RESOLUCION 32F DE 2017

(enero 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018>

Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior y se dictan otras disposiciones

LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES

En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere la Ley 489 de 1998, el Decreto Ley 20 de 1992, el Decreto 869 de 2016, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 2 del artículo 2o del Decreto 20 del 3 de enero de 1992, establece como función del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores entre otras, la de "Contratar la construcción, remodelación, adecuación y mantenimiento de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio, las misiones diplomáticas y consulares, oficinas y residencias de tales funcionarios en el exterior, cuando fuere el caso y para su propia actividad".

Que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 "Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional" Subsección 3, "Contratos Ejecutados Fuera del Territorio Nacional", artículo 2.2.1.2.4.3.1. "... Los Procesos de Contratación adelantados por las Entidades Estatales en el exterior para los contratos que deban ejecutarse fuera del territorio nacional pueden someterse a la ley extranjera."

Que de acuerdo con lo señalado en los artículos 6 del Decreto 3357 de 2009; y artículo 8 del Decreto 2348 de 2014, los servidores que perciban gastos de representación "... deberán relacionar ante el Ministerio de Relaciones Exteriores los gastos efectuados para atender actividades diplomáticas propias de su cargo cada 4 meses. Al término de la vigencia deberá reintegrar al Ministerio los dineros girados y no utilizados..."

Que en el artículo 4o de la Resolución 3279 del 14 de junio de 2016 (o aquella que la modifique o adicione), por la cual se delegan unas funciones, en los Jefes de Misión Diplomática, en los Jefes de Delegaciones Permanentes y en los Jefes de Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, las siguientes funciones:

"1. Ordenar el gasto y los pagos en nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio de los gastos sostenimiento, bienes y servicios, y demás conceptos inherentes a la función diplomática y consular.

2. Celebrar, terminar, modificar, adicionar y prorrogar los contratos, en nombre y representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, con excepción de los contratos a ser celebrados y ejecutados en el territorio nacional.

(...)"

Que todos los actos administrativos que afecten el presupuesto deberán contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo y Resolución de asignación, que garantice la existencia de apropiación para atender los gastos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible. El funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO 1.
PLANEACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PARTIDAS.

ARTÍCULO 1. REGLAMENTACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Reglaméntese la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el Exterior.

ARTÍCULO 2. PLANEACIÓN.<Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> La Dirección Administrativa y Financiera durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente y serán distribuidas de acuerdo con el Presupuesto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, respecto de:

- Sostenimiento de Embajadas y Consulados – Adquisición de Bienes

- Sostenimiento de Embajadas y Consulados – Adquisición de Servicios

- Arrendamientos Bienes Inmuebles

- Arrendamientos Bienes Muebles

- Seguros

- Impuestos

- Mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura del sector

- Remuneración servicios técnicos

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente respecto de:

- Labores de protección a connacionales en el exterior

- Labores de promoción de comunidades colombianas en el exterior

- Fortalecimiento de Políticas Públicas para la vinculación y atención de colombianos en el exterior a nivel internacional

La Dirección de Asuntos Culturales durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente respecto de:

- Plan promoción de Colombia en el exterior

La Dirección de Gestión de Información y Tecnología durante el primer trimestre de cada año solicitará a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, sus necesidades para el año siguiente respecto de:

- Equipo de Sistemas

Los insumos producto de lo dispuesto en el presente artículo servirán para la elaboración del anteproyecto de presupuesto.

ARTÍCULO 3. ASIGNACIÓN DE PARTIDAS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Las partidas se asignarán mediante resoluciones preparadas por la Dirección Administrativa y Financiera y firmadas por la Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores o a quien se le delegue la Representación Legal del Fondo Rotatorio. La responsabilidad frente a la ejecución de las partidas asignadas recae únicamente en los Jefes de Misión Diplomática u Oficina Consular, los cuales están delegados por el Ministro de Relaciones Exteriores para tal fin.

CAPÍTULO II.
CONCEPTO DEL GASTO.

ARTÍCULO 4. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior, efectuaran los gastos con cargo a las partidas asignadas y los registraran en cada rubro presupuestal y afectarán el presupuesto teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo al mismo rubro se cubrirán los demás gastos inherentes o accesorios.

