GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LAS CERTIFICACIONES DE INFORMACION LABORAL

El presente documento contiene la guía que deben seguir las personas autorizadas en las entidades públicas para expedir las certificaciones de información laboral en los Formatos 1, 2 y 3 (A y B).

En esta Guía encontrará la orientación paso a paso y con ejemplos, sobre cómo se deben diligenciar y expedir las certificaciones de información laboral, señaladas en la Circular Conjunta No. 13 de 2007 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social, (hoy Ministerio de Trabajo) como de USO OBLIGATORIO para todas las Entidades Públicas del país.

Es importante señalar que las Certificaciones de Información Laboral no son BONOS PENSIONALES, y que el diligenciamiento de las mismas no compromete a la entidad en aquellos casos en que la persona a la cual se le certifica información laboral tenga o no derecho a pensión o a ser beneficiario de una prestación financiada con bono pensional.

Es decir que el diligenciamiento de las certificaciones de información laboral no le genera automáticamente a la persona a la cual se le expiden, el derecho a una pensión o a ser beneficiario de un bono pensional.

MARCO LEGAL DE LAS CERTIFICACIONES DE INFORMACIÓN LABORAL.

Los artículos 23 y 35 del Decreto 1748 de 1995 que a su vez fueron modificados y/o adicionados por los artículos 11 y 14 del Decreto 1513 de 1998, establecieron los parámetros y datos necesarios para la expedición de certificaciones de información laboral con destino al cálculo de bonos pensionales A y B.

"...ARTICULO 23. CERTIFICACIONES LABORALES DE EMPLEADORES.

Cuando un empleador deba certificar información laboral con destino a la expedición de un bono tipo A, especificará lo siguiente:

a) Nombre del trabajador, tipo y número de su documento de identidad. (Art. 11 Dto. 1513)

b) Número o números de afiliación ante el ISS, si es el caso.

c) Razón social del empleador, NIT y número patronal ante el ISS, si es el caso.

d) Nombre y NIT de la caja o fondo de previsión a la cual aporta o aportaba, si es el caso. Si hubo más de una, especificar fechas.

e) Fecha en la cual entró en vigencia el Sistema General de Pensiones para el empleador.

f) Fechas de ingreso y retiro.

g) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones.

h) Salario a 30 de junio de 1992, si estaba activo a esa fecha.

i) Salario a la fecha de desvinculación, si ésta fue anterior al 30 de junio de 1992.

j) Salario a la víspera de la fecha de iniciación de la licencia no remunerada o suspensión, y cuál fue esta fecha, si el 30 de junio de 1992 se hallaba suspendido o en licencia no remunerada.

k) Salarios devengados y número de días laborados, mes por mes, si la vinculación ocurrió después del 30 de junio de 1992.

k) fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo (Art. 11 Dto. 1513)

l) nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación (Art. 11 Dto. 1513)

PARAGRAFO 1. Los salarios de los literales h), i), j) se calcularán de acuerdo con el artículo 28.

PARAGRAFO 2. Si el empleador no certifica las fechas de iniciación y terminación de las interrupciones, para efectos de los cálculos, se desplazará hacia adelante la fecha de ingreso tantos días cuantos correspondan a la interrupción.

PARAGRAFO 3. El empleador del sector público podrá sustituir la información de los literales h), i), j), k), salvo que el trabajador le solicite expresamente no hacerlo, por la asignación básica más gastos de representación más prima técnica constitutiva de salario, a la fecha de retiro, o a la fecha actual, si el trabajador está activo.

PARAGRAFO 4. Cuando el empleador del sector público se acoja a la opción del parágrafo 3, el emisor del bono tomará como SB el P% del salario informado, SIN, actualizado desde la fecha informada hasta FB, si se trata de modalidad 2, y como salarios mes a mes, el P% del salario informado, actualizado desde la fecha informada hasta el último día de cada uno de los meses calendario, si se trata de modalidad 1. El mencionado porcentaje P% se establecerá así:

P = 120 para trabajadores con salario informado superior a 3 SM.

P = 120 + 10 (SM / SIN) para trabajadores con salario informado hasta 3 SM.

Parágrafo 5. En todo caso, el empleador que certifique información deberá indicar cual es la entidad o fondo que contribuirá con la cuota parte derivada de esta vinculación o por la emisión del bono, si le llega a corresponder. Si el contribuyente es distinto del empleador, este último deberá informar a aquél sobre el contenido de la certificación, para que pueda dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el empleador discriminará por épocas de vinculación y aplicará respecto de cada uno el procedimiento mencionado. En ausencia de información al respecto, se presumirá que el responsable es el propio empleador. (Art. 11 Dto. 1513)..."

ARTICULO 35. CERTIFICACIONES LABORALES DE EMPLEADORES

Siempre que un empleador deba certificar información laboral con destino a la expedición de un bono tipo B, especificará lo siguiente:

a) Nombre del trabajador, tipo y número de su documento de identidad. (Art. 14 Dto. 1513)

b) Nombre del empleador y su NIT.

c) Nombre y NIT de la entidad a la cual aporta o aportaba, o fondo territorial que responderá por los pagos derivados del bono, si es el caso. Si hubo más de una, especificará las fechas.

d) Fecha de ingreso y de retiro, si es el caso.

e) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones.

f) Edad y tiempo de servicios requeridos para la pensión, y monto porcentual de la misma, según el régimen pensional legal aplicable a este trabajador, si estaba vinculado en la fecha en que entró en vigencia el Sistema General de Pensiones.

g) Asignación básica, gastos de representación y prima técnica constitutiva de salario vigentes a FC, la de traslado al ISS, y el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos salariales, durante los doce meses calendario anteriores a dicha fecha o durante todos los meses si fueren menos de doce. Lo dispuesto en este literal, sólo se aplicará al empleador al cual se encontraba vinculado el trabajador, en la fecha de traslado al ISS.

h) Fecha en la cual entró en vigencia para el empleador el Sistema General de Pensiones.

i) Fecha en la cual se expide el certificado. (Art. 9 Dto. 1474)

j) Fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo. (Art. 14 Dto. 1513)

k) Nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación (Art. 14 Dto. 1513)

PARAGRAFO. Si el empleador señala la duración del período de interrupción, pero no certifica las fechas de iniciación y terminación de las interrupciones, para efectos de los cálculos se desplazará hacia adelante la fecha de ingreso tantos días cuantos correspondan a la interrupción. (Art. 9 Dto. 1474).

PARAGRAFO 2. En todo caso, el empleador que certifique información deberá indicar cual es la entidad o fondo que contribuirá con la cuota parte derivada de esta vinculación o por la emisión del bono, si le llega a corresponder. Si el contribuyente es distinto del empleador, este último deberá informar a aquél sobre el contenido de la certificación, para que pueda dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el empleador discriminará por épocas de vinculación y aplicará respecto de cada uno el procedimiento mencionado. En ausencia de información al respecto, se presumirá que el responsable es el propio empleador. (Art. 14 Dto. 1513)

De acuerdo con lo establecido en el artículo 48 del decreto 1748 de 1995, modificado por el artículo 20 del decreto 1513 de 1998, las entidades deben enumerar las certificaciones expedidas; las certificaciones expedidas deben registrarse en un archivo interno de la entidad y el representante legal debe designar bajo su responsabilidad un funcionario competente para la emisión de certificaciones laborales.

Las entidades empleadoras deberán establecer un procedimiento interno de emisión de certificaciones que permita su verificación y garantice su seguridad. El Procedimiento deberá contener al menos los siguientes aspectos:

a) La entidad deberá numerar las certificaciones expedidas;

b) Las certificaciones expedidas deberán registrarse en un archivo interno de la entidad.

c) El representante legal de la entidad deberá designar, bajo su responsabilidad, un funcionario competente para la emisión de certificaciones. Así mismo, los destinatarios de la información podrán solicitar al representante legal el nombre y documento de identidad de los funcionarios que hubieran estado facultados para expedir las certificaciones ya recibidas. (Art. 20 Dto. 1513)

Las administradoras deberán mantener en sus archivos, utilizando los medios idóneos que garanticen su conservación, las diferentes certificaciones que sirvieron de base para las solicitudes de bono pensional que realizaron a los emisores. El emisor podrá solicitarlas en cualquier momento. Dichos documentos deberán conservarse por lo menos durante veinte (20) años contados a partir de la expedición del bono pensional. (Art. 20 Dto. 1513)

Parágrafo. Durante el plazo establecido para la liquidación provisional y expedición del bono, el emisor podrá, si lo considera conveniente, solicitar directamente a los empleadores la confirmación de información o recibir directamente certificaciones. En caso de que no reciba la confirmación certificada en el término de un (1) mes, se entenderá que la información anteriormente certificada es correcta. (Art. 20 Dto. 1513)

Posteriormente en el Decreto 013 de 2001, se determinó que para efectos de la liquidación y emisión de Bonos Pensionales, y el reconocimiento de pensiones, se debía adoptar de manera obligatoria el uso de unos formatos que serían adoptados conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Trabajo como únicos válidos para ese efecto:

“...Artículo 3. Certificado de información laboral. Las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones que se expidan a partir de la fecha de entrada en vigencia del presente decreto, deberán elaborarse en los formatos de Certificado de Información Laboral, que serán adoptados conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Trabajo y Seguridad Social, como únicos válidos para tales efectos...”

La firma de las certificaciones laborales es exigencia de lo establecido en el artículo 48 del Decreto 1748 de 1995 modificado por el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998, norma según la cual: “...c) El representante legal de la entidad deberá designar, bajo su responsabilidad, un funcionario competente para la emisión de certificaciones. Así mismo, los destinatarios de la información podrán solicitar al representante legal el nombre y documento de identidad de los funcionarios que hubieran estado facultados para expedir las certificaciones ya recibidas...”

