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RESOLUCIÓN 946 DE 2000
(marzo 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se deroga la Resolución No. 17 del 11 de febrero de 1997 y se dictan pautas para la presentación de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el exterior.
LA VICEMINISTRA PARA AMERICA Y SOBERANÍA TERRITORIAL, ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL SEÑOR MINISTRO
En ejercicio de sus facultades legales en especial las que le confiere la Ley 89 de 1998 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 2o del Decreto 20 del 3 de enero de 1992, establece el manejo de los recursos en moneda nacional o extranjeras, del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Que todos los actos administrativos que afecten el presupuesto respectivo, tendrán que contar con la disponibilidad previa. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen.
Que la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Consulares se debe regir por lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, así:
ARRENDAMIENTO: Alquiler de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de los órganos (Formato SX-006, renglones del 1.1 al 1.7).
SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICIÓN DE BIENES: Erogaciones por concepto de papelería y útiles de escritorio, elementos de aseso y demás gastos afines, que resulten necesarios para el funcionamiento de las embajadas y consulados (Formato SX-006, Renglones del 2.1 al 2.5).
SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICIÓN DE SERVICIOS: Erogaciones por concepto de agua, luz, teléfono, calefacción, gas, remoción de nieve, servicios de cafetería y aseo, jardinería, servicio de vigilancia, fotocopias, reparaciones locativas, mantenimiento de máquinas y demás gastos afines, que resulten necesarios para el funcionamiento de las embajadas y consulados (Formato SX-006, renglones del 2.7 al 2.25).
DOTACION Y MANTENIMIENTO:
Por mantenimiento y dotación se entiende: La conservación y reparación de Muebles y Enseres, conservación y reparación de Maquinaria y Equipo de oficina y conservación y reparación de edificios, adquisición de Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Vehículos y Lencería (Formato SX-006, renglones del 3.1 al 3.8).
SEGUROS: Es la asignación que corresponde a las pólizas que amparan los bienes muebles e inmuebles de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares (Formato SX-006, Renglones del 4.1 al 4.2)
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Dictar pautas sobre la presentación de Cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el exterior:
GENERALIDADES:
Los gastos que se efectúen serán de responsabilidad del Jefe de la Misión o del Jefe de la Oficina Consular.
Las cuentas que no cumplan con las pautas establecidas no serán legalizadas, por lo tanto será responsabilidad exclusiva de los Jefes de las Misiones y Oficinas Consulares ante las Entidades Fiscalizadoras.
Estas cuentas deberán enviarse por todos los conceptos de gasto a la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros en forma trimestral, una sola vez en el trimestre, diligenciando el Formato SX-006, acompañado por las facturas originales, agrupadas por objeto del gasto, en forma ordenada, indicando el ítem correspondiente con su traducción al idioma español, su valor en moneda local, tipo de cambio y valor en dólares que justifique el gasto pertinente, los extractos y la conciliación bancaria.
En lo relacionado con Arrendamiento: Alquiler de residencia, oficina, residencia-oficina, garaje, vehículo, arriendo de equipo de oficina y depósito en garantía (Formato SX-006, renglones del 1.1 al 1.7).
El depósito en garantía se utiliza para afianzar los posibles deterioros o daños que sufran los inmuebles arrendados y se hace necesario constituirlo cuando las leyes de los países así lo establezcan. En el evento en que no sea utilizado, debe ser devuelto al finalizar el contrato de arrendamiento, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los Jefes de las Misiones u Oficinas Consulares, deberán enviar con tres meses de anticipación la minuta del contrato de arrendamiento cuando hubiere lugar a modificación o terminación del mismo o la solicitud de cambio del inmueble a la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros, en todos los casos deberá diligenciar el Formato CN-004.
En sostenimiento Adquisición de Bienes:
Elementos de Aseo: Pueden adquirir: Bolsas para la basura, escobas, traperos, cepillos, papel higiénico, insecticidas, jabón para mano y piso, desinfectantes, bayetilla, cera para pisos, ambientadores, servilletas y toallas de papel (Formato SX-006, renglón 2.2).
Elementos de jardinería. Se puede adquirir abonos, tierra, plantas, semillas, macetas o materas, elementos propios para el arreglo de jardines (Formato SX-006, renglón 2.3).
Elementos de Cafetería: Se puede adquirir leche o crema, azúcar, aromática, agua mineral, te y café (Formato SX-006, renglón 2.4).
Demás gastos afines: Son los demás gastos en bienes necesarios para el buen funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, los cuales se pueden efectuar previa aprobación de la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros.
En Sostenimiento Adquisición de Servicios:
Se establecen los porcentajes de gastos para los siguientes conceptos: a) Reparaciones Locativas 10% del total de la partida de sostenimiento para la adquisición de servicios, este consumo se entenderá mensual, si por necesidad prioritaria es necesario incrementarlo, deberá solicitar autorización a la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros; y b) Teléfono 35% del total de la partida de sostenimiento para adquisición de servicios, este consumo se entenderá mensual y si sobrepasa se deberá anexar explicación de los motivos a la Rendición de Cuentas del Trimestre correspondiente. Es de aclarar que el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores no cancelará gastos por concepto de llamadas personales ni alimentos; el Jefe de la Misión u Oficina Consular deberá cumplir prioritariamente con la cancelación de los servicios públicos, el incumplimiento será causal de mala conducta.
