 923272412.

Las entidades que por mandato legal transfieran y/o reciban recursos del Sistema General de Participaciones reconocerán la última doceava del año en el periodo contable al cual corresponda la misma, en cumplimiento del principio de devengo o causación.

2.3.8 Operaciones recíprocas con entidades liquidadas

El reporte de las operaciones recíprocas efectuadas con entidades que se liquidaron durante el periodo se ajustará a los siguientes lineamientos:

-- Los saldos de cuentas del Balance que subsistan de los valores trasladados por la entidad liquidada deberán reportarse con la (s) entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, según corresponda a cada tipo de operación; de igual manera, deberá procederse con los derechos y obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.

-- En lo relativo a las cuentas del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el período, no reportarán los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.

2.3.9 Operaciones recíprocas por recursos entregados en administración, diferentes a los administrados a través de negocios fiduciarios

Los recursos entregados por una entidad contable pública para que otra entidad contable pública los administre y que al cierre del ejercicio se mantengan en efectivo o inversiones se reportarán como operación recíproca en la subcuenta 142402-En administración por la entidad que los entrega y en la subcuenta 245301-En administración por la que los recibe. En todo caso, para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar los informes y documentos soporte que permitan el oportuno reconocimiento contable de los hechos financieros y económicos que correspondan.

2.3.10 Reporte de operaciones recíprocas por el pago de servicios públicos

Las entidades contables públicas que prestan servicios públicos reportarán la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del servicio facturado a entidades contables públicas. Por su parte, las entidades que reciben el servicio prestado reportarán el respectivo gasto o costo de ventas según corresponda.

Las entidades contables públicas que reciben servicios prestados por otra entidad contable pública reportarán el saldo de la correspondiente operación recíproca registrando en las cuentas de gastos o costos según corresponda, independientemente de que el registro se realice en gastos de administración, operación o costos.

Cuando la entidad contable pública que recibe el servicio público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio, informará esto a la empresa de servicios públicos para que reporte el valor respectivo con la entidad pública que lo reconoce y paga.

2.3.11 Reporte de operaciones recíprocas por regalías

Los gastos y obligaciones por transferencias del Sistema General de Regalías a las entidades territoriales, bien sea por asignaciones directas o por la ejecución de los recursos de los Fondos registrados en las subcuentas de la cuenta 5413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 240316-Sistema General de Regalías constituyen operaciones recíprocas con los ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales en las subcuentas de la cuenta 4413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 141313 - Sistema General de Regalías. Por lo tanto, estas entidades reportarán las operaciones recíprocas registradas con la entidad Sistema General de Regalías con código 923272447.

Teniendo en cuenta que las entidades territoriales son beneficiarias de los recursos del Sistema General de Regalías, deberán tener presente que son ellas quienes efectúan el reconocimiento contable del ingreso por transferencias, independientemente de que los recursos se hayan girado al ente ejecutor.

Además, las entidades territoriales deberán reconocer, en su contabilidad, los ingresos del Sistema General de Regalías en la subcuenta 441305-Para ahorro pensional territorial, independientemente de que los recursos sean girados directamente al FONPET y deberán ser reportados como operación recíproca con el Sistema General de Regalías.

2.3.12 Reporte de varias operaciones recíprocas por un mismo concepto con la misma entidad

Cuando una entidad contable pública registre varias operaciones recíprocas por el mismo concepto con una misma entidad deberá sumar los valores y reportarlos en un único registro en el Formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas.

2.3.13 Reporte de operaciones recíprocas de inversiones totalmente provisionadas

Las inversiones patrimoniales controladas y no controladas efectuadas en entidades contables públicas que se encuentran provisionadas en el 100% se consideran operaciones recíprocas. Por lo tanto, se reportarán por el mismo valor en el Formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas, en las subcuentas de inversión y provisión correspondientes.

2.3.14 Reporte de operaciones recíprocas por movilización de activos

Las entidades del nivel nacional que hayan negociado cartera con la Central de Inversiones S. A. (CISA), dentro de la regulación establecida para la Movilización de Activos, reportarán la operación recíproca por el saldo relacionado con la transacción de la subcuenta 147078 - Enajenación de Activos; a su vez, CISA reportará a estas entidades con el saldo respectivo de la subcuenta 242555 - Cartera adquirida por movilización de activos.