Las vinculaciones laborales para efectos de pensiones, en el literal f) del Artículo 13 de la Ley 100 de 1993, se estableció que “...f) Para el reconocimiento de las pensiones y prestaciones contempladas en los dos regímenes, se tendrá en cuenta la suma de las semanas cotizadas con anterioridad a la vigencia de la presente Ley, al Instituto de Seguros Sociales o a cualquier caja, fondo o entidad del sector público o privado, o el tiempo de servicio como servidores públicos, cualquiera sea el número de semanas cotizadas o el tiempo de servicio...”

Las vinculaciones laborales para efectos de bonos pensionales, son las definidas en el artículo 3 del Decreto 1748 de 1995, adicionado por el Artículo 3o del Decreto 1513 de 1998 y corresponden a las iniciadas antes del primer traslado de régimen después de la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 de 1993 (a alguna administradora de fondos pensionales (AFP), ISS Fondo del Congreso, etc).

“...1. Para el cálculo de los bonos tipo A, todas las vinculaciones laborales que el trabajador haya tenido con anterioridad a la fecha del traslado de régimen pensional, con excepción de:

a) Las vinculaciones con empleadores del sector privado que tenían a su cargo las pensiones y con los cuales el vínculo laboral no estaba vigente el 23 de diciembre de 1993, ni se inició con posterioridad a dicha fecha.

b) Las vinculaciones con afiliación al ISS en épocas en las que no se cotizó a ese Instituto para los riesgos de Invalidez, Vejez y Muerte -IVM- sea porque el ISS no había asumido aún este riesgo o por mora del empleador.

c) Las vinculaciones con cotización al ISS o a cualesquiera cajas o fondos del sector público, que en total no lleguen a 150 semanas cotizadas, o sea 1050 días, continuos o discontinuos.

2. Para establecer la fecha de referencia de los bonos tipo B se tendrán por válidas las vinculaciones con empleadores del sector público que no cotizaban al ISS, las vinculaciones con cotización al ISS y las vinculaciones con el sector privado convalidadas mediante un título pensional a favor del ISS. (Art. 3 Dto. 1513)...”

En el caso de entidades que no trasladaron oportunamente sus empleados al ISS o a un Fondo Privado de Pensiones, únicamente deben certificar la vinculación laboral que presentó la persona en la entidad. Para efectos del cálculo del bono pensional solo se tendrá en cuenta hasta la fecha máxima que está permitida para cada entidad, es decir, hasta la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 para la entidad. Por el tiempo durante el cual se omitió la obligación de afiliar a los empleados a alguna Administradora del Sistema General de Pensiones, se debe dar aplicación a los establecido en el Artículo 17 del Decreto 3798 de 2003, que modificó el Artículo 57 del Decreto 1748 de 1995 en donde se estableció. “...En el caso en que, por omisión, el empleador no hubiera afiliado a sus trabajadores a partir de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, o con anterioridad a dicha fecha no hubiere cumplido con la obligación de afiliarlos o de cotizar estando obligado a hacerlo, el cómputo para pensión del tiempo transcurrido entre la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones y la fecha de afiliación tardía, sólo será procedente una vez se entregue la reserva actuarial o el título pensional correspondiente, calculado conforme a lo que señala el Decreto 1887 de 1994...”

En cuanto al régimen de aportes correspondiente a las vinculaciones laborales especificadas, Parágrafo 5º artículo 23 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artículo 11 del Decreto 1513 de 1998: “En todo caso, el empleador que certifique información deberá indicar cuál es la entidad o fondo que contribuirá con la cuota parte derivada de esta vinculación o por la emisión del bono, si le llega a corresponder. Si el contribuyente es distinto del empleador, este último deberá informar a aquél sobre el contenido de la certificación, para que pueda dar cumplimiento a lo establecido el artículo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el empleador discriminará por épocas de vinculación y aplicará respecto de cada uno el procedimiento mencionado. En ausencia de información al respecto, se presumirá que el responsable es el propio empleador."

Cuando se certifica tiempos para un trabajador migrante se debe diligenciar, de acuerdo a lo estipulado en el Parágrafo del Artículo 20 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el Artículo 9o del Decreto 1513 de 1998.

“...Parágrafo: Para la determinación de la fecha de referencia de los trabajadores migrantes y estacionales del sector agrícola que tenían tal condición en la fecha de traslado, se supondrá que el trabajador continúa laborando al ritmo que lo venía haciendo en su condición anterior, expresado en semanas efectivamente laboradas por año.

Para estos efectos, el Ministerio de Agricultura establecerá mediante una resolución de carácter general el número mínimo de semanas laboradas en el año, de acuerdo con el tipo de cultivo, sin perjuicio del derecho del trabajador de demostrar un período efectivamente laborado superior al mínimo...”

NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA FECHA BASE Y SALARIO BASE

La fecha base fue establecida en el Artículo 27 del Decreto 1748 de 1995

ARTICULO 27. DETERMINACIÓN DE LA FECHA BASE -FB-

La fecha base, FB, es el 30 de junio de 1992, siempre que el trabajador tuviese una vinculación laboral válida en dicha fecha; en caso contrario, la fecha en que finalizó su última vinculación laboral válida anterior al 30 de junio de 1992.

Lo anterior en concordancia con lo establecido en el Artículo 117 de la Ley 100 de 1993 de 1993 “...la base de cotización del afiliado a 30 de junio de 1992, o en su defecto, el último salario devengado antes de dicha fecha si para la misma se encontrase cesante...”.

La Fecha Base es aquella a la cual se calcula o determina el Salario Base para efectos de liquidación de Bonos Pensionales tipo A, tipo B y tipo C1.

Para la determinación del salario base con destino al cálculo de bonos pensionales, se emplean los factores citados en el Artículo 28 del decreto 1748 de la siguiente manera:

“...Para trabajadores del sector público que no cotizaban al I.S.S., se tomará el salario básico más los gastos de representación y prima técnica constitutiva de salario vigentes en FB, más el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos constitutivos de salario, durante los doce meses calendario anteriores a FB o durante todos los meses calendario de vinculación anteriores a FB, si fueren menos de doce...” (Subraya OBP)

Los demás conceptos constitutivos de salario a los que se hace referencia, corresponden a los otros listados y recordados en el Decreto 1158 de 1994 que modificó el Artículo 6o del Decreto 691 de 1994, y que son diferentes de la Asignación Básica, Gastos de Representación y Prima Técnica.

“...Artículo 1. El artículo 6 del Decreto 691 de 1994 quedará así:

BASE DE COTIZACION. El salario mensual base para calcular las cotizaciones al Sistema General de Pensiones de los servidores públicos incorporados el mismo estará constituido por los siguientes factores:

a. La asignación básica mensual

b. Los gastos de representación

c. La prima técnica cuando sea factor de salario

d. Las primas de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario

e. La remuneración por trabajo dominical o festivo

f. La remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna

g. La remuneración por servicios prestados...” (subraya OBP)

En aplicación de la norma señalada se tiene que para efectos del cálculo o determinación del salario base, se deben usar los factores salariales señalados de la siguiente manera:

Para los primeros tres factores listados: “...Para trabajadores del sector público que no cotizaban al I.S.S., se tomará el salario básico más los gastos de representación y prima técnica constitutiva de salario vigentes en FB...” los valores se toman de la siguiente manera:

a. La asignación básica mensual: Se toma específicamente la asignación básica mensual correspondiente a la persona para el mes al cual se certifica el Salario Base. Sin importar que no se haya laborado el mes completo, se consigna en la casilla correspondiente el valor de la Asignación básica y no el valor de lo devengado en proporcionalidad a los días laborados.

b. Los gastos de representación: Si aplica, se toma específicamente el valor causado por este concepto durante la cantidad de días laborados en el mes al cual se certifica la fecha base (teniendo en cuenta que los gastos de representación eran un factor salarial de valor variable.)

c. La prima técnica cuando sea factor de salario: Si Aplica, se toma específicamente la prima técnica correspondiente a la persona para el mes al cual se certifica el Salario Base. Sin importar que no se haya laborado el mes completo, se consigna en la casilla correspondiente el valor de la prima técnica y no el valor de lo devengado en proporcionalidad a los días laborados.

Para los 4 factores restantes listados en el Decreto 1158 de 1994, de acuerdo con lo establecido en la norma los cuales son factores que se presentan o bien una vez al año (como la bonificación o remuneración por servicios prestados) o que se pueden presentar de manera esporádica o con diferentes valores se tiene que se debe tomar “...más el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos constitutivos de salario, durante los doce meses calendario anteriores a FB o durante todos los meses calendario de vinculación anteriores a FB, si fueren menos de doce...”, por lo anterior se debe tomar la sumatoria de lo devengado por los siguientes factores, durante todos los meses calendario de vinculación anteriores a la Fecha base (máximo 12) y se divide entre el numero entero de meses calendario durante los cuales hubo vinculación laboral (máximo 12).

FORMATOS DE CERTIFICACION DE INFORMACION LABORAL

En cumplimiento de lo ordenado en el artículo 3o del Decreto 13 de 2001, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio de Trabajo), mediante la Circular Conjunta No.13 de abril de 2007, determinaron de uso obligatorio para “TODAS LAS ENTIDADES QUE CERTIFICAN TIEMPOS DE SERVICIO Y/O SALARIOS PARA BONOS PENSIONALES Y/O PENSIONES”, tres (3) formatos de certificación de información laboral y de salario.

A partir de la fecha de la firma de la circular conjunta los formatos de información laboral No. 1, No. 2 y No. 3 (A y B) son los únicos recibidos por las entidades administradoras de pensiones, para efectos de certificación de información Laboral.