ARTÍCULO 5. CONCEPTOS DEL GASTO. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los conceptos del gasto son:

- REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS

- HONORARIOS

- SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICION DE BIENES

- SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICION POR SERVICIOS

- GASTOS DE RECEPCIONES

- ARRENDAMIENTOS BIENES INMUEBLES

- ARRENDAMIENTOS BIENES MUEBLES

- SEGUROS

- IMPUESTOS Y MULTAS

- EQUIPOS DE SISTEMAS

- VEHICULOS

- LABORES DE PROTECCIÓN A CONNACIONALES EN EL EXTERIOR

- LABORES DE PROMOCIÓN DE COMUNIDADES COLOMBIANAS EN EL EXTERIOR

- FONDO ESPECIAL PARA LAS MIGRACIONES

- PLAN PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR

- FORTALECIMIENTO DE POLITICAS PUBLICAS PARA LA VINCULACION Y ATENCION DE COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR A NIVEL INTERNACIONAL

- MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DEL SECTOR

- ADQUISICIÓN DE SEDES EN EL EXTERIOR

- FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES EN CUMPLIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS EN LA LEY DE VICTIMAS, INTERNACIONAL.

ARTÍCULO 6. SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS– ADQUISICION DE BIENES. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son erogaciones por concepto de papelería y útiles de escritorio, elementos de aseo y demás gastos afines, que resulten necesarios para el funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. Este concepto se desagrega de la siguiente manera:

• COMPRA DE EQUIPO: Adquisición de bienes tangibles de consumo duradero que deben inventariarse, tales como: equipo de comunicaciones, mobiliario, máquinas para oficina, colchones, vajillas, cubiertos, bandejas, cafeteras, licuadoras, exprimidores, hieleras, mantelería y servilletas para actos protocolarios. Estos bienes son activos, por lo tanto, son sujetos de inventario y se debe de incluir en el SISE las características de cada bien.

La adquisición de estos bienes, debe contar con previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera.

• MATERIALES Y SUMINISTROS: Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungibles que no se deban inventariar y no sean objeto de devolución tales como:

- Combustibles y Lubricantes: Adquisición de combustibles para funcionamiento de las sedes y para los vehículos oficiales de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o por los cuales sea legalmente responsable.

En el caso de los vehículos asignados mediante Resolución, el Embajador debe fijar el tope del consumo mensual para los Cónsules de cada País, con excepción del Cónsul General Central.

- Insecticidas, Fungicidas y Otros Insumos Agrícolas: Compra de abono, tierra, regaderas, mangueras, rociadores, fertilizantes, semillas, materas, matas, fungicidas y pesticidas, elementos necesarios para arreglos de jardín, sal y cal para derretir la nieve.

- Llantas, Repuestos y Accesorios: Adquisición de llantas, repuestos y accesorios para los vehículos oficiales o por los cuales sea legalmente responsable.

- Medicamentos y Productos Farmacéuticos (Elementos para el botiquín): desinfectantes, suero fisiológico, material de curación (gasas, tiritas, vendas, esparadrapo, tijeras), suero oral, jeringas, agujas, termómetro y medicamentos básicos.

- Papelería y Útiles de Escritorio y Oficina: Elementos de papelería, útiles de escritorio u oficina.

- Productos de Aseo y Limpieza: Productos para aseo y limpieza de oficinas, residencia, se excluye la adquisición de elementos de aseo de uso personal.

- Productos de Cafetería y Restaurante: Azúcar, café, té, aromáticas, agua, crema para café, (Se exceptúan gastos por concepto de alimentos).

- Otros Materiales y Suministros: Pago de otros gastos no contemplados en las descripciones anteriores se harán con previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Reacciones Exteriores.

ARTÍCULO 7. SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS-SERVICIOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de prestación y suministro de servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior y se clasifican en:

- Servicios públicos: Pago de servicios de acueducto, luz, teléfono, gas, calefacción, telefonía celular, internet, televisión satelital, televisión por cable, recolección de basuras, remoción de nieve, traslado e instalación de líneas telefónicas.

En el caso de la telefonía celular, asignada mediante resolución, el Embajador, Jefe de Delegación y Cónsul General Central, deben de fijar su consumo mensual y a su vez el Embajador o Jefe de Misión, debe de fijar el tope de consumo mensual para los Cónsules de cada País.

- Servicio de jardinería: Pago de los servicios de mantenimiento y cuidado de los jardines, el cual debe ser contratado a través de personas jurídicas.

- Servicio de Vigilancia: Pago del servicio de vigilancia, servicio de monitoreo de alarmas, para la seguridad de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, el cual debe ser contratado través de personas jurídicas.