Cuando se trasladen bienes a CISA con el propósito de comercializarlos y esta los negocie con un tercero, la entidad que cedió el bien reportará una operación recíproca con CISA por el saldo que corresponda de la subcuenta 147078 - Enajenación de activos y CISA reportará a la entidad con el saldo de la subcuenta 290503 - Ventas por cuenta de terceros, relacionado con esta operación.

Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Resolución número 453 de 2012.

2.3.15 Reporte de operaciones generadas con Fosyga

Las entidades contables públicas que hayan registrado operaciones con Fosyga en las subcuentas 442101 - Fosyga - Solidaridad, 442102 - Fosyga - ECAT y 442103 - Fosyga – Promoción, registrarán y reportarán la operación recíproca de los activos, pasivos, ingresos y gastos, según corresponda, con la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social utilizando el código 923272429.

Además, conforme a lo establecido en el numeral 5 del Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de los hechos derivados del proceso de compensación del Fosyga, se reportarán, como operaciones recíprocas, las siguientes:

-- el superávit por compensación que debe reportarse en la subcuenta 147047 - Superávit por compensación por parte del Fosyga y en la subcuenta 247503 - Superávit por compensación por parte de la Entidad Promotora de Salud (EPS) o Entidades Obligadas a Compensar (EOC).

-- El déficit por compensación que debe reportar el Fosyga en la subcuenta 240805 - Déficit por compensación y la EPS o EOC en la subcuenta 141116 - Cuentas por cobrar Fosyga radicadas, y

-- El Fosyga debe reportar como operación recíproca los saldos de las subcuentas de las cuentas 2408 - PROCESO DE COMPENSACIÓN FOSYGA Y 5205 - PROCESO DE COMPENSACIÓN FOSYGA con la EPS o EOC, quienes reportarán los saldos de las subcuentas que correspondan al proceso de compensación de las cuentas 1411 - ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD y 4311 - ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.

2.3.16 Retención en la fuente

Los saldos registrados por las entidades contables públicas en las subcuentas de la cuenta 2436 - RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE no serán objeto de reporte en el Formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas, excepto cuando la entidad contable pública, en su calidad de agente retenedor, presente la declaración tributaria sin pago por ser titular de un saldo a favor, el cual sea susceptible de ser compensado a Retenciones pendientes de cancelar. Por esta razón, se genera una operación recíproca entre la entidad contable pública que actúa como agente retenedor y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora con código 910300000.

2.3.17 Anticipos de impuesto sobre la renta

Los saldos registrados en la subcuenta 142201 - Anticipo de Impuesto sobre la renta, por parte de las entidades contables públicas y que son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, corresponden al anticipo de renta liquidado para el año gravable siguiente, en la última declaración de renta presentada.

2.3.18 Operaciones con Fondos de Reservas Pensionales, Patrimonios Autónomos de Pensiones y Fondos Parafiscales

Los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos de los Fondos de Reserva Pensionales, Patrimonios Autónomos de Pensiones y Fondos Parafiscales no constituyen operación recíproca. En tal sentido, ninguna entidad contable pública deberá reportar operaciones recíprocas con estos.

2.3.19 Traslado de bienes entre entidades contables públicas

En los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no hay lugar al reporte de operaciones recíprocas por parte de las entidades que intervienen en la transacción.

2.3.20 IVA no descontable

El valor del IVA por compra de bienes y servicios que se registra como un mayor valor de los costos o gastos en que se incurre, no se reportará como operación recíproca en el Formulario CGN_2005 _002_ Operaciones_Recíprocas.

2.3.21 Reporte de operaciones recíprocas por multas

Las subcuentas 512007 - Multas y 522007 – Multas, no serán objeto de reporte en el Formulario CGN_2005_002_Operaciones_Recíprocas, cuando sean generadas por el Fondo Empresarial, teniendo en cuenta que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, que es la entidad que administra este fondo, registra estos valores en cuentas de orden.