Servicio de Cafetería y Aseo:
Con este rubro se paga el servicio de cafetería y aseo siempre y cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio no incurran en el pago de las prestaciones Sociales o Factores Salariales, obligatoriamente se debe contratar con personas jurídicas. (Formato SX-006, renglón 2.12).
Servicio de Jardinería: Estos servicios no pueden ser contratados con personas naturales, únicamente a través de personas jurídicas.
Servicio de vigilancia. Estos servicios no pueden ser contratados con personas naturales, únicamente a través de personas jurídicas.
Dentro del rubro de Sostenimiento, se incluyen los gastos afines necesarios, como:
Gastos afines necesarios – Adquisiciones de Servicios:
Son: Fotocopias, Reparaciones locativas, Mantenimiento de maquinaria y vehículo, Combustible, comunicaciones, correo (incluye correo de valijas), recolección de basura, servicio de mensajería, comisión bancarias y publicaciones. Estos servicios no pueden contratarse con personas naturales, únicamente a través de personas jurídicas. (Formato SX-006, renglones del 2.18 al 2.25).
GENERALIDADES.
En lo que hace referencia a mantenimiento del vehículo y combustible, se entiende que únicamente se pueden utilizar para vehículos que sean de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
En cuanto a Dotación y Mantenimiento: Se asignará de acuerdo con la programación anual realizada por las misiones diplomáticas u oficinas consulares conforme a las necesidades reales de cada una de ellas y de acuerdo con la disponibilidad presupuestal vigente. (Formato SX-006 renglones 3.1- 38 <sic>).
GENERALIDADES
A partir de la expedición de la presente Resolución queda terminantemente prohibido celebrar contratos de prestación de servicios, verbales o por escrito, con personas naturales para el mantenimiento o funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el Exterior.
SEGUROS
Por este rubro se pagan los seguros de los bienes muebles e inmuebles de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. El Jefe de la Misión u Oficina Consular deberá cumplir prioritariamente con la cancelación de los seguros, el incumplimiento será causal de mala conducta. (Formato SX-006, renglones 4.1 – 4.2).
Es responsabilidad de cada Jefe de Misión Diplomática o Consular, la toma de los seguros correspondientes a los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Nación.
LABORES DE PROTECCIÓN A CONNACIONALES:
Se utiliza para la suscripción de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales de Asistencia Jurídica (Formato SX-006, renglón 5.1).
PLAN PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR:
Se utiliza para realizar programas destinados al desarrollo de eventos culturales o exposiciones especiales, de acuerdo con la Programación que efectúe la Dirección General de Asuntos Culturales (Formato SX-006, renglón 6.1).
LABORES DE PROMOCION DE COMUNIDADES COLOMBIANAS EN EL EXTERIOR.
Se utiliza para estimular el encuentro y la asociación de los colombianos residentes en el exterior con fines culturales, artísticos, deportivos o de capacitación. (Formato SX-006, renglón 7.1).
OTROS
Corresponde a: a) Rendimientos Depósitos Bancarios: Son los obtenidos por generación de intereses en las cuentas bancarias. Estos deber <sic> ser reintegrados trimestralmente al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o hasta que se complete la suma de US$ 500 dólares de los Estados Unidos de América y en todo caso antes del 31 de diciembre de cada año; y, b) Recuperación de Impuestos: Son las devoluciones de Impuestos al Valor Agregado, se podrá utilizar siempre y cuando el impuesto se origine en el mismo año. O sea, el Impuesto se causa, se devuelve y se gasta en el rubro que lo origina, dentro de la misma vigencia, de lo contrario debe reintegrarse al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores (Formato SX-006, renglones 8.1 y 8.2).
ARTÍCULO SEGUNDO. No se girarán partidas especiales para cubrir déficits ocasionados por gastos que no estén autorizados y que carezcan de disponibilidad presupuestal previa, o que sobrepasen la suma asignada mensual por la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los gastos deben ser menores o iguales a las partidas asignadas.
ARTÍCULO TERCERO. Las partidas asignadas y no comprometidas al finalizar el año, esto es los sobrantes de la vigencia se deben reintegrar a más tardar los primeros 20 días del mes de enero de la siguiente vigencia, en la Moneda de Giro informando a la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros el rubro a que pertenecen. Se podrá hacer el reintegro en cheque a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores siempre acompañado de un Oficio, en donde se especifique la cuantía del reintegro y el concepto.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las que le sean contrarias, especialmente las Resoluciones Nos. 17 del 11 de febrero de 1997 y 25 del 27 de febrero de 1997.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a los 10 MAR. 2000.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
CLEMENCIA FORERO UCROS
Viceministra para América y Soberanía Territorial encargada de las Funciones del Despacho del Señor Ministro.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 15 de enero de 2024 - (Diario Oficial No. 52.621 - 27 de diciembre de 2023)
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