Dichos formatos No. 1, No. 2 y No. 3 (A y B) se diseñaron en estricto cumplimiento de la normatividad citada, teniendo en cuenta cada uno de los requerimientos en cuanto a la información requerida.

El campo específico de uso de los formatos de certificación de información laboral, corresponde a la certificación de tiempos de servicio o vinculaciones laborales durante las cuales se hacían aportes para pensiones a cajas públicas diferentes del ISS, o que no se efectuaban aportes a ninguna caja, es decir, por tiempos por los cuales responde directamente la entidad.

1. Los formatos 3A y 3B no se deben emplear para certificar periodos cotizados al ISS (hoy COLPENSIONES) o cotizados a los Fondos Privados de Pensiones.

2. Los Formatos ÚNICAMENTE deben ser usados para certificar períodos de vinculación laboral con entidades públicas durante los cuales se hicieron aportes a cajas públicas y/o periodos por los cuales responden directamente los empleadores públicos. Aquellos periodos certificados por la entidad, que excedan la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 no serán tenidos en cuenta para el cálculo del Bono Pensional.

3. Las Administradoras de Pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida NO PUEDEN exigir que se les reporte o certifique en los presentes formatos tiempos cotizados al ISS hoy COLPENSIONES, o alguna Administradora Privada de Fondos de Pensiones.

Propósito principal de los formatos de Certificación de Información Laboral:

FORMATO No. 1:	CERTIFICADO DE INFORMACION LABORAL, Su fin primordial, es el de certificar los periodos de vinculación laboral con entidades públicas, válidos para pensión y/o para bono pensional. El formato No. 1 es el formato que se debe expedir por defecto para todos los casos pues es el que enmarca el periodo durante el cual el trabajador o ex trabajador prestó sus servicios a la entidad.
FORMATO No. 2:	CERTIFICACION DE SALARIO BASE, se usa exclusivamente para certificar el salario base con destino a la liquidación de bonos pensionales de las personas que seleccionaron régimen después de la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993.
FORMATO No. 3(A):	CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES, para la liquidación y emisión de Bonos Pensionales tipo A Modalidad 1, se expide con destino a los Fondos Privados de Pensiones y para las personas cuya primer vinculación laboral inició con posterioridad al 30 de junio de 1992 y antes del 1o de abril de 1994. Las Administradoras de Pensiones podrán requerir este formato para casos de personas que tengan derecho a bono pensional Tipo A modalidad 2, en casos de siniestros, cuando sea requerido para el cálculo del IBL. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los tiempos cotizados al Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones.
FORMATO No. 3 (B):	CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Los salarios a certificar son los correspondientes a las vinculaciones laborales con entidades públicas u oficiales; se expide con destino a COLPENSIONES, CAJANAL o cualquier otra caja o entidad pública u oficial que otorgue pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los tiempos cotizados al Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones

La información contenida en los formatos No. 2 y No. 3 es siempre un complemento de la información contenida en el formato No. 1., lo cual indica que no para todos los casos se deben expedir las tres certificaciones.

PROCESO DE DILIGENCIAMIENTO DE LAS CERTIFICACIONES DE INFORMACION LABORAL.

GENERALIDADES COMUNES A LOS 3 FORMATOS.

En los tres formatos las secciones A, B y C son iguales y es donde se registran los siguientes datos básicos:

Sección A:	Identificación de la entidad que certifica.En esta sección se especifica cual entidad es la que actualmente está encargada y tiene la responsabilidad de expedir la(s) certificación (es) de Información Laboral.
Sección B:	Identificación del empleador por el cual se certifica tiempo. En esta sección se especifica por cual empleador se expide la certificación, es decir la entidad con la cual en su momento tenía vínculo laboral el trabajador, ya sea una entidad actualmente, liquidada, suprimida, fusionada, o cuya razón social haya cambiado. Si el empleador corresponde a la misma entidad que actualmente certifica, se deben diligenciar tanto la Sección A como la Sección B así queden con información redundante. Únicamente se puede relacionar un empleador en cada formato. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar en esta sección las casillas correspondientes a los datos de localización: Dirección, teléfono, ciudad, departamento, etc)
Sección C:	Identificación del Trabajador. En esta sección se especifican los datos completos de identificación del Trabajador o ex Trabajador, incluyendo los posibles datos alternos de identificación como otro nombre, otro documento de identificación como la Tarjeta de Identidad si ingresó a la entidad siendo menor de edad.

La sección final de los formatos, que se refiere a la firma de las certificaciones, también es común a los 3 Formatos.

De acuerdo con lo anterior, en los 3 formatos se debe diligenciar los datos de identificación del funcionario competente para certificar, su firma, su cargo, referenciar el acto administrativo mediante el cual le fue conferido por el representante legal de la entidad la responsabilidad de expedir las certificaciones.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 1

Guía detallada de la manera correcta como se debe diligenciar cada ítem del Formato No. 1 de información Laboral.

NOTA: En el Formato No. 1 las casillas que no se diligencien con ningún tipo de información correspondiente a las secciones D, E, F se deben diligenciar así:

- Con cualquier tipo carácter “xxx, ----,///,***,,,”, para reemplazar fechas, nombres, etc.

- Con $0 para los campos relacionados con factores monetarios, tal y como se ilustrara más adelante en los ejemplos contenidos en este instructivo.

SECCION A: IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD QUE CERTIFICA.

1. Nombre o razón social. Se diligencia en forma clara el nombre o razón social de la entidad que está expidiendo la certificación, tal como aparece en documentos o certificados.

2. Nit. Se diligencia con el NIT de la entidad que expide la certificación.

3. Dirección. Escriba la dirección oficial de correspondencia de la entidad.

4. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio en la cual tiene sede la entidad. En este campo solo las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) deben diligenciar el código correspondiente a la clasificación DANE.

5. Departamento. Escriba el nombre del departamento en el cual está localizada la ciudad o municipio sede de la entidad. En este campo solo las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) deben diligenciar el código correspondiente a la clasificación DANE.

6. Teléfono. (Teléfono, Conmutador, PBX), Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

7. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional.

8. E-Mail. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación (Cuenta de correo electrónico de la entidad.)

SECCION B: IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR POR EL CUAL SE CERTIFICA TIEMPO.

(Repetir los datos de la sección A, si la entidad que certifica es la misma entidad empleadora).

Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe o fue liquidada, no es necesario diligenciar los datos localización (dirección, teléfono, fax, ciudad, departamento). En esta sección se especifica por cual empleador se expide la certificación, es decir la entidad con la cual en su momento tenía vínculo laboral el trabajador, ya sea una entidad actualmente, liquidada, suprimida, fusionada, o cuya razón social haya cambiado.

9. Nombre o razón social. Escriba en forma clara el nombre de la entidad que en su momento fue “el empleador” con el cual tuvo vínculo laboral el trabajador.

10. Nit. Diligenciar con el NIT de la Entidad que en su momento fue “el empleador” o la razón social con la cual la entidad le efectuaron los aportes a Cajanal y su respetivo NIT, con el cual tuvo vínculo laboral el trabajador..

11. Dirección. Escriba la dirección oficial de la entidad. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar esta casilla).

12. Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad o municipio en la cual tiene o tuvo sede la entidad empleadora. En este campo solo las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) deben diligenciar el código correspondiente a la clasificación DANE. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar esta casilla)

13. Departamento. Escriba el nombre del departamento en el cual está localizada la ciudad o municipio donde tiene o tuvo sede la entidad empleadora. En este campo solo las entidades de carácter territorial (Departamentos, Municipios, etc.) deben diligenciar el código correspondiente a la clasificación DANE. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar esta casilla)

14. Sector. Marque con una X únicamente la casilla correspondiente al sector al que pertenece la entidad:

- Sector público nacional,

- Sector público departamental o Distrital

- Sector público municipal

15. Escriba el correo electrónico de la persona responsable de expedir la certificación

16. Teléfono. (Teléfono, Conmutador, PBX), Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar esta casilla).

17. Fax. Escriba el número del Fax, Incluya entre paréntesis el número indicativo nacional. (Si la entidad empleadora por la cual se certifica tiempo actualmente no existe por haber sido suprimida, liquidada, o fusionada, no es necesario diligenciar esta casilla)

18. Fecha en que entró en vigencia el SGP (Sistema General de Pensiones) para la entidad empleadora. - Corresponde a la fecha en la cual entró en vigencia el Sistema General de Pensiones para la entidad (fecha máxima).

Para las entidades públicas de carácter territorial no puede ser posterior al 30 de Junio de 1995, salvo en las entidades con excepciones reglamentadas, las cuales se especifican en el listado adjunto:

NOTA: Si una entidad tiene la obligación de expedir certificaciones en nombre de varias entidades, y una persona fue empleado en más de una de esas entidades, la entidad que actualmente certifica debe expedir certificaciones diferentes por cada uno de los empleadores, es decir que únicamente se puede relacionar un empleador en cada formato.

SECCION C y C1: IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR

19. Apellidos y nombres completos. Escriba los datos del trabajador o ex trabajador tal como aparecen en el documento de identidad.

20. Documento de identidad. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería. Escriba el número del documento de identidad. Recuerde que por defecto, el único documento de identidad válido para la solicitud de prestaciones del sistema General de Pensiones, es la Cédula de ciudadanía. En caso de que la persona haya empezado su vinculación laboral con la entidad siendo menos de edad, la certificación se debe expedir con la cédula de ciudadanía y la tarjeta de identidad puede relacionarse en la sección C1 casilla 24 como documento de identidad alterno.

21. Fecha de nacimiento. Esta casilla es de carácter opcional, es decir que no es de carácter obligatorio su diligenciamiento.

