CONCEPTO 23808 DE 2019

(noviembre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Memorando

Respetada Embajadora.

En atención a su consulta allegada mediante memorando I-GDCR-19-023255 del 29 de octubre de 2019, por medio del cual solicita concepto jurídico relativo a:

“(...) determinar si como Coordinadora del Grupo «Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado del Viceministerio de Asuntos Multilaterales» y a través de memorando interno gestionado mediante el Sistema de Correspondencia Oficial (SICOF), estoy habilitada legalmente para delegar en un abogado asesor de este Grupo, la función de firmar las tutelas, referidas en el numeral 15 del artículo 30.1 de la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017 modificada por el artículo 2 de la Resolución 5206 del 19 de septiembre de 2019.”

Comedidamente remito las siguientes consideraciones jurídicas en relación con el tema, en los siguientes cinco (5) folios.

CONCEPTO JURÍDICO REFERENTE A LA DELEGACIÓN DE LA FUNCIÓN DE
RESPONDER ACCIONES DE TUTELA.

Ministerio de Relaciones Exteriores
Oficina Asesora Jurídica Interna

Coordinación de Conceptos y Regulación Normativa
Bogotá D.C., noviembre de 2019.

I. Antecedentes.

Mediante Memorando I-GDCR-19-023255 del 29 de octubre de 2019, la Coordinacióndel GIT de Determinación de la Condición de Refugiado del Viceministerio de Asuntos Multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores, solicitó concepto, con el fin determinar la viabilidad de delegar la función de responder acciones de tutela a un abogado asesor, debido a las actuales condiciones del servicio ante la alta cantidad de requerimientos que tiene la mencionada coordinación.

II. Análisis jurídico

La función de representación de las entidades del sector central de la Administración, en todo tipo de procesos judiciales y administrativos, está en cabeza de la persona con mayor jerarquía de la entidad, en el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores esta competencia la asume como representante legal el señor Ministro, como parte de las prerrogativas exclusivas que le otorga su cargo, de conformidad con los artículos 5 y 61 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 159 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Sin embargo, en aras de cumplir con los principios de eficiencia, eficacia y economía de la función administrativa y en ejercicio de las competencias respectivas, los Ministros pueden delegar algunas de sus funciones a sus colaboradores de los niveles directivo y asesor vinculados a la entidad, de conformidad con los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 489 de 1998.

Este es el caso de la función de representación en los procesos judiciales de la entidad, que según la normativa interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, se ha delegado en otrasdependencias, con el fin de cumplir a cabalidad el ejercicio de la defensa judicial de la organización. Para el caso de las acciones de tutela, cada una de las dependencias (Direcciones y Oficinas) del Ministerio de Relaciones Exteriores, dentro del ámbito de sus competencias, serán las encargadas de atender y responder todas las acciones de tutela y las solicitudes de información que se realicen a la entidad en ejercicio de estas acciones, así como de notificarse de los respectivos fallos, de conformidad con el artículo 3 de la Resolución 3035 de 2010 “Por la cual se reglamenta el procedimiento interno para la atención de las acciones de tutela en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, al respecto señala la norma:

“ARTÍCULO 3o. COMPETENCIA. Las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, dentro del ámbito de sus competencias señaladas en el Decreto 3355 de 2009, serán las encargadas de atender y responder todas las acciones de tutela y las solicitudes de información que se realicen a la entidad en ejercicio de estas acciones, así como de notificarse de los respectivos fallos.

Cada Director o Jefe de Oficina, dependiendo el asunto sobre el cual verse la acción de tutela, designará un (1) funcionario que en su dependencia será el encargado de coordinar el levantamiento de la información, obtención de los soportes, elaboración del proyecto de respuesta, seguimiento a la acción instaurada; obtención de copias de los fallos incluida la revisión constitucional si a ella hubo lugar; y del acto para el cumplimiento del respectivo fallo.

Cada Director o Jefe de Oficina será el encargado de firmar y remitir las comunicaciones, respuestas y recursos que se originen o interpongan en el trámite de las acciones de tutelas.”

Ahora bien, la anterior prescripción para el caso concreto varió por virtud, de la Resolución 5206 del 19 de septiembre de 2019 “Por la cual se modifica la Resolución número 9709 del 5 de diciembre de 2017”, la cual, además de modificar la estructura interna del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, asignó al Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado, la función de responder a los derechos de petición, acciones de tutela y otras acciones constitucionales y demás requerimientos formulados por las autoridades judiciales relativos a los asuntos de competencia de dicha dependencia. Así, lo estipula el acto administrativo:

ARTÍCULO 2. Adicionar. Adiciónese el artículo 30.1 a la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017, el cual quedará así:

ARTÍCULO 30.1. GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DETERMINACIÓN DE LA CONDICIÓN DE REFUGIADO. Corresponde al Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado, adscrito al Despacho del Viceministro de Asuntos Multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores, ejercer las siguientes funciones:

(...)

