RESOLUCIÓN 9243 DE 2023

(noviembre 15)

Diario Oficial No. 52.581 de 16 de noviembre de 2023

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por la cual se expide el reglamento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal de Carrera Diplomática y Consular, para el período 2023-2025.

LA DIRECTORA DE TALENTO HUMANO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES,

en uso de sus facultades legales y en especial de la que le confiere el literal i) del artículo 78 del Decreto Ley 274 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto en el Literal e. del artículo 72 del Decreto Ley 274 de 2000, el representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular es un funcionario perteneciente a la Carrera Diplomática y Consular, elegido por los funcionarios de dicha carrera, este funcionario ejercerá sus funciones de representante durante un período de dos (2) años, contados a partir de la fecha de la primera sesión que realice la Comisión de Personal después de su elección.

Que de acuerdo con lo establecido en el Literal i. del artículo 78 del Decreto Ley 274 de 2000, la Dirección de Talento Humano deberá expedir el reglamento para llevar a cabo la elección de los representantes de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal.

Que, en consecuencia, se hace necesario expedir el reglamento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal, para el período 2023-2025.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. EXPEDIR EL REGLAMENTO. Por medio del cual se establecen las etapas y el procedimiento para la elección del representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal, para el período 2023-2025, en los siguientes términos:

A. Requisitos: Los funcionarios que aspiren a postularse como candidatos, deberán acreditar los siguientes requisitos:

1. Ser funcionario inscrito en el escalafón de Carrera Diplomática y Consular.

2. Estar prestando sus servicios en Planta Interna y permanecer durante los dos próximos años siguientes a la elección.

3. No haber sido sancionado disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a la inscripción.

4. No haber sido representante de los funcionarios titular o suplente, ante la Comisión de Personal, durante el período inmediatamente anterior.

B. Inscripciones: Los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular interesados en ser candidatos a Representante de los funcionarios ante la Comisión de Personal, deberán inscribirse de manera virtual a través del enlace que enviará la Dirección de Talento Humano, diligenciando el formato de inscripción, a partir del jueves 16 de noviembre de 2023 a las 8:00 a. m. y hasta el jueves 30 de noviembre de 2023 a las 5:00 p. m.

Si para el día 30 de noviembre de 2023, no se han inscrito por lo menos tres (3) candidatos que cumplan los requisitos, el plazo se extenderá hasta las 5:00 p. m. del jueves 7 de diciembre de 2023.

De no completarse el mínimo de candidatos, la elección del representante se llevará a cabo con los funcionarios que cumplan los requisitos establecidos y se encuentren inscritos a la fecha.

C. Divulgación de candidatos: El listado de los candidatos hábiles e inscritos se divulgará el día hábil siguiente al vencimiento del término previsto en el literal anterior, a través de la intranet y/o del correo institucional.

D. Votantes: Únicamente podrán participar en la elección de Representante, los funcionarios inscritos en el escalafón de Carrera Diplomática y Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores, tanto de Planta Interna como de Planta Externa.

E. Fecha de la elección: La elección de los Representantes de los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal, se realizará virtualmente el miércoles 13 de diciembre de 2023, desde las 8:30 a. m. hasta las 4:30 p. m. hora de Colombia.

F. Procedimiento: El método de votación para la elección de los Representantes de los funcionarios de Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal, se realizará de manera virtual a través de voto electrónico, para ello, se utilizará una aplicación que permitirá garantizar la apertura de las elecciones junto con el acceso a la votación en las fechas y horarios establecidos en el literal precedente, así como el cierre y el escrutinio de la jornada.

Para lo anterior, se dispondrán las siguientes condiciones:

1. Solo podrán tener acceso al aplicativo, los funcionarios cuyas cédulas de ciudadanía se encuentren en la lista definitiva de votantes.

2. El acceso al aplicativo de votación se realizará mediante un enlace que se informará oportunamente a través de los medios de divulgación establecidos en la Entidad.

3. El acceso al aplicativo de votación podrá ser utilizado desde cualquier dispositivo, siempre y cuando acceda desde la cuenta institucional del votante habilitado.

4. Las planchas de votación mostrarán el nombre completo, cargo, dependencia y foto de los candidatos inscritos.

5. Las planchas de votación deberán tener la opción de voto en blanco.

6. El votante solo podrá marcar una opción de voto, en caso contrario este será anulado.

7. El votante solo podrá votar una vez, en caso de registrar más de un voto solo será tenido en cuenta el primero de ellos y los demás serán sujetos de anulación.

8. Una vez realizada la votación, se generará un correo electrónico automático como constancia de voto, el cual será remitido a la dirección de correo electrónico del votante para la confirmación de su participación en el proceso electoral.

9. Una vez finalizado el proceso electoral, el aplicativo generará un reporte que permita ser exportado a un medio de almacenamiento digital, que contenga la totalidad de la información del proceso de votación, el cual será parte integral del archivo de la convocatoria y que representa el resumen de la votación, para efectos de consulta y verificación por parte de los Jurados de votación, de la Directora de Talento Humano y del coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Carreras Diplomática y Administrativa.

10. El sistema solo se habilitará desde las 8:30 a. m. y hasta las 4:30 p. m., del miércoles 13 de diciembre de 2023, hora colombiana.