El personal que preste el servicio de vigilancia, debe desempeñar única y exclusivamente las funciones propias de este servicio.

- Impresos y Publicaciones: Pago de edición de formas, escritos, publicaciones escritas, revistas, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, fotocopias, suscripciones, suscripciones a periódicos y revistas, escaneado y laminado. Este rubro presupuestal queda sujeto a las medidas de austeridad en el gasto, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

- Mantenimiento de Bienes Inmuebles: Prestación de servicios de mantenimiento de piscinas, fumigación, mantenimiento, reparación e instalación en Oficina y Residencia. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica).

Podrán incluirse bajo este concepto, el mantenimiento de sistemas de calefacción y aire acondicionado, cuando estén empotrados en el inmueble.

- Mantenimiento de Bienes Muebles: Prestación de Servicios de revisión y recarga de extintores, mantenimiento preventivo y correctivo de vehículo, reparación e instalación de bienes muebles y enseres, mantenimiento de equipos de comunicación y computación y recarga de cartuchos. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica).

- Servicio de Aseo: Pago del servicio de aseo, lavado de alfombras, tapetes, banderas, manteles y servilletas protocolarias, cortinas, tapicería de muebles, lavado de vidrios y fachadas, que se requieran para la conservación de los bienes muebles e inmuebles al servicio de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica).

- Servicio de cafetería: Pago del servicio de cafetería para la atención de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. Este servicio debe ser contratado con Persona Jurídica.

- Comunicaciones y transporte: Prestación del servicio de conductor solamente para el Embajador, Jefe de Delegación y Cónsul General Central. Este servicio debe ser contratado con Persona Jurídica.

Pago de peajes y parqueo de vehículos oficiales ocasionales, mensajería, correos, correo electrónico, alquiler de líneas, embalaje y acarreo de elementos, servicio de transmisión de información. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica).

- Traducciones: Pago del servicio de traducción escrita o simultánea, consecutiva o whisper. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica).

- Administración de inmuebles: Pago del servicio de administración de los inmuebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o aquellos alquilados que así lo requieran y que no estén incluidos dentro del contrato de alquiler como gastos inherente o accesorio a la actividad principal.

- Comisiones bancarias: Pago por concepto de servicios bancarios tales como intermediación bancaria, chequera, cuotas de manejo, servicios de datafono y demás servicios bancarios que presenten costo.

- Otros Gastos por Adquisición de Servicios: Pago de Otros Servicios no contemplados en las descripciones anteriores. Previa autorización escrita por la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 8. ARRENDAMIENTO BIENES INMUEBLES. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Alquiler de bienes inmuebles para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. Este concepto se desagrega de la siguiente manera:

- Arrendamiento de la residencia: Es el pago del arrendamiento de las residencias oficiales destinadas a las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior y de los Consulados Generales Centrales, por este rubro se pueden cancelar los costos inherentes o accesorios.

- Arrendamiento de oficinas: Es el pago del arrendamiento de las oficinas donde funcionan las Misiones Diplomáticas, Oficinas Consulares de Colombia en el exterior y por este rubro se pagarán los demás costos inherentes o accesorios.

- Arrendamiento Parqueaderos: Es el pago del arrendamiento de los parqueaderos requeridos para los vehículos oficiales al servicio de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, así como para aquellos de propiedad de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores (este concepto no aplica para el pago de parqueaderos de visitantes o de vehículos del propiedad de persona jurídicas o naturales que presten sus servicios en las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares), que no estén incluidos en los contratos de alquiler de bienes inmuebles como inherentes o accesorios.

- Otros Alquiler Inmuebles: Pago de otros arrendamientos de bienes inmuebles no contemplados en las descripciones anteriores, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera.

PARÁGRAFO: El Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular de Colombia en el exterior, deberá informar a la Dirección Administrativa y Financiera de los vencimientos de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, así como la intención de su prórroga, renovación o suscripción de nuevo contrato con una antelación de sesenta (60) días previos a la ocurrencia del hecho con el fin de verificar el presupuesto requerido y diligenciando el formato GF –FO-65. En caso de presentarse un cambio de bien inmueble, el Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular deberá cumplir con los términos de aviso de terminación estipulados en el contrato de alquiler vigente respecto del tiempo de aviso para su terminación y así mismo informar sobre esta intención a la Dirección Administrativa y Financiera para verificar el presupuesto requerido.