2.3.22 Atención de accidentes de tránsito SOAT

Las subcuentas de la cuenta 4312 - SERVICIOS DE SALUD y la subcuenta 140914 -Atención accidentes de tránsito SOAT - Compañías de seguros - facturación pendiente de radicar no configuran operaciones recíprocas con estas compañías.

2.3.23 Subcuentas no incluidas en las reglas de eliminación

Las subcuentas no definidas en las reglas de eliminación publicadas por la CGN no deben reportarse en el Formulario CGN_2005_002_Operaciones_ recíprocas.

No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe ser incluida, deberá remitir la solicitud al correo [email protected] e indicar: subcuenta a incluir, origen y descripción de la transacción, entidades públicas partícipes y las subcuentas que considere que deben ser recíprocas.

2.3.24 Operaciones recíprocas consigo misma

Solamente será viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma cuando una entidad contable pública realice transacciones u operaciones en las cuales genere simultáneamente, bien el ingreso y el gasto o costo, o bien el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad; como ocurre, por ejemplo, en los servicios públicos y aportes parafiscales.

En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos conciliados al 100%, es decir, que el valor del derecho sea igual al valor de la obligación o que el valor del ingreso sea igual al gasto o costo.

Cuando se presenten situaciones de agregación de unidades o entidades por parte de una entidad contable pública agregadora, se efectuarán las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones entre todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de efectuar el reporte a la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, para estos casos, no subsistirán operaciones recíprocas consigo misma.

2.3.25 Operaciones que no deben reportarse como recíprocas

No se reportarán como operaciones recíprocas: a) las subcuentas de los grupos: 15- INVENTARIOS, 16-PROPIEDADES, PLANTA y EQUIPO, 17-BIENES DE USO. PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES, porque estos conceptos no corresponden a derechos y obligaciones entre entidades públicas; b) las subcuentas de la clase 3-PATRIMONIO, teniendo en cuenta que estas se calculan directamente en el proceso de consolidación efectuado por la CGN, con base en la información reportada por las entidades a través del CHIP; c) las subcuentas del grupo 55-GASTO PÚBLICO SOCIAL, porque el beneficiario de este gasto es esencialmente la comunicad; d) las subcuentas de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN, por cuanto el saldo de estas subcuentas se traslada periódicamente a las subcuentas de la clase 6-COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN o al grupo 15-INVENTARIOS y e) las subcuentas de las clases 8-CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y 9-CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS, porque estos conceptos no corresponden a derechos y obligaciones entre entidades públicas.

2.4. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio

Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los movimientos y el saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio, se presentan, a continuación, las situaciones que se deberán observar para que el proceso de validación no genere inconsistencias:

2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905-CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero-diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable, siguiendo las dinámicas establecidas para esta cuenta, en el Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del RCP.

2.4.2 Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230-RESULTADO DEL EJERCICIO, Y 3111 Y 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero-diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para estas cuentas en el Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del RCP. Es preciso advertir que la entidad contable pública no debe registrar ni revelar en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.

3. ACTIVIDADES PREVIAS PARA LA INICIACIÓN DEL PERÍODO CONTABLE DEL AÑO 2016.

3.1 Reclasificación de saldos

Al inicio del período contable del año 2016, las entidades contables públicas realizarán las siguientes reclasificaciones:

a) Para las entidades del sector central, se reclasificarán los saldos de la subcuenta 311001- Excedente del ejercicio o 311002-Déficit del ejercicio de la cuenta 3110-RESULTADO DEL EJERCICIO, a la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL.

b) Para las entidades que se encuentren en proceso de liquidación o en procesos especiales, se reclasificarán los saldos de la subcuenta 311101-Excedente del ejercicio o 311102-Déficit del ejercicio de la cuenta 3111-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN, a la subcuenta que corresponda de la cuenta 3140-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES. Igualmente, se reclasificará el saldo de las subcuentas 323301- Utilidad o Excedente del ejercicio o 323302-Pérdida o Déficit del ejercicio de la cuenta 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES, a la subcuenta respectiva de la cuenta 3260-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES.

