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RESOLUCIÓN 7943 DE 2022
(octubre 18)
Diario Oficial No. 52.191 de 18 de octubre de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se define la “firma autógrafa mecánica” y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020.
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, los literales a) y g) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, ejecutar de manera directa o a través de las distintas entidades y organismos del Estado, la política exterior del Estado colombiano, así como evaluarla, proponer los ajustes y modificaciones que correspondan.
Que la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, “...instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional.
Que la República de Colombia hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, la cual fue aprobada mediante la Ley 455 de 1998 y observa, como documento de referencia, el Manual sobre el funcionamiento práctico del Convenio sobre Apostilla, el cual trata temas respecto del funcionamiento actual del Convenio para facilitar su aplicación y asistir las buenas prácticas a las autoridades competentes en lo relacionado con la expedición de apostillas.
Que el artículo 52 del Decreto ley 19 de 2012, señala la facultad del Gobierno nacional para reglamentar el procedimiento y el uso de medios electrónicos en el trámite de la apostilla. En esta línea fue expedido el Decreto ley 2106 del 22 de noviembre de 2019, que precisó “las autoridades deberán vincular a los mecanismos que disponga la Agencia Nacional Digital, los instrumentos, programas, mecanismos, desarrollos, plataformas, aplicaciones, entre otros, que contribuyan a masificar las capacidades del Estado en la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales.”.
Que la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020 del Ministerio de Relaciones Exteriores, establece las disposiciones y fija los requisitos para la expedición de apostillas y legalizaciones de los documentos.
Que el registro y expedición de apostillas y legalización de documentos debe realizarse en las plataformas digitales que el Gobierno haya dispuesto para tales efectos, en consonancia con la política pública de Gobierno Digital y que en relación con el trámite se encuentra establecido los términos del proceso.
Que con el fin de incentivar y aplicar las políticas públicas en materia de Gobierno Digital y racionalización de trámites, dando uso a las mejores y más modernas herramientas y tecnologías de la información, el estudio, trámite y generación de la apostilla o legalización electrónica se adelanta en su totalidad de manera virtual, lo cual permitirá a su titular o persona interesada gestionarla las 24 horas de los 365 días del año 100% en línea, generando las apostillas y legalizaciones en formato electrónico con firma digital en el marco de los servicios ciudadanos digitales.
Que para mejorar y facilitar el acceso de los ciudadanos y usuarios en general al proceso de apostilla y legalización de documentos que no son de trámite automático en el sistema, se hace necesario el uso de las tecnologías de la información y de los canales de atención en todas las Entidades del Estado, evitando desplazarse con documentos en físico, realizar trámites adicionales e incurrir en otros gastos, demoras y retrasos en la respuesta.
Que los documentos electrónicos con firma autógrafa mecánica con validación en línea o digital que no cuentan con interoperabilidad vigente ofrecen mayores garantías de seguridad y credibilidad al poderse verificar y confirmar su autenticidad en el sitio web de la Entidad emisora a través de canales digitales, haciendo uso de códigos o validando el certificado de firma digital del servidor público signatario de manera inmediata.
Que la presente resolución tiene por objeto Modificar la Resolución 1959 de 2020, “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos” en los siguientes artículos: artículo 2o, artículo 5o y artículo 7o así: Modifíquese del artículo 2o el literal m); modifíquese el artículo 5o con su parágrafo; modifíquese del artículo 7o, su numeral 4, ajustando los procedimientos y regulaciones de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de estas y desarrollar los principios constitucionales que las rigen.
Que acorde con el concepto emitido por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional del Ministerio de Relaciones Exteriores, la modificación propuesta a la Resolución 1959 de 2020, en relación con la firma autógrafa mecánica, por no tratarse de una modificación estructural en el trámite actualmente vigente, no hace necesario que se solicite concepto al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
Que la Resolución 1959 de 2020 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos” en sus considerandos estipula que “(...) el uso de herramientas que aplican nuevas tecnologías requiere de manera frecuente, generar actualizaciones y ajustes en el trámite, cada vez que resulte necesario”.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. MODIFICAR. Modifíquese el literal m) del artículo 2o de la Resolución 1959 de 2020, el cual quedará así:
m) Firma autógrafa mecánica. Es aquella firma que corresponde a la reproducción fiel de la firma manuscrita como imagen y replicada de manera masiva por un sistema, impuesta en un documento electrónico que se puede verificar en línea a través de los canales digitales dispuestos por la entidad emisora.
ARTÍCULO 2o. MODIFICAR. Modifíquese el artículo 5o de la Resolución 1959 de 2020, el cual quedará así:
Validación de Firmas Autógrafas Mecánicas. La firma autógrafa mecánica para que pueda ser objeto del procedimiento de apostilla o de legalización debe ser validada por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Entidad emisora del documento, sea que se trate de un documento que aparezca en la página Web o que se establezca su procedencia desde la Entidad emisora, a fin de determinar la autenticidad y origen del documento electrónico.
PARÁGRAFO. Los documentos con firmas autógrafas mecánicas podrán ser automatizados por interoperabilidad con la Entidad emisora en los casos que estén acompañados de la respectiva firma digital y metadatos.
ARTÍCULO 3o. MODIFICAR. Modifíquese el numeral 4 del artículo 7o de la Resolución 1959 de 2020 el cual quedará así:
4. El documento digitalizado deberá contener de manera clara, visible y legible el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas, incluido el documento autógrafo mecánico, el cual deberá tener validación en línea o digital cuando no se cuente con interoperabilidad con la entidad emisora. Todo lo cual deberá estar acorde con lo registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo dispuesto en el artículo 3o de la Resolución 1959 del 2020 sobre el registro de firma”.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica en lo pertinente el literal m) del artículo 2o, el artículo 5o y el numeral 4 del artículo 7o de la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de octubre de 2022.
El Ministro de Relaciones Exteriores,
Álvaro Leyva Durán.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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