ARTÍCULO 9. ARRENDAMIENTO BIENES MUEBLES. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Arrendamiento de bienes muebles para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. Este concepto se desagrega de la siguiente manera:

- Arrendamiento de vehículos: Es el pago del arrendamiento de los vehículos utilizados en las visitas oficiales del señor Presidente de la República, Vicepresidente de la República, Ministro, Viceministros de Relaciones Exteriores, Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, Directores y Jefes de Oficina del Ministerio de Relaciones Exteriores y de manera excepcional previa autorización de la Dirección Administrativa y Financiera de personalidades nacionales o internacionales. Así como, para los Embajadores, Cónsules Generales Centrales, donde no se tenga vehículo de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Este gasto se realiza previa autorización de la Dirección Administrativa y Financiera.

- Arrendamiento de equipos: Es el pago de arrendamiento de equipos tales como fotocopiadoras, impresoras, centrales telefónicas y demás equipos requeridos para el adecuado funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

- Otros alquileres de equipos: Pago de otros arrendamientos de bienes muebles no contemplados en las descripciones anteriores, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO 10. OTROS SEGUROS-EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Corresponde al costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes, muebles e inmuebles, del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio. Los Jefes de Misión Diplomática o de Oficina Consular de Colombia en el exterior deberán adoptar las medidas que estimen convenientes para garantizar que en caso de siniestro se reconozca la indemnización pertinente. Este concepto se desagrega de la siguiente manera:

- Seguros Inmuebles: Es el pago correspondiente a la póliza para asegurar los bienes inmuebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio. Estas pólizas deberán contemplar todos los riesgos y tener en cuenta las normas legales del país.

- Seguros Muebles: Es el pago correspondiente a la póliza para asegurar los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio. Estas pólizas deberán contemplar todos los riesgos y tener en cuenta las normas legales del país.

- Seguros Vehículos: Es el pago correspondiente a la póliza para asegurar los vehículos oficiales de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio. Estas pólizas deberán contemplar todos los riesgos y tener en cuenta las normas legales del país.

- Otros Seguros: Pago de otros seguros no contemplados en las descripciones anteriores, de acuerdo con las normas de cada país, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera.

PARAGRAFO: Es responsabilidad del Jefe de Misión y Oficina Consular mantener en todo momento debidamente asegurados los bienes de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio

ARTÍCULO 11. GASTOS DE RECEPCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de visitas y demás asuntos protocolarios de carácter extraordinario, así como de aquellos compromisos que se presenten en desarrollo de visitas realizadas por el Presidente de la República, Vicepresidente de la República, Ministro y Viceministros de Relaciones Exteriores y excepcionalmente para personalidades nacionales e internacionales, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO 12. IMPUESTOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de impuestos y demás tributos, contribuciones a que estén sujetas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, de acuerdo con la normatividad vigente de cada país.

Es responsabilidad del Jefe de Misión y Oficina Consular adelantar los trámites de devolución de impuestos, si da lugar la devolución de los mismos.

ARTÍCULO 13. EQUIPOS DE SISTEMAS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de la compra de todos aquellos bienes y equipos necesarios para el debido funcionamiento tecnológico de las Misiones Diplomáticas y oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

Las erogaciones de que trata el presente artículo serán asignadas, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas previamente validadas por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología.

ARTÍCULO 14. VEHÍCULOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de compra o reposición de vehículos oficiales para el correcto funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, de acuerdo con las normas de austeridad en el gasto.

ARTÍCULO 15. REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de servicios calificados a personas naturales o jurídicas que de forma continua presten sus servicios en asuntos propios de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares Colombia en el exterior, los cuales no pueden ser atendidos por personal de planta del Ministerio de Relaciones Exteriores o que se requiera conocimientos especializados. (cuando el gasto es permanente debe de ser contratado con Persona Jurídica), queda sujeto a la disponibilidad de recursos aprobados en el Decreto de Liquidación del Presupuesto para cada vigencia.

ARTÍCULO 16. HONORARIOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de prestación de servicios en forma transitoria y esporádica por personas naturales o jurídicas, para el desarrollo de actividades relacionadas con las funciones de las Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares de la República cuando éstas no puedan ser cumplidas por personal de planta del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 17. ADQUISICIÓN DE SEDES EN EL EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de compra de bienes inmuebles en el exterior para el funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República.