c) Para las entidades de gobierno, se reclasificará el saldo de las subcuentas de las cuentas 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO Y 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, a las subcuentas de las cuentas 3105 o 3208-CAPITAL FISCAL, según corresponda, excepto el saldo que pertenezca a las subcuentas 312530-Bienes pendientes de legalizar, 312531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530-Bienes pendientes de legalizar y 325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación. Esto, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

d) El saldo de las subcuentas de las cuentas 3128-PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES Y 3270-PROVISIONES, DEPRECIACIONES y AMORTIZACIONES se reclasificará a la subcuenta respectiva de las cuentas 3105 o 3208-CAPITAL FISCAL, según corresponda.

e) El saldo de las subcuentas pertenecientes a la cuenta 1305-RENTAS POR COBRAR- VIGENCIA ACTUAL se reclasificará a la subcuenta respectiva de la cuenta 1310-RENTAS POR COBRAR-VIGENCIAS ANTERIORES.

4. RECOMENDACIONES ESPECIALES.

4.1. Elaboración del informe contable con ocasión del cambio de mandatarios en las entidades territoriales

Con ocasión del cambio de alcaldes, gobernadores y representantes legales que se hará el mes de enero de 2016 y de acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal, las administraciones municipales, departamentales y distritales, y demás entidades públicas en las que se produzca cambio de representante legal, deberán elaborar el respectivo informe, de acuerdo con la Resolución número 137 del 20 de marzo de 2015, el cual contendrá como mínimo los siguientes aspectos:

a) La entrega del sistema de información contable con todos los elementos que lo integran;

b) La disposición de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. Así mismo, la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad;

c) La realización y registro de los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos pasivos. En caso de no contar con estos, se debe evidenciar si se está realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación.

d) La identificación, valoración y registro de las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad;

e) La relación de los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad que fueron entregados en administración o en fiducia;

f) Las situaciones y hechos económicos pendientes de resolver en materia contable, de manera detallada;

g) La descripción de los temas contables específicos respecto a los cuales se haya acordado, entre las partes, que se entregarán con posterioridad.

Al informe, se debe anexar lo siguiente:

a) Los estados contables básicos certificados junto con sus notas elaborados con corte a 31 de diciembre de 2014;

b) El dictamen del revisor fiscal, cuando la entidad esté obligada a tenerlo, sobre los estados contables de la entidad con corte a 31 de diciembre de 2014;

c) El informe de control interno contable realizado con corte a 31 de diciembre de 2014;

d) El Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental certificados por el contador y el representante legal saliente, elaborados con corte al 30 de noviembre de 2015;

e) Los últimos reportes contables transmitidos a la Contaduría General de la Nación a través del CHIP;

f) Cuando no se disponga de los documentos enumerados en los literales a) b) y c), se anexarán los correspondientes al último periodo anual que hayan sido presentados para efectos legales y se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impidieron la disposición de la información a que hacen referencia los literales enunciados.

4.2. Información sobre el proceso de convergencia a estándares internacionales de información financiera con ocasión del cambio de mandatarios en las entidades territoriales

Considerando la regulación expedida por la CGN en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera, las administraciones municipales, departamentales y distritales, y demás entidades públicas en las que se produzca cambio de representante legal deberán informar, a las nuevas administraciones, el estado de avance de los proyectos y de los planes de acción en relación con el proceso de convergencia, específicamente, con respecto a actividades como capacitación, depuración de saldos de las cuentas, ajustes a los sistemas de información, y preparación del estado de situación financiera de apertura (cuando a ello haya lugar).

4.3. Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades territoriales

Las entidades territoriales que hayan realizado venta de activos al sector privado revelarán los montos de estas operaciones en las subcuentas respectivas de la cuenta 8354- RECAUDO POR LA ENAJENACIÓN DE ACTIVOS AL SECTOR PRIVADO, definidas para este propósito, y los reportarán en el Formato CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS de conformidad con lo establecido en la Resolución número 278 de junio de 2012.

4.4. Rendición de cuentas

En cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, en particular, el de Rendición de Cuentas, referido en el Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública, y en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades contables públicas presentarán, en la fecha en la que se realice la audiencia pública de Rendición de Cuentas, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental al 31 de diciembre del año anterior, en concordancia con la estrategia de Buen Gobierno.