Si la entidad posee este dato, se diligencia escribiendo el día a dos dígitos, el mes a dos dígitos y el año a cuatro dígitos (ejemplo: 05-07-1956).

DATOS DE IDENTIFICACION ALTERNOS DEL TRABAJADOR

(Diligenciar en caso que la persona tenga o haya tenido datos de identificación alternos, haya cambiado su nombre, apellidos, mujeres con apellido de soltera y casada, etc, o haya cambiado el Número de su documento de identidad o cuando la persona hay iniciado la vinculación laboral con la entidad teniendo tarjeta de identidad).

22. Apellidos y Nombres Alternos. Diligenciar con los datos tal y como aparecen en el documento de identidad alterno.

23. Tipo documento de identidad alterno. Marque con una X: CC= cédula de ciudadanía, T.I = tarjeta de identidad, C.E= Cédula de extranjería o Nite, que es el Nit de un extranjero que no tiene cédula de extranjería.

24. Número de documento alterno. Diligenciar con el número correspondiente al documento de identidad alterno a la cédula.

Ver Sección Ejemplos

SECCION D - VINCULACIONES LABORALES VÁLIDAS PARA BONO PENSIONAL O PENSION.

Esta sección es la parte principal de este formato, es donde se certifican puntualmente los periodos de vinculación laboral válidos para pensión o para el cálculo de un bono pensional anteriores al traslado del trabajador al Sistema General de Pensiones creado por la Ley 100 de 1993, es decir los periodos de vinculación laboral con entidades públicas durante los cuales se hicieron aportes a cajas públicas y/o periodos por los cuales responden directamente los empleadores públicos, de acuerdo con lo siguiente:

Se recuerda que por los períodos cotizados al ISS antes de Ley 100 de 1993, no se expide certificaciones en estos formatos. Legalmente la única entidad que puede certificar periodos de cotización al ISS para todos los efectos es COLPENSIONES, entidad que administra el Archivo Laboral Masivo del ISS.

Se recuerda que las entidades deberán certificar la información de las vinculaciones laborales registradas en sus archivos y/o sistemas de información, pero los periodos que certifiquen posterior a la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 para la entidad no se tendrán en cuenta para la liquidación del bono pensional.

Para las entidades públicas del nivel territorial la entrada en vigencia de la ley 100 de 1993 corresponde al 30 de junio de 1995, plazo máximo que se determinó para que las entidades del nivel territorial trasladaran a sus empleados a alguna Administradora del Sistema General de Pensiones. (Salvo las excepciones determinadas).

En cualquier caso, las vinculaciones que certifiquen y que serán tenidas en cuenta para el trámite y liquidación del bono pensional no excederán la fecha máxima de entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 para cada entidad en particular.

SECCION E - APORTES PARA PENSIONES.

En esta sección se debe especificar a qué entidad se hicieron los aportes en un periodo dado de tiempo o quien responde por un periodo dado de vinculación laboral. En esta sección no hay necesidad de detallar las interrupciones laborales, reflejadas en la sección D, es decir con se diligencia con las fechas límite (fechas de inicio y finalización de cada vinculación).

NOTA: Para el caso de las entidades que durante un periodo efectuaron aportes a CAJANAL las casillas 32 y 33 se deben diligenciar así:

Casilla 32

Nombre: CAJANAL
Nit o Código: 899999010

Y en la Casilla 33,

Entidad que responde por el período: NACION

NIT: --------------- (no se ingresa ningún No. de NIT)

Ver Sección Ejemplos

Diligenciamiento de las casillas de la Sección E:

30. Escriba las fechas de iniciación y finalización de los aportes para pensiones correspondientes a la vinculación laboral certificada en la sección "D" del formato.
31. Marque con "SI" o "NO" dependiendo, si al empleado se le realizaban descuentos por nómina para Seguridad Social durante la vinculación laboral reportada antes de la Ley 100 de 1993 los aportes para seguridad Social no estaban discriminados por aparte para salud y/o pensiones)

32. Escriba el nombre completo de la Caja o Fondo al cual se hicieron aportes para pensiones y el Nit o el Código del Fondo. (si en esta casilla diligencia información, las casilla 34 deben estar diligenciada con un NO)

33. Escriba el nombre de la Entidad que responde por el respectivo periodo. Si en el período reportado se efectuaban aportes a CAJANAL y la certificación es para Bono Pensional, el responsable es "NACION" (si en esta casilla diligencia información, las casilla 34 deben estar diligenciada con un NO)

34. Diligenciar con "SI" o "NO" según corresponda, si usted como empleador, asumía el pago de las pensiones de sus empleados y actualmente es la entidad que responde por el período certificado.

SECCIÓN F - TRABAJADORES MIGRANTES

Se entiende por trabajadores migrantes personas que realizan trabajos estacionales de cosechas u otras labores relacionadas con producción agrícola, por períodos inferiores a 15 días.

35. Marque con una "X", Si o NO se está certificando tiempo para un trabajador migrante.

36. Escriba el número de semanas trabajadas al año por el trabajador migrante.

SECCION G - INFORMACION SOBRE PENSIONES E INDEMNIZACION SUSTITUTIVA.

La información de esta sección es de carácter netamente informativo es decir que no es una sección de diligenciamiento obligatorio.

Esta sección solo debe diligenciarse si la entidad que expide la certificación, tiene pruebas o constancia de una pensión o indemnización sustitutiva otorgada al trabajador o ex trabajador.

37. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación le fue otorgada una indemnización sustitutiva por esa entidad. (SI, NO, Indemnización sustitutiva en trámite)

38. Marque con una “X” la casilla correspondiente si al trabajador para el cual se expide esta certificación fue o está pensionado por esa entidad. (SI, NO, Pensión en trámite)

39. En caso de haber respondido "SI" o "Pensión en trámite" en el punto anterior, ¿Qué tipo de pensión se le otorgó o le será otorgada?, Marque con una x el tipo de pensión

40. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba el número de la resolución por medio de la cual se otorgó la pensión.

41. En caso de estar certificando que esa entidad le otorgó una pensión al trabajador, escriba la fecha de pensión: año, mes, día.

42. ¿Tiene indicios o información de que el trabajador fue pensionado por otra entidad? Marque con una X.

43. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el nombre de la entidad que pensionó al trabajador.

44. Si respondió sí a la pregunta 42 indique el Nit de la entidad que pensionó al trabajador.

IDENTIFICACION PERSONA ENCARGADA DE EXPEDIR CERTIFICACIONES

Tal y como ya se recordó en esta Guía, esta sección del formato es exigencia de lo establecido en el Artículo 48 del Decreto 1748 de 1995 modificado por el Artículo 20 del Decreto 1513 de 1998.

De acuerdo con lo anterior se debe diligenciar los datos de identificación del funcionario competente para certificar, su firma, su cargo, referenciar el acto administrativo mediante el cual le fue conferida por el representante legal de la entidad la responsabilidad de expedir las certificaciones.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2 – CERTIFICACION DE SALARIO BASE

Guía detallada de la manera correcta como se debe diligenciar cada ítem del Formato No. 2 de certificación de salario base.

Tenga en cuenta que solo se debe expedir certificación de salario base, si el trabajador o ex trabajador tenía vinculación laboral vigente con la entidad a 30 de junio de 1992 en cuyo caso se certifica el salario base a esa misma fecha, o cuando el trabajador se desvinculó de la entidad antes del 30 de junio de 1992, en cuyo caso el salario base se certifica a la fecha de finalización de la vinculación laboral (último día de vinculación).

En cualquier caso, si la vinculación laboral empezó después del 30 de junio de 1992, bajo ninguna circunstancia la entidad está obligada a expedir certificación de salario base en el Formato No. 2.

NOTA: En el Formato No. 2 las casillas que no se diligencien con ningún tipo de información correspondiente a las secciones D, E, F se deben llenar así:

- Con cualquier tipo carácter “xxx,----,///,***,,,”, para reemplazar fechas, nombres, etc,

- Con $0 para los campos relacionados con factores monetarios, tal y como se ilustrara más adelante en los ejemplos contenidos en este instructivo.

SECCION A - SECCION B - SECCION C Y C1

La forma de diligenciar la Sección A, Sección B, Sección C y C1 de este formato, esta descrita detalladamente en esta Guía en las instrucciones para diligenciar el Formato No. 1 Certificación de Información Laboral.

SECCION D. DETERMINACION DE FECHA BASE PARA LIQUIDACION DE BONO PENSIONAL.

24. Marque con una X en la casilla correspondiente si el trabajador estaba activo o no estaba activo en la entidad a 30 de Junio de 1992 (se considera como no activo a una fecha quien estuviera suspendido o en licencia no remunerada a la misma).
25. Si respondió NO a la pregunta anterior, determine y marque en la casilla correspondiente SI o NO, dependiendo de si el trabajador se desvinculo antes del 30 de Junio de 1992 o no se desvinculó antes de esa fecha (terminación definitiva del vínculo laboral).

26. Fecha de Retiro. Si respondió "SI" a la pregunta del punto 25, diligencie este campo escribiendo la fecha del último día de vinculación laboral del ex trabajador, consignando el mes y día a dos dígitos y el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1990).

27. Marque SI con una X si el trabajador se hallaba suspendido o en licencia no remunerada a 30 de Junio de 1992. (si diligencia esta casilla en la 25 debió haber consignado un NO).

28. Fecha de Inicio de Licencia. Si respondió SI a la pregunta anterior, diligencie los campos correspondientes a la fecha de Inicio de la licencia escribiendo el mes y día a dos dígitos y el año a cuatro dígitos (ejemplo: 1990).