ARTÍCULO 18. LABORES DE PROTECCIÓN DE CONNACIONALES EN EL EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Las Oficinas Consulares de la República en cuya jurisdicción la comunidad colombiana existente estimada sea superior a diez mil (10.000) personas, deberán contratar profesionales especializados para prestar orientación y asistencia jurídica yio social, a los connacionales que se encuentren en la respectiva circunscripción consular. Cuando la comunidad colombiana existente estimada sea menor a diez mil (10.000) personas, y cuando las circunstancias lo requieran, y a solicitud del Cónsul respectivo y previo concepto favorable de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

Las solicitudes de las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, para la celebración de los contratos de asistencia jurídica y social deberán efectuarse a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, quien lo someterá para aprobación del Comité creado para tal fin.

ARTÍCULO 19. LABORES DE PROMOCIÓN A COMUNIDADES COLOMBIANAS EN EL EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Las Oficinas Consulares de la República, adelantarán programas especiales de protección y asistencia de los colombianos en el exterior, en aquellas materias tales como la promoción con fines artísticos, deportivos y de capacitación entre otros, e igualmente promoverá con las comunidades residentes en el exterior, la preservación y afirmación de los valores históricos, culturales y sociales de nuestra nacionalidad.

Las solicitudes de las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, para la celebración de los contratos de que trata el presente artículo deberán efectuarse a la Dirección de Asuntos Consulares y Servicio al Ciudadano, quien lo someterá para aprobación del Comité creado para tal fin, de acuerdo con la disponibilidad de presupuestal.

ARTÍCULO 20. PLAN DE PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> El Plan de Promoción de Colombia en el exterior, tiene como objeto desarrollar los convenios culturales y científicos vigentes y difundir y promocionar la imagen integral del país en el exterior en los aspectos políticos, económicos y socio-culturales.

Las solicitudes de las Misiones Diplomáticas de Colombia en el exterior, para la celebración de los contratos de que trata el presente artículo deberán efectuarse a la Dirección de Asuntos Culturales, quien lo someterá para aprobación del Comité creado para tal fin.

ARTÍCULO 21. FORTALECIMIENTO DE POLITICAS PÚBLICAS PARA LA VINCULACION Y ATENCION DE COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR A NIVEL INTERNACIONAL.<Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones para vincular y hacer sujetos de políticas públicas a los colombianos en el exterior a través de la consolidación y conformación de redes sociales transnacionales, la adecuación de servicios que respondan a sus necesidades, la interacción con la sociedad civil organizada, el apoyo institucional tanto público como privado y la promoción de fortalecimiento de las asociaciones de colombianos en el exterior. Además de la construcción y seguimiento de la implementación de una política integral migratoria.

Las solicitudes de las Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, para la celebración de los contratos de que trata el presente artículo se deberán solicitar a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, quien emitirá la respectiva aprobación para la consecuente asignación.

ARTÍCULO 22. FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES EN CUMPLIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS EN LA LEY DE VÍCTIMAS, INTERNACIONAL. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018>

Son las erogaciones para desarrollar estrategias de socialización y sensibilización de la Ley de Victimas, así como realizar las jornadas especiales; actividades para la difusión de la Ley de Victimas; recibir las declaraciones en el exterior; fortalecer e implementar mecanismos de formación en las competencias para el desarrollo de las funciones consulares en lo relativo a la Ley 1448 de 2011.

ARTÍCULO 23. MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DEL SECTOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Son las erogaciones por concepto de mantenimiento y dotación de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República. Este concepto se desagrega de la siguiente manera:

- Mantenimiento: Pago de las reparaciones locativas mayores y mantenimientos en general para el buen funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

- Dotación: Compra de bienes muebles para el buen funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, se excluye la compra de equipos de sistemas.

PARÁGRAFO: Las erogaciones de que trata el presente artículo serán asignadas de acuerdo con los requerimientos significativos de mantenimiento y dotación, teniendo en cuenta las necesidades de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República.

CAPÍTULO III.
REINTEGROS.

ARTÍCULO 24. RENDIMIENTO DEPOSITOS BANCARIOS.<Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Rendimientos generados en las cuentas bancarias, cuando así se prevé en la normatividad vigente de cada país. Estos nuevos recursos no están incorporados al presupuesto nacional y en consecuencia es improcedente hacer uso de ellos, razón por la cual deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores antes del 31 de diciembre de la vigencia respectiva.