4.5. Control Interno Contable

Con el fin de realizar un seguimiento y acompañamiento permanente al proceso de convergencia de la Regulación Contable Pública hacia Normas Internacionales de Contabilidad, reglamentado mediante las Resoluciones números 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), 414 de 2014 y 533 de 2015, así como las Resoluciones números 117, 139 y 620 de 2015, expedidas por la Contaduría General de la Nación, se recomienda, a todos los gerentes públicos y, por su intermedio, a las oficinas de control interno, participar activamente y de manera proactiva en los procesos de actualización e implementación y verificar que la entidad contable pública haya adoptado los procesos administrativos necesarios que le permitan aplicar la nueva regulación contable pública.

De otra parte, es preciso señalar que la evaluación del control interno contable del año 2015, se efectuará con base en lo dispuesto en la Resolución número 357 de 2008, incluidas las entidades bajo la Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015).

5. REGULACIÓN DE LA CGN SOBRE NORMAS INTERNACIONALES.

En el marco de la estrategia de buen gobierno y con el propósito de contribuir al ordenamiento de las finanzas públicas y a la provisión de información financiera individual, agregada y consolidada del sector público, los representantes legales de las entidades sujetas a la regulación contable pública, deberán establecer, dentro de los planes estratégicos y de acción, las actividades y recursos necesarios para garantizar la preparación, transición y aplicación de los marcos normativos que en convergencia con estándares internacionales de información financiera, expida la Contaduría General de la Nación.

La CGN ha expedido tres marcos normativos que corresponden a la clasificación de las entidades del sector público que según su función económica, pueden catalogarse como entidad de gobierno o como empresa y, a su vez, dentro del grupo empresas, como: a) las que cotizan en el mercado de valores o captan o administran ahorro del público, y b) las que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Estos marcos normativos se puede consular en la página web de la CGN: www.contaduria.gov.co. A continuación, se presenta una relación de dicha regulación:

-- Empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público

Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), mediante la cual se incorpora, al Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo dispuesto en el anexo del Decreto Nacional número 2784 de 2012 y sus modificaciones (anexo del Decreto Nacional número 2615 de 2014 a partir del año 2016), el cual es aplicable a las entidades definidas en su artículo 2o, que esencialmente corresponden a las empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público.

Resolución número 117 del 11 de marzo de 2015, por la cual se incorpora, como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo para empresas que cotizan en el mercado de valores o que captan o administran ahorro del público y se define la estructura del Catálogo General de Cuentas que se utilizará para el reporte de información financiera de las entidades que deben observar dicho marco, en las condiciones y plazos que determine este organismo de regulación.

-- Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público

Resolución número 414 de 2014, mediante la cual se incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos que serán aplicados por las empresas que se encuentren bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que tengan las siguientes características: que no coticen en el mercado de valores, que no capten ni administren ahorro del público y que hayan sido clasificadas como empresas por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas.

Instructivo número 002 del 8 de septiembre de 2014, mediante el cual se imparten las instrucciones para la transición al marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, particularmente en tres momentos: 1. La elaboración del estado de situación financiera de apertura. 2. La elaboración de los estados financieros del final del periodo de transición, y 3. La elaboración y presentación de los primeros estados financieros bajo el nuevo marco normativo. De allí, que su aplicación sea por una sola vez para el periodo de transición y el primer periodo de aplicación.

De acuerdo con el cronograma de implementación contenido en el artículo 3o de la Resolución número 414 de 2014, el periodo de aplicación está comprendido entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de 2016.

Resolución número 139 del 24 de marzo de 2015, por la cual se incorpora, como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público que utilizarán las entidades obligadas a observar dicho marco para el registro de los hechos económicos y el reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones y plazos que determine este organismo de regulación.

-- Entidades de gobierno

Resolución número 533 del 8 de octubre de 2015, por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno, en sus componentes de Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera y Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos.

De acuerdo con el artículo 4o de la citada resolución, el cronograma de implementación comprende dos períodos, así:

Período de preparación obligatoria: Este período vence el 31 de diciembre de 2016. En este periodo, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el liderazgo de la alta dirección, los planes de acción relacionados con la preparación para la implementación obligatoria del marco normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la CGN.