29. FECHA BASE. La fecha Base será:

- El 30 de Junio de 1992, si a esta fecha el trabajador se encontraba activo y no se encontraba suspendido o en licencia no remunerada,

- ó la Fecha de Retiro (fecha del campo 19), si el trabajador se desvinculó antes del 30 de Junio de 1992

- ó si a 30 de junio de 1992 se encontraba en licencia no remunerada o suspendido, la víspera o día anterior a la fecha de inicio de la suspensión o de inicio de la licencia no remunerada (día calendario anterior a la fecha del campo 28)

Ver Sección Ejemplos

Sección E – APORTES PARA PENSIONES EN FECHA BASE

30. Marque con "SI" o "NO" dependiendo, si al empleado se le realizaban descuentos por nómina para Seguridad Social durante la vinculación laboral reportada antes de la Ley 100 de 1993 los aportes para seguridad Social no estaban discriminados por aparte para salud y/o pensiones).

En caso de liquidación de Bonos Pensionales tipo A, el incorrecto diligenciamiento de esta casilla podría afectar el valor del Bono en un orden de aproximadamente el 15% de su valor total.

Sección F – ENTIDAD RESPONSABLE PARA PENSIONES EN FECHA BASE

31. Diligenciar con "SI" o "NO" según corresponda, si usted como empleador, asumía el pago de las pensiones de sus empleados y actualmente es la entidad que responde por el período certificado. Tenga en cuenta que la información registrada en este campo - campo 31 del formato 2- debe ser igual a la consignada en el campo 31. AL EMPLEADO SE LE DESCONTO PARA SEGURIDAD SOCIAL del formato 1.

Si en la casilla 31 se diligenció un NO, las casillas 32 y 33 se diligencian así:

32. Escriba el nombre completo de la Caja o Fondo al cual se hicieron aportes para pensiones y el Nit o el Código del Fondo.

33. Escriba el nombre de la Entidad que responde por el respectivo periodo. (Si en el período reportado se efectuaban aportes a CAJANAL el responsable es "NACION").

Ver Sección Ejemplos

SECCIONES G y H – FACTORES PARA EL CALCULO DEL SALARIO BASE

El salario base, es un factor útil y aplicable únicamente para efectos de la liquidación o cálculo de bonos pensionales tipo A2, tipo B y tipo C1. Por lo tanto no es un factor que deba ser certificado con destino a personas que solicitaran prestación ante entidades cuyas prestaciones no se financien con bono Pensional como la UGPP.

El formato No. 2 de Certificación de Salario base, fue diseñado para poder calcular el salario base aplicando estrictamente lo señalado en la norma y con respecto a la determinación de los factores en el formato se plasman la totalidad de los mismos para poder hacer un cálculo correcto del salario base sin lugar a ningún tipo de interpretación. Ver marco legal salario base.

Las casillas se diligencian de la siguiente manera:

G. FACTORES PARA EL CALCULO DEL SALARIO BASE

34. Diligenciar con una X, “SI” o “NO” según corresponda, si la vinculación laboral durante la cual se certifica el Salario Base, empezó por lo menos 12 meses antes de la fecha de Salario Base, o no fue así.

35. Si marco la casilla correspondiente al “SI” en el numeral anterior, se debe diligenciar esta casilla con un 12, si marco “NO” en el numeral 34 indique el número de meses que el trabajador estuvo vinculado antes de la Fecha Base (meses durante los cuales el trabajador haya tenido por lo menos un día de vinculación laboral, es decir, meses calendario durante los cuales haya habido vinculación laboral)

- Vinculación Laboral igual superior a 12 meses a la fecha Base

- Vinculación Laboral igual inferior a 12 meses a la fecha Base

Sección H - Factores adicionales no netos para determinación de salario base.

Diligenciar de acuerdo con el total de meses determinado en la casilla 35, tomando como último mes o el "Mes 12" el mes del Salario Base, como "Mes 11" el mes inmediatamente anterior o penúltimo, como "Mes 10" el mes inmediatamente anterior o antepenúltimo, etc.

Para cada mes ingresar únicamente los factores percibidos que correspondan a los indicados en la primera columna (De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1158 de 1194), los cuales son:

1o Prima de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario,

2o Remuneración por trabajo dominical o festivo,

3o Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna,

4o Remuneración o Bonificación por servicios prestados

Para cada mes se debe calcular el subtotal de los factores anteriores. Se debe digitar cero “0” en el subtotal mensual para los meses en los cuales no hubo factores salariales.

36. Sumatoria de Subtotales Mensuales, en esta casilla ingrese el valor total de la sumatoria de los Subtotales mensuales de la Sección G.

37. Promedio de la sumatoria de Subtotales: El valor correspondiente a esta casilla es el resultado de dividir el valor resultado de la casilla 36 entre el número de meses de la casilla 35.

Ver Sección Ejemplos

SECCIÓN I - Calculo del SALARIO BASE

Como ya se dijo, para efectos de la determinación del salario base con destino al cálculo de bonos pensionales, se emplean los factores citados en el Artículo 28 del decreto 1748 de 1995.

En la sección H del Formato se determina “el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos constitutivos de salario a los que se hace referencia, corresponden a los otros listados y recordados en el Decreto 1158 de 1994 que modificó el Artículo 6o del Decreto 691 de 1994, y que son diferentes de la Asignación Básica, Gastos de Representación y Prima Técnica.

En la Sección I se diligencian los factores citados Asignación Básica, Gastos de Representación y Prima Técnica para poder determinar el Salario Base:

Las casillas a diligenciar en la sección I del formato son las siguientes:

Casilla 38. Asignación Básica Mensual a Fecha Base.

Se diligencia esta casilla con el valor de la asignación básica mensual que estaba determinada para el Trabajador al mes de la fecha base. En el caso que la fecha base no sea un final de mes como el 30 de junio de 1992, no se debe usar un valor proporcional a los días laborados, sino el valor total de la asignación básica.

En el caso de los Regímenes especiales en la Casilla No. 38 (Asignación Básica) el valor de la asignación básica, será la suma de los factores salariales que no están incluidos en el Decreto 1158 de 1.994 sobre los cuales se efectuaron cotizaciones para seguridad social (Ej.: Sobresueldo INPEC, prima de antigüedad que se paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que especifique que estos factores son válidos para pensión y que sobre los mismos se debían realizar descuento para los aportes a seguridad social.

Casilla 39. Gastos de representación. Diligenciar con el valor de los gastos de representación causados para el mes al cual corresponde la fecha base, digitar cero “0” si no aplica.

Casilla 40. Prima Técnica. Diligenciar con el valor de la Prima Técnica asignada para el mes al cual corresponde la fecha base (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica.

Casilla 41. Diligenciar con el Valor calculado en la casilla número 37.

CASILLA 42. SALARIO BASE TOTAL: Corresponde a la Suma Aritmética de los valores que aparecen en las casillas 38, 39, 40 y 41.

Se procede entonces para calcular el Salario base, al sumar el ítem calculado en la casilla 37 con la Asignación básica, los gastos de representación y la prima técnica (cuando era factor salarial) de la siguiente manera:

Ver Sección Ejemplos

SERVICIO MILITAR.

En el caso particular de las personas que soliciten a las Fuerzas Militares o a la Policía, certificación de salario base por el tiempo durante el cual prestaron Servicio Militar (personas que a 30 de junio de 1992 estaban prestando servicio militar o que lo prestaron antes del 30 de junio de 1992 y ese fue su último vinculo antes de la citada fecha), se debe tener en cuenta lo siguiente:

El tiempo de servicio militar es válido para pensión y para el cálculo de bonos pensionales, sin embargo durante el servicio militar las personas no tienen vínculo laboral por lo cual no reciben una remuneración, razón por lo cual no debería certificarse salario base en esos casos.

CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES - FORMATO 3

El último de los formatos de certificación de información laboral es el Formato 3 que se utiliza para certificar salarios Mes a Mes.

De este formato como ya se señaló existen dos versiones con uso y destino completamente diferentes:

FORMATO No. 3 (A):

CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES, para la liquidación y emisión de Bonos Pensionales tipo A Modalidad 1, Este formato se expide con destino a y por solicitud EXPRESA de los Fondos Privados de Pensiones y únicamente aplica en el caso de las personas actualmente afiliadas a las Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, cuya vinculación laboral con la entidad corresponda al inicio de su vida laboral y haya empezado con posterioridad al 30 de junio de 1992 (es decir no tienen Salario Base y no se les certifica en el Formato 2) y antes de la afiliación al Sistema General de Pensiones. Si la persona no cumple con los requisitos citados, es decir, empezó su vida laboral (con cualquier entidad) antes del 30 de junio de 1992, o después del 1o de abril de 1994 y no se encuentra afiliado actualmente a una AFP la entidad debe abstenerse de expedir certificación en Formato 3A. Las Administradoras de Pensiones podrán requerir este formato para casos de personas que tengan derecho a bono pensional Tipo A modalidad 2, en casos de siniestros, cuando sea requerido para el cálculo del IBL. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los tiempos cotizados al Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones.

FORMATO No. 3 (B):

CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media. Este formato se debe expedir por solicitud de los trabajadores o ex trabajadores que vayan a tramitar su solicitud de Pensión ante cualquier administradora del Régimen de Prima Media con Prestación definida. (COLPENSIONES – UGPP – PENSIONES DE ANTIOQUIA – FONPRECON) En este formato los valores a certificar son los correspondientes a los factores salariales durante el período de vinculación laboral reflejado en el Formato No. 1, es decir los factores salariales durante las vinculaciones laborales con entidades públicas u oficiales durante los cuales se hizo aportes a cajas públicas diferentes del ISS o por los cuales la entidad responde directamente para pensiones. Las Administradoras de Pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida NO PUEDEN exigir que se les reporte o certifique en los presentes formatos tiempos cotizados al ISS hoy COLPENSIONES, o alguna Administradora Privada de Fondos de Pensiones.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LOS FORMATOS 3A Y 3B

En ambos formatos de certificación de salarios mes a mes, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones.