11. El ejercicio del voto es una expresión de la voluntad individual, este debe ser de manera libre, personal y secreta, por lo tanto, una vez habilitado el funcionario se entenderá que el voto cumplirá con estas características y la información consignada en la plataforma designada deberá ser intransferible.

G. Jurados de votación: La Dirección de Talento Humano designará a dos (2) funcionarios inscritos en la Carrera Diplomática y Consular como jurados de votación, quienes actuarán como Presidente y Vicepresidente.

Los jurados de votación estarán presentes de forma virtual a partir de las 8:15 a. m., el miércoles 13 de diciembre de 2023, para realizar las actividades previas a la apertura de las votaciones y hasta las 4:30 p. m. del mismo día, para el cierre de estas.

Deberes de los jurados de votación:

1. Verificar que el correo al cual se envíe el resultado de la votación no contenga votos al momento de la apertura.

2. Verificar que el inicio de la votación se realice de acuerdo con lo establecido en la presente resolución.

3. Vigilar y verificar el proceso de votación durante la jornada.

4. Realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en el acta de escrutinio.

5. Verificar que el cierre de la votación se realice de acuerdo con lo dispuesto en la presente resolución.

6. Comunicar los resultados de la jornada consignados en el acta de escrutinio.

H. Apertura y cierre de la votación: Siempre que los medios tecnológicos así lo permitan, la apertura, cierre y escrutinio del proceso electoral, se difundirá a través de correo electrónico institucional o Intranet.

I. Votaciones: El acto de votación será de manera libre, personal y secreta; en consecuencia, el derecho a votar es indelegable e intransferible, ni los electores pueden hacerse representar

Las votaciones tendrán lugar en las fechas relacionadas en el literal E del presente acto administrativo, a través de voto electrónico y desde el usuario institucional del votante habilitado, para ello se tendrán en cuenta las consideraciones citadas anteriormente y las instrucciones que proporcionará la Dirección de Talento Humano en su momento.

J. Escrutinio general y declaración de resultados: El proceso de escrutinio y declaración de resultados se desarrollará de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Fungirán como garantes del proceso, el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Carrera Diplomática y Administrativa, un funcionario de Control Interno de Gestión, y los jurados de votación designados, quienes serán veedores del proceso.

2. La Dirección de Talento Humano procederá a realizar el cierre de la votación el miércoles 13 de diciembre de 2023 a las 4:30 p. m., en presencia de los jurados de votación, un representante de la Dirección de Talento Humano y del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Carrera Diplomática y Administrativa.

3. En presencia de los jurados de votación, del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Carrera Diplomática y Administrativa y del delegado de la Dirección de Talento Humano, se procederá a generar un reporte del aplicativo electoral que contenga la totalidad de la información del proceso de votación, para su revisión y confrontación con la lista general de votantes e identificación de posibles novedades que se dejarán plasmadas mediante acta.

4. Los jurados de votación procederán a realizar el escrutinio y las anotaciones en la correspondiente acta del número de votos emitidos en favor de cada candidato, así como el registro de votos en blanco.

5. Los votos nulos no serán computados.

6. La Directora de Talento Humano o su delegado cederá la palabra a los jurados de votación para que se lea en voz alta el resultado de las votaciones.

7. Los candidatos podrán presentar reclamaciones, las cuales serán resueltas por la Dirección de Talento Humano.

8. Los jurados suplentes, reemplazarán al jurado de votación principal que no pudiere concurrir por motivos de fuerza mayor.

9. Una vez resueltas las reclamaciones, la Dirección de Talento Humano publicará los resultados de las votaciones a través de Correo electrónico institucional o Intranet.

K. Funcionarios elegidos: Quien obtenga el mayor número de votos será elegido Representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular en la Comisión de Personal para el periodo 2023-2025, y quien ocupe el segundo lugar tendrá el carácter de Suplente.

En caso de un empate, se hará un nuevo cuestionario numerando a los aspirantes, con el fin de que el representante actual de los funcionarios ante la Comisión de Personal seleccione un número y el aspirante con el número seleccionado, será el nuevo representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal.

En el evento en que, por virtud de la alternación, el Representante Principal de los funcionarios en la Comisión de Personal, sea trasladado para prestar sus servicios en el exterior, sin que se haya vencido el período para el cual fue elegido, el Suplente asumirá las funciones hasta terminar dicho periodo. Si el suplente, a su vez, se encontrare en la circunstancia anteriormente descrita, se convocará a una nueva elección dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que se genere la ausencia.

Igualmente, de presentarse alguna situación administrativa que afecte de manera definitiva la representación de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular en la Comisión de Personal, se convocará a una nueva elección dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación del hecho.

L. Divulgación de ganadores: Los resultados de la votación de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ante la Comisión de Personal, para el periodo 2023-2025, se divulgarán el día hábil siguiente a las elecciones, o una vez resueltos los recursos que se lleguen a presentar, a través de la intranet y/o del correo institucional.

M. Inicio del periodo de los nuevos representantes: El representante de los funcionarios de la Carrera Diplomática y Consular ejercerá sus funciones de representante durante un período de dos (2) años, contados a partir de la fecha de la primera sesión que realice la Comisión de Personal después de su elección, de acuerdo con lo dispuesto en el literal e. del artículo 72 del Decreto Ley 274 de 2000.

ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de noviembre de 2023.

La Directora de Talento Humano,

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)

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