ARTÍCULO 25. RECUPERACIÓN DE IMPUESTOS. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Debido a la condición diplomática y principio de la extraterritorialidad de la Misión u Oficina Consular de la República, en algunos países se devuelven los impuestos en diferentes periodos de tiempo. Cuando dichos periodos de tiempo no permiten la devolución dentro de la misma vigencia fiscal, estos recursos deberán ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en el momento de su devolución.

Cuando el periodo de devolución de los impuestos este dentro de la misma vigencia fiscal de los gastos que los originaron, estos recursos deberán ser adicionados al rubro presupuestal donde se originaron con el fin de poder ser utilizados por parte de las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior.

De la recuperación de los impuestos será únicamente responsable el Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular de Colombia en el exterior.

ARTÍCULO 26. DEPÓSITO DE GARANTÍA.<Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> De acuerdo con la normatividad de cada país los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles prevén un depósito de garantía para los arreglos de los inmuebles ocasionados por el uso. En algunos casos no existirá la necesidad de utilizarlo o se presenta un sobrante una vez efectuados los arreglos al bien. En caso de existir sobrantes o no ser utilizado el depósito de garantía, deberá ser reintegrado al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en el momento de su devolución.

ARTÍCULO 27. SOBRANTES DE RECURSOS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Cuando al finalizar la vigencia fiscal los recursos asignados y girados no fueron comprometidos, deberán ser reintegrados dentro de los diez (10) primeros días del mes de enero al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, en cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación y sus normas reglamentarias.

CAPÍTULO IV.
RENDICIÓN DE CUENTAS.

ARTÍCULO 28. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE SERVICIO AL EXTERIOR.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> El Sistema de Información de Servicio al Exterior (SISE) es la herramienta oficial de rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior.

ARTÍCULO 29. RESOLUCIONES DE ASIGNACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los valores asignados mediante resolución serán cargados por el Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior de la Dirección Administrativa y Financiera en el SISE. Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, no podrán comprometer partida alguna sin resolución de asignación.

ARTÍCULO 30. EJECUCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Una vez cargada en el SISE la Resolución de asignación, las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares podrán descargar los gastos de cada uno de los conceptos presupuestales cumpliendo con lo establecido por la presente Resolución y de acuerdo con lo indicado en el Manual de Usuario del SISE.

El SISE elabora automáticamente el libro de bancos tanto en moneda local como en la moneda de giro, que deberá coincidir en su totalidad con el extracto bancario respectivo.

Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, deberán realizar la conciliación bancaria de manera mensual tanto en moneda local como moneda de giro.

Los gastos podrán pagarse mediante, cheque, transferencia bancaria o haciendo uso de tarjeta débito a nombre de la Embajada o Consulado y en casos excepcionales en efectivo. No deberán girarse cheques al portador.

Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, que celebren contratos deben subirlos al SISE, para revisión de los gastos a inicios de cada vigencia fiscal. Cada contrato deberá estar acompañado de su traducción simple al castellano, dentro de la traducción debe incluirse el objeto, monto total, vigencia, fecha de suscripción y forma de pago mensual del contrato.

ARTÍCULO 31.- RESPONSABILIDAD.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Es responsabilidad del Jefe de Misión Diplomática y Oficina Consular, la solicitud de partidas y ejecución de las mismas. La Dirección Administrativa y Financiera tendrá únicamente la responsabilidad de elaborar las resoluciones de asignación y ordenar el giro. El Secretario General tendrá como única responsabilidad la firma de las Resoluciones de asignación.

ARTÍCULO 32. OPORTUNIDAD. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Todas las operaciones deben estar registradas en el SISE en forma diaria, en el mismo día de su facturación, lo que permitirá una información real e inmediata, así como el cierre oportuno del SISE.

ARTÍCULO 33. CIERRES.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior, deberán efectuar el cierre de su rendición de cuentas de manera mensual, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del mes y al finalizar la vigencia fiscal. Una vez se haga el cierre de fin de vigencia es imposible variar o ajustar algún dato de la rendición de cuentas.

ARTÍCULO 34. REVISIÓN.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> El Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior de la Dirección Administrativa y Financiera mediante el SISE procederá a revisar cada uno de los gastos aprobando u observando con el fin de efectuar la corrección a que haya lugar según el caso y tendrán un plazo de cinco (5) días hábiles para dar respuesta a las observaciones, sin perjuicio del control posterior que efectúen las entidades de control y fiscalización.

ARTÍCULO 35. FIRMA DIGITAL. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> El Jefe de Misión Diplomática y de Oficina Consular certificará el cierre mensual y anual mediante firma digital como responsable de toda la operación de gastos de la Misión Diplomática u Oficina Consular a su cargo.