- Incremento Anual de Asignación Básica de los Empleados Públicos. Cuando se haya presentado que el “incremento salarial anual” no se efectuó desde el 1o de enero del año en particular, sino que incluso puede haberse dado finalizando el año, para efectos de la expedición de certificaciones de salario mes a mes, se debe reportar la asignación básica y demás factores reflejados como quedaron con posterioridad al incremento.

- Vacaciones: En las certificaciones de Salarios Mes a mes, los periodos de vacaciones no se deben reflejar, teniendo en cuenta que LA ASIGNACION BASICA MENSUAL no cambia durante un periodo de disfrute de vacaciones y que los aportes para seguridad social durante las vacaciones son exactamente iguales a los de un periodo normal de vinculación.

- Licencias remuneradas. En las certificaciones de Salarios Mes a mes, los periodos de licencias remuneradas, licencias de maternidad e incapacidades medicas no se deben reflejar, teniendo en cuenta que LA ASIGNACION BASICA MENSUAL no cambia durante cualquiera de los periodos de licencia remunerada citados y que así mismo los aportes para seguridad social durante esos periodos son exactamente iguales a los de un periodo normal de vinculación.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 3A – CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES. EXCLUSIVO PARA CERTIFICACIÓN DE SALARIOS DE BENEFICIARIOS DE BONOS PENSIONALES TIPO A MODALIDAD 1

Guía detallada de la manera correcta como se debe diligenciar cada ítem del Formato No. 3A de Certificación de salarios mes a mes. Exclusivo para certificación de salarios de beneficiarios de bonos pensionales tipo A modalidad 1

Tenga en cuenta que solo se debe expedir Certificación de Salarios Mes a Mes en un Formato 3A por solicitud expresa de los Fondos Privados de Pensiones, y si se cumplen las siguientes condiciones:

- El trabajador o ex trabajador está actualmente afiliado a un Fondo Privado de Pensiones

- Si el trabajador o ex trabajador empezó su Vinculación Laboral con la entidad después del 30 de junio de 1992 y antes de la afiliación al Sistema General de Pensiones.

- Si la vinculación laboral descrita en el punto anterior, corresponde a la primer Vinculación Laboral en la vida del trabajador o ex trabajador.

SECCION A - SECCION B - SECCION C Y C1

La forma de diligenciar la Sección A, Sección B, Sección C y C1 de este formato, esta descrita detalladamente en esta guía en las instrucciones para diligenciar el Formato No. 1 Certificación de Información Laboral.

SECCION D – CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES PARA LIQUIDAR BONOS PENSIONALES TIPO A MODALIDAD 1

Como ya se dijo en este formato únicamente se puede registrar información de factores salariales por periodos de vinculación laboral que empezaron con posterioridad al 1o de julio de 1992 y antes la afiliación al Sistema General de Pensiones y durante los cuales no hubo cotizaciones al ISS o a las AFP's del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

Se certifican los factores salariales ajustados o limitados a lo establecido en el Decreto 1158 de 1994. Para entidades del orden territorial se debe certificar el salario devengado máximo hasta el 30 de junio de 1995, de acuerdo con los factores listados en el Decreto 1158 de 1994.

Las casillas a Diligenciar son las siguientes:

Casilla 24. Año (correspondiente al periodo que se certifica)

Casilla 25. Mes (correspondiente al periodo que se certifica)

Casilla 26. Observaciones. (Opcional)En el caso que se necesite hacer una observación ingrésela en esta casilla (si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las mismas en el espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato).

FACTORES SALARIALES

Para los siguientes numerales debe tenerse en cuenta los factores salariales del Decreto 1158 de 1994:

27. Asignación básica mensual.

Se diligencia esta casilla con el valor de la asignación básica mensual que estaba determinada para el trabajador al mes que se está certificando. En el caso que se esté certificando un mes no laborado completo, no se debe usar un valor proporcional a los días laborados, sino el valor total de la asignación básica. Si el trabajador tuvo un cambio de salario durante el mes que se está certificando, el salario que se debe reportar en ese mes es el salario promedio mensual.

En el caso de los regímenes especiales en la Casilla No. 27 (Asignación Básica) el valor de la asignación básica, será la suma de los factores salariales que no están incluidos en el Decreto 1158 de 1.994 sobre los cuales se efectuaron cotizaciones para seguridad social (Ej.:

Sobresueldo INPEC, prima de antigüedad que se paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que especifique que estos factores son válidos para pensión y que sobre los mismos se debían realizar descuento para los aportes a seguridad social.

Casilla 28. Gastos de representación. Diligenciar con el valor de los gastos de representación causados para el mes al cual corresponde la fecha base, digitar cero “0” si no aplica.

Casilla 29. Prima Técnica. Diligenciar con el valor de la Prima Técnica asignada para el mes que se está certificando (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30A. Prima de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario Diligenciar con el valor de la Prima de Antigüedad Ascensional y de Capacitación asignada para el mes que se está certificando (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30B. Remuneración por trabajo dominical o festivo Diligenciar con el valor causado por concepto de remuneración por trabajo dominical o festivo durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30C. Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna, Diligenciar con el valor causado por concepto de trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30D. Remuneración o Bonificación por servicios prestados, Diligenciar con el valor causado por concepto de Remuneración o Bonificación por servicios prestados, durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica - (se recuerda que este factor es pagadero una sola vez al año en los casos que aplica).

Casilla 31. Total mes. Corresponde a la suma de las casillas 27, 28, 29 y 30.

Ver Sección Ejemplos

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 3B – CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES PARA LIQUIDAR PENSIONES DEL RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA

Guía detallada de la manera correcta como se debe diligenciar cada ítem del Formato No. 3B de certificación de salarios mes a mes para liquidar pensiones del régimen de prima media.

El formato 3B tiene como fin específico la certificación de los Salarios Mes a Mes correspondientes al periodo de tiempo certificado en el Formato No.1, es decir los salarios de cada uno de los meses correspondientes a los periodos de vinculación laboral con entidades públicas durante los cuales se hicieron aportes a cajas públicas y/o periodos por los cuales responden directamente los empleadores públicos.

Tenga en cuenta que se puede expedir Certificación de Salarios Mes a Mes en un Formato 3B por solicitud de cualquier administradora del Régimen de Prima Media, o por solicitud directa de cualquier persona que vaya a iniciar un trámite de solicitud de prestación ante dichas administradoras del régimen de prima media.

SECCION A - SECCION B - SECCION C Y C1

La forma de diligenciar la Sección A, Sección B, Sección C y C1 de este formato, esta descrita detalladamente en esta guía en las instrucciones para diligenciar el Formato No. 1 certificación de información laboral.

SECCION D – CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES PARA LA LIQUIDACION DE PENSIONES

En este formato se debe consignar información de factores salariales por periodos laborados en entidades públicas antes de que la persona seleccionara uno de los regímenes creados por la Ley 100 de 1993, es decir periodos durante los cuales no hubo cotizaciones al ISS o a las AFP's del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

Se certifican los factores salariales ajustados o limitados a lo establecido en el Decreto 1158 de 1994. Para entidades del orden territorial se debe certificar el salario devengado máximo hasta el 30 de junio de 1995, de acuerdo con los factores listados en el Decreto 1158 de 1994.

Las casillas a Diligenciar son las siguientes:

Casilla 24. Año (correspondiente al periodo que se certifica)

Casilla 25. Mes Año (correspondiente al periodo que se certifica), empezar a diligenciar los valores a partir del mes que aplique en cada caso particular teniendo en cuenta que el formato viene pre diligenciado en la casilla de los meses.

26. Observaciones. (Opcional)En el caso que se necesite hacer una observación ingrésela en esta casilla (si el espacio es insuficiente para las observaciones, digite las mismas en el espacio destinado para tal fin en la parte inferior del formato).

FACTORES SALARIALES

Para los siguientes numerales debe tenerse en cuenta los factores salariales del Decreto 1158 de 1994:

27. Asignación básica mensual.

Se diligencia esta casilla con el valor de la asignación básica mensual que estaba determinada para el trabajador al mes que se está certificando. En el caso que se esté certificando un mes no laborado completo, no se debe usar un valor proporcional a los días laborados, sino el valor total de la asignación básica. Si el trabajador tuvo un cambio de salario durante el mes que se está certificando, el salario que se debe reportar en ese mes es el salario promedio mensual.

En el caso de los regímenes especiales en la Casilla No. 27 (Asignación Básica) el valor de la asignación básica, será la suma de los factores salariales que no están incluidos en el Decreto 1158 de 1.994 sobre los cuales se efectuaron cotizaciones para seguridad social (Ej.: Sobresueldo INPEC, prima de antigüedad que se paga de manera mensual, etc.). Siempre y cuando exista una norma que especifique que estos factores son válidos para pensión y que sobre los mismos se debían realizar descuento para los aportes a seguridad social.

Casilla 28. Gastos de representación. Diligenciar con el valor de los gastos de representación causados para el mes al cual corresponde la fecha base, digitar cero “0” si no aplica.

Casilla 29. Prima Técnica. Diligenciar con el valor de la Prima Técnica asignada para el mes que se está certificando (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30A Prima de antigüedad ascensional y de capacitación cuando sean factor de salario Diligenciar con el valor de la Prima de Antigüedad Ascensional y de Capacitación asignada para el mes que se está certificando (solo si era factor de salario), digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30B Remuneración por trabajo dominical o festivo Diligenciar con el valor causado por concepto de remuneración por trabajo dominical o festivo durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30C Remuneración por trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna, Diligenciar con el valor causado por concepto de trabajo suplementario o de horas extras a realizarse en jornada nocturna durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica

Casilla 30D Remuneración o Bonificación por servicios prestados, Diligenciar con el valor causado por concepto de Remuneración o Bonificación por servicios prestados, durante el mes que se está certificando, digitar cero “0” si no aplica - (se recuerda que este factor es pagadero una sola vez al año en los casos que aplica).