Dentro del plan de acción, se deberá considerar que al 1o de enero de 2017, las entidades determinarán los saldos iniciales de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del nuevo marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio al primer periodo de aplicación.

Para las entidades del ámbito del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación), la Contaduría General de la Nación definirá el procedimiento de cargue de saldos iniciales en este Sistema.

Periodo de Aplicación: Es el comprendido entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de 2017. Durante este periodo, la contabilidad se llevará bajo el nuevo marco normativo para todos los efectos.

Instructivo número 002 del 8 de octubre de 2015, mediante el cual se imparten las Instrucciones acerca de la transición al marco normativo de entidades de gobierno, para la determinación de los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo y para la elaboración y presentación de los primeros estados financieros bajo el nuevo marco de regulación, sin que ello las exonere de analizar y aplicar aquellos aspectos que no sean abordados en el Instructivo y que deban considerarse para llevar a cabo exitosamente el proceso de transición. Este Instructivo tendrá aplicación una única vez durante el primer periodo de aplicación.

Resolución número 620 del 26 de noviembre de 2015, por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno, para el registro de los hechos económicos y el reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones y plazos que determine este organismo de regulación.

6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA POR LAS ENTIDADES QUE SE ENCUENTRAN EN EL ÁMBITO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF NACIÓN), PARA EL CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE.

Con relación a cada entidad contable pública y a cada una de las Posiciones de Catálogo Institucional (PCI) que la conforman, además de los aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales del 1 al 4 de este Instructivo, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) Se deberá verificar que las subcuentas 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos; 311001- Excedente del ejercicio; 311002-Déficit del ejercicio; 323001-Utilidad o excedente del ejercicio; 323002-Pérdida o déficit del ejercicio: 311101-Excedente del ejercicio: 311102-Déficit del ejercicio; 323301-Utilidad o Excedente del ejercicio; y 323302-Pérdida o Déficit del ejercicio no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el registro del cierre del período contable y el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio son procesos automáticos;

b) Las entidades deberán efectuar los registros contables de los valores retenidos a los sujetos de retención y de los valores pagados a la DIAN registrados en las subcuentas de la cuenta 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE, de manera manual y a nivel de auxiliar directo y de tercero;

c) Las entidades contables públicas deberán efectuar la identificación de sus recaudos por los conceptos de ingresos que hayan sido realizados en las cuentas bancarias del Tesoro o en sus cuentas propias;

d) Los recaudos que al final de período contable hayan sido cargados a una entidad contable pública y que no correspondan a derechos de esta deberán reclasificarse por la Dirección del Tesoro Nacional, afectando las subcuentas 472080 y 290580; al inicio del período contable, la Dirección del Tesoro Nacional deberá reversar este registro para que las entidades a las cuales corresponden los saldos sigan reclasificándolos;

e) Las entidades contables deberán realizar la orden de pago no presupuestal para cada uno de los pagos con traspaso a pagaduría, a fin de cancelar el pasivo registrado en la obligación (Procedimiento de pago extensivo);

f) Se deberá efectuar la contabilización de los reintegros de la vigencia de conformidad con los plazos establecidos en la Circular Externa número 046 del 13/11/2015 expedida por la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

g) La entidad contable pública deberá adelantar el proceso de distribución, a los centros de costos productivos o administrativos, del valor de los costos y gastos en los que se haya incurrido y que hayan sido registrados en el “Tipo de gasto 4-costos y gastos por distribuir bienes” y en el “Tipo de gasto 5-costos y gastos por distribuir servicios”. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de las subcuentas de la cuenta 5897-COSTOS y GASTOS POR DISTRIBUIR debe ser igual a cero;

h) De conformidad con el parágrafo del artículo 6o del Decreto número 2674 de 2012, los sistemas complementarios para la información contable, tales como: nómina, rentas por cobrar, bienes y servicios, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer como sistemas auxiliares hasta tanto se hayan implementado en el SIIF Nación los procesos necesarios para efectos del control y registro del total de las transacciones.