PARÁGRAFO: La Dirección de Gestión de Información y Tecnología suministrará el certificado de firma digital incluido en un token, para lo cual impartirá las instrucciones pertinentes.

ARTÍCULO 36. SOPORTES. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los soportes de los gastos serán (facturas de venta, tiquete de máquina registradora clara y visible, factura electrónica, recibos y comprobantes de pago). Estos documentos deben ser legibles, sin enmendaduras ni recortes y debe contener: apellido y nombre o razón social y Nit o su equivalente del vendedor o de quien presta el servicio, junto con la discriminación de Impuesto Pagado, llevar número de la factura, fecha de expedición e indicar la calidad de retenedor y deberán ser digitalizados dentro del sistema SISE indicando el número de relación de gastos que asigna el mismo sistema. Estos documentos deberán ser traducidos al idioma castellano en el cuerpo de la factura o documento soporte, escaneados y digitalizados dentro del SISE para su posterior revisión y confrontación del gasto.

Los documentos antes señalados deben estar a nombre de la Embajada, Delegación u Oficina Consular.

CAPITULO V.
GASTOS DE REPRESENTACION.

ARTÍCULO 37. GASTOS DE REPRESENTACION PARA ATENDER ACTIVIDADES DIPLOMATICAS EN EL EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los Gastos de Representación para atender actividades diplomáticas en el exterior, no constituyen factor salarial para ningún efecto legal, ni constituyen base para cotización al Sistema Integral de Seguridad Social, ní factor de liquidación de dicho sistema.

Los Embajadores, Jefes de Misión Permanente, Cónsules Generales Centrales y los Encargados de Negocios, con carácter de Jefe de Misión, se les girará mensualmente en la nómina esta partida, para las actividades diplomáticas en el exterior.

ARTÍCULO 38. SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE REPRESENTACION. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> La Dirección Administrativa y Financiera – Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior, efectuara la revisión y legalización de los gastos de representación dentro del sistema SISE, el cual se interrelacionará con el sistema de nómina con el fin de que cada jefe de misión diplomática, cónsul general central o Encargado de Negocios, con carácter de jefe de Misión, reporte en el SISE la ejecución de los gastos de representación digitalizando los respectivos soportes. En todo caso y al finalizar la vigencia si existen recursos sobrantes, estos deberán ser reintegrados al Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 39. FIRMA DIGITAL. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> El Jefe de Misión Diplomática, el Cónsul General Central o el Encargado de Negocios, con carácter de jefe de Misión, certificara la utilización de los gastos de representación mediante firma digital como responsable de dichos gastos.

ARTÍCULO 40. SOPORTES.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los soportes de los gastos de representación serán facturas, tiquetes de máquina registradora o electrónica, recibos y/o comprobantes de pago (cuando haya lugar) y la certificación o formato establecido, diligenciado y firmado por los Embajadores, los Jefes de Misión Permanente, Los Cónsules Generales Centrales y los Encargados de Negocios, con carácter de Jefe de Misión, cuando se trate de recepciones realizadas en la oficina o en la Residencia. Estos documentos deben estar sin enmendaduras ni recortes y deben contener el nombre de la empresa o Proveedor del bien o servicio, valor a pagar, fecha de factura y ser emitidos a nombre del Embajador, Cónsul General Central o Encargados de Negocios, con carácter de Jefe de Misión y ser digitalizados en el SISE.

ARTÍCULO 41. UTILIZACION.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los gastos de representación deberán ser utilizados para representar a la Republica de Colombia, así:

- Almuerzos, desayunos, cenas y todas aquellas recepciones y reuniones que sean requeridas para la representación de la Republica de Colombia (incluidos los licores necesarios), ya sea en la residencia o por fuera de ella.

- Regalos tales como arreglos florales, ofrendas florales, libros y demás obsequios que se requieran para representar a la Republica de Colombia.

- Tarjetas de presentación y papelería protocolaria adquiridas en Colombia o en el exterior.

- Gastos necesarios para el traslado de los Embajadores, Jefes de Misión Permanente, Cónsules Generales Centrales y los Encargados de Negocios, con carácter de Jefe de Misión, en los que se requiera la Representación de la Republica de Colombia.

CAPITULO VI.
GENERALIDADES.