Casilla 31. Total mes. Corresponde a la suma de las casillas 27, 28, 29 y 30 (30A, 30B, 30C,30D)

Ver sección de Ejemplos

CASOS

ESPECIALES DE DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS NO. 1, No. 2 y No 3

El fin específico de esta sección de la Guía es la de cubrir algunos de los casos en que se pueden presentar dudas acerca del correcto diligenciamiento del formato 1.

VACACIONES, MATERNIDAD, INCAPACIDADES.

Las licencias remuneradas de cualquier tipo no se deben ver reflejadas en los formatos de certificación, debido a que durante las mismas no hay suspensión del vínculo laboral ni variación en la asignación básica de la persona, por ende no hay variación de factores salariales.

MISMA ENTIDAD CERTIFICA POR DIFERENTES EMPLEADORES.

Cuando una entidad tenga la obligación de expedir certificaciones por varios empleadores diferentes, tal y como se especificó en la Nota de la sección B del formato No. 1, no se puede incluir información de vinculaciones o salarios de más de un empleador.

Es decir que la entidad debe expedir certificaciones diferentes por cada uno de los empleadores. Incluso en el caso de entidades que sin haber cambiado su razón social, han cambiado de NIT.

DIFERENTES ENTIDADES CERTIFICAN POR UN MISMO EMPLEADOR.

Existen algunos casos de información laboral correspondiente a un empleador que está dividida entre dos entidades diferentes a las cuales les corresponde certificar por aparte tiempo o salarios para una única vinculación laboral.

Por ejemplo para los Ex trabajadores de la Dirección de Impuestos Nacionales y de la Dirección de Aduanas, que eran dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, actualmente corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público en algunos casos expedir la certificación de tiempos (formato No. 1) mientras es la Dian a quien le corresponde expedir las certificaciones de Salarios Mes a Mes y Salario Base (cuando aplica).

Las entidades Administradoras de Pensiones que reciben los formatos de Certificación de Información Laboral, deben tener en cuenta este tipo de casos dado que las certificaciones son expedidas por un mismo empleador y para un mismo periodo pero vienen expedidas por entidades con diferente NIT.

PERIODOS CON MÚLTIPLES INTERRUPCIONES LABORALES.

Tal y como se había señalado en la sección de instrucciones de diligenciamiento del Formato No. 1, al momento de expedir las Certificaciones de Información laboral, lo importante es reflejar con exactitud cuáles fueron los periodos durante los cuales se hizo aportes a una caja pública o por los cuales responde directamente la entidad, es decir los periodos con vínculo laboral activo.

Al expedir certificaciones correspondientes a personas que en un periodo de vinculación tuvieron múltiples interrupciones laborales, se debe diligenciar el periodo completo de la vinculación laboral y en la casilla 28. INTERRUPCIONES LABORALES NO REMUNERADAS se debe discriminar por aparte cada periodos de la licencia.

PERIODOS DE VINCULACIÓN LABORAL QUE NO SON DE TIEMPO COMPLETO (vinculaciones con intensidad horaria inferior a 20 horas semanales)

En primer lugar es necesario tener en cuenta que en la Ley 33 de 1985 se determinó que para calcular el tiempo de servicio que da derecho a la pensión de jubilación o vejez: “…PARAGRAFO 1. Para calcular el tiempo de servicio que da derecho a la pensión de jubilación o vejez, sólo se computarán como jornadas completas de trabajo las de cuatro (4) o más horas diarias. Si las horas de trabajo señaladas para el respectivo empleo o tarea no llegan a ese límite, el cómputo se hará sumando las horas de trabajo real y dividiéndolas por cuatro (4); el resultado que así se obtenga se tomará como el de días laborados y se adicionará con los de descanso remunerado y de vacaciones, conforme a la ley...”

De acuerdo con lo anterior, para los casos en donde durante un período de vinculación laboral el promedio de horas laboradas a la semana sea inferior a 20 (un equivalente a 4 horas diarias), se debe aplicar lo establecido en la norma citada para determinar con exactitud el tiempo de servicio válido para Pensión o para Bono Pensional correspondiente al periodo.

Esta reglamentación es aplicable para Docentes Hora Cátedra y personal del Sector Salud (médicos, odontólogos, enfermeras, terapistas), quienes en el sector público eran los únicos habilitados para tener vinculaciones laborales con carga horaria inferior a 20 horas semanales.

El procedimiento sugerido a seguir es el siguiente:

1. Realizar la conversión de horas cátedra de acuerdo a lo establecido en el parágrafo del Artículo 1o de la Ley 33 de 1985, para determinar los días realmente trabajados por el ex-empleado durante el periodo a certificar.

2. Determinar el total de tiempo calendario de la vinculación laboral (desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización del período de vinculación) y restarle los días realmente trabajados en el periodo determinados anteriormente, para determinar la cantidad de días de “licencia equivalente” o días no laborados en el período.

Una vez realizado lo anterior, para efectos de plasmar la información en el formato No. 1 de certificación de información laboral, se debe proceder de la siguiente manera:

1. En el numeral 25 del formato 1 se escribirá el o los periodos de vinculación laboral.

2. En el numeral 27 se podría dejar la observación “tiempo convertido por vinculación horas cátedra” sin especificar valores para no generar dudas acerca de si ya está o no está convertido el tiempo.

3. No diligenciar el numeral 28, porque este punto se refiere a las fechas de inicio y fin de licencias laborales no remuneradas dentro de un periodo de vinculación laboral – tiempo completo.

4. En el numeral 29 los días descontados después de realizar la conversión de horas cátedra o días de “licencia equivalente”.

Hay que tener en cuenta que cuando las vinculaciones tienen tiempos muy bajos (4 horas semanales, 2 horas semanales), al analizar los periodos convertidos en aplicación de la norma el tiempo resultante de licencia equivalente es superior al tiempo laborado válido para bono pensional, en promedio para las de vinculación con 4 horas catedra semanales, poco más del 50% corresponde a tiempo no válido, es decir que para un periodo de 6 años de vinculación más de 3 años serían de licencia no remunerada.

Teniendo en cuenta lo anterior, se recomienda partir los periodos en años, para evitar que al certificar periodos largos por ejemplo de dos años, resulte una licencia no remunerada de más de un año.

Ver sección Ejemplos

RECOMENDACIONES ADICIONALES

1. No incluir en el formato la conversión de tiempo para evitar que las AFP's, COLPENSIONES o la UGGP malinterpreten la certificación y asuman que el tiempo certificado no ha sido “convertido” aun.

2. Anexar al Formato No.1 diligenciado, la conversión de tiempos en un folio aparte, de carácter informativo.

FINALIZACIÓN DE LA VINCULACIÓN LABORAL DURANTE LICENCIA NO REMUNERADA

Existen situaciones en que las personas pedían una licencia no remunerada y antes de concluir la misma pasaban la renuncia, para retirarse totalmente de la entidad.

Este es un caso en el que normalmente se presentan dos diferentes situaciones diferentes:

Caso 1.

Que la persona no se haya reintegrado a laborar, antes de la finalización definitiva de la vinculación.

Para esta situación en particular, en que una persona que se encontraba en periodo de licencia no remunerada, pasaba su renuncia sin reincorporarse por lo menos un día a la entidad, se sobreentiende que para todos los efectos laborales y relacionados con las certificaciones de información laboral, la vinculación laboral finaliza el último día laborado antes de iniciar la licencia no remunerada, pues es el último día por el cual se devengó, y es a esta fecha que se debieron finalizar los aportes para seguridad social o hasta la cual responde la entidad para pensiones.

Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Artículo 69 del Decreto 1950 de 1973, donde se determinó:

ARTICULO 69. El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio. (en concordancia con lo establecido en el Artículo 59 del Decreto 1950 de 1973; y en el Artículo 38 del Decreto 1848 de 1969)

Entendiéndose por LICENCIA ORDINARIA cuando un empleado transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo por solicitud propia, es decir una licencia no remunerada.

En el eventual caso que la licencia no remunerada atraviese la fecha base, la fecha base será el mismo último día de vinculación laboral antes del inicio de la licencia no remunerada, en aplicación de lo establecido en el Artículo 28 del decreto 1748 de 1995.

Caso 2.

Que la persona se hay reincorporado al menos un día antes de renunciar.

Para esta situación en particular, en que una persona que se encontraba en periodo de licencia no remunerada, se reincorporaba por lo menos un día a la entidad y pasaba la renuncia, para todos los efectos laborales y relacionados con las certificaciones de información laboral, la vinculación laboral finaliza el último día laborado después de reintegrarse a la entidad, y dentro

del periodo de vinculación Laboral se debe reportar la respectiva licencia, con sus fechas exactas de inicio y finalización.

Igual que en el caso anterior, en el eventual caso que la licencia no remunerada atraviese la fecha base, la fecha base será el mismo último día de vinculación laboral antes del inicio de la licencia no remunerada, en aplicación de lo establecido en el Artículo 28 del decreto 1748 de 1995.

SECCION EJEMPLOS

EJEMPLO DE IDENTIFICACION NOMBRES ALTERNOS DEL TRABAJADOR.

EJEMPLO DE INTERRUPCIONES LABORALES. – Formato 1

Ejemplo 1

Vinculación Laboral Ininterrumpida. Para el ejemplo, del 1o de marzo de 1978 al 15 de noviembre de 1989 sin interrupciones laborales:

Ejemplo 2

Vinculación Laboral Con interrupción laboral inferior a 5 días en un periodo.

