RESOLUCIÓN 4367 de 2019

(mayo 9)

Diario Oficial No. 50.949 de 10 de mayo 2019

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Por la cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Información de Registro Civil en ambiente Web (SRC-WEB)

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 266 de la Constitución Política, modificado por el artículo 15 del Acto Legislativo número 01 de 2003 y, el numeral 1 del artículo 25 del Decreto Ley 1010 del 6 de junio de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que, Colombia como Estado Social de Derecho, tiene como fines esenciales servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. En este sentido, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, en el principio de igualdad y el principio de solidaridad.

Que, el artículo 209 de la norma Superior, establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que, de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil, la dirección y organización del registro civil.

Que, en concordancia con el artículo 366 de la Constitución Política de Colombia, el mejoramiento de la calidad de vida de la población es un objetivo primordial del Estado.

Que, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 118 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 10 del Decreto 2158 de 1970, es competencia de los Registradores del Estado Civil ejercer la función de registro del estado civil.

Que, mediante Resolución 1346 del 23 de marzo de 2007, expedida por el Registrador Nacional del Estado Civil, “se autoriza a los Notarios del país para ejercer la función de Registro Civil en forma compartida con los Registradores del Estado Civil”.

Que, el artículo 77 de la Ley 962 de 2005, que modificó el artículo 118 del Decreto-ley 1260 de 1970, modificado a su vez por el artículo 10 del Decreto 2158 de 1970, indica que los funcionarios Consulares de la República son los encargados de llevar el registro civil de las personas en el exterior.

Que, el artículo 34 del Decreto-ley 1260 de 1970, establece que los funcionarios del registro del estado civil podrán recoger las denuncias y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo para ello puestos en hospitales y clínicas.

Que, con base en lo anterior, mediante la Resolución número 0802 del 22 de febrero de 2002, el Registrador Nacional del Estado Civil autorizó la prestación del servicio de Registro del Estado Civil de nacimiento en las clínicas y hospitales.

Que, de acuerdo con lo señalado por el parágrafo del artículo 77 de la Ley 962 de 2005, que modificó el artículo 118 del Decreto 1260 de 1970, la Registraduría Nacional del Estado Civil podrá autorizar a las clínicas y hospitales para efectuar la inscripción de registro civil.

Que, conforme al artículo 44 de la Constitución Política de Colombia, son derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes el derecho al nombre y a la nacionalidad.

Que, el artículo 5o del Decreto Ley 1010 de 2000, “por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias (...)” consagra dentro de las funciones de la Registraduría Nacional de Estado Civil, las de adoptar políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento; atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información relacionada con el registro civil; difundir las normas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil y adelantar campañas y programas de capacitación en la materia; e innovar en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del manejo del registro civil.

Que, el artículo 9o numeral 2 ibídem, indica que la organización de la Registraduría Nacional de Estado Civil se fundamenta y desarrolla, entre otros criterios, en la tecnificación.

Que, el Estatuto de Registro del Estado Civil de las Personas - Decreto Ley 1260 de 1970, desde su promulgación ha sido objeto de varias de modificaciones en pro de actualizar y adecuar su articulado a la satisfacción de las necesidades surgidas a causa de la dinámica social del país.

Que, el Decreto 019 de 2012, estableció los principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos y en los artículos 4o y 5o dispone la necesidad de contar con medios tecnológicos que simplifiquen los trámites con mayor efectividad en menor tiempo.

Que, se hace necesario implementar los mecanismos tecnológicos, que permitan alimentar en tiempo real las bases de datos relativas a los registros civiles de nacimiento y de matrimonio, así como lo establece el artículo 23 del Decreto 019 de 2012 respecto de la administración de las bases de datos para los registros civiles de defunción.

Que, acorde con lo expuesto, resulta pertinente la implementación y aplicación de un software especializado, mediante el cual los funcionarios registrales accedan utilizando las facilidades provistas por los servicios web a través de internet, a fin que puedan adelantar inscripciones en el registro civil de las personas con mayor eficiencia, garantizando la integridad de la información, permitiendo actualizar la información de las bases de datos de la Registraduría en tiempo real y por ende administrar eficazmente la información contenida en sus bases de datos.

Que, mediante la implementación del aplicativo SRC-WEB en las oficinas registrales, se incorporan controles y validaciones técnicas asociadas a la normatividad vigente en materia de registro civil, encaminados a evitar inconsistencias y anomalías en la inscripción de los registros civiles.

Que, el artículo 2.2.6.12.3.7 del Decreto 356 de marzo 3 de 2017, dispone que “El Registrador Nacional del Estado Civil podrá implementar un modelo de inscripción de registro civil por medios tecnológicos, que garantice la autenticidad, seguridad, acceso y protección de datos”.

Que, mediante la Resolución 8350 del 8 de junio de 2018 se inició la implementación del Sistema de Información de Registro Civil en ambiente Web (SRC-WEB).

Que, el Proyecto de Inversión “Fortalecimiento del Sistema de Información de Registro Civil” para el periodo 2019-2022, aprobado por el Departamento Nacional de Planeación -DNP-, define como uno de sus objetivos, optimizar la disponibilidad de la información de las bases de datos de Registro Civil, mediante la incorporación de registros civiles a través de una herramienta tecnológica por parte de oficinas con función registral diferentes a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que, el Proyecto de Inversión “Fortalecimiento del Sistema de Información de Registro Civil”, para el año 2019 destinó recursos para llevar a cabo dicha incorporación a través de la Instalación, Capacitación y Puesta en Marcha del Aplicativo SRC-WEB en 343 Notarías en el territorio nacional, teniendo como horizonte en las siguientes vigencias continuar con la instalación hasta completar la totalidad de las oficinas registrales.