i) Fechas de cierre y transmisión de información

Fecha	Proceso en SIIF o CHIP
13 de febrero de 2016	Fecha límite para el registro contable de las operaciones del mes de diciembre de 2015
15 de febrero de 2016	Transmisión vía CHIP a 31/12/2015
Del 5 al 11 de marzo de 2016	Cierre del período contable 2015
Desde el 12 de marzo de 2016	Cargue de saldos iniciales 2016

j) Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, tienen la obligación de efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro concepto que corresponda, aplicando el procedimiento publicado por la CGN, el cual se puede consultar en el siguiente link:

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/12244da7-88b2-4fbl-9170-deacda5fa6d4/PROCEDIMIENTO%2BPARA%2BEL%2BREGISTRO%2B%2BDE%2BLOS%2BEXCEDENTES%2BFINANCIEROS%2B29%2BDE%2BOCTUBRE%2BDE%2B2013.pdf?MOD=AJPERES&CACHE ID=12244da7-88b2-4fbl-9170-deacda5fa6d4

k) Las entidades contables públicas deberán verificar su clasificación en el sistema, bien como tercero Administración Central Nacional (ACN), o bien como Establecimiento Público. Lo anterior, por cuanto esta clasificación determina el registro del cierre en las subcuentas de las cuentas del grupo 31-HACIENDA PÚBLICA o del grupo 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL;

l) Las entidades contables públicas deberán realizar la clasificación entre corriente y no corriente y generar por el SIIF-Nación el reporte CGN.2005.002 Operaciones Recíprocas. El SIIF Nación cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros;

m) Con ocasión de los registros en el sistema de los fondos entregados y recibidos, deberá aplicarse lo establecido en la Comunicación Interna número 20122000011463 del 19 de junio de 2012, sobre la interpretación de la descripción de las cuentas 5705-FONDOS ENTREGADOS y 4705-FONDOS RECIBIDOS, en la cual la CGN conceptúo que: “(…) las imputaciones para la entidad fuente, a nivel de las subcuentas de la cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS, están en función de las aplicaciones que se espera financiar en el desarrollo del cometido estatal de la entidad destino”.

En consecuencia, las entidades contables públicas no deberán efectuar registros manuales reclasificando los registros automáticos que el sistema genera, a excepción del registro manual que debe hacer la Dirección del Tesoro Nacional en cumplimiento del numeral 6 relativo a los “Reintegros a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional (DGCPTN)”, el cual señala que: “(...) la DGCPTN debita las subcuentas de las cuentas 1106-Cuenta Única Nacional - Hoy: 1110-Depósitos en Instituciones Financieras y acredita las subcuentas de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS, efectuando la reclasificación de la subcuenta afectada con el recaudo”;

n) En el proceso de legalización, reintegro y constitución de las cajas menores, deberá aplicarse el procedimiento publicado en el siguiente link:

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/9f8be6e7-957d-4139-9619-747991d5a823/PROCEDIMIENTO+CONTABLE+DE+CAJA+MENOR+EN+SIIF-NACI%C3%93N.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=9f8be6e7-957d-4139-9619-747991d5a823;

o) Las entidades contables públicas del ámbito SIIF deberán incluir, en la categoría del CHIP notas generales, la relación de los sistemas de información que utiliza la entidad y que son auxiliares del macroproceso contable del SIIF - Nación, e indicar el nombre del sistema, el propósito y la información que provee a contabilidad;

p) Las entidades contables públicas del ámbito SIIF deberán incluir, en la categoría del CHIP notas generales, la información del Plan de Contingencia de la entidad que revele la estrategia definida para restablecer la información contable y transmitirla vía CHIP, en los plazos y con los requisitos establecidos por las Resoluciones números 248 y 375 del 2007, cuando el sistema SIIF no permita el acceso a la información del macroproceso contable;

q) Las entidades Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional (Casur), Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (Cremil) y el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República (Fonprecon), a las que se refiere el artículo 7o de la Resolución número 634 de 2014, para efectos del Sistema Integrado Información Financiera - SIIF Nación, deben hacer los registros de los conceptos de Mesadas Pensionales, Cuotas Partes Pensionales, Bonos pensionales y Auxilio Funerario, utilizando la funcionalidad de registros manuales. Lo anterior, teniendo en cuenta que desde el presupuesto los conceptos en comento no identifican los Fondos de Reserva ni las entidades responsables del pasivo pensional.