Para el ejemplo, del 1o de marzo de 1978 al 15 de noviembre de 1989 con un total de 5 días acumulados seguidos o no seguidos de interrupción o licencia no remunerada:

Ejemplo 3

Vinculación Laboral con una única interrupción laboral o licencia no remunerada en un periodo.

Para el ejemplo, del 1o de abril de 1984 al 31 de marzo de 1993 con una licencia no remunerada del 1o de diciembre de 1989 al 31 de enero de 1990:

Ejemplo 4

Vinculación Laboral con 3 interrupciones laborales o licencias no remuneradas en un periodo.

Para el ejemplo, del 1o de septiembre de 1978 al 31 de diciembre de 1994 con una licencia no remunerada del 1o de marzo de 1980 al 31 de marzo de 1980, otra del 1o de enero de 1985 al 15 de enero de 1985 y 4 días de licencia no remunerada acumulados entre la finalización de la segunda licencia no remunerada y la finalización de la vinculación laboral.

Ejemplo 5:

Una persona tuvo vinculación laboral del 1 de marzo de 1978 al 30 de junio de 1995. Dentro de ese periodo la persona presenta una suspensión del 16 de mayo del 81 al 15 de junio de 1981 y 3 licencias no remuneradas durante los siguientes periodos, de 01/09/1983 a 18/09/1983, 23/02/1987 a 04/03/1987 y 11/11/1991 a 21/11/1991.

La manera incorrecta de representar ese periodo de vinculación laboral sería la siguiente:

La manera correcta de diligenciar el Formato No. 1 en el caso del ejemplo es la siguiente:

NOTA:

En la sección Casos especiales de diligenciamiento del Formato No. 1 se encontraran ejemplos claros de como diligenciar la certificación en casos tales como:

- Periodos con múltiples interrupciones laborales

- Periodos de vinculación Laboral que no es tiempo completo (vinculaciones con intensidad horaria inferior a 20 horas semanales)

- Finalización de vinculación durante licencia no remunerada

- Etc

EJEMPLO PERIODOS DE VINCULACIÓN LABORAL QUE NO SON DE TIEMPO COMPLETO (vinculaciones con intensidad horaria inferior a 20 horas semanales)

Se puede presentar el caso de una persona que tuvo una vinculación de aproximadamente 6 años (01/02/1974 – 30/11/1979) con una intensidad de 4 horas cátedra semanales. Al realizar la respectiva conversión se obtendrían aproximadamente las siguientes cifras:

Días reales transcurridos 2129

Días laborados 1018 *

Días no laborados 1111 *

*Valores aproximados calculados por la OBP

Al plasmar en el formato No 1 la información obtenida, se tendría que para un periodo de vinculación laboral inferior a 6 años, se reportaría un equivalente a 3 años de licencia no remunerada. Por tal razón es recomendable certificar los periodos semestre año por año, para evitar reportar periodos tan largos de interrupción

EJEMPLO SECCION APORTES PARA PENSIONES – Formato 1

El Ministerio de cultura, es una entidad del nivel central que hacia aportes a CAJANAL. Para un Ex Funcionario de ese Ministerio que trabajó del 1o de septiembre de 1980 hasta el 31 de mayo de 1991 vinculación con una interrupción por licencia no remunerada del 1o de febrero de 1988 al 30 de abril de 1988, las secciones “D” y “E” - se diligenciarían así:

Sección D: Vinculaciones Laborales

Sección E: Períodos de Aportes

Si durante una vinculación laboral con un único empleador se presentan periodos por los cuales responden diferentes entidades, se recomienda partir en la sección D las vinculaciones laborales y en esta sección reflejar con exactitud quien responde por cada periodo o a que entidad se hicieron aportes en cada periodo.

Ejemplo 2

El senado de la república hasta el 25 de marzo de 1986 le efectuó aportes a CAJANAL, y a partir del 26 de marzo de 1986 le efectuó aportes al Fondo de Prestaciones Sociales del Congreso. Para un Funcionario Administrativo del Senado que trabajó del 1o de septiembre de 1980 hasta el 31 de mayo de 1991, las secciones “D” y “E” - se diligenciarían así:

Sección D: Vinculaciones Laborales

Sección E: Períodos de Aportes

Ejemplos Determinación fecha Base – Formato 2

Ejemplo 1:

Persona que se encontraba activa a 30 de junio de 1992 en la entidad:

Ejemplo 2:

Persona que se había retirado el 31 de octubre de 1990 de la entidad y a esa fecha se le certifica el salario base (se retiró antes del 30 de junio de 1992 de la entidad).

Ejemplo 3:

Persona que se a 30 de junio de 1992 no se había retirado de la entidad pero se encontraba en una Licencia no Remunerada que inició desde el 1o de abril de 1992. Se certifica el salario base al día anterior o víspera de la fecha de inicio (primer día) de la licencia no remunerada.

Sección F – ENTIDAD RESPONSABLE PARA PENSIONES EN FECHA BASE

Ejemplo 1:

No se efectuaron aportes a una caja pública durante el periodo y entidad que certifica es la que responde por el mismo:

Ejemplo 2: Se efectuaron aportes a una caja pública durante el periodo y responde otra entidad:

Ejemplos Salario Base:

Un ex trabajador empezó su vinculación laboral el 15 de octubre de 1991y a 30 de junio de 1992 estaba activo, es decir empezó la vinculación laboral 9 meses antes de la fecha base (30 de junio de 1992).

Durante los meses anteriores a la Fecha Base, el trabajador causó los siguientes factores laborales adicionales a la asignación básica.

Octubre 1991:	$0.oo (Ningún factor)
Noviembre 1991:	$5.000 Horas extras en Jornada Nocturna
Diciembre 1991:	$0.oo (Ningún factor)
Enero 1992:	$0.oo (Ningún factor)
Febrero 1992:	$0.oo (Ningún factor)
Marzo 1992:	$10.000 Horas extras en Jornada Nocturna
Abril 1992:	$0.oo (Ningún factor)
Mayo 1992:	$8.000 Horas extras en Jornada Nocturna
Junio 1992:	$6.000 Horas extras en Jornada Nocturna

Durante el citado periodo anterior a la Fecha Base, el trabajador no causó más factores laborales.

Teniendo en cuenta lo anterior se tiene que por tener menos de un año de vinculación al mes de la fecha Base, la casilla 34 se diligencia con un “NO”.

La Casilla 35 se diligencia con el número de meses durante los cuales había tenido vinculación laboral al mes de la fecha base, en este caso 9, (Octubre, Noviembre y diciembre de 1991 y de enero a Junio de 1992).

En el cuadro H se diligencia la casilla del mes 12 con los factores de junio de 1992, la casilla del mes 11 con los factores de mayo de 1992, la casilla del mes 10 con los factores de abril de 1992 y así sucesivamente hasta diligenciar la casilla 4 con los factores de octubre de 1991.

Por último teniendo en cuenta los factores consignados en el cuadro, se efectúa la sumatoria de los subtotales mensuales y se consigna en la Casilla 36, paso seguido en la casilla 37 se consigna el valor resultante de dividir el valor obtenido en la casilla 36 entre el número de meses de la casilla 35.

Ejemplo:

El siguiente ejemplo corresponde a una persona con fecha base a 30 de junio de 1992 tenía Vinculación Laboral Válida con la Defensa Civil Colombiana, entidad que responde por sus pensiones y que no hizo aportes a ninguna caja. El Ex trabajador a la fecha base tenía más de un año de vinculación Laboral con la entidad.

La asignación básica del trabajador era de $100.000, y durante los doce meses anteriores causó en algunos meses horas extras en jornada nocturna y remuneración por trabajo dominical o festivo. En octubre de 1991 causo la bonificación por servicios prestados.

Teniendo en cuenta lo planteado la certificación de salario base se diligenciaría así:

Se tiene como resultado que el salario Base a 30 de junio de 1992 para el ejemplo sería de $110.083.

Ejemplo de diligenciamiento Factores Salariales:

Un ex trabajador estuvo vinculado laboralmente del 1o de agosto de 1992 al 31 de diciembre de 1993, la asignación básica para el ex trabajador para el año 1992 era de $150.000.oo y para el año de 1993 era de $165.000.oo.

En julio de 1993 se le pagó la Bonificación por servicios prestados por un valor de $57.750, durante los meses de agosto, septiembre, noviembre y diciembre de 1992, recibió por concepto

de remuneración por trabajo dominical o festivo los siguientes valores: $21.000, $5.000, $12.000 y $8.000.

Durante los meses de marzo, abril, julio, agosto, septiembre y diciembre de 1992 recibió por concepto de remuneración por trabajo dominical o festivo los siguientes valores: $15.000, $6.000, $5.000, $18.000, $9.000 y $16.000, en el resto del periodo no percibió más factores salariales.

Ejemplo de diligenciamiento Factores Salariales:

Un ex trabajador de un ente territorial estuvo vinculado laboralmente desde el 5 de mayo de 1976 al 18 de diciembre de 1977, la asignación básica para el ex trabajador para el año 1976 era de $3.200.oo y para el año de 1977 era de $3.550.oo.

Durante los meses de agosto, septiembre, noviembre y diciembre de 1976, recibió por concepto de remuneración por trabajo dominical o festivo los siguientes valores: $800, $1.000, $700 y $500.

Durante los meses de marzo, abril, julio, agosto, septiembre y diciembre de 1977 recibió por concepto de remuneración por trabajo dominical o festivo los siguientes valores: $650, $600, $900, $1200, $600 y $450, en el resto del periodo no percibió más factores salariales.