Que, conforme al oficio SNR2019EE007622 del 14 de marzo de 2019, suscrito por la Superintendencia de Notariado y Registro, en cumplimiento de su función de orientación, inspección, vigilancia y control del servicio público que prestan los Notarios, señala que apoyará las disposiciones fijadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil como ente rector por mandato legal en materia de registro civil e identificación, sobre la obligatoriedad en la instalación del aplicativo SRC-WEB en las oficinas registrales, en aras de garantizar una adecuada prestación del servicio de registro civil.

Que, en mérito de lo expuesto y con el objetivo de regular integralmente la materia, el Registrador Nacional del Estado Civil,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. La implementación del Sistema de Información de Registro Civil Web - SRCWEB, en adelante SRCWEB, se ejercerá en los lugares en donde se desarrolla la función registral.

ARTÍCULO 2o. Para efectos de la implementación del SRCWEB, se precisan los siguientes términos:

- SRCWEB: Sistema de Información de Registro Civil en ambiente Web.

- SIRC: Sistema Información de Registro Civil.

- ANI: Archivo Nacional de Identificación.

- INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Se entiende por información confidencial aquella relacionada con los datos personales de los ciudadanos, escrita, oral, visual, grabada en almacenamiento físico o electrónico o en cualquier otra forma tangible.

ARTÍCULO 3o. La implementación del SRCWEB tiene por objeto la expedición de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, en un ambiente web, en el cual se realizarán las validaciones de información con las bases de datos de Registro Civil y con el Archivo Nacional de Identificación (ANI), con el fin de obtener información fidedigna relacionada con los ciudadanos que intervienen en la suscripción de los Registros Civiles, lo que permitirá garantizar la integridad y autenticidad de la información consignada en los Registros Civiles elaborados. Así mismo, por tratarse de una plataforma en ambiente web, conectada directamente a la infraestructura tecnológica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se contará con la información actualizada y la grabación de los Registros Civiles en la base de datos nacional de Registro Civil y, por lo anterior, no se requerirá el proceso de posgrabación masiva de estos documentos.

PARÁGRAFO: La implementación se efectuará paulatinamente en las oficinas con función registral, conforme al cronograma que definirá el Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

ARTÍCULO 4o. Corresponde a la Coordinación de Soporte Técnico para el Registro Civil y la Identificación establecer las especificaciones técnicas requeridas para el óptimo funcionamiento del aplicativo SRCWEB, así como velar por el cumplimiento de especificaciones a nivel de hardware y software establecidos.

ARTÍCULO 5o. Corresponde a la Coordinación Grupo Protección de Datos y Acceso a la Información y a la Coordinación Soporte Técnico para el Registro Civil y la Identificación, elaborar el COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA OFICINA REGISTRAL INTERESADA CON LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, así como, las actualizaciones necesarias de conformidad con la normatividad vigente.

PARÁGRAFO. La suscripción del COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA OFICINA REGISTRAL INTERESADA CON LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, será requisito indispensable para la implementación del sistema de registro Web SRCWEB en la oficina registral.

ARTÍCULO 6o. La información de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil, goza de carácter de confidencialidad, la cual será continua, permanente y no vencerá por la terminación de la autorización que se otorgue para el ejercicio de la función registral, garantizando que la información suministrada será utilizada exclusivamente para el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales.

ARTÍCULO 7o. Adelantar por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los desarrollos y adecuaciones tecnológicas en sus sistemas y bases de datos, necesarios para implementar la aplicación del Sistema de Información de Registro Civil Web - SRC-WEB, en los lugares donde se desarrolla la función registral, garantizando la prestación del servicio de inscripción de registros civiles en tiempo real, permitiendo el uso de formato digital.

ARTÍCULO 8o. La Registraduría Nacional del Estado Civil, a través del Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación y el Director Nacional de Registro Civil, realizará la implementación gradual del Sistema de Información de Registro Civil Web - SRC-WEB en los lugares donde se desarrolla la función registral e instituciones prestadoras de salud, previo cumplimiento de los requisitos mínimos de operación.

ARTÍCULO 9o. La Registraduría Nacional del Estado Civil establecerá la progresividad para la implementación del Sistema de Información de Registro Civil Web - SRCWEB en las Notarías con función registral, para lo cual informará a cada Notaría de su incorporación en el sistema, la cual contará con un término perentorio de treinta (30) días calendario, para realizar el diligenciamiento de los formularios de autorización de acceso al sistema, documentos que deberán ser remitidos a la Dirección Nacional de Registro Civil.

ARTÍCULO 10. La Registraduría Nacional del Estado Civil establecerá la progresividad para la implementación del Sistema de Información de Registro Civil Web - SRC-WEB en los consulados de Colombia en el exterior, incorporación en el sistema que se realizará a través del Ministerio de Relaciones Exteriores, quien informará a cada Consulado que cuenta con un término perentorio de treinta (30) días calendario, para realizar el diligenciamiento de los formularios de autorización de acceso al sistema, documentos que deberán ser remitidos a la Dirección Nacional de Registro Civil.

ARTÍCULO 11. Corresponde al Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación y al Director Nacional de Registro Civil elaborar los procedimientos que permitan cumplir con los asuntos de su competencia que no hayan sido contemplados en el presente acto administrativo o, que deban actualizarse de conformidad con la normatividad vigente.

ARTÍCULO 12. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 8350 del 8 de junio de 2018.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 9 de mayo de 2019.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

Juan Carlos Galindo Vácha

El Secretario General,

Orlando Beltrán Camacho

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.