ARTÍCULO 42. CUENTAS BANCARIAS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Cada Misión Diplomática y Oficina Consular de Colombia en el exterior, deberá manejar en cuentas bancarias, los dineros oficiales por concepto de gastos, recaudos consulares y nómina, para lo cual deberá solicitar autorización a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, para su apertura o cancelación.

PARAGRAFO: Las cuentas bancarias deben abrirse a nombre de cada misión diplomática u oficina consular, indicando el concepto de los recursos a manejar en cada una de ellas, para lo cual la firma registrada y autorizada deberá ser la del Jefe de la Misión u Oficina Consular. Durante el periodo de vacaciones o ausencia del titular se podrá registrar una segunda firma, avalada por el Jefe de la Misión u Oficina Consular.

El Jefe de la Misión u oficina consular, podrá solicitar Tarjeta Debito a nombre de la misión y oficina consular para el manejo de los recursos del Erario Público.

ARTÍCULO 43. DEL ARCHIVO DE GESTION.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> De acuerdo con la Ley 594 de 2000, por la cual se dictan las normas sobre archivo, para las Misiones Diplomáticas y Consulares de Colombia en el exterior, el procedimiento está conformado por carpetas físicas o electrónicas identificándolas con los lineamientos de las tablas de retención documental; cumpliendo los tiempos de retención (años de permanencia en archivo de gestión) y el producto final es la conservación Total o eliminación, para el caso de eliminación se deberá diligenciar el formato GD-FO-26 y deberá ser enviado al Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la Dirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO 44. DE LOS INVENTARIOS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> La elaboración de los inventarios de bienes muebles e Inmuebles de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe efectuarse a través del sistema SIGUEME "Sistema de Información para la Gestión y Ubicación de Elementos en el Exterior" en la intranet, el cual servirá como base para la confrontación contable y facilitará la impresión de los códigos de barra para la identificación de los bienes.

Las Misiones Diplomáticas y Oficinas consulares se encuentran en la obligación de efectuar el levantamiento anual de inventarios exigido por ley, a través de SIGUEME, para tener actualizado el patrimonio y los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 45. DE LAS BAJAS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Para dar de baja elementos en estado de obsolescencia, su destinación es:

a) Venta, o

b) Permuta, o

c) Destrucción

De acuerdo con la Resolución Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones, se debe enviar solicitud por escrito en el cual debe especificar:

el número del inventario, descripción del elemento con el concepto técnico respectivo, para la aprobación por parte del Comité de Baja de Bienes, una vez aprobada se enviará la resolución con el fin de que se proceda a la baja de los bienes, seguidamente el Jefe de Misión Diplomática o Cónsul, debe enviar un acta suscrita a la Dirección Administrativa y Financiera – Almacén General, para la actualización de los inventarios.

ARTÍCULO 46. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Los contratos de prestación de servicios requeridos por la Misión Diplomática u Oficina Consular, deberán observar en todo momento los requerimientos normativos propios de la legislación de cada país y serán suscritos con personas jurídicas. En todo caso, sin perjuicio de la normatividad de cada país, deberá prescindirse de la vinculación laboral con personas naturales.

Se podrá contratar con persona natural solo para servicios ocasionales por obra o labor cumplida y cuando no existan empresas jurídicas dedicadas a la prestación de estos servicios, previa autorización escrita de la Dirección Administrativa y Financiera.

PARÁGRAFO: Será responsabilidad del Jefe de Misión Diplomática u Oficina Consular, los litigios originados con ocasión de la suscripción de contratos de prestación de servicios.

ARTÍCULO 47. PRELACIÓN DE LOS PAGOS.  <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> De forma preferencial y antes de proceder con los demás gastos requeridos, los Jefes de Misión Diplomática y Oficina Consular de la República deberán realizar los pagos por concepto de arrendamiento bienes inmuebles, los servicios públicos y los contratos suscritos por los Jefes de Misión y Oficina Consular.

ARTÍCULO 48. PROHIBICIÓN.< Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> Ningún funcionario podrá comprometer recursos del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio sin la Resolución de Asignación. El Decreto por el cual se liquida el presupuesto general de la nación, se detallan las apropiaciones y se clasifican y detallan los gastos establece:

"Prohibiese tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. El representante legal y el ordenador del gasto o en quienes estos hayan delegado, responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma".

ARTÍCULO 49. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Artículo derogado por el artículo 52 de la Resolución 6356 de 2018> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 7363 del 28 de octubre de 2014 y aquellas normas que la modifiquen.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a,