7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA POR EL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS (SGR) Y LOS ÓRGANOS QUE LO CONFORMAN PARA EL CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE.

Con relación a la entidad contable pública Sistema General de Regalías y los órganos que lo conforman, además de los aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales del 1 al 4 de este instructivo, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) Los órganos que conforman el Sistema General de Regalías deberán incorporar las deducciones originadas en las operaciones con recursos de regalías, en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, de conformidad con la Resolución número 139 de 2012. Por su parte, la entidad contable pública Sistema General de Regalías, legalizará el pasivo correspondiente a la subcuenta 249015-0bligaciones pagadas por terceros;

b) Para incorporar los pasivos de las deducciones en SIIF Nación, se requiere que en el aplicativo del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías (SPGR), el beneficiario final de la deducción sea la entidad contable pública que es órgano del SGR. Lo anterior, con el fin de consignar los recursos en las cuentas bancarias de las entidades en el sistema SIIF Nación.

Con los valores consignados en la cuenta bancaria del Ministerio en el SIIF Nación, se carga el extracto para que el sistema disponga un “documento de recaudo por clasificar” y la “Constitución de Acreedores originados en PAG”. Para ello se deberá:

-- Radicar una cuenta por pagar.

-- Constituir el acreedor con la utilización de posiciones del catálogo de pagos no presupuestal.

-- Realizar las deducciones por el 100% del valor constituido como acreedor, con las posiciones de pago no presupuestal que atiendan el concepto deducido o retenido.

-- Elaborar la orden de pago y bancaria;

c) Se deberá verificar que las subcuentas 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos, 311001- Excedente del ejercicio y 311002-Déficit del ejercicio, no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el registro del cierre del período contable y el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio son procesos automáticos;

d) Fechas de cierre y transmisión de información

Fecha	Proceso en SPGR o CHIP
13 de febrero de 2016	Fecha límite para el registro contable de las operaciones del mes de diciembre de 2015
15 de febrero de 2016	Transmisión vía CHIP
16 de febrero de 2016	Cierre del período contable 2015
17 de marzo de 2016	Cargue de saldos iniciales 2016

e) La entidad contable pública Sistema General de Regalías, igualmente, deberá realizar la clasificación entre corriente y no corriente y generar el reporte CGN.2005.002 Operaciones Recíprocas. El aplicativo Sistema de Administración de Giros de Regalías cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros;

f) La entidad contable pública Sistema General de Regalías deberá informar, en la categoría del CHIP notas generales, la información relacionada con los sistemas de información que utiliza la entidad que son sistemas auxiliares del macroproceso contable del SPGR con indicación del nombre del sistema, el propósito y la información que provee a contabilidad;

g) La entidad contable pública Sistema General de Regalías, en la categoría del CHIP notas generales, deberá incluir la información del Plan de Contingencia de la entidad que revele la estrategia definida para restablecer la información contable y transmitirla vía CHIP, en los plazos y con los requisitos establecidos por la Resoluciones números 248 y 375 del 2007, cuando el SPGR no permita el acceso a la información del macroproceso contable;

h) La Agencia Nacional de Hidrocarburos y la Agencia Nacional de Minería deberán proveer la información de la liquidación de regalías que registran en las cuentas de orden 8365- REGALÍAS POR RECAUDAR de conformidad con el numeral 1.-LIQUIDACIÓN DE REGALÍAS de la Resolución número 139 de 2012. Por su parte, el Sistema General de Regalías reconoce los derechos e ingresos por este concepto en el SPGR;

i) Las cuentas bancarias que se registren en el SPGR son de la Cuenta Única del Sistema General de Regalías administradas por el Tesoro Nacional; en consecuencia, las cuentas bancarias de los órganos ejecutores, no se deberá registrar en el SPGR, por tanto, no es procedente utilizar el medio de pago “Traspaso a pagaduría”.

Cordialmente,

El Contador General de la Nación,

PEDRO LUIS BOHÓRQUEZ RAMÍREZ.