15. Responder los derechos de petición, acciones de tutela u otras acciones constitucionales y demás requerimientos formulados por las autoridades judiciales, relativos a los asuntos de competencia del Grupo Interno de Trabajo, de conformidad con las instrucciones del Viceministro de Asuntos Exteriores.”

En razón de lo anterior, la función de representación de la entidad en los procesos de tutela relativos a las decisiones que tome el Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado, ha sido asignada a la persona con mayor jerarquía del Grupo, es decir, en el Coordinador, funcionario que tiene la responsabilidad designar a los encargados de su equipo para la recopilación de información y soportes para atender la acción de tutela, elaborar la respuesta, revisarla y hacer seguimiento a la misma.

Por lo tanto, esta asignación reglamentaria, cumple los efectos de una delegación y tal como lo establece el artículo 11 de la Ley 489 de 1998, las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación no pueden delegarse nuevamente, esto es, que no puede delegarse lo delegado^[1].

Conclusión de lo anterior, no es posible que la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado, entregue o delegue la competencia para responder acciones de tutela que tiene delegada, en otros funcionarios de su equipo de trabajo.

Además, para el caso bajo estudio, es necesario señalar que el artículo 6o de la Constitución Política, es claro al señalar que los funcionarios públicos son responsables por omisión o extralimitación es sus funciones legalmente asignadas, al respecto señala la norma:

“Artículo 6o. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.” (subraya y negrilla fuera de texto)

De igual manera el artículo 5 de la Ley 489 de 1998 establece que “Los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la Ley, la ordenanza, el acuerdo o reglamento ejecutivo.”

Aunado a lo anterior, el artículo 30 de la Resolución 7188 de 2012 “Por la cual se adopta el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio” modificado por el artículo 1 de la Resolución 904 de 2013, prescribe los funcionarios competentes para la suscripción comunicaciones oficiales tanto a nivel interno como externo, los cuales cuentan con un certificado de firma digital.

Con relación a los oficios externos, a través de los cuales se tramitarían las respuestas a las acciones de tutela, la Resolución en cita señala:

“OFICIOS

Podrán ser suscritas por el Ministro, los Viceministros, Secretario General, Directores, Jefes de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares y Jefes de Oficina y aquellos Coordinadores de grupo que determinen los Directores.

Sin perjuicio de lo anterior, toda comunicación que implique definición de la posición del Gobierno en materias internacionales, soberanía territorial, defensa y seguridad nacional, solo podrá ser suscrita por Ministro o Viceministros

Para las comunicaciones oficiales externas, se deberá tener en cuenta el rango del destinatario. Preferiblemente no deberá un suscriptor de comunicación oficial saliente dirigirse a un destinatario de mayor rango que el suyo, sin embargo si de acuerdo con las funciones de la Entidad, esto se requiere, el Director designará al Coordinador del Grupo de Trabajo respectivo, o aquel que haga sus veces, para la gestión de todos los asuntos relacionados con la dependencia. Si es un Director aquel que requiere dirijirse <sic> a un funcionario de mayor rango, la autorización será emitida por el Viceministro o Secretario General.” (negrilla fuera del texto)

Por lo tanto y para efectos de la suscripción de comunicaciones externas, para el caso concreto de respuesta a acciones de tutela, debe sostenerse que la competencia radica en los Directores, Jefes de Oficina y en aquellos Coordinadores de Grupo que determinen los Directores, para este evento determinado por Ley y función.

III. Conclusión

Conforme a lo anterior, en concepto de esta Oficina no resulta jurídicamente viable que la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado delegue en un abogado asesor de su equipo de trabajo, la función de firmar las contestaciones de las acciones de tutela que se radiquen en su dependencia.

IV. Alcance del Concepto

Este concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011-, en concordancia con el numeral 2 del artículo 79 de la Resolución 9709 de 2017 “Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores” modificada por la Resolución 4251 del 1 de agosto de 2019.

Atentamente,

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. “ARTICULO 11. FUNCIONES QUE NO SE PUEDEN DELEGAR. Sin perjuicio de lo que sobre el particular establezcan otras disposiciones, no podrán transferirse mediante delegación:

(...)

2. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación.

